Comunicação PMP Flashcards
Simulação (22 cards)
Um membro da equipe se atrasou em várias das recentes reuniões da equipe e as duas últimas entregas que ele enviou não estavam aceitáveis. O gerente de projetos decide que não pode mais esperar que a situação melhore e que deve abordar a questão com o membro da equipe. Qual é a melhor forma de comunicação para lidar com esse problema?
A. Comunicação escrita formal
B. Comunicação verbal formal
C. Comunicação escrita informal
D. Comunicação verbal informal
D
Explicação: É melhor começar essa discussão de maneira informal. O gerente de projetos também deve documentar o problema e incluir um resumo da conversa com o membro da equipe. Se a comunicação informal não resolver o problema, a comunicação escrita formal é a próxima opção.
Com frequência, as comunicações melhoram quando o emissor _______ o receptor.
A. Conversa com franqueza com
B. Usa gestos ao conversar com
C. Fala lentamente com
D. Demonstra considerar o ponto de vista d
D
Explicação: Compreender o ponto de vista do receptor permite que o emissor direcione a comunicação para satisfazer as necessidades do receptor.
O novo gerente de projetos tem uma equipe que inclui várias pessoas que não têm o inglês como língua materna. Ele usa frequentemente jargões técnicos de sua empresa anterior, que não são familiares a esses membros da equipe, ao discutir as atividades do trabalho com os membros da equipe. O resultado mais provável de barreiras de comunicação é:
A. O projeto atrasar.
B. O nível de confiança aumentar.
C. Ocorrerem conflitos.
D. A gerência sênior ficar insatisfeita.
C
Explicação: As barreiras de comunicação podem variar de falta de sensibilidade cultural a não fornecer mensagens concisas. As barreiras causam falhas de comunicação e podem gerar desentendimentos e confusão. Conflitos são os principais resultados de barreiras de comunicação e falhas de comunicação como um todo.
Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando:
A. São detectados defeitos.
B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato.
C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no caminho crítico.
D. Os projeto possui aumentos de custos.
B
Explicação: Tudo o que fazemos é mais formal em um ambiente de aquisições do que em outras atividades do projeto. Portanto, comunicação formal por escrito é obrigatória quando o cliente solicita trabalho que não está incluído no contrato.
Qual é o fator mais importante ao escolher como comunicar o progresso do projeto para as partes interessadas jurídicas?
A. Se a abordagem é preditiva, orientada a mudanças ou híbrida
B. Quanta informação as partes interessadas esperam que você forneça
C. Quais métodos de relatórios a equipe usou anteriormente e tem familiaridade
D. Quanto tempo você é capaz de alocar para a tarefa de relatórios
B
Explicação: É importante planejar suas comunicações para uma das partes interessadas ou grupo de acordo com suas necessidades e interesses. Neste caso, você está informando partes interessadas jurídicas, então as necessidades delas são primordiais. A equipe de desenvolvimento pode lhe comunicar os dados de desempenho dela de qualquer forma que funcione, pois você os converterá no método mais eficaz de comunicar essas informações ao público-alvo. A abordagem do projeto e a quantidade de tempo que você pode gastar também serão consideradas, mas não serão o fator mais importante a ser considerado.
Um projeto grande de telecomunicações com duração de um ano está na metade quando você assume o cargo do gerente de projetos anterior. O projeto envolve três fornecedores diferentes e uma equipe de 30 pessoas. Você gostaria de ver os requisitos de comunicação do projeto e qual tecnologia está sendo usada para ajudar nas comunicações do projeto. Onde você encontrará essas informações?
A. No plano de gerenciamento das partes interessadas
B. No plano de distribuição de informações
C. No gráfico de barras
D. No plano de gerenciamento das comunicações
D. Explicação: Estas informações são encontradas no plano de gerenciamento das comunicações.
Mudanças em algumas entregas do projeto foram documentadas no plano de gerenciamento do projeto. Essas mudanças, juntamente com outras informações do projeto, foram distribuídas de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. Uma parte interessada expressou surpresa ao gerente de projetos ao ouvir falar de uma mudança documentada em uma entrega do projeto. Todas as partes interessadas receberam a comunicação com a notificação sobre a mudança. O que o gerente de projetos deve fazer?
A. Determinar por que a parte interessada não recebeu as informações e informá-la quando elas foram publicadas.
B. Perguntar ao gerente funcional por que a parte interessada não entendeu sua responsabilidade.
C. Revisar o plano de gerenciamento das comunicações e fazer revisões se necessário.
D. Abordar a situação na próxima reunião do comitê de gestão para que outras pessoas não deixem de ver as mudanças publicadas.
C
Explicação: A questão afirma que todas as partes interessadas receberam as informações, portanto, a questão não trata da parte interessada em questão não as ter recebido. O problema apresentado aqui ilustra que há algo ausente no plano de gerenciamento das comunicações. A melhor resposta é revisar o plano de gerenciamento das comunicações para prevenir futuros problemas e encontrar quaisquer ocorrências de problemas semelhantes.
Comunicação é essencial para o sucesso de um projeto. Como gerente de projetos, você tinha três partes interessadas com quem precisava se comunicar. Portanto, tinha seis canais de comunicação. Uma nova parte interessada foi adicionada com quem você também precisa se comunicar. Quantos canais de comunicação você tem agora?
A. 7
B. 10
C. 12
D. 16
B
Explicação: Você se lembrou de que o gerente de projetos precisa ser incluído ao calcular o número de canais de comunicação? Portanto, na verdade há quatro partes interessadas no início e seis canais de comunicação. A questão está perguntando qual é o total de canais de comunicação com uma equipe de cinco pessoas. A fórmula é [n × (n – 1)]/2 ou (5 × 4)/2 = 10.
Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para concluir um pacote de trabalho. Além do que está sendo discutido, se a gerente de projetos desejar saber o que está ocorrendo, ela deve prestar mais atenção a:
A. O que está sendo dito e quando
B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora do dia
C. Maneirismos físicos e quando, durante o cronograma, essa discussão está acontecendo
D. A altura e o tom das vozes, juntamente com seus gestos
D
Explicação: Comunicação não verbal representa uma parte grande de todas as comunicações. A opção que inclui comunicação verbal (altura e tom), bem como gestos, é a melhor opção.
Qual é a melhor forma para a sua equipe ágil compartilhar seu progresso com outras partes interessadas do projeto?
A. Radiadores de informação
B. Memorandos
C. Reuniões em pé
D. Retrospectivas
A
Explicação: As ferramentas mais populares usadas por equipes ágeis para compartilhar seu progresso com outras partes interessadas são grandes quadros de informações visíveis conhecidos como radiadores de informação. Memorandos são ineficientes. As reuniões em pé compartilham as informações dentro da equipe mas não fora dela. As retrospectivas são principalmente para o benefício da equipe, e concentram-se na melhoria dos processos da equipe, não no progresso do compartilhamento.
Um gerente de projetos tem uma equipe de projeto com pessoas em quatro países. O projeto é muito importante para a empresa e o gerente de projetos está preocupado com seu sucesso. A duração do cronograma do projeto é aceitável. Qual tipo de comunicação ele deve usar?
A. Comunicação verbal informal
B. Comunicação escrita formal
C. Comunicação verbal formal
D. Comunicação escrita informal
B
Explicação: Devido às diferenças culturais e à distância entre os membros da equipe, é necessária a comunicação escrita formal.
Você acaba de ser designado como gerente de projetos de um grande projeto de fabricação. O projeto deve durar um ano e está pela metade. Ele envolve cinco fornecedores diferentes e 20 membros de sua empresa na equipe do projeto. Você deseja revisar rapidamente qual é a situação atual do projeto. Qual dos relatórios a seguir seria o mais útil para encontrar essas informações?
A. Situação do trabalho
B. Progresso
C. Previsões
D. Comunicações
B
Explicação: A palavra-chave é rapidamente. O relatório de situação é muito detalhado para uma análise rápida. O relatório de previsões só analisa o futuro. O relatório de progresso resume a situação do projeto e seria o mais eficaz para uma revisão rápida.
Um membro da equipe está visitando a fábrica de um dos fornecedores. Qual das atitudes a seguir é a mais importante em qualquer telefonema que o gerente de projetos faça para o membro da equipe?
A. Pedir que o membro da equipe repita o que o gerente de projetos diz.
B. Revisar a lista de informações de contato de todas as partes interessadas.
C. Pedir que o membro da equipe verifique se há solicitações de mudanças.
D. Revisar a pauta da próxima reunião.
A
Explicação: Há muitas opções que estão razoavelmente corretas. Procure a necessidade mais imediata. Aqui, o membro da equipe está em um ambiente de fabricação. Isso significa que é muito provável que as comunicações sejam bloqueadas por ruído. É melhor que o gerente de projetos peça ao membro da equipe que repita tudo o que ele diz para garantir que o membro da equipe ouviu corretamente o que o gerente de projetos comunicou.
Um gerente de projetos ouve por acaso uma conversa entre duas partes interessadas que discutem como estão insatisfeitas com os impactos do projeto em seus respectivos departamentos. A parte interessada A pergunta se o projeto está no prazo e a parte interessada B responde que o IDP é 1,05. A parte interessada A pergunta se o gerente de projetos está ciente da preocupação da parte interessada B. A parte interessada B responde que não tem certeza. Qual é a melhor atitude para o gerente de projetos?
A. Assegurar que as partes interessadas fiquem sabendo de que o gerente de projetos ouviu a conversa. Em seguida, pedir que encaminhem todas as questões ao gerente de projetos por escrito.
B. Fazer uma apresentação para todas as partes interessadas sobre a situação do projeto.
C. Enviar às duas partes interessadas uma cópia do registro de questões e solicitar comentários adicionais.
D. Organizar uma reunião com as duas partes interessadas para permitir que elas expressem quaisquer preocupações que possam ter.
D
Explicação: Esta é outra questão com mais de uma resposta certa. Pedir algo por escrito seria a melhor forma de comunicação? Nesta situação específica, solicitar que a preocupação seja manifestada por escrito poderia afastar as partes interessadas. O registro de questões é onde a questão deve estar listada, mas a situação não diz se o gerente de projetos sabe qual é a preocupação das partes interessadas. Portanto, usar o registro de questões não é a melhor opção. Por que não fazer uma apresentação para todas as partes interessadas sobre a situação do projeto? A preocupação estava sendo manifestada apenas pelas partes interessadas A e B, portanto, não é necessário envolver todas as partes interessadas. Este problema provavelmente exigiria uma comunicação verbal informal para descobrir o problema real. Portanto, organizar uma reunião com as partes interessadas envolvidas é a melhor opção.
Estava indo tudo bem no projeto. O sistema de autorização de trabalho permitiu que as pessoas soubessem quando iniciar o trabalho e o registro de questões ajudou a rastrear as preocupações das partes interessadas. O patrocinador expressou seu agradecimento pelos esforços dos membros da equipe oferecendo uma festa de conclusão de marco. O gerente de projetos recebe um telefonema de um membro da equipe que diz que os resultados da conclusão da predecessora de sua atividade estão com dois dias de atraso. Qual dos motivos a seguir descreve melhor por que isso ocorreu?
A. O gerente de projetos estava se concentrando nas necessidades do patrocinador.
B. A gerência funcional não foi incluída no plano de gerenciamento das comunicações.
C. As atividades sucessoras deveriam ter sido monitoradas, não as predecessoras.
D. As pessoas certas não foram convidadas para a festa de conclusão de marco.
B
Explicação: Como não há informações sobre o patrocinador ou suas necessidades nesta situação, concentrar-se nas necessidades dele pode não ser a melhor opção. A afirmação de que as atividades sucessoras deveriam ter sido observadas, em vez das predecessoras, não é correta. Um gerente de projetos deve estar atento tanto às atividades predecessoras quanto às sucessoras. A presença na festa e a questão levantada (os resultados atrasados) não estão relacionadas. Com frequência, o plano de gerenciamento das comunicações deixa de incluir os gerentes dos membros da equipe (gerência funcional em uma organização matricial). Incluir os gerentes dos membros da equipe no planejamento das comunicações, na coleta de requisitos, no gerenciamento dos riscos e em outras áreas do gerenciamento de projetos ajuda a melhorar o projeto. Além disso, ajuda os gerentes funcionais a gerenciarem seus recursos com eficácia. Se o gerente funcional do membro da equipe designado para a atividade predecessora tivesse sido incluído nos processos de planejamento do projeto, ele saberia quando o membro da equipe precisava realizar o trabalho do projeto e o possível impacto do atraso. O plano de gerenciamento das comunicações também deveria ter incluído um método para comunicar atrasos em potencial.
Uma equipe acaba de ser designada a uma gerente de projetos com membros de vários países, incluindo Brasil, Japão, Estados Unidos e Grã-Bretanha. Qual é sua melhor ferramenta para obter sucesso?
A. A matriz de responsabilidades (MR)
B. Teleconferência
C. Comunicação da equipe com a EAP
D. Habilidades interpessoais bem desenvolvidas
D
Explicação: Trabalhar com pessoas de culturas diferentes com valores e crenças distintos exige uma compreensão das definições básicas e das áreas de impacto cultural. Os gerentes de projetos precisam ter boas habilidades interpessoais e disposição de adaptação a outras culturas.
Qual é a melhor maneira de lidar com o compartilhamento de conhecimento nos projetos ágeis que está gerenciando?
A. Estimular o compartilhamento de conhecimento se possível, onde a equipe mostrar interesse.
B. Fornecer à equipe muitas ferramentas e oportunidades para compartilhar conhecimento.
C. Facilitar uma reunião da equipe se sobrar tempo no final de uma iteração.
D. Assegurar que a equipe está fazendo reuniões em pé regulares.
B
Explicação: O compartilhamento de conhecimento é essencial para muitas práticas ágeis. É verdade que as reuniões em pé ajudam os membros da equipe a compartilharem informações, mas elas não são o evento principal para o compartilhamento de conhecimento. Essa prática é muito importante para ser considerada opcional se as equipes mostrarem interesse, ou se sobrar tempo.
Um gerente de projetos em uma grande empresa de consultoria é solicitado a relatar os resultados reais do projeto em comparação com os resultados planejados. O projeto está indo bem e o departamento de marketing deseja verificar se os resultados atuais podem ser utilizados em uma futura campanha de marketing. Esse gerente de projetos deve preparar um:
A. Relatório de tendências
B. Relatório de previsões
C. Relatório de situação
D. Relatório de variações
D
Explicação: Esta situação descreve a necessidade de comparar. Um relatório de tendências mostra o desempenho ao longo do tempo. Um relatório de previsões analisa apenas o futuro. Um relatório de situação geralmente é estático (relativo a um momento no tempo). A única opção que compara resultados do projeto é uma análise de variação com o plano.
O projeto tem uma equipe com 13 membros e afeta mais de 15 departamentos na organização. Como o projeto está 20% concluído até o momento e a equipe obteve relatórios de desempenho bem-sucedido de cinco dos departamentos afetados, a gerente de projetos organiza uma festa para comemorar. A gerente de projetos convida para a festa as principais partes interessadas de todos os departamentos para oferecer às pessoas que fizeram avaliações favoráveis uma oportunidade informal de comunicar boas notícias aos departamentos que ainda não foram afetados pelo projeto. Na festa, a gerente de projetos conversa com as pessoas para tentar descobrir informações relevantes que possam ajudá-la a tornar o projeto ainda mais bem-sucedido. Ela acaba ouvindo o gerente de um dos departamentos falar sobre marcar mais reuniões regulares no projeto. A melhor atitude para a gerente de projetos é primeiro:
A. Registrar a eficácia da festa nas lições aprendidas do projeto.
B. Analisar a eficácia do plano de gerenciamento das comunicações do projeto.
C. Fazer uma reunião com todas as partes interessadas para discutir suas preocupações.
D. Assegurar que o gerente tenha uma cópia do plano de gerenciamento das comunicações para que ele lembre-se de que essas preocupações devem ser encaminhadas à gerente de projetos.
B. Explicação: Muitas dessas opções podem ser realizadas, mas pergunte-se: “Qual é a atitude mais eficaz?” A festa poderia, de fato, gerar lições aprendidas e registrá-las certamente seria uma boa ideia, mas a questão perguntou o que deve ser feito primeiro. Há uma questão mais imediata: o gerente. Fazer uma reunião com todas as partes interessadas poderia ser útil, mas há apenas uma parte interessada, o gerente, que com certeza tem um problema. Além disso, uma boa gerente de projetos já deveria estar fazendo reuniões regulares com as partes interessadas. Assegurar que o gerente tenha uma cópia do plano de gerenciamento das comunicações pode ser uma boa ideia, pois o gerente aparentemente não está se comunicando com a gerente de projetos. No entanto, isso não seria o suficiente para garantir que o gerente se comunique.
Na verdade, o gerente está dizendo que não está recebendo as informações de que precisa, o que está fazendo com que sugira mais reuniões. Entretanto, o excesso de reuniões pode ser um problema em projetos. Uma ótima gerente de projetos não opta por simplesmente acrescentar reuniões, mas sim por resolver o problema real da melhor forma.
Uma meta do gerenciamento das comunicações é levar as informações para quem precisa delas. A gerente de projetos pode decidir ajustar o processo de gerenciamento das comunicações alterando o formato de um relatório ou enviando os relatórios existentes ao gerente que levantou a questão, em vez de adicionar reuniões. Portanto, a opção correta é revisar os métodos de distribuição de informações do projeto para as partes interessadas.
Os requisitos de muitas partes interessadas não foram aprovados para inclusão em seu projeto. Portanto, você teve dificuldade para obter a aprovação formal do plano de gerenciamento do projeto. As partes interessadas discutiram e adiaram o projeto enquanto faziam diversas reuniões sobre os seus requisitos. Por fim, o projeto foi aprovado e o trabalho começou há seis meses. Todas as opções a seguir seriam boas ações preventivas a implementar, exceto:
A. Manter um arquivo dos requisitos que não foram incluídos no projeto.
B. Assegurar que o processo de controle de mudanças não seja usado como um meio para incluir novamente os requisitos no projeto.
C. Manter um registro de questões.
D. Fazer reuniões com as partes interessadas para discutir o trabalho que não será adicionado ao projeto.
D
Explicação: Esta questão já deveria estar encerrada, mas como ocorreram muitas reuniões e discussões sobre os requisitos que estão sendo eliminados, é improvável que a questão seja abandonada pelas partes interessadas. No entanto, como esse assunto não foi levantado novamente e o projeto já começou há seis meses, gastar tempo com uma reunião seria excessivo. As outras opções são mais fáceis e têm menos impacto no projeto. Portanto, são coisas que poderiam ser feitas.
A patrocinadora sugeriu que sua equipe ágil pule as reuniões de demonstração presenciais e apenas envie ao proprietário do produto um link para testar o último incremento do software funcional. Ela diz que isso dará à sua equipe mais tempo para gerar valor. Você quer explicar sobre a importância de uma reunião de demonstração presencial com o proprietário do produto. O que você dirá?
A. Uma reunião presencial ajuda a garantir que o proprietário do produto pondere seu feedback com cuidado e não solicite retrabalhos desnecessários.
B. Geralmente, leva mais tempo para configurar e testar uma ferramenta de comunicação virtual do que para fazer uma reunião presencial.
C. A equipe precisa ver a linguagem corporal e as expressões faciais do proprietário do produto para entender o que ele realmente quer.
D. A equipe será capaz de atender melhor às necessidades do proprietário do produto se tiver uma conversa e fizer perguntas.
D
Explicação: Como os métodos ágeis dependem do feedback do proprietário do produto para gerar valor, é essencial o uso do método de comunicação com o nível mais alto de interatividade e capacidade de transmissão de informação. Uma reunião presencial é o método de comunicação melhor e interativo. Às vezes o proprietário do produto tem dificuldade de identificar ou explicar o que realmente querem, e a equipe pode ajudar a esclarecer ouvindo e fazendo perguntas.
Embora possa ser útil ver a linguagem corporal e expressões faciais do proprietário do produto, essa não é a melhor resposta. Processos ágeis apreciam mudanças, em vez de evitar o retrabalho. Uma ferramenta de comunicação virtual não seria o melhor fórum para esse feedback crítico para o projeto já que não tem a prontidão e a grande capacidade de transmissão de uma troca presencial interativa.
O gerente de projetos está esperando que uma entrega seja enviada hoje por e-mail por um membro da equipe. Ao final do dia, o gerente de projetos entra em contato com o membro da equipe para notificá-lo de que ainda não recebeu a entrega. O membro da equipe pede desculpas e explica que não conseguiu enviar a entrega por e-mail e que usou o correio. O membro da equipe lembra ao gerente de projetos de que ele já havia sido informado de que isso ocorreria durante uma conversa por telefone. “Você se refere àquela conversa em que eu disse que não estava ouvindo bem porque o sinal do celular estava ruim?”, pergunta o gerente de projetos. “Sim”, responde o membro da equipe. O que poderia ter sido feito para evitar esse problema?
A. Comunicação verbal.
B. Inclusão no registro de questões após o telefonema.
C. Mais atenção ao determinar os requisitos das comunicações.
D. Feedback durante a comunicação.
D
Explicação: A altura e o tom de voz (comunicação verbal) não são relevantes aqui, pois o gerente de projetos nem mesmo pôde ouvir tudo que estava sendo dito. Não foram reconhecidas questões após a conversa, portanto, não foi possível adicionar nenhuma ao registro de questões. Esta questão não está relacionada aos requisitos de comunicações, portanto, esta não é a melhor opção. Dizer “Não tenho certeza se ouvi direito o que você disse” durante a conversa ou repetir a mensagem ao membro da equipe poderia ter evitado esse problema. Fornecer e solicitar feedback durante a comunicação é a melhor opção.
