IT Governance KE III Flashcards
Gebe eine Einordnung der IT in das Unternehmensumfeld!
IT erfüllt Sonderaufgaben (meist Projekte): einmalig und besondere Bedeutung
Beispiele:
- Forschung-und Entwicklungsaufgaben
- Softwareerstellung/- einführung
- Schaffung neuer Vertriebswege/ Organisation Änderungen
- Bauprojekte (keine Serienproduktion)
Nenne die Definition Projekt nach DIN:
ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch seine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
- Zielvorgabe
- zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- projektspezifische Organisation
Nenne dir bekannte Projektdefinitionen und deren Inhalte!
Kerzner und Litke:
- wie DIN
- Komplexität durch Zusammenwirken verschiedener Disziplinen
- Vorhandensein nicht standardisierter Wechselwirkungen
Schröder
- Aufgabe mit definiertem Anfang und Ende
- mehrere Produktionsfaktoren
- verbundene und wechselseitig abhängige Teilvorgänge
- vorgegebenes Ziel
Burghardt
- zielorientiertes Vorhaben zur Herstellung eines Produktes
- zeitlicher Ablaufplan umgrenzt
- Anfangs und Endtermin
- Kriterien: Eindeutigkeit der Aufgabenstellung, definierte Dauer (Endtermin), abgestimmtes Kostenvolumen, klare Verantwortung
Jenny
- geschlossene, komplexe Aufträge
- Organisation notwendig zur Umsetzung der Aufgaben (Planungsteuerung Durchführung und Kontrolle)
Zähle die Gliederungskriterien die für Projekte zutreffen!
- Projektinhalt (Marketing, Forschung, IT)
- Stellung des Kunden (intern, extern)
- gerade Wiederholung (einmalig, ähnlich wiederkehren)
- beteiligt Organisationseinheiten (Abteilung intern, abteilungsübergreifend, organisationsübergreifend)
- Schwierigkeitsgrad (Umfang, Komplexität)
- weitere: Branche, Projektstandort, Projektziel, Konkretisierung-Beziehung sowie Wiederholungsgrad, Auftragsgeberschaft
Nenne die Projektarten die Burghardt definiert!
Forschungsprojekt:
- exploratorische Grundlagenarbeit
- anwendungsorientierte Technologieforschung
- Charakteristiken: Neuheit der Aktivität, geringe Präzisierungsmöglichkeiten des Projektziels hoher Änderungsgrad der Projektparameter
Entwicklungsprojekte
- klar definiertes Ziel
- umfangreiche Planungsbasis (Unsicherheiten geringer)
Nenne mögliche Projektarten in der IT
Baumöl
Definition IT Projekt:
- keine Beteiligung einer Fachabteilung -> ausschließlich Informatik
Definition Business Engineering-Projekt
- Beteiligung Informatik und Fachabteilung
- nur erfolgreich: Erfüllung fachlicher Anforderungen, Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und des Potenzials der IT
o Innovation auf der Strategie-oder der Geschäftsprozessebene
o Anpassung der IT
Totschläger
- im betriebswirtschaftlich motiviert (Informatik nicht ausschließlich betroffen)
- Wechselwirkung zwischen Geschäftsprozessgestaltung und IT- Unterstützung
IT Projekt ist „ein Vorhaben mit in der Regel organisationalen und informationstechnischen Aspekten und Tätigkeiten zur Erreichung eines betriebswirtschaftlich motivierten Ziels“
Nenne Charakteristika von IT Projekten
- 6-12 Monate
- zwei Vollzeit Mitarbeiter, 2-5 zeitweilige Mitarbeiter
- lange Projektdauer: Gefahr eines zwischenzeitlichen Hardware-und/ oder Softwarewechsels
- Hoher Mehraufwand und zeitliche Verschiebung durch MA-Wechsel und Abhängigkeit
- Ende IT-Projekt -> mehrere Kleinprojekte
Was verstehen Stahlknecht und Hasenkamp unter einem IT-Porjekt?
IT Projekt = Entwicklung von Applikation
- Großteil MA aus IT-Abteilung
- Projektleitung durch Informatik
Beispielprojekte Softwareentwicklung
- Auftragsprojekt: nach Kundenwunsch
- Interne Projekte: eigener Bedarf
- Entwicklungsprojekte: auf eigenes Risiko für Verkauf
Definiere Projektmanagement!
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -Organisation, -Techniken und -Mittel für die Abwicklung eines Projektes. Es schließt die Planung, Überwachung und Steuerung alle Aspekte eines Projektes sowie die Führung der Projektbeteiligten zur sicheren Erreichung des Projektziels mit ein.
Nenne und erläutere drei Bereiche des Projektmanagements!
Projektleitung
- Führen
- Gruppenprozesse
- Kommunikation
Funktionelles PM
- Projektplanung
- Projektsteuerung
- Projektkontrolle
Institutionelles PM
- Projektbeteiligte
- Projektorganisation
- Informationssystem
- Kommunikationssystem
- Dokumentationssystem
- Sachmittelsystem
Was ist unter Programm-und Multi-Projektmanagement zu verstehen?
meist mehrere Projekte nebenbei:
- komplexe Projekte in Einzelprojekte -> durch Programm Management realisiert
- strategische Ziele -> durch mehrere Projekte verfolgt -> Portfoliomanagement realisiert
- Konfliktpotenzial: Konkurrenz um Ressourcen
Nenne zwei Aspekte des Projektverlaufs!
- mittels Modellen
- Abfolge von Phasen
Nenne Kriterien für den Begriff: Phase!
- zeitlicher Abschnitt im Projektverlauf
- seitlich von anderen Phasen getrennt
- durch Vernehmlassung beendet
- Möglichkeit der Zäsur: Weiterführung?!
- Ordentliche Dokumentation für Folge-Phasen
Erläutere die einzelnen Projektphasen!
- Phase 1: Bedarfsermittlung
o Business Case = Entscheidungskriterium
Bedarf neuer oder weiterer IT-Unterstützung
wirtschaftlich notwendig? -> Aufwands- Nutzen Relation
Ermittlung verfügbarer Ressourcen
- Phase 2: Anforderungsvereinbarung und Zielformulierung o Ermittlung der Funktionen und Qualität im Detail -> Aufwandermittlung • Entscheidung über Durchführung - Phase 3: Planungsphase o Entwicklung der Durchführungspläne o Erforderlichen Aktivitäten o Zuordnung der Ressourcen - Phase 4: Realisierung o Beginn konkreter Arbeit Entwurf eines Designs Programmierung Tests Dokumentation o am Ende: Produkt fertig, in Testumgebung installiert, Qualität und Funktion geprüft - Phase 5: Einführung o endgültige und freigegebene Produkt in Ziel Umgebung o Übergang produktiver Betrieb: schrittweise Umstellung auf neues Verfahren o Dokumentation der Erfahrungen - (Phase 6: Kontrolle) o Nutzen o Betriebskosteneinsparung
Nenne in den einzelnen Phasen wiederkehrende Tätigkeiten
- Planung, Überprüfung und Anpassung des institutionellen Projektmanagements
- Planung der Tätigkeiten im Ergebnis der einzelnen Phase
- Dokumentation der Resultate (Entscheidungsgrundlage)
- Darbietung der Ergebnisse
- Entscheidung über die Ergebnisse der aktuellen Phase
- Planung des weiteren Vorgehens
- Beantragung der Freigabe der nächsten Phase
Erläutere Kriterien des Begriffs: Meilenstein!
- dienen als Gliederungspunkt (lange Projektphase)
- wichtiges Ereignis / Zwischenziel
- ermöglicht Messung des beiderseits
- motivierende Wirkung (Erfolgserlebnis)
- haben Sachergebnis (Inhalt) und Fertigstellungstermin (Meilensteintermin)
- sind wesentlich, prüfbar, überprüfbar, eindeutig festgelegt, im Voraus definiert
Gebe eine Definition des Begriffs: Projektorganisation
spezielle Organisationen für die Dauer des Projektes - Linienorganisation oft zu unflexibel (neuartiges einmaliges, fachübergreifendes Vorhaben)
Definition: Projektorganisation ist die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der auf-und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes.
Zähle mögliche Projektorganisationsformen auf!
- Einfluss- Projektorganisation
- autonome Projektorganisation
- Projekt- Matrixorganisation
- Auftragsprojektorganisation
- Projektmanagement in der Linie
Erläutere die Einfluss- Projektorganisation!
o Stabsfunktion
o keine Weisungsrechte
o sachliche, terminliche und kostenmäßig Koordination
o sammeln und aufbereiten von Information
o unter Leitung von Vorschlägen
o Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen
o Leiter des einzelnen Fachbereichs entscheidet
o MA bleibt bei ihren Fachbereichen -> disziplinarische Zuordnung
o Vorteile:
schnelle und leichte personelle Verwirklichung
MA gleichzeitig mehrere Projekte und Tagesgeschäft
o Nachteile:
Identifikation
keine Entscheidung und Weisungsbefugnisse
mögliche Interessenskonflikte Linie – Projekt
Erläutere die autonome Projektorganisation!
o MA sind ausgegliedert o selbstständige Organisation o Weisungsbefugnis: Projektleiter o Beendigung: MA zurück in Linie o vorteilhaft bei komplexen Zeit und unternehmenskritischen Projekten o Vorteil: volle Integration der Projekt Mitarbeiter Entscheidungsbefugnisse o Nachteil: Reintegration in Linie mangelpersoneller Ressourcen
Erläutere die Projekt- Matrixorganisation!
o Mischung der ersten beiden
o disziplinarische Linie unterstellt
o währenddessen den Projektleiter zusätzlich untergeordnet
o Vorteil:
Verantwortungsgefühl gegenüber dem Projekt
bessere Regelung der Verantwortung und Entscheidungskompetenz für Projektleiter
flexibler Personaleinsatz: ganzheitliche und interdisziplinäre Betrachtung
o Nachteil:
Kompetenzkonflikte FBL und PL
Information-und Kommunikationsbereitschaft
Verunsicherung bei Leitern und MA
Erläutere die Auftragsprojektorganisation!
o keine Doppelunterstellung
o nicht in Linie integriert - eigenständige Organisationseinheit
o Auftragnehmer und Auftraggeber (Teilschritte)
o Vorteile
eindeutige Zuständigkeiten (Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis)
Verbesserung der Personalführung
o Nachteile:
Konkurrenzsituation mit anderen Organisationseinheiten
Erläutere das Projektmanagement in der Linie!
o Projekte innerhalb vorhandener Organisationseinheit
o FBL = Projektleiter
o vollständige Rekrutierung der MA der Organisationseinheit
o Vorteile:
keine Versetzung / Änderung der Weisungsbefugnisse
o Nachteile:
Überschneidung der Feindseligkeiten
Vorzug des Tagesgeschäfts
kaum Bereich übergreifende Aspekte
Erläutere den Auftraggeber (Projekt)
- übergeordnete Instanz (Einzelperson oder Gremium)
o meist firmeninternen, aber auch externen Personen oder Unternehmen - weist Projektplanung und-Durchführung formell an
o intern: Ressourcenkompetenz - Aufgaben:
o definieren strategischer Rahmenbedingungen
o Setzen von Prioritäten
o Treffen von Meilenstein
o Ressourcen zu sichern, informieren und motivieren
Erläutere den Projektleitung/- leiter (Projekt)
- operative Abwicklung des Projektes
- meist ein-personell
- zwei- personell wenn
o zwei Unternehmen
o Informatik und Fachabteilung - Projektabwicklung: auftragskonform, Termin-und Kosten gerecht
- Planung des Gesamtprojektes + Projektphasen
- Kontrolle des Projektverlaufs
- Koordination der Projektbeteiligten: Führung, Anleitung und Motivation + Information der Organisationseinheiten
- Projektdokumentation
- Repräsentation der MA
Erläutere das Projektteam (Projekt)
- zeitliche Befristung -> Auflösung bei Projektende
- MA in Voll-oder Teilzeit
- hierarchische Gliederung
- interdisziplinär zusammengesetzt, mit ständigem Wechsel
- fachliches und projektmethodisches Wissen wichtig
Erläutere das Gremien (Projekt)
- Aufgabe:
o strategische Planung und Steuerung
o Sicherstellung des Informationsflusses und Kommunikation - verschiedene Gremien: Planung-und Kontrollgremien, Steuerungsgremien, Entscheidungsgremien
- zwei Arten von Gremien: Projektträger Funktion vs. Beratungs- Unterstützungsgremien
Erläutere den Begriff Projektbüro (Projekt)
- Koordination eines oder mehrerer Projekte
- Zentraleinheit einer Projektorganisation: Kommunikationszentrum
- PL unterstellt
- Aufgaben:
o Verwaltung der Dokumentation
o Berichterstattung
o Controlling
o Ausbildung von Projektbeteiligten
o Vereinheitlichung von Prozessen
Skizziere die Projektplanung!
- Basis für o Steuerung des Projektes o Kontrolle des Projektfortschritts - Unterteilung in o Grobplanung komplexes Projekt übersichtlich und handhabbar machen o Detailplanung Konkretisierung der Planungsphasen
Zähle die einzelnen Projektplanungsphasen in deren Reihenfolge auf!
- Projektstrukturplanung
- Ablauf- und Terminplanung
- Kapazitätsplanung
- Kostenplanung
Erläutere die Projektstrukturplanung!
Grundlage für das gesamte Projekt (Fundament): Termine, Kosten, Einsatzmittel und Festlegung der Leistungsmerkmale
Aufgaben:
- Darstellung des Gesamtprojektgegenstands
- Identifikation von Unklarheit in der Zieldefinition
- Bestimmung einer Operationalisierung und damit kontrollierbare Arbeitseinheiten
o Arbeitspakete und Teilaufgaben
- einen alle Arbeitspakete nach deren zusammen Wirklichkeit
- Transparenz im Projekt
- Schaffung einer gemeinsamen Sichtweise des Projektgegenstands
- durchgängiges Prinzip
- Verständigung in späteren Änderungsmanagement
- Vergabe von Arbeitspaket an weitere Auftragnehmer
drei Arten von Projektstrukturplänen
- Objektorientiert
- Funktionsorientiert
- Ablauf orientiert
- gemischt orientierter Projektstrukturplan: Kombination aus Funktion-und objektorientiert
Erläutere die Ablauf-und Terminplanung
- klärt die Reihenfolge der Bearbeitung
- die Schnittstellen zwischen den einzelnen Arbeitspaketen
- die zeitliche Abfolge und genaue Durchführungszeitpunkte
o Start-und Endtermin der Elemente
-> Arbeitsaufwand schätzen
• Personell
• Sequentiell oder parallel
• Zwischenergebnisse
• Wartezeiten und Fristen - liefert vorbildliche Darstellung
Ablauf:
1. Erarbeitung des Projektstrukturplan
2. Zerlegen der Arbeitspakete in Vorgänge
3. aufstellen der Teilpläne
4. vergriffene Teilablaufpläne über ihre Nahtstellen
Erläutere die Kapazitätsplanung
Ermittlung der Ressourcen
- quantitativ und qualitativ
o meist personell
- Ermittlung von Engpässen - Maßnahmen ergreifen
- keine Engpässe: optimale Auslastung ermitteln
- Schritte
o welcher Vorgang -> welche Ressourcen
quantitativer Ressourcenbedarf
• Gesamtbedarf: Summe aller Arbeitspaket und Vorgänge
o Abgleich mit IST-Bestand
Meist IST < Soll -> Kompromiss finden
Erläutere die Kostenplanung
Hauptaufgabe: Bestimmung der Gesamtkosten und deren zeitlichen Anfalls
- Jeder Aufwand mit direkter Geldausgabe
dient als
- Entscheidungskriterium zu Beginn und des Projekts (Meilensteine)
- operatives Überwachung-und Kontrollinstrument
Kostenelemente:
- Erreichung der Leistungsziele
- Planung, Steuerung und Überwachung des Projekts
Zeitlicher Anfall
o über die Dauer gleichmäßig
o zu Beginn
o am Ende
Erläutere Projektkontrolle! Wie kann diese gegliedert werden?
Ziel: Erkennung frühzeitiger Planabweichungen
Soll-ist Vergleich von Zeit, Aufwand und Kosten
- Maßnahmen ergreifen
- Vermeidung von Zusatz-Kosten
Unterteilung in
Planungskontrolle: Aufwands- und Kosten Kontrolle / Terminkontrolle
Realisierungskontrolle: Sachfortschrittskontrolle // Qualitätsprüfung // Dokumentations // Informationskontrolle
Abschluss des Projektes: Akzeptanz und Verwendung // Nutzen eingetreten?
Nenne das Ziel und dessen Dimension sowie die Tätigkeitsdimensionen der Projektsteuerung
Ziel: Erreichung der Planergebnisse – Ausgleich zwischen Plan-und Ist Werten - Zeit - Qualität - Kostenrahmen - Quantität / benötigte Anzahl Steuerungstätigkeiten - direkt wirksam - indirekt wirksam - Maßnahmen zur Qualitätssicherung - Koordination
Nenne Planungstechniken der Projektplanung!
methodische Werkzeuge zur Projektplanung
- planerische Tätigkeit optimieren
- Überblick über den Projektverlauf
- genaue Zeitschätzung und bessere Terminbestimmung
Beispiel Netzplantechnik
- zeigt Abhängigkeiten zwischen Projekttätigkeiten
- Vorteil:
o Ermittlung realistischer Ent-und Zwischentermine
o Erkennung zeitkritische Vorgänge und drohender Terminverschiebungen
o Darstellung komplizierter Abhängigkeiten im Projektverlauf
- Nachteile: unübersichtlich
Beispiel Balkendiagramm:
- einzelner Projekt Vorgänger auf Zeitachse
o zeitliche Dauer durch Balkenlänge
o Hinzufügen weiterer Information
Nenne mögliche Aufwandschätztechniken von Projekten!
Grundlage für:
- Kapazität-und Terminplanung
- Unterstützung der Investitionsentscheidung
o Kosten-Nutzen-Analysen
o selbst erstellte oder Fremdbezug
- drei grundlegende Klassen:
o algorithmische Methoden
o Vergleich Methoden
Bezug zwischen vergangenen und geplanten Entwicklungen
alte Projektdokumentation / Erfahrungen notwendig
o Kennzahlmethoden
gesammelte Daten als Basis zur Kennzahlerstellung
Was versteht man unter dem Projektabschluss?
- Übergabe des Projektes
- Projekt Abschlussanalyse
- Sicherung von Erfahrungen
- auflösen der Projektorganisation
- Erstellung eines Projekt Abschussberichtes
- Erhebung Projektziele nachhaltig erreicht wurden
Gebe eine Definition des IT Controllings!
IT Controlling umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung der Bereitstellung, des Betriebs und des Einsatzes von IT und damit der Informationen im Unternehmen. Dabei spielt nicht nur die Kostenüberwachung eine Rolle, sondern ebenso die Entscheidungsunterstützung im Bereich des wirtschaftlichen Einsatzes von Informatikressourcen
Nenne Aufgaben des IT Controlling (Kargl und Kütz)!
- Unterstützung und Informationsversorgung
o bei der Zielfindung
o Planung
o Entscheidung
o Kontrolle - Bewertung der Situationsanalysen
- Aufbau von Planung-und Kontrollsystem
- Koordination von Planung und Kontrolle
spezielle Aufgaben: - Strategisch: Informatikpotenzial effektiv genutzt?
- Operativ: verraten Informatikressourcen effizient genutzt?
Zähle die Aufgabengebiet des IT Controlling (Kargl und Kütz) auf!
- IT Strategie
- IT Projekte
- Applikationsbetrieb und IT-Infrastruktur
- Kosten-und Leistungsmanagement
- Organisation der Informatik-Abteilung
Erläutere die folgende Aufgabe des IT Controllings:
IT Strategie
o IT Strategie – U- strategiekonform?
o Potenzial der IT erkannt und benutzt?
o Zusammensetzung und Nutzen des IT Projektportfolios
o WBV vorhandene Applikation und deren Umsetzung