Examen Flashcards
(65 cards)
¿Qué es un documento de archivo?
Un documento de archivo es producto de una actividad administrativa, más información, más soporte.
¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?
▪ integrales: deberá producirse un documento para cada transacción administrativa, de la que dará testimonio;
▪ fieles: un documento debe registrar con precisión la transacción para la cual fue creado;
▪ adecuados: es decir, el documento debe contener la información necesaria para dar prueba de la transacción que documenta);
▪ completos y significantes: un documento debe incluir información suficiente sobre el contexto en el cual fue creado y usado, sobre su estructura o su forma física y sobre sus vínculos con otros documentos, para que sea posible comprender su contenido;
▪ comprensibles y utilizables: debe ser posible extraer del documento la información que contiene y que pretende comunicar; y ser posible usarlo sin que se pierda información;
▪ auténticos: debe ser posible comprobar que el documento es lo que dice ser;
▪ inalterados: los documentos se mantendrán seguros y se evitará el acceso a ellos o a su uso, no autorizado.
¿Cuáles son las razones que los documentos están relacionados con la gestión documental?
1º RAZÓN: Pueden PROBAR. Cumple con la función de dar constancia.
2ª RAZÓN: Para el caso de las instituciones públicas, como RECURSO BÁSICO DE INFORMACIÓN, garantía de transparencia administrativa imprescindible en un Estado de Derecho. Cumple con la función de comunicación.
3ª RAZÓN: Los documentos adquieren un VALOR HISTÓRICO y son objeto de CONSULTA por parte de investigadores y ciudadanos en general. Cumplen con una función patrimonial.
Explique el Ciclo de Vida.
En la Fase Pre-Archivística- edad Administrativa, los usuarios crean y utilizan los documentos de forma habitual. (Momento de creación y Momento de Tramitación)
En la Fase Administrativa - edad Intermedia, los documentos se utilizan poco pero hay que asegurar su integridad durante cierto tiempo. (Momento de Vigencia y Momento de Plazo Precaucional)
Finalmente, en la Fase Histórica - edad Histórica, los documentos se integran definitivamente en el fondo histórico (Momento Histórico).
¿Qué es la vigencia? ¿Cómo inicia y cómo finaliza?
Vigencia es la fuerza que tiene un documento para obligar, informar o testimoniar algo. Inicio: con la firma del otorgante.
Inicio: Firma del otorgante
Fin: a) cuando se establece en el documento – b) cuando existe un contra documento – c) cuando se recibe la información – d) por desaparición física de persona u objeto – e) cuando se establece un plazo voluntariamente.
¿Qué es el Plazo Precaucional? ¿Cuáles son sus objetivos?
Es lo que pasa entre el término de la vigencia y el momento de transferir los documentos al archivo permanente o a la destrucción. Es un plazo en que por precaución se conserva el documento, y al que llamamos plazo precaucional.
Comienza con la finalización de la vigencia y termina por preescripción (agotamiento de derecho de reclamo) o por la Tabla de Plazo Precaucional.
¿Qué es la evidencia a nivel archivístico?
Es la capacidad de los documentos para proporcionar una idea clara sobre los procesos, actividades y hechos que llevaron a su creación a efectos administrativos, legales o históricos.
¿Cómo está formado un Sistema Integral de Archivos?
Un Sistema Archivístico Institucional está formado por los archivos de Gestión, Central, intermedio y el Histórico cubriendo todo el ciclo de vida de los documentos. Modelo por medio del cual se unifican o integran todos los archivos de una entidad.
¿Cuáles son los elementos básicos para el Sistema Integral de Archivos?
INSTITUCIÓN ya sea pública o privada más el FONDO DOCUMENTAL que es el que contiene toda la información archivística, más la ORGANIZACIÓN del o los archivos.
¿Cuáles son las ventajas de tener un Sistema Integral de Archivos?
La GESTIÓN EFICIENTE con:
* Tratamiento archivístico.
* Sistema integrado de información.
* Servicios.
* Capacitación.
* Satisfacción de necesidades de información.
* Visibilidad.
¿Cual es la planificación para crear un Sistema Integral de Archivos?
1-Diagnóstico 2-Diseño 3- Implementación 4- Desarrollo y mantenimiento.
¿Qué es un Archivo Administrativo?
Conjunto de documentos sea cual sea su fecha y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o jurídica, pública o privada en el ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades. Son: A. Gestión – A. Central – A. Intermedio
¿Cuáles son las funciones de los Archivos?
RECOGER / REUNIR – CONSERVAR / ORGANIZAR INFORMACIÓN y/o DOCUMENTACIÓN – SERVIR
¿Qué es el Archivo de Gestión? ¿Cuál es el papel del profesional en él?
El Archivo de Gestión es el que aplica el orden original a los documentos estableciendo así las series y el sistema de clasificación, siguiendo las pautas del Archivo Central.
Mientras los documentos tienen uso frecuente y están en trámite, la intervención del Archivólogo estará limitada por:
* La rápida producción en las oficinas
* La realidad de los servicios de archivo
* Recursos limitados
* Falta de cultura archivística
La documentación en esta fase es responsabilidad del personal administrativo. Pero sí es posible colaborar en:
✔ Conocer las necesidades de cada servicio, volumen y estado de la documentación.
✔ Diseñar un sistema de organización para cada caso.
✔ Instruir al personal en forma básica a efectos que pueda mantener el sistema.
¿Qué es el Archivo Central?
El Archivo Central es el lugar designado para concentrar toda la documentación generada por las diferentes unidades de una institución. Cuando los documentos dejan de ser activos y pasan a ser semiactivos, la mayoría se trasladan desde las unidades operativas a este lugar central para ser almacenados de manera segura y utilizados como fuentes de información.
¿Cuáles son los procedimientos y funciones del Archivo Central?
PROCEDIMIENTOS:
Devolver a la oficina correspondiente la copia de la planilla del traslado, firmada y sellada por el Archivo Central, como confirmación de la documentación recibida.
Para agilizar la recuperación de esta documentación, realizar una base de datos.
Suministrar información ágil y oportuna de acuerdo con los requerimientos que realicen las oficinas productoras o el público en general.
Llevar registro actualizado de préstamos y devolución de documentos.
FUNCIONES:
* Recibir de los archivos de Gestión la documentación semiactiva;
* Custodiar procedente de los Archivos Administrativos.
* Coordinar con las Unidades Administrativas los traslados y las transferencias de documentos.
* Diseñar los inventarios de baja documental y de transferencia.
* Realizar las transferencias al archivo histórico de la dependencia, o al Archivo General de la Nación.
* Elaborar el “Cuadro General de Clasificación”
¿Cuáles son los plazos de permanencia en archivos activos?
Para la documentación administrativa y de gestión: Anualmente: que hayan concluido su trámite y tengan un nivel de consulta mínimo.
Para la documentación de proyectos, cuando su estado de cierre haya concluido, considerando que el trámite haya terminado y tengan baja frecuencia de consulta.
¿Qué es el Archivo Intermedio?
Recinto o local donde son colocados provisoriamente aquellos documentos que han dejado de tener uso corriente con el objeto de conservarlos hasta su definitiva incorporación al archivo histórico o a su destrucción y posterior eliminación.
Es una instalación de almacenamiento temporal donde se guardan y se disponen documentos semiactivos, desde el traslado de sus archivos de oficina o retiro de su sistema activo, hasta la fecha de su disposición final: guarda permanente o eliminación.
ES UN SERVICIO INTERMEDIO ENTRE LAS UNIDADES DE TRÁMITE Y EL ARCHIVO HISTÓRICO.
Debe ser seguro, limpio, económico y eficiente.
¿Cuáles son las funciones del Archivo Intermedio?
La función primaria de un archivo intermedio es proveer espacio temporalmente para almacenar los documentos semiactivos, lo cual es considerablemente menos costoso.
Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario con el fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales.
Evitar colapsar los archivos históricos con documentos que aún no son de libre acceso al público
Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados.
Garantizar a las organizaciones de origen la plena disponibilidad de sus documentos, es decir el acceso a los mismos cuando sea necesario.
Realizar las mencionadas funciones a bajo costo.
¿Cuáles son los beneficios de un Archivo Intermedio?
- Permanente colaboración entre los archivólogos y los administradores.
- Descongestionar las oficinas de aquellos documentos que ya no se usan para la conducción de los asuntos en curso pero que pueden eventualmente ser usados en el curso del tiempo que permanezcan en el archivo intermedio.
- Coordinar los traslados y transferencias de los documentos
- Evaluar la documentación con criterios técnicos y sosegados.
- Preservar de la manera más económica posible, gran número de docs. de valor temporal. O sea aquellos que luego no van a permanecer.
- Contestar rápidamente las preguntas que formulen las diferentes oficinas productoras y los investigadores. (estas deberán ser autorizadas por el productor.)
- Transferir a los archivos históricos solamente aquellos documentos que por su valor se retienen para su conservación permanente.
¿Cuáles son los movimientos documentales?
- Directos en masa: Admisible solo cuando la urgencia por salvar los documentos de su destrucción o del olvido sea prioridad.
- Directos continuos: son enviados a medida que se producen, según finaliza su tramitación y de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
¿Cuáles son las vías de ingreso de los documentos?
- EXTRAORDINARIA: Exterior: de forma NO habitual ni regular. Dentro de la propia organización: vinculados a la actividad administrativa regular.
- ORDINARIOS/o internos: Mediante traslados o transferencias en tiempo estipulado,de forma ordenada y con periodicidad.
¿Cuáles son los ingresos extraordinarios?
- DONACIÓN: Acto que una persona dispone gratuitamente una cosa a otra que la acepta, es decir que no existe contraprestación de la otra parte. Es el más habitual y no plantea problemas. No hace falta ninguna formalidad jurídica especial para recibirlo, solo un acta de entrega.
- LEGADO: Se realiza por manda testamentaria a ejecutar por los herederos.
- COMPRA: Transacción económica.
- EXPROPIACIÓN: Sucede cuando personajes relevantes del mundo de la política, al cesar en sus cargos públicos, dejan sus despachos llevándose documentos generados en función de dichos cargos que pasan de inmediato a engrosar sus archivos personales.
- COMODATO: contrato mediante el cual una persona cede al Estado el uso del bien para su utilización durante cierto tiempo, sin cambiar su naturaleza para luego ser devuelto. En ese contrato no hay traspaso de derechos de titularidad
- DEPÓSITO: entrega de una cosa para guardarla, lo que significa que se debe entregar y recibir bien. El depósito no implica el traspaso de la propiedad ya que es una mera custodia temporal.
¿Qué es el translado?
Se denomina traslado a la mudanza reglamentada de documentos desde el archivo de la institución del mismo, al archivo central o intermedio.
EL TRASLADO NO IMPLICA CESIÓN DE DERECHOS SOBRE LOS DOCUMENTOS.
La oficina que traslada podrá consultar sus documentos cada vez que lo necesite y es ella la que dispone y autoriza la consulta.
MOVIMIENTO DEL ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO INTERMEDIO = TRASLADO
Este procedimiento se realiza cada año con el objetivo de evitar la acumulación de documentos de muy baja frecuencia de consulta en el A. Central facilitando las tareas de éste.
