Digitale Ablage - Dokumentenmanagementsystem Flashcards
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Was macht ein Dokumentenmanagement?
Es übernimmt die Verwaltung elektronischer Dokumente über seinen gesamten Lebenszyklus.
Was gehört zu den wichtigsten Aufgaben?
- Archivierung kaufmännischer Belege
- Verwaltung allgemeiner Korrespondenz
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?
- Dokumentenerfassung
- Indizierung/Verschlagwortung
- Verteilung
- Ablage/Archivierung
- Löschen
Was passiert bei der Dokumentenerfassung?
Selbst erstellte Dokumente werden digital gespeichert. In Papierform vorliegende Dokumente werden eingescanntund digitalisiert.
Was passiert bei der Verschlagworung?
Für jedes Dokument wird ein Schlagwort ausgesucht.
Was passiert bei der Verteilung?
Dokumente werden auf verschiedene virtuelle Postkörbe der Mitarbeiter verteilt.
Was passiert bei der Ablage?
Dokumente werden revisionssicher und unveränderbardigital abgelegt.
Was passiert beim Löschen?
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente automatisch gelöscht.
Vorteile?
- schneller Zugriff von jedem PC
- ständig verfügbar
- kein langes suchen
- alle Daten an einem Ort
Wodurch können Datenverluste entstehen?
- höhere Gewalten
- Fehler bei Hard- oder Software
- menschliches Versagen
- absichtliches Herbeiführen von Schäden
Was sollte beachtet werden um Datenverluste zu verhindern?
- Zugriffskontrollen
- Überwachung in allen EDV-Räumen
- Regelung der Zuständigkeit und Befugnisse
