Prozessveränderung und Anpassung von IT Systemen Flashcards Preview

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Flashcards in Prozessveränderung und Anpassung von IT Systemen Deck (11):
1

Geschäftsprozesse als Grundlage operativen Handelns in Organisationen

Geschäftsprozesse (GP):
Abfolge aller notwendigen und direkt mit Geschäftsfall verbundenen Tätigkeiten zur Erstellung einer Leistung f. einen Kunden (Deckung Bedarf/DArstellung v. Wert) und Zuordnung der dafür notwendigen Ressourcen

Geschäftsfall:
konkretes Objekt das sich auf jeweilige Handlung bezieht z.B. Kundenauftrag

GP ist zeitlich-räumlich Zusammenspiel v. Menschen, deren Handlungen, Obkjekten, Maschinen und Systemen

2

Zentrale Herausforderungen bei der Prozessgestaltung

• Personen müssen räumlich/zeitlich verfügbar sein und Reihenfolge der Abarbeitung muss bekannt sein
• Maschinen/IT-Systeme müssen verfügbar sein
=> hoher Koordinations- und Abstimmungsaufwand

• durch funktionale Zergliederung muss Abstimmung zw. Einheiten stattfinden
=> je größer Orga desto größer Aufwand (Gefahr v. Zeitverlust, Fehlern steigt)

• Einheitliche Zielausrichtung, je nach Abteilung individuelle Ziele
=> Abstimmungsschwierigkeiten, Konflikte, widersprüchliche Aktivitäten

Konflikt zw. aufbauorganisatorischer Gliederung und ablauforganisatorischen Anforderungen -> Prozessmanagement und -organisation

3

Unterstützung von Prozessen durch Informations- und Kommunikationssystemen

Digitale Technik kann Durchführung v. Prozessen unterstützen:
• Speicherung v. Daten
• Steuerung v. Maschinen
• Verwaltung Verarbeitung v. Massendaten
• Unterstützung bei kurzfristigen dispositiven Entscheidungen (Kalkulation, Beschaffung, Zahlungen)
• Automatisierung ganzer Prozessketten (Bestellprozess)

=> Workflow Managementsysteme und IOT, Industrie 4.0)
=> ganz neue Möglichkeiten ohne Eingriff des Menschen möglich (Business Intelligence)

4

Auswirkungen strategischer Entscheidungen auf Prozesse

Veränderungen Geschäftsmodell auch Veränderung der Geschäftsprozesse

• neue Konflikte zw. Aufbau/Ablauf Orga

• Routinen müssen aufgebrochen/verändert werden -> Veränderung Verhalten Mitarbeiter

• Verschiebung v. Macht/Einflüssen -> Ressourcen- Zielkonflikte

•  Änderung an IT Systemen (hohe Kosten, lange Umsetzungsdauer)
-> frühzeitig IT Umsetzbarkeit prüfen
-> Neue Möglichkeiten

5

Vorgehensweise zur Änderung v. Prozessen

Learning by Doing
• Änderung werden durch Zusammenwirken aller Beteiligten durch bilaterale Abstimmungen konkretisiert

Formale Projekte
• bei größeren/komplexen Prozessveränderungen
• Projektteams (Mitarbeiter alle Bereiche, IT, externe Bera.)
• Identifizierung d. Veränderung, Abstimmung Zeitablauf, Klärung v. Koordinationserfordernissen
• Prozessmodellierung

Business Process Reengineering
• radikale Umgestaltung der betriebl. Prozesse
• radikale Effizienzgewinne/Ausrichtung Kunden
• alle Strukturen/Abläufe werden hinterfragt
• Prozesse neu definiert, Grundlage f. neue Aufbauorga.
• Kosteneinsparung d. Kostensenkungsprogramme

6

Process Governance als Voraussetzung f. effektive Prozessgestaltung

• Orga oft nach Produkten, Regionen gegliedert, nicht nach Prozessen -> Gefahr Kompromisse und nicht Optimum f. Kunde bzw. strateg. Grundsatzentscheidung

• Process Governance= wie dürfen Prozesse geändert werden und Stelle die Optimum aus Kundensicht/Prozess auch gegen Widerstand heraus holt

• Trennung Prozess- und Ausführungsverantwortung

• Prozessänderungsprozesse

• Je größer und komplexer Orga, desto sinnvoller ist Process Governance

Nachlesen - S. 91ff. !!!

7

Prozessmodellierung

= Prozesse sollen eindeutig beschrieben und modellhaft dargestellt werden

• Abgrenzung der Teilprozesse (je nach Einzelfall)
• Welche Teilprozesse werden zusammengefasst
• Welche Aktivitäten gehören nicht mehr zum Teilprozess
• Wie detailliert werden Aktivitäten dargestellt

Hierarchische Darstellung
• Geschäftsprozesse
• Hauptprozesse
• Teilprozesse
• Detailprozesse
• Workflows

S. 96

8

Prozessmodellierung - Modellierungsmethoden

= Darstellung muss f. alle lesbar sein, deshalb Regeln wie Prozesse auf jeweiliger Ebene dargestellt werden

Häufig - Business Process Modelling Notation (BPMN)

Würdigung Prozessmodellierung:
• erheblicher Aufwand
• nicht nur einmalig, kontinuierliche Pflege/Aktualisierung
-> stark umstritten, tatsächlicher Nutzen
-> Sinnvoll bei Einführung größerer Systemkomponenten und Umsetzung komplexer strategischer Veränderungen

9

Anpassung von IT Systemen

• sind Auswirkungen der strateg. Entscheidung bekannt, kann Anpassung IT Systeme erfolgen
• Beantragung am besten mit Anforderungsmanagement Prozess -> Formalisierung durch Formulare, dadurch bewertbar
• meist mehr Ideen als Ressourcen, deshalb Bewertung- und Priorisierungsprozess = IT Portfoliiomanagement

Vorgehensweisen
• Sequenzielle Vorgehensweise (Wasserfall)
• Iterative (Agile) Vorgehensweise

10

Vorgehensweisen für die Durchführung von IT Projekten

Sequenzielle Vorgehensweise
• Projekte lassen sich im Voraus planen, Projektmitglieder sind Experten
• Fester Umgang, Anforderungen frühzeitig im Prozess definiert, klar getrennte Phasen
• Kunde am Anfang und Ende eingebunden

Iterative (Agile) Vorgehensweise
• Welt verändert sich, Projekte müssen sich ständig anpassen, Projektmitarbeiter haben viel Freiheit
• Modulare Definition v. Anforderungen, Umsetzung in Form v. Sprints
• Kontinuierliche Kundeneinbindung

11

Kritische Würdigung

Management muss realistische Erwartung an Flexibilität und Sichtbarkeit v. Ergebnissen haben
=> lange Umsetzungszeiten und späte Erfolge

• Frustration lange Umsetzungsdauer, geringe Flexibilität
-> Entwicklung von Schattensystemen, eigene Systeme um Probleme zu überbrücken

• eigene Systeme problematisch, da nicht dokumentiert, professionell betrieben, Risiko v. Datenzusammenbrüchen, Datenverlusten, Sicherheitsrisiko

=> Frühzeitige Einbindung offizieller IT
=> Management darf Orga nicht überfordern und muss hohe Sensibilität für Folgeaufwände haben