GCCG, Geschäftsordnung Flashcards
(4 cards)
Erstellen Sie eine Checkliste mit bindenden Regeln für die Geschäftsordnung des Vorstands zum ex-post-Nachweis der Einhaltung der Anforderungen an die Entscheidungsvorbereitung und -findung im Vorstand.
- Systematische Entscheidungsvorbereitung: Werden bestehende Defizite und Verbesserungsbedarf regelmäßig überprüft? Werden für kritische Erfolgsfaktoren Soll-Ist-Analysen durchgeführt?
- Begründete Entscheidungsvorlage: Werden operable Handlungsoptionen formuliert? Werden diesen nachvollziehbar Verbesserungspotenziale in Bezug auf die kritischen Erfolgsfaktoren zugeordnet?
- Zielgrößen: Spiegeln die Zielgrößen die im Leitbild verankerten Ziele angemessen und plausibel wieder? Werden mögliche Zielkonflikte berücksichtigt?
- Chancen- und Risikoprofile: Werden in Bezug auf die Ausprägung der Zielgrößen angemessene Verteilungsannahmen getroffen, etwa mittels der Value-at-Risk-Methode? Wird ein Best-case- bzw. Worst-case-Szenario durchgespielt?
- Simultane Planung: Werden Auswirkungen der Handlungsoptionen auch auf scheinbar nicht betroffene Unternehmensbereiche erörtert? Erfolgt ein Einbezug aller Unternehmensbereiche unter angemessener Ausgestaltung von Schnittstellen?
- Simulationen, Szenario-Analysen: Wird der Einfluss möglicher Änderungen der relevanten Rahmenbedingungen berücksichtigt? Werden mögliche Störgrößen operationalisiert?
- Diskussion im Plenum: Wird die Beschlussfassung über Handlungsoptionen zeitnah im Plenum diskutiert? Werden allen Mitgliedern die für die Entscheidungsfindung notwendigen Unterlagen mit angemessenem Vorlauf zur Verfügung gestellt?
- Keine Vorfestlegung nach außen: Wird eine Eindimensionalität der entscheidungsvorbereitenden Unterlagen vermieden? Werden Alternativen zur Wahl gestellt? Wird ein vorheriges Publikwerden der anstehenden Entscheidung (z.B. in Pressekonferenzen, sonstigen Verlautbarungen) unterbunden?
Entwickeln Sie checklistenartig praxistaugliche Anforderungen an ein Kodex-konformes Vergütungssystem (mindestens sechs).
♦ Grundsätzliche Ausrichtung der Vergütungsstruktur auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung,
- angemessene Trennung in fixe und variable Bestandteile,
- variable Vergütungsteile sollten eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben,
♦ die variablen Vergütungsteile sollten sowohl positiven als auch negativen Entwicklungen Rechnung tragen,
♦ hinreichende Berücksichtigung bei der Zielsetzung und -vereinbarung, dass sämtliche Vergütungsteile für sich und insgesamt angemessen sind und nicht zum Eingehen unangemessener Risiken verleiten,
♦ sofern variable Vergütungsteile auf das Unternehmen bezogene aktien- oder kennzahlenbasierte Vergütungselemente entfallen, müssen besondere Bestimmungen beachtet werden:
- Definition anspruchsvoller, relevanter Vergleichsparameter,
- Ausschluss nachträglicher Änderungen der Erfolgsziele oder der Vergleichsparameter,
- Vereinbarung einer Begrenzungsmöglichkeit (Cap) für außerordentliche Entwicklungen,
♦ besondere Bestimmungen für Abfindungen:
- „einfacher“ Abfindungs-Cap bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit ohne wichtigen Grund,
- „erhöhter“ Abfindungs-Cap bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit infolge eines Kontrollwechsels (Change-of-Control),
♦ Beschlussfassung der Vergütung durch Aufsichtsrat und angemessene Information der Hauptversammlung,
♦ umfassende Offenlegung der Vergütung und ihrer Bestandteile im Vergütungsbericht.
Entwickeln Sie Anforderungen an Plankontrollen und ein diesbezügliches Berichtswesen am Beispiel der Finanz- und Liquiditätsplanung.
♦ Vollständigkeit: Die durchgeführte Kontrolle hat alle Aufgabenbereiche, Projekte und alle anderen wesentlichen Faktoren zu umfassen.
♦ Flexibilität: Aufgrund von regelmäßigen Veränderungen, welche auf das Unternehmen einwirken, muss die Kontrolle flexibel und anpassungsfähig sein und damit auch dem Prinzip einer rollierenden Planung entsprechen.
♦ Vorgabencharakter: Die analysierten Werte dienen als Ist-Werte, auf deren Basis beispielsweise die periodische Budgetierung und Definition der Soll-Werte erfolgt. Diese ist auch entsprechend zu dokumentieren.
♦ Überprüfbarkeit/Transparenz: Die angewandten Prüfkriterien müssen überprüfbar, verständlich und logisch nachvollziehbar sein sowie einem systematischen Aufbau folgen. Um keinen Zahlenfriedhof zu schaffen, ist hierbei auch auf eine entsprechende schriftliche Fixierung der angewandten Kriterien zu achten.
♦ Angemessenheit: Kontrollen sind angemessen durchzuführen. Dies bedeutet, dass nicht bis ins kleinste Detail geprüft wird, sondern eine Fokussierung auf die wesentlichen und wichtigen Faktoren erfolgt und klare Ziele bestehen. Der Aufwand der Kontrolle darf deren Nutzen nicht übersteigen.
♦ Aussagekraft: Die Kontrolle dient dazu, dass die Finanz- und Liquiditätsplanung auf ihre Aussagekraft hin überprüft wird. Dabei erfolgen eine Kontrolle der konkreten Zielsetzung, eine Prioritätenüberprüfung und eine Prüfung möglicher Varianten.
♦ Aktualität: Die durchgeführte Kontrolle muss zwingend auf Basis aktueller Daten erfolgen und somit kontinuierlich erfolgen, da nur so ein valides und vor allem repräsentatives Ergebnis erreicht werden kann.
Entwickeln Sie eine abstrakte Checkliste zu Ordnungsmäßigkeits- und Zweckmäßigkeitsanforderungen an die betriebliche Investitionsplanung.
♦ Welchen Zweck hat die Investition? Abhängig davon bestehen verschiedene Möglichkeiten, den Investitionsbedarf zu decken; auch können unter Umständen staatliche Subventionen genutzt werden.
♦ Ist die Investition vorteilhaft? Unter Nutzung finanzmathematischer Instrumente ist eine Investition bzw. sind mehrere Investitionen hinsichtlich ihrer absoluten und relativen Vorteilhaftigkeit zu überprüfen, um die für das Unternehmen optimale Investitionsalternative zu finden.
♦ Welche Kosten verursacht die Investition? Die durch eine Investition entstehenden Kosten müssen dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit genügen, da die auftretenden Kosten nicht größer als der entstehende Nutzen sein dürfen. Maßgeblich bestimmen der Zinssatz und die Investitionsdauer die Vorteilhaftigkeit einer Investition.
♦ Ist die Investition nachhaltig? Investitionen sollten stets zukunftsorientiert sein und damit einen strategischen Mehrwert für das Unternehmen bieten.
♦ Wie werden geplante und bereits getätigte Investitionen dokumentiert? Das
Unternehmen sollte über einen Investitionsplan verfügen, in welchem alle bereits getätigten und auch alle geplanten Investition hinterlegt sind. Dieser Plan ist kontinuierlich anzupassen und somit stets vollständig von einem Verantwortlichen zu führen.
♦ Welchen zeitlichen Horizont hat die Investition? Im Rahmen dessen muss der Zeitpunkt der Investition definiert werden und auch die Dauer der Gesamtinvestition unter Angabe aller relevanten Größen schriftlich fixiert werden. In diesem Zusammenhang sind speziell der Investitionszweck, das Investitionsvolumen, die Tilgungsrate und der Zinssatz zu dokumentieren.
♦ Wie anpassungsfähig ist die Investition? Hierzu ist zu klären, ob die Möglichkeit einer flexiblen Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen besteht, beispielsweise durch Tilgung in Form einer Einmalzahlung oder durch die Senkung der Annuitäten im Falle eines finanziellen Engpasses.
