02 Projektorganisation

Question 1

Grundstrukturen der Projektorganisation

Answer 1

Ablauforganisation:
- Festlegung des Ablaufs der Aufgabenerledigung
- Gegenstand sind Arbeitsgänge/Arbeitsfolgen

Aufbauorganisation:
- Festlegung der Unternehmensstruktur durch Aufgabenanalyse und -synthese

Question 2

Projekt-Ablauforganisation

Answer 2

Das Projekt wird vom Ablauf her in verschiedene Phasen strukturiert.

Weiterhin gehören die Regelungen der Verantwortlichkeiten dazu
 Rollenverteilung im Projekt
 Festlegung der Kompetenzen
 Interne Schnittstellen (zwischen Teilteams oder Unterauftragnehmern)
 Festlegung von Eskalationswegen

Question 3

Projekt-Aufbauorganisation

Answer 3

o Welche Organisationseinheiten des Unternehmens bzw. welche Personen aus welchen Organisationseinheiten arbeiten im Projekt zusammen

o Welche Über- und Unterordnungen und mit welchen Befugnissen sind Personen ausgestattet

Question 4

Rollen innerhalb von Projekten

Answer 4

• Projektauftraggeber
• Lenkungsausschuss
• Projektmanager
• Kernteam/Projektmitglieder

Question 5

Projektauftraggeber

Answer 5

• „Besteller des Projekts“
• Vorsitzender des Lenkungsausschusses
• Stellt Projektbudget bereit
• Direkter Ansprechpartner für den Projektmanager

Question 6

Lenkungsausschuss

Answer 6

• Das Projektsteuerungsgremium ist die Berichtsinstanz für den Projektmanager
• Normalerweise monatliche Sitzungen und/oder bei Erreichung einens Meilensteins
• Stellt reibungslose Kooperation mit der Fachseite sicher

Question 7

Projektmanager

Answer 7

• Verantwortlich für die effektive und effiziente Arbeitsorganisation (Organisation innerhalb des Projekts, Vorgehensweise, Schriftform. Ergebnis-Dokumentation, Qualitätssicherung, Kontaktpflege zu den Fachabteilungen, Ausräumen von Konfliktpotenzial)
• Gute Projektmanager beherrschen das Projektthema vor allem inhaltlich

Question 8

Kernteam/Projektmitglieder

Answer 8

• Werden mit eindeutig definierten Teilaufgaben betraut
• Wöchentliche Teamsitzungen um in der Gruppe über Arbeitsergebnisse zu berichten

Question 9

Zerlegung eines Projekts in Teilaufgaben - Strukturierung

Answer 9

Strukturierung nach
* Objektgesichtspunkten
* Funktionen
* Oder als Mischform

Question 10

Projektabwicklung - Organisationsformen

Answer 10

• Linienorganisation (LPO)
• Matrix-Projektorganisation (MPO)
• Reine Projektorganisation (RPO)

Question 11

Linienorganisation (LPO)

Answer 11

Keine projektspezifischen Organisationen, d.h. Projekte wurden innerhalb einer Abteilung durchgeführt

Vorteile:
 Stellt keinen Eingriff in die Unternehmensorganisation dar -> Aufwandsarm

Nachteile:
 Projektgeschäft wird neben dem Tagesgeschäft gemacht -> Projekt geht unter
 Interdisziplinäre (z.B. Abteilungsübergreifende) Projekte schwer abzuwickeln

Question 12

Matrix-Projektorganisation (MPO)

Answer 12

o Projektmanager ist weitere Führungsperson neben dem Abteilungsleiter -> Fachliche Verantwortung durch Projektmanager, Personalverantwortung durch AbtL
o Fach und personelle Verantwortung bilden zwei Achsen einer Matrix
o Pro Projekt sind mehrere Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen zugeordnet

Vorteile:
 „Personifizierung der Verantwortungen“ durch den Projektleiter
 Keine Umorganisation des Unternehmens -> Aufwandsarm

Nachteile:
 Kommunikationsaufwand steigt (Mitarbeiter kommunizieren mit mehreren Abteilungen, dem Projektmanager und den Linienvorgesetzten oft über mehrere Standorte)
* Gegenmaßnahme: eigene Projekträume
 Kann zu Konflikten führen -> Mitarbeiter ist „Diener zweier Herren“
 Arbeiten Mitarbeiter (spezielle Qualifikation) gleichzeitig an zwei Projekten, so entstehen immer wieder Rüstzeit durch Wechsel zwischen Projekten

Question 13

Reine Projektorganisation (RPO)

Answer 13

Projektmanagement trögt sowohl fachliche wie auch personelle Verantwortung für seine Mitarbeiter

Vorteile:
 Feste Zuordnung von Ressourcen zum Projekt
 Optimale Ausrichtung von Ressourcen und Aktivitäten auf die Projektziele
 Weitreichende Befugnisse für den Projektmanager

Nachteile:
 Aufwand für die Umorganisation des Unternehmens
 Konflikte mit der Fachabteilung bei der Zuordnung von Mitarbeitern
 Steigende Personalfluktuation durch sorge über eigene Zukunft