Dokumentation der Compliance

Question 1

Leitsatz

Answer 1

Die Dokumentation sollte so ausführlich wie nötig, so kurz, so leicht überprüfbar und so prägnant wie möglich
sein.

effektive Beschreibung derjenigen Geschäftsprozesse
des Unternehmens, für die Konformitätsanforderungen entsprechend der GSRV-Liste
bestehen

Question 2

Rahmenwerk

Answer 2

• damit unterschiedliche Fachbereiche nicht unterschiedlich handhaben braucht effektives Rahmenwerk für Dokumentenerstellung und -verwaltung

Anforderungen an Rahmenwerk:
- Vorgaben zur Struktur
- mehrere Dokumentenebenen mit klaren Namensgebungen
- Mindestanforderungen an inhaltliche Gliederung und Festaltung (z.B. ISO 9001: Compliance Life Cycle - ordnungegem Entwicklung, Qualitätssicherung, Einhaltung, Aktualisierung)
- ab gewisser Unternehmensgröße Dokumenten-Management-System mit zentraler Ablage, Berechtigungs-, Aktuslisierungs- und Verteilungskonzept

Question 3

Ebenen-Struktur

Answer 3

• damit jeder ADressat die Infos erhält, die für ihn spezifisch wichtig

Bsp.:
Ebene 1: Handbuch zu einem in sich abgeschlossenen Themengebiet ( Geschäftsprozess eines Bereichs)
Ebene 2: RiLi für einzelne Teilprozesse mit Verantwortlichkeiten und Zielsetzungen
Ebene 3: Procedures/Verfahrensanweisungen beschreiben konkrete Vorgehensweisen
Ebene 4: Abreitsschritte

Question 4

inhaltliche Gliederung und Gestaltung der Dokumente

Answer 4

• kann Orientierung an ISO 9001
• Kennzeichung externer Dokumente
• Entfernung obsoleter Dokumente
• Überprüfung und Aktualisierung nach zeitlich festgelegtem Schema
• Sicherstellung Lesbarkeit und Identifizierbarkeit
• Sicherstellung Versions- und Änderungskontrolle
• Bereitstellung altuelle Dokumente
• Überprüfujng Angemessenheit
• Kontrolle der Verteilung der Dokumente

Question 5

Policy Lifecycle

Lebenszyklus der Compliance-Dokumente

Answer 5

• Prozesse, um Erstellung, Verteilung, Aktualisierung, Vernichtung der Dokumente sicherzustellen
• auch Überprüfung und Qualitätssicherung
  1. Erstellung und Aktualisierung nach festgelegtem Rahmenwerk
  2. Qualitätssicherung und Abnahme (Vier-Augen-Prinzip), zB auch Verständlichkeit; Abnahme durch Prüfer
  3. Verteilung/Veröffentlichung
  4. Überprüfung in festgelegtem Turnus

Question 6

technische Unterstützung

Answer 6

Vorteile:
- gezielte Steuer Verteilung
- zentrale Ablage mit Suchfunktion
- Auswertung der Häufigkeit der Aufrufe
- Lesebestätigung für besonders wichtige Dokumente