2. Organisationer och organisationsförändringar - VG-frågor Flashcards
Du ska rekrytera astronauter till en ny utbildningsexpedition i rymden. Beskriv hur du utformar processen från start till slut, dvs. hur du väljer att lägga upp din rekryteringsprocess samt hur du till slut väljer ut rätt kandidat för jobbet.
Steg 1 är att utföra en analys över arbetsuppgifterna och definiera vad arbetet innebär och hur det ska utföras. Produkten av analysen är en arbetsbeskrivning som beskriver ett arbetes huvudansvar och uppgifter. Steg 2 är att översätta arbetsbeskrivningen från arbetsanalysen till kvalifikationer och kompetenser som behövs för att utföra arbetet.
Utifrån dessa kvalifikationer utvecklar jag en annons som publiceras i relevanta branschmedier samt dagstidningarna, samt på rekryteringspooler. Det är viktigt att information om anställningen når och attraherar kandidater med rätt kvalifikationer. En skulle därför kunna vända sig till exempelvis lärosäten för astronauter för att få kontaktuppgifter till redan examinerade personer, eller på andra sätt försöka nå ut i målgruppen.
Vi går igenom inkomna ansökningar och CVn och gallrar ut kandidater som inte uppfyller kraven utifrån vår analys, och därigenom får vi fram lämpliga kandidater för rymdfärden.
De utvalda individerna får sedan genomgå olika former av testning med reliabla och valida instrument. De får göra skriftliga tester för att fastställa de kognitiva basresurserna så som logisk förmåga, koncentration, minne osv. De får även utföra samarbetsövningar där deras förmåga att samarbeta samt deras sociala och emotionella kapacitet utvärderas. Eftersom jag rekryterar till en så pass avancerad uppgift så får de arbetssökande göra exekutiva simuleringstester. Dessa används för att testa den sökandes exekutiva kapaciteter, exempelvis simultankapacitet, stresstålighet, spatial förmåga samt motorik.
Efter att ha gått igenom testresultaten får jag fram några huvudkandidater som jag har individuella intervjuer med för att fånga upp mer personlighetsrelaterade och motivationella aspekter, och för att räta ut eventuella frågetecken efter testningen. Vi diskuterar även deras tidigare erfarenheter mer i detalj för att jag ska få en bättre överblick av vad de har arbetat med tidigare.
Resultaten sammanställs sedan i analys och rapport, och jag kan utifrån detta utvärdera samt välja ut lämpliga kandidater för flygningen i fråga.
Du kommer till ett företag där man arbetar mycket i skift, t ex en slutenvårdsavdelning. Du får i uppgift att utforma ett system för skiftesarbetare. Vad bör du ta hänsyn till för att hälsan hos personalen ska vara så bra som möjligt och för att olycksrisken ska vara så låg som möjligt (health and safety-perspective)
För att bibehålla god hälsa hos personalen vill man bland annat att den cirkadiska rytmen hos skiftarbetarna inte ska störas. Man bör då man ta i beaktning följande faktorer: Rotationshastigheten (speed of rotation) - dvs hur många t ex nattpass man arbetar i rad innan man byter till t ex ett eftermiddagspass. Empiriska data tyder på att ju snabbare byte mellan skiften desto bättre.

Rotationsriktning (direction of rotation) - dvs i vilken riktning man skjuter på sin cirkadiska rytm (framåt eller bakåt) Att skjuta upp dygnet och vara uppe längre än sin vanliga dygnsrytm (delaying) har visat sig vara bättre än att avancera (advancing) sin dygnsrytm och tvinga sig själv att försöka att sova trots att det är för tidigt. Med denna information kan man utforma skiftena så att man går från morgonpass - eftermiddagspass - nattpass (MAN). Denna rotationsriktning är bättre än att gå från nattpass - eftermiddagspass - morgonpass (NAM)
Skifttider (timing of shifts) - dvs när skiften byter av varandra. Empiriska data tyder på att det är bättre för morgonskiftet att starta kl 07:00 än 06:00. Personalen är då mer alert under dagen, vilket minskar risk för olycka. Däremot får nattpersonalen sova mindre, vilket kan bli ett problem. Olycksstatistik visar på att vid de sista fyra timmarna av ett långt 12-timmarspass ökar sannolikheten för att olyckor ska ske. I Sverige har vi via lokala avtal förhandlat bort EU-direktiven vid skiftarbete, vilket möjliggör dessa långa pass. En anpassning kan vara att schemalägga enklare arbetsuppgifter till de sista fyra timmarna på ett 12-timmarspass.
Att låta personalen själva välja sina arbetspass utifrån personliga preferenser och egen läggning (kvälls- resp morgonmänniska) ger färre negativa hälsoeffekter vid nattarbete.
Undvik för korta viloperioder mellan arbetspassen, mer än sex skiftarbetspass på raken, längre skiftpass än 8 timmar (impopulärt bland personalen!) samt färre än två vilodagar i sträck mellan arbetsperioderna.
Starka lampor på arbetsplatsen hjälper personalen att hålla sig vaken nattetid.
Fanns det utrymme skulle jag inrätta ett antal vilorum där skiftarbetare kan lägga sig i omedelbar anslutning till sina pass så att de inte behöver lägga värdefull “sovtid” på resor. Då kan de sova ut och sedan åka hem, alt åka till jobbet tidigare och sova fram till strax före passets början.
Beskriv på vilka sätt olika rollhavare i och kring en organisation bör delta i systematiskt arbetsmiljöarbete.
Arbetsgivaren är den som har ansvar för att arbetsmiljöarbetet sker i enlighet med arbetsmiljölagen (AML) och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbetet (AFS). Dennes uppgift är således att själv, eller via företrädande chef/er, sätta upp arbetsmiljöregler som underkastar sig ovanstående, samt fördela konkreta uppgifter i arbetsmiljöarbetet till andra personer inom organisationen.
Detta inkluderar att se till att en arbetsmiljöpolicy finns och upprätthålls, t ex genom instruktioner och utbildning, undersökningar, riskbedömningar och handlingsplaner. Då problem påträffas ska åtgärder planeras, genomföras och följas upp. Sådana åtgärder sker rimligen i samarbete med arbetstagare, skyddsombud och eventuella experter, men det är arbetsgivaren som ansvarar för att det görs.
Arbetstagarna ska följa de föreskrifter som finns (t ex att använda utrustning på rätt sätt). De kan
delta i arbetsmiljöarbetet exempelvis genom upplysning om tillbud, sjukdom och olycksfall, samt genom att föreslå åtgärder och evaluera de åtgärder som genomförts.
Skyddsombudet undersöker arbetsförhållandena med fokus på ohälsa och olycksrisk och deltar i planering av åtgärder mot detta, och deras uppföljning. Det kan t ex behövas vid förändringar i organisationen som flytt eller omorganisation. Skyddsombudet har också som uppgift att stoppa arbetet vid omedelbar fara (om arbetsgivaren inte medtycker kontaktas Arbetsmiljöverket som tar beslut om arbetet ska stoppas eller ej).
Företagshälsovården (och andra experter) kan kopplas in i arbetsmiljöarbetet vid speciella frågeställningar, undersökningar, riskbedömningar eller åtgärdsplaneringar, samt vid behov av personalutbildning.
(Arbetsmiljöverket inspekterar att arbetsplatser följer de regler som finns, och ska vidta åtgärd eller besluta om förbud (t ex att använda viss utrustning) när det gör en bedömning att risk för ohälsa/olycka föreligger. Om brott misstänks ska det anmäla detta till åklagare.)
Resonera kring varför sjukfrånvaron är extremt snedfördelad i samhället i relation till de negativa konsekvenser som kan medfölja vid sjukskrivning. Skulle företagshälsovården kunna påverka denna snedfördelning?
De två kraven (rekvisiten) för sjukskrivning är att 1. sjukdom eller skada ska föreligga samt 2. att denna sjukdom/skada har lett till nedsatt arbetsförmåga. Olika sjukdomar/skador kan givetvis vara av olika allvarlighetsgrad och leda till att individen påverkas på många olika sätt och i olika utsträckning. Exempel på olika negativa konsekvenser som kan följa på en längre (och ibland kortare) sjukskrivning är försämring i ekonomin, livsstilen, karriären, självförtroendet, det sociala nätverket, funktionsförmågan och säkerligen i många andra aspekter av livskvaliteten.
Dessa olika konsekvenser skulle i sig kunna göra att individen får en svagare ställning i samhället genom att bland annat de ekonomiska och sociala förutsättningarna förändras. Konsekvenserna av sjukskrivning skulle alltså kunna förklara varför sjukfrånvaron är snedfördelad.
Dock skulle sambandet mellan sjukfrånvaro och svagare ställning i samhället kunna vara motsatt och man skulle kunna hävda att det är det snedfördelade samhället som ger upphov till den snedfördelade sjukfrånvaron. I kartläggningar av Sveriges befolknings hälsa visar det sig att lägre samhällsklasser i större utsträckning lider av ohälsa. Denna ökade ohälsa bland samhällets mest utsatta skulle kunna vara förklaringen till att även sjukfrånvaron följer detta mönster.
Dessa två olika förklaringsmodeller har olika implikationer för huruvida insatser från företagshälsovården skulle kunna vara effektiva för att minska denna snedfödelning. I den första förklaringsmodellen är företagshälsovården mer relevant i sammahanget, då denna med sina förebyggande och rehabiliterande insatser i större utsträckning skulle kunna hjälpa de utsatta för sjukdom/skada. I den andra förklaringsmodellen blir företagshälsovårdens roll allt svårare, då dessa

typer av gruppskillnader i samhället är djup rotade och svåra att förändra. Där behövs det troligen större styrning uppifrån för att minska på den ojämlikhet i hälsa som finns.
Du är anlitad som organisationskonsult i ett stort företag och upptäcker att det finns stora problem inom företaget på flera områden. Hur skulle du gå tillväga för att för att utforma och genomföra förändring och innovation med utgångspunkt i Richard Dafts teoretiska bidrag inom området?
eller
Redogör för Richard Dafts integrativa sju stegs-strategi för att implementera en organisationsförändring?
- Identifiera problemet. Det är viktigt att detta steg får ta tid eftersom det ligger till grund för vilken effekt förändringen får.
- Hitta de/n förändring/ar som bäst överensstämmer med problemets natur. Lösningen är avhängig problemet.
- Förankra förslaget inom organisationens ledning. En förändring blir mer effektiv om den får stöd från personer i maktposition.
- Planera och genomför en stegvis förändring. Utsikterna för att förändringen ska bli framgångsrik förbättras dramatiskt om varje del av processen kan utformas och implementeras i mindre steg. Genom att ta en sak i taget slipper man dessutom handskas med alla projektets “barnsjukdomar” på en gång utan kan beta av en i taget.
- Utveckla en plan för att hantera motstånd till förändringen. Se till att förändringsplanen går i linje med de behov och mål som finns hos de personer som förändringen berör. En förutsättning för förändringen är att det finns stöd hos både ledningen och de anställda. Planen kan t.ex. innefatta tydlig kommunikation om behovet, nyttan och processen, utbildning, delaktighet i utformningen och engagemang.
- Skapa team inom organisationen som arbetar med implementeringen, för att på så sätt öka delaktigheten i förändringen, vilket också ökar förutsättningarna för ett lyckat genomförande av förändringen.
- Utbilda ambassadörer som kan hjälpa till med olika delar i projektet, samt att informera sina kollegor om nyttan med förändringen.
