CAPÍTULO VII: RECURSOS - PT1 Flashcards
Eres el director de construcción de un parque eólico de 100 MW en el mar. Es un proyecto complejo en el que van a intervenir muchas personas de diferente formación, nivel profesional y procedencia. La gestión de los recursos humanos será clave para el éxito del proyecto. Estás reunido con el patrocinador y el equipo de dirección para asignar las funciones deseables. Durante la planificación de las obras, el patrocinador deberá encargarse de todo lo siguiente EXCEPTO
a. Garantizar que el equipo de proyecto tiene el tiempo necesario para planificar
b. Asignar los recursos específicos al proyecto
c. Participar en la identificación de riesgos
d. Resolver compromisos entre coste, tiempo y calidad que afecten a los objetivos del proyecto
RPTA: B
Es el gerente funcional el que asignará los recursos específicos al proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed Cap 2
Interesados de proyecto
Eres el director del proyecto de apertura de un centro comercial de tiendas y restaurantes de productos de toda América Latina. Con el objeto de dirigir y gestionar adecuadamente al extenso equipo de proyecto, tendrás en cuenta muy especialmente
a. El estado actual del proyecto y sus variaciones respecto al plan de dirección inicialmente aprobado
b. Las evaluaciones individuales de desempeño de cada miembro del equipo realizadas
c. Las propuesta de cambios y medidas preventivas aprobadas
d. El registro de interesados del proyecto y la estrategia definida para lograr su implicación
RPTA: B
Las entradas para el proceso de dirigir el equipo de proyecto son el plan de gestión de recursos, las asignaciones de personal del proyecto, las evaluaciones de desempeño individuales y del equipo, el registro de incidentes, los informes de desempeño del trabajo y los activos de los procesos de la organización. PMBOK® Guide 6th Ed 9.5.1 Dirigir el equipo de proyecto. Entradas
La gestión de recursos incluye seis procesos que abarcan grupos de procesos:
a.3
b.6
c.4
d.5
RPTA: A
Son seis procesos en 3 grupos de procesos: planificar la gestión de recursos y estimar los recursos estimados (planificación) y adquirir el equipo de proyecto, desarrollar el equipo de proyecto y dirigir el equipo de proyecto (ejecución) y controlar los recursos (monitorización y control). PMBOK® Guide 6th Ed 9. Gestión de los recursos del proyecto
Te acaban de nombrar director de proyecto en sustitución de otro compañero que ha sido promocionado a director de la oficina de gestión de proyectos. Es un proyecto complejo, con un gran número de interesados, proveedores y miembros del equipo. Tras analizar el alcance del proyecto y el plan de gestión de recursos humanos consideras que necesitarás recursos de refuerzo en algunas actividades críticas. Los solicitas al gerente funcional sin éxito. ¿Qué es lo mejor que puede hacer?
a. Nada, seguir con el proyecto puesto que no hay nada que hacer
b. Iniciarás un proceso de adquisición de recursos externamente
c. Lo harás saber el patrocinador con el objetivo de que interceda y hable con el gerente funcional
d. Debes evaluar el impacto de no disponer los recursos que te niega el gerente funcional en el plan
RPTA: D
Es responsabilidad del director del proyecto garantizar que el proyecto se hace con los recursos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. En caso de considerar que son necesarios más recursos, solicitarlos y no recibirlos, debe evaluar el impacto en el cumplimiento de los objetivos del proyecto para hacérselo saber al patrocinador y que sea éste quien, haciendo su papel, garantice que dispones de los recursos necesarios o asuma las consecuencias no tenerlos. PMBOK® Guide 6th Ed Cap 2 Interesados de proyecto y 9.3 Adquirir recursos de proyecto.
Eres el director del proyecto de apertura de un centro comercial de tiendas y restaurantes de productos latinoamericanos. Durante el complicado proceso de dirigir adecuadamente el equipo, obtendrás las siguientes salidas
a. Anotaciones al registro de incidentes y ajustes en el organigrama del proyecto
b. Información para las evaluaciones de desempeño de la organización y propuestas de contratación de personal externo
c. a) y b)
d. Ni a) ni b)
RPTA: C
Entras las salidas del proceso de dirigir el equipo de proyecto están las posibles solicitudes de cambios (a diferentes elementos del plan de dirección) y actualizaciones de documentos del proyecto, factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la organización. PMBOK® Guide 6th Ed 9.5.3 Dirigir el equipo de proyecto: Salidas.
Tu superior quiere asignar al proyecto un recurso que está disponible, aunque ese recurso no estaba dentro del alcance de tu proyecto. Esto es bueno para tu proyecto ya que al aumentar el presupuesto del proyecto, le aumentará su comisión por ventas ¿Qué es lo mejor que debes como project manager?
a. Pedir una explicación a tu superior de las razones para hacer el cambio
b. Pedir la aprobación del cliente previamente
c. Solicitar el cambio para la modificación del alcance del proyecto
d. Agregar el recurso ya que es necesario sin consultar a su cliente
RPTA: A
Controlar los Recursos es el proceso de asegurar que los recursos físicos asignados y adjudicados al proyecto están disponibles tal como se planificó, así como de monitorear la utilización de recursos planificada frente a la real y tomar acciones correctivas según sea necesario. Cuando se producen solicitudes de cambio como resultado de llevar a cabo el proceso Controlar los Recursos, o cuando las acciones correctivas o preventivas recomendadas impactan en cualquiera de los componentes del plan para la dirección del proyecto o en los documentos del proyecto, el director del proyecto debe presentar una solicitud de cambio. Pero, si el recurso no está en el alcance del proyecto, no se debe agregar sin una razón válida. En primer lugar, deberíamos hablar con nuestro superior, patrocinador,… y solicitar una razón para agregar el recurso. PMBOK(R) 6th Ed 9.6 Controlar los Recursos y 9.6.3.2 Solicitudes de Cambio.
Estás estimando el tipo y cantidad de material, equipos, personas,… necesarios para realizar las actividades necesarias para completar los diferentes paquetes de trabajo de los que está compuesta la EDT de tu proyecto de plataforma de pago online. Para ello, puedes utilizar todas las siguientes técnicas y herramientas menos una ¿Cuál?
a. Datos de estimaciones publicados
b. Información histórica de un proyecto similar
c. El análisis de alternativas
d. Software de gestión de proyectos
RPTA: B
La información histórica será una entrada para este proceso. El resto son técnicas y herramientas. PMBOK® Guide 6th Ed 9.2.2 Estimar los recursos de las actividad: técnicas y herramientas.
Estás dirigiendo y gestionando el proyecto de puesta en marcha de un centro de investigación aplicada. Es un proyecto complejo con un gran número de personas, de diferentes disciplinas, trabajando en tu equipo. Estáis en las fases iniciales del proyecto y tu estás tratando de desarrollar el equipo y que trabaje como tal. En este proceso te centrarás en
a. Establecer y mantener la confianza del equipo
b. Estar atento a abordar las diferencias culturales
c. Establecer reglas básicas de comportamiento
d. Todas las anteriores
RPTA: D
Todas las actividades indicadas son fundamentales para desarrollar adecuadamente el equipo. PMBOK® Guide 6th Ed 9.3.2 Desarrollar el equipo: técnicas y herramientas.
Si te acaban de nombrar patrocinador de un proyecto, ¿Cuál de las siguientes funciones NO será responsabilidad tuya?
a. Garantiza el alineamiento de los objetivos del proyecto con los de la empresa
b. Elabora el acta de constitución en la que autoriza el proyecto
c. Aprobar cambios de proyecto que afecten a los objetivos del proyecto
d. Responsabilizarse del cumplimiento de los objetivos del proyecto
RPTA: D
La respuesta correcta es la d). Garantiza el alineamiento de los objetivos del proyecto con los de la empresa, elaborar el acta de constitución en la que autoriza el proyecto y aprobar cambios de proyecto que afecten a los objetivos del proyecto –recogidos en el acta de constitución- son responsabilidades del patrocinador. El responsable del cumplimiento de los objetivos del proyecto será el director de proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed Cap 2. Interesados de proyecto.
¿Cuál de las siguientes afirmaciones relativas a la gestión de los recursos de un proyecto es INcorrecta?
a. La diversidad en el equipo de proyecto, cultural, educativa, social,… Hará que la gestión de recursos no sea siempre igual
b. El hecho de que los recursos estén dedicados a tiempo completo o parcial al proyecto no debe afectar a su gestión
c. Los recursos humanos son siempre importantes en los proyectos y el nivel y grado de detalle con el que se deben afrontar los procesos de gestión de recursos deben ser siempre iguales.
d. El ciclo de vida que se adopte para los proyectos en tu organización llevará a ajustar la gestión de los recursos
RPTA: C
PMBOK ® Guide 6th Ed. 9. Gestión de recursos del proyecto. Consideraciones para adaptar los proyectos. Los recursos humanos son siempre importantes en los proyectos pero el nivel y grado de detalle con el que se deben afrontar los procesos de gestión de recursos dependerán de cada proyecto.
Luz está encantada porque el equipo que está diseñando el nuevo modelo de panel solar Mendo-3 trabaja ya de forma fluida, tiene autonomía y resuelve los conflictos con eficacia. ¿Qué etapa de las fases de formación de un equipo acaban de superar?
a. Formación
b. Normalización
c. Turbulencia
d. Desempeño
RPTA: B
Están en la fase de desempeño y acaban de superar la de normalización en la que los miembros del equipo se comienzan a adaptar los unos a los otros aumentando la confianza mutua. PMBOK® Guide 6th Ed (9.4 Desarrollar el equipo de proyecto).
Estás dirigiendo un proyecto educativo en una organización matricial que tiene una oficina de dirección de proyectos que es la que reporta directamente al sponsor. Hay dos personas del equipo, muy importantes por su conocimientos técnicos sobre la tecnología a desarrollar, que por la estructura de la organización deben reportar al director funcional de su departamento. En la reunión de seguimiento surge un tema en el que estas dos personas no se ponen de acuerdo por un tema de enfoque metodológico generando demoras y conflictos. Cada uno tiene una forma de ser muy diferente, uno es poco hablador y rehuye la discusión abierta y el otro, más agresivo, busca imponer su opinión por la fuerza. Como director del proyecto que debes tratar de que la fase de turbulencias del proyecto fase rápidamente a una de normalización y desempeño, ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Escalar el conflicto al director del departamento para que tome una decisión
b. Confrontar el problema entre ambas personas del equipo aunque ellos no sean partidarios de hacerlo
c. Recomendarles que sean ellos quienes escalen la decisión a su director quien deberá hacer de mediados
d. Poner una fecha límite a ambos para que vengan con la solución acordada si no desean tener penalizaciones en su evaluación del desempeño
RPTA: B
Uno busca forzar/dirigir: poner el punto de vista propio a costa de los demás, ofreciendo únicamente soluciones de tipo ganar-perder, y generalmente hacerlas cumplir mediante uso de una posición de poder para resolver una emergencia. Este enfoque a menudo da lugar a una situación ganar-perder. La otra persona lo afronta retirándose/eludiendo una situación de conflicto real o potencial, posponiendo el incidente para estar mejor preparado o para que lo resuelvan otros. Lo primero que deberías hacer es buscar confrontar opiniones entre los miembros involucrados en el conflicto. Esa es la mejor forma de intentar encontrar una solución (mmColaborar/resolver el problema. Incorporar múltiples puntos de vista y visiones desde diferentes perspectivas; requiere una actitud colaboradora y un diálogo abierto que normalmente conduce al consenso y al compromiso. Este enfoque puede dar lugar a una situación ganar-ganar.). PMBOK (R) Guide 6th Ed. 9.5.2.1 Habilidades Interpersonales y de Equipo.
La reunión de inicio es todo menos:
a. Se tratan aspectos especialmente relevantes del proyecto: los riesgos, la comunicación, distribución de
información, programas de reuniones…
b. Una reunión que se mantiene en la fase de inicio y se definen los objetivos del proyecto y las reglas básicas de comportamiento del equipo
c. En que participan todas las partes implicadas en el proyecto –clientes, project manager y equipo de
proyecto…-.
d. Una reunión antes de cerrar el proceso de desarrollo del plan para la dirección del proyecto y comenzar con la ejecución del proyecto.
RPTA: B
Es una reunión que conviene mantener antes de cerrar el proceso de desarrollo del plan para la dirección del proyecto y comenzar con la ejecución del proyecto. Asisten todos los interesados, se confirma que conocen los detalles del proyecto y al equipo de proyecto y se tratan algunos aspectos especialmente relevantes del proyecto. PMBOK Guide (R) 6th Ed 4.2. Desarrollar el plan de dirección del proyecto.
¿Cuál de los organigramas y descripciones de puestos utilizarías para mejor seguir los costos del proyecto y tratarás de que se alineen con el sistema contable de la organización?
a. La estructura de desglose de la organización
b. La matriz raci
c. La estructura de desglose de recursos
d. La descripción de puestos
RPTA: C
La estructura de desglose de recursos permite seguir los costos del proyecto muy especialmente cuando se alinea con el sistema contable de la organización. PMBOK® Guide 6th Ed (9.2.3.3 Estructura de desglose de los recursos).
Iciar está dirigiendo un proyecto de puesta en funcionamiento de un nuevo servicio de transporte interurbano en una región. El proyecto implica a equipos jurídicos, técnicos de transporte, empresas de trabajo de campo, ingenieros de diseño,… En una reunión de seguimiento el responsable del área jurídica te informa de que, debido al retraso que ha habido en el proyecto y el cansancio del equipo jurídico ante los problemas derivados de los recursos impuestos a las nuevas líneas, dos personas de su equipo han decidido abandonar el proyecto. Les convocas a una reunión con su responsable y te indican que, no sólo consideran que el proyecto fracasará, sino que tampoco no se les ha hecho caso a varias solicitudes y quejas. Como director del equipo de proyecto, lo mejor que puede hacer para abordar este conflicto es:
a. Recordar a los dos miembros del equipo su compromiso con el proyecto e indicarles que intensifiquen sus esfuerzos por el cien del proyecto
b. Revisar las hipótesis de partida del plan de dirección de proyecto para ver a qué pueden haberse debido los retrasos
c. Solcitar al responsable del área jurídica que busque alternativas ante la salida del proyecto de estas dos personas
d. Recogerlo en el registro de incidentes para asegurar que los problemas de estos dos técnicos son investigados y resueltos
RPTA: D
El registro de incidentes es un documento del proyecto en el que se registra y da seguimiento a todos los incidentes. El registro de incidentes ayudará al director del proyecto a realizar el seguimiento y la gestión de los incidentes de manera efectiva, asegurando que sean investigados y resueltos. PMBOK (R) Guide 6th Ed.
4.3.3.3 Registro de incidentes.
