2. Upravljanje DG Flashcards Preview

ARC > 2. Upravljanje DG > Flashcards

Flashcards in 2. Upravljanje DG Deck (16)
Loading flashcards...
1
Q

Obveza TJV sustavnog upravljanja dokumentarnim gradivom. (Što je tijelo javne vlasti dužno?) (5)

A
  1. osigurati da JDG koje posjeduje bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu
  2. osigurati prostore za odlaganje i čuvanje JDG
  3. osigurati pretvorbu AG u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik
  4. utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog JDG u digitalnom obliku
  5. obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama gradiva i omogućiti mu uvid u stanje gradiva
2
Q

Nedjeljivost javnog arhivskog gradiva stvaratelja?

Što je arhivski fond i može li se dijeliti i spajati?

A

= cjelina gradiva nastala djelovanjem i radom jednog stvaratelja i U PRAVILU se ne može dijeliti

  • DG se može dijeliti ili spajati zbog:
    1. promjene unutarnjeg ustrojstva stvaratelja,
    2. prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaratelja,
    3. preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja

UZ prethodno mišljenje nadležnog drž. arhiva

3
Q

Tko donosi odluku o podjeli ili spajanju DG i što je dužan učiniti?

A
  • TJV ili osoba UZ prethodno mišljenje NDA

- dužna utvrditi korisnika za svaki dio podijeljenog ili spojenog DG, koji preuzima obvezu zaštite i čuvanja gradiva

4
Q

Zbog kojih razloga se gradivo može pretvoriti u digitalni oblik? (3)

A
  • zaštite
  • dostupnosti
  • u druge svrhe
5
Q

Uvjeti pretvorbe dokumentarnog gradiva u digitalni oblik. (5)

A
  1. sačuvana sva bitna svojstva, sastavnice, učinci i uporabivost izvornog gradiva (očuvana cjelovitost gradiva)
  2. izvršena na način koji jamči da nije obavljeno neovlašteno i nedokumentirano dodavanje, mijenjanje ili uklanjanje svojstva gradiva ili podataka
  3. obavljena u skladu s utvrđenim pravilima i primjereno dokumentirana kako bi se moglo osigurati i provjeriti ispravnosti i kakvoća pretvorbe
  4. ako je gradivo predmetom zaštite autorskog prava, da je pretvorba izvršena uz poštivanje tih propisa
  5. u skladu s drugim propisima kojima se uređuju uvjeti i postupci pretvorbe određenih vrsta DG

–> tek onda je istovrijedno izvornom gradivu

6
Q

Što tijelo javne vlasti mora učiniti prije pretvorbe gradiva u digitalni oblik?

A
  • ishoditi Potvrdu o sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva te osigurati redovitu provjeru sukladnosti od HDA
  • -> HDA je dužan obaviti provjeru sukladnosti najmanje 1x u 2 god.
7
Q

Tko podmiruje troškove izdavanja potvrde i provjere sukladnosti?

A
  • TJV ili osoba koja je podnijela zahtjev
8
Q

Uporabivost javnog dokumentarnoga gradiva.

A
  • TJV dužno je osigurati da JDG bude u obliku prikladnom za uporabu i pouzdanu pretvorbu u digitalni oblik radi:
  • njegova čuvanja,
  • predaje arhivu,
  • ponovne uporabe
  • moraju osigurati cjelovitost gradiva, a ispravci i dodavanje podataka (na koje fizičke i pravne osobe imaju pravo na temelju drugih propisa) mogu se obaviti samo na način koji omogućuje pouzdan naknadni uvid u to koji su podaci ispravljeni ili dodani
9
Q

Popis JDG s rokovima čuvanja kod TJV

A
  • TJV u popisu treba odrediti za svako područje djelatnosti ili vrstu poslova:
  • dokumente i vrste dokumenata koji nastaju
  • oblik i rok čuvanja kod samog stvaratelja
10
Q

Tko i kako odobrava popise s rokovima čuvanja TJV?

A
  • nadležni drž. arhiv, rješenjem

koji može naknadno i izmijeniti pojedine rokove čuvanja

11
Q

Kada je TJV dužno predati popis cjelokupnoga gradiva i kome?

A
  • TJV dužno je nadležnom drž. arhivu dostaviti popise, ispravke i dopune popisa DO KRAJA GODINE ZA PRETHODNU GODINU
    osim ako nadležni drž.arhiv nije na njihov zahtjev odobrio dulji rok
12
Q

Što sadrže popisi cjelokupnog gradiva? (7)

Koji su izuzetci?

A
  1. podaci koji identificiraju jedinice gradiva
  2. vrijeme nastanka
  3. količina gradiva
  4. vrsta gradiva
  5. oblik gradiva
  6. stvaratelj
  7. dostupnost i moguća ograničenja u korištenju
  • ako je dokumentacija koja se neće trajno čuvati,
    nadležni drž. arhiv može odobriti da se za pojedine cjeline ne dostavljaju podaci ili samo zbirni podaci
  • ako ima gradivo koje je protivno odredbama drugog zakona, onda se navode identifikator i samo oni podaci koji ne krše odredbe drugog zakona
13
Q

Kada se izlučuje i uništava JDG?

A
  • u fizičkom obliku može se izlučiti i uništiti:
  • ako su protekli rokovi čuvanja
  • ako nema značenja za tekuće poslovanje
  • ako nema svojstvo arhivskog gradiva ili kulturnog dobra
  • pretvoreno u digitalni: fizičko gradivo se može izlučiti i uništiti I PRIJE isteka rokova
14
Q

Tko tijelu javne vlasti odobrava uništavanje JDG i kako?

A
  • nadležni drž. arhiv odobrava rješenjem
15
Q

Što je TJV dužno učiniti prilikom uništavanja JDG? (3)

A
  • osigurati zaštitu tajnosti podataka
  • onemogućiti neovlašteni pristup osobnim podacima
  • poštivati propise kojima se uređuje autorsko pravo (ako je predmet zaštite autorskog prava)
16
Q

Što se događa kada stvaratelj ili posjednik gradiva prestane djelovati?

A
  • tijelo koje donese akt o prestanku rada dužno je odrediti drugo TJV ili pravnu osobu kao posjednika
    ili osigurati uvjete i sredstva za čuvanje i zaštitu gradiva