Gestão De Documentos Flashcards
(21 cards)
Qual definição de gestão de documentos?
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção ,tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Segundo os examinadores, a Gestão de Documentos envolve quais idades do ciclo de vida dos documentos?
Corrente e Intermediária
Quais as três fases ou etapas de um programa de Gestão de Documentos?
Produção;
Utilização (ou utilização e conservação)
Destinação (ou avaliação e destinação)
Quais as três fases ou idades do ciclo vital dos documentos?
Corrente;
Intermediária;
Permanente.
O que abrange a fase de produção (1ª) ?
-Elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor;
-Apenas criação de documentos essenciais;
-Evitar duplicação;
-Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;
-Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;
-Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição;
-Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos;
O que abrange a fase de utilização (2ª) ?
Atividades de protocolo, organização, expedição, normas de acesso e recuperação (localização) das informações.
O que abrange a fase de destinação (3ª) ?
Definir prazos de guarda e destinação final dos documentos.
Resulta na criação da tabela de temporalidade
A gestão de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e intermediária
sim
O plano de classificação de documentos de arquivo é elaborado em qual fase ?
é elaborado na fase de utilização
Como é conhecida a fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos?
destinação
qual o ponto de partida de todas as funções arquivísticas?
é o diagnóstico da situação arquivística
qual objetivo do diagnóstico arquivístico?
identificará a situação do arquivo e servirá de base para a adoção de procedimentos de gestão de documentos
Ao conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e à eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de documentos de arquivo costuma-se denominar:
gestão de documentos
qual fase e o que abrange as atividades de protocolo?
fase de utilização;
recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação
o que é o valor primário dos documentos?
refere-se ao valor imediato e administrativo dos documentos, especialmente aqueles que são essenciais para a operação, existência e funcionamento da instituição;
Esses documentos possuem valor probatório e são utilizados para fins administrativos, legais e fiscais
o que é o valor secundário dos documentos?
está relacionado ao valor histórico, informativo ou de pesquisa que os documentos podem ter após serem arquivados além de seu uso administrativo original
Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor
Produção de documentos.
Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, atividades essas que requerem apoio administrativo da instituição.
Utilização de documentos.
Consiste na análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos,
estabelecendo seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Avaliação e destinação de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Gestão de documentos.
quais tipos de valores atribuídos aos documentos de arquivo?
administrativo, legal, fiscal e histórico. (informativo)
