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Fundamentos de Gestión Documental Electrónica Flashcards

Comprender los conceptos básicos asociados a la Gestión Documental Electrónica. (15 cards)

1
Q

¿Que es un documento electrónico?

A

Información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

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2
Q

¿Que es un mensaje de datos?

A

Información generada, enviada, recibida, almacenada, comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, entre otros. Por lo general, se extiende a comunicaciones efectuadas mediante el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax

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3
Q

Documento Electrónico de Archivo es:

A

… un Documento Electrónico que permanece en estos medios electrónicos, ópticos o similares durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad a razón desus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

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4
Q

Todos los documentos electrónicos son mensajes de datos, pero ¿todos los mensajes de datos son documentos electrónicos de archivo?

A

NO

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5
Q

Es una representación digital, obtenida a partir de un documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso de digitalización y se puede considerar como una forma de producción de documentos electrónicos.

A

Documento digitalizado.

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6
Q

Un documento se digitaliza para…

A

Consulta, trámite o medida de seguridad.

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7
Q

¿La digitalización de documentos implica la eliminación o “destrucción” física de los originales?

A

De ninguna manera

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8
Q

La estructura de un documento electrónico se compone de…

A

Estructura lógica y estructura física

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9
Q

El hardware, software y formato usados para la creación de un documento electrónico hacen parte de su estructura…

A

Física

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10
Q

El contenido, los datos de identificación y a los metadatos con los que es creado un documento electrónico, hacen parte de su estructura…

A

Lógica

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11
Q

Según el Decreto 1080 de 2015, son características de un documento electrónico:

A

La autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad.

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12
Q

Cuando un documento electrónico refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades, operaciones y hechos que testimonia, se dice que el documento:

A

Es fiable

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13
Q

Cuando un documento electrónico puede demostrar que es lo que afirma ser, que ha sido comprobado el autor de su creación o envío, y que ha sido creado o enviado en lo tiempos en los cuales se afirma haberlo hecho, entonces ese documento:

A

Es auténtico

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14
Q

Cuando un documento electrónico se encuentra completo y sin alteraciones, podemos decir que el documento:

A

Es íntegro

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15
Q

Cuando un documento electrónico se puede localizar, recuperar, presentar e interpretar, se dice que el documento:

A

Está disponible

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