Examen intra

Question 1

Qu’est-ce que la classification?

Answer 1

Regrouper des entités en classes selon des caractéristiques communes en formant des groupes.

Question 2

Nommez trois facteurs qui caractérisent une classification.

Answer 2

Niveau de détail/spécificité (profondeur ou sommaire), niveau d’application (universelle ou spécialisée), puis Élaboration (professionnelle ou personnelle)

Question 3

Quelles sont les deux principales fonctions de la classification documentaire?

Answer 3

Guider le groupement des ressources en vue de répondre à un besoin de localisation, puis contextualiser le processus de recherche.

Question 4

Quel est l’intérêt de ne pas classifier par sujet mais plutôt par activité?

Answer 4

Conserver le contexte de création des documents (principe de respect des fonds)

Question 5

Quel est l’outil principal de l’archiviste dans l’exercice de la fonction de classification?

Answer 5

Le plan ou le schéma de classification

Question 6

Comment se présente un plan de classification?

Answer 6

Sous forme de structure hiérarchique (catégories). Note: un guide de classification quant à lui contient un index des des procédures.

Question 7

Quelles sont les deux fonctions du plan de classification?

Answer 7

Donner un cadre au classement (uniformisation), puis attribuer une cote de classement.

Question 8

Quelles sont les 5 propriétés théoriques d’un plan de classification?

Answer 8

Simplicité, logique (couvre l’ensemble des activités), hospitalité (stable et flexible), autorité (consensus) et universalité (peu importe le support ou l’environnement)

Question 9

Quelles sont les six fonctions du schéma de classification des documents administratifs?

Answer 9

1) fournir une méthode uniforme de classification et de classement;
2) ordonner la masse documentaire ;
3) faciliter et accélérer le classement et le repérage des documents ;
4) accélérer la prise de décision;
5) assurer la continuité de l’administration;
6) diminuer les conséquences d’un changement de personnel.

Question 10

Quels sont les 5 principes classificatoires généraux?

Answer 10

Le respect des fonds, la garantie d’existence biblio-graphique, la division logique, la majorité, puis l’exhaustivité

Question 11

Quel est le premier degré du principe de respect des fonds?

Answer 11

Identifier la provenance, dissocier les entités (fonds), puis conserver la valeur de témoignage

Question 12

Quel est le deuxième degré du principe de respect des fonds?

Answer 12

Respecter ou restituir l’ordre originel, puis l’importance du plan de classification

Question 13

Nommez des avantages du principe de respect des fonds

Answer 13

Prend en compte la nature des documents, considère les ensembles de documents, favorise le repérage, maximise la gestion et élimine la dispersion

Question 14

Quelle approche est associée au principe de garantie d’existence bibliographique?

Answer 14

approche inductive (bottom-up), permet de vérifier la pertinence des classes

Question 15

Dans le principe de division logique, qu’est-ce que l’universalité?

Answer 15

La capacité d’un concept à unifier plusieurs cas

Question 16

Qu’est-ce que l’extension?

Answer 16

Les concepts qui découlent logiquement d’un autre (pallier inférieur)

Question 17

Qu’est-ce que la compréhension?

Answer 17

L’ensemble des concepts dans l’extension d’un grand concept

Question 18

Décrivez le principe de division logique

Answer 18

Disposer en ordre hiérarchique des concepts inférieurs (membres) contenus dans l’extension d’un autre concept (dividende)

Question 19

Quelles sont les trois règles de la division logique?

Answer 19

Une partie est plus petite qu’un tout, la somme des parties est équivalente au tout, puis les concepts sont en opposition. On dit aussi qu’elle doit être complète, ordonnée et concise.

Question 20

Quels sont les deux impératifs d el’appriche déductive?

Answer 20

Une seule caractéristique par division, puis elle doit être pertinente à l’objectif de classification

Question 21

Décrivez le principe de majorité.

Answer 21

C’est de tenir en compte les attentes des utilisateurs et la tradition dans l’élaboration du schéma. L’ordre reflète une vue contemporaine. Conventions (ex. général au spécifique)

Question 22

Quelles sont les 4 fonctions de la classification des archives courantes?

Answer 22

Administrative, juridique, normative et archivistique

Question 23

Quels sont les avantages administratifs de la classification des archives courantes?

Answer 23

Repérage+, temps d’acc-,uniformisation, réduire les pertes, réduction des coûts

Question 24

Quels sont les avantages juridiques de la classificaiton des archives courantes?

Answer 24

Respect de la loi (tenir une lsite de classement)

Question 25

Quels sont les avantages d'un point de vue normatif de la classification des archives courantes?

Answer 25

Application des normes ISO

Question 26

Quels sont les avantages d'un point de vue archivistique de la slassificationd es archives courantes?

Answer 26

Respect des fonds, mise en place d'un plan de classification (fonction archivistique)

Question 27

Qu'est-ce que l'approche inductive?

Answer 27

L'étude de l'ensmble documentaire à organiser

Question 27

Qu'est-ce que l'approche déductive?

Answer 27

La connaisance des fonctions et activités administratives

Question 28

Quelle est la diff entre un document de gestion et un document d'exploitation (de fonction)?

Answer 28

Le doc d'exploitation va être produit dans le cadre de la réalisation même de la mission, alors que le document de gestion va être produit dans le cadre des activités de support. Nous sommes au niveau de la macro-structure.

Question 29

Nommez quelques classes de gestion dans une macro-structure

Answer 29

administrative, ressources informationnelles, relations internes et externes, ressources humaines, ressources financières, ressources immobilières, affaires juridiques

Question 30

Quelles sont les composantes du principe d'élaboraiton?

Answer 30

Système d'organisation de l'information, cotation, description et note d'application

Question 31

Généralement, on présente les activités de gestion ou d'exploitation en premier dans le plan de classification?

Answer 31

Les deux approches sont possibles. Si on pense ajouter des catégories d'exploitation, on est mieux de les mettre en dernier.

Question 32

Vrai ou faux : les sous-divisions ne sont souvent pas inscrite au plan de classification?

Answer 32

Vrai, car ça laisse de la flexibilité

Question 33

Définissez Rubrique, Groupe et Branche dans le principe d'élaboration

Answer 33

La branche est une suite de rubrique et ses sous-divisions, le groupe est un ensemble de rubriques dans la mêmê division et la rubrique est un libellé exprimant une division

Question 34

Quel est le nombre de niveaux que l'on tente de ne pas dépasser?

Answer 34

4

Question 35

Quelles sont les qualités d'une bonne cotation

Answer 35

Souple et extensible, permet de différencier contenu de contenant, puis permet de gérer les documents de tous supports

Question 36

Quels sont les systèmes de cotation

Answer 36

numérique, décimal, décimal avec codes secondaires et tertiaires, alphabétiques, alphanumériques

Question 37

Quels sont les objectifs de BAnQ en modifiant son approche de gestion documentaire?

Answer 37

Simplifier, responsabiliser les créateurs et privilégier les dossiers partagés entre collaborateurs.

Question 38

Comment se présente le changement de paradigme qui influence la classification dans le numérique?

Answer 38

On passe du Need to know au Need to share, qui est plus souple et transparent.

Question 39

Quelle est la balance à atteindre pour une bonne gouvernance?

Answer 39

L'équilibre entre répondre aux besoins de productivité et à ceux de sécurité.

Question 40

Quels sont les risques sans gouvernance?

Answer 40

Dark sata, fuites de données, lois plus contraignantes et coûts de stockage

Question 41

Quels sont les 4 conseilfs donnés par la conférencière de l'INRS?

Answer 41

Travailler en amont, utiliser Teams et SharePoint, Automatiser les transferts vers voute d'archives, puis établir des procédures et des règles

Question 42

Quel est un des problèmes soulevé par les organisations utilisant Teams?

Answer 42

La difficulté à maintenir la structure et la cohérence des équipes

Question 43

Quelles sont les différentes catégories de types d'équipes Teams?

Answer 43

Administration générale, activités ou processus, comités, projets, intranets, professeurs, étudiants

Question 44

De quoi devrait être composé le nom d'une équipe Teams?

Answer 44

des acronymes pour les divisions\services\types d'équipes

Question 45

Quelles sont les 4 options de lieu de conservation?

Answer 45

Sur place, site SharePoint, logiciel tiers, puis mélange de toutes ces méthodes

Question 46

Quel est le logiciel tiers pour l'Archivage utilisé chez l'INRS?

Answer 46

Constellio

Question 47

Quels sont les 4 prérequis pour mettre en place la gouvernance informationnelle dans M356?

Answer 47

La volonté politique, un comité de gouvernance multidisciplinaire, des accès et des rôles spécifiques, puis des ressources humaines

Question 48

Soulevez les principales problématiques principales de la classification personnelle des documents

Answer 48

Décentralisation, classification pré-coordonnée, privilégie une seule caractéristique de division, nécessite une mise à jour régulière, repérage difficile pour les autres employés

Question 49

Qui a introduit la théorie es facettes?

Answer 49

Ranganathan en bibliothéconomie

Question 50

Qu'est-ce qu'une facette?

Answer 50

un critère de division non-hiérarchique

Question 51

Quels sont les 5 aspects de la réalité auxquels tout document touche selon Ranganathan?

Answer 51

Personnalité (objet), matière (propritétés), énergie (opération, action), espace (lieu), temps (période)

Question 52

Qu'est-ce que le langage post-coordonné?

Answer 52

Dans la théorie des facettes, cest comment les étiquettes sont reliées entres elles hors d'une hiérarchie et après avoir été appliquées à des items

Question 53

Quelles sont les étapes du modèle d'élaboration de la théorie des facettes?

Answer 53

Cartographie des documents, analyse conceptuelle des noms de répertoires, conception du modèle, identification des relations sémantiques, puis implantation deu modèle

Question 54

Nommez quelques critères de michel duchein?

Answer 54

Loi officialisant organisme Organigramme Loi pour le nom Hiérarchie claire …

Question 55

Qu'est-ce que l'analyse des besoins?

Answer 55

Une méthode permettant d'étudier une situation en vue d'améliorer les processus, dans notre cas de gestion documentaire. Se poser des questions...

Question 56

Décrivez les deux niveaux d'intervention dans l'analyse de besoins.

Answer 56

Général : vue globale de la situationd ans l'organisation. Spécifique : pour mettre en place un outil en particulier, ex. calendrier de conservation.

Question 57

Qu'est-ce que l'approche systémique en analyse des besoins?

Answer 57

Se baser sur le lien entre documents et personnel pour comprendre. Aller voir qui fait quoi, etc.

Question 58

Quelles sont les trois méthodes de collecte d'information en analyse de besoin?

Answer 58

L'inventaire documentaire (échantillon), questionnaire pour les employés, consultation ou entrevue

Question 59

Quelles sont les étapes d'élaboration d'un questionnaire pour la collecte en analyse de besoin?

Answer 59

Étude de l'organisme, rencontre avec les mandataires, études des besoins, étude des documents