Kawalan Dalaman (Internal Control Measures) Flashcards
(8 cards)
LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DALAMAN.
Apakah langkah-langkah kawalan dalaman? Ada 5. Sila nyatakan.
- Penyimpanan dan penjagaan Wang Kutipan
- Penyediaan Peti Besi & Bilik Kebal
- Kawalan Keatas Buku Resit
- Daftar Kawalan
- Penyimpanan Buku Resit
- Penyata Penyerahaan.
- Cadangan Pengagihan Tugas.
- Kehilangan wang-wang, setem dan barang negara.
LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DALAMAN.
- Penyimpanan dan penjagaan Wang Kutipan
- Penyediaan Peti Besi & Bilik Kebal
Apakah tatacara nya?
FR 226 - Penyediaan bilik kebal, peti besi bagi menjaga keselamatn wang (termasuk cash box)
FR 232 - Anak kunci pendua disimpan di Perbendaharaan.
FR 235 - Mengadakan satu rekod untuk semua peti-peti besi bilik kebal dan peti-peti wang tunai dibawah jagaan.
FR 236 - Satu daftar diadakan bagi merekod isi kandungan peti besi / bilik kebal.
FR 237 - Pegawai tidak boleh menyimpan wang yang BUKAN wang Negara, Wang ata Barang yang diterima kerana jawatannya, did dalam bilik kebal, peti besi atau peti wang tunai.
LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DALAMAN.
- Kawalan Keatas Buku Resit
- Daftar Kawalan
- Penyimpanan Buku Resit
Apakah tatacaranya? Ada 8.
(i) FR 201 – Semua pembekalan resit, permit, lesen dan tiket yang bersangkutan
dengan kutipan hasil adalah di bawah kawalan Jabatan Perbendaharaan.
(ii) FR 204 – Semua penerima borang resit hendaklah merekodkan
penerimaannya di dalam satu daftar yang dibenarkan oleh Pengarah
Perkhidmatan Kewangan.
(iii) Penting bagi kemudahan rujukan jumlah buku resit yang telah
digunakan dan dalam simpanan dan juga untuk mengetahui pegawai yang
bertanggungjawab keatas buku resit berkenaan.
(iv) FR. 205 – Borang resit mestilah diperiksa dengan cermat apabila menerimanya
dari Perbendaharaan. Pegawai yang menerima hendaklah mengisikan pada
bahagian dalam kulit depan setiap buku satu perakuan pemeriksaan terhadap
kesempurnaan buku resit berkenaan.
(v) Sebarang kesilapan dalam angka bilangan atau jumlahnya (kesilapan
percetakan) hendaklah dilapurkan kepada Jabatan Perbendaharaan.
(vi) Sekiranya kesilapan didapati setelah buku resit dipergunakan, pegawai yang
menggunakan resit berkenaan akan dipertanggungjawabkan.
(vii) Dinasihatkan seorang pemungut hasil hanya bertanggungjawab keatas satu
buku resit.
(viii) FR 211 – Sebarang kehilangan dan kerosakan pada resit hendaklah dilaporkan
ke Perbendaharaan dengan segera. Semua buku resit samaada belum, sedang
dan habis dipakai hendaklah disimpan dalam peti besi.
LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DALAMAN.
- Penyata Penyerahaan.
Apakah FR yang berkaitan?
FR 261 - Penyata penyerahan hendaklah disediakan setipa kali penyerahan wang tunai, borang resit dan dokumen dilakukan.
- Penyata hendaklah ditandatangani oleh kedia pihak iaitu pegawai yang menyerahkan dan yang menerima.
LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DALAMAN.
- Cadangan Pengagihan Tugas.
Berapakah orang kakitangan yang diperlukan?
3 - 4 orang kakitangan.
LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DALAMAN.
- Cadangan Pengagihan Tugas.
Apakah tatacara yang mesti diikut? Ada 4.
- Menerima wang kutipan, mengeluarkan resit dan merekod kedalam Buku Tunai. (Kerani Bahagian IV)
- Memeriksa semula buku tunai dan memasukkan wang ke bank.
(Ketua Kerani C1-2) - Menyediakan Penyata Pemungut (Ketua Kerani)
- Mensahkan Penyata Pemungut (Pegawait B2 atau C3)
LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DALAMAN.
- Kehilangan wang-wang, setem dan barang negara.
FR286
FR290
FR292
FR293
FR 286 - Kehilangan oleh kecuaian seorang pegawai - ia akan dikenakan denda dibawah syarat2 Perkara 16 - Perintah Perlembagaan (Peraturan Kewangan)
FR 290 - Penyiasatan tentang kehilangan mesti dijalankan oleg Ketua Jabatan. Satu laporan lengkap dan selaras dihadapkan untuk mendapat keputusan.
FR 292 - Denda yang dikenakan mahkamah tidak boleh digunakan untuk menganti kehilangan wang negara atau barang stor.
FR 293 - Kehilangan dan kekurangan tidak boleh dihapuskan dari kira-kira tanpa kebenaran Perbendaharaan.
FR 306 - Permohonan bagi kebenaran untuk mengenepikan (forget about it) jumlah hasil, hutang dan lebih bayaran hendaklah dibuat kepada PEGAWAI KEWANGAN NEGARA. Sebab2 nya hendaklah diberikan.
LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DALAMAN.
- Kehilangan wang-wang, setem dan barang negara.
FR 290 - Penyiasatan tentang kehilangan mesti dijalankan oleg Ketua Jabatan. Satu laporan lengkap dan selaras dihadapkan untuk mendapat keputusan.
- Tempat dimana kehilangan itu berlaku
- Tarikh kejadian itu berlaku, jika diketahui
- Jumlah wang yang terlibat dalam kehilangan tersebut atau harga
barang yang hilang…samaada sebahagian atau keseluruhannya
sudah diganti atau belum - Nama pegawai yang secara langsung bertanggungjawab terhadap
penyimpanan matabenda yang berkurangan dan lamanya matabenda
tersebut berada didalam penyimpanannya - Butir-butir yang tepat mengenai dengan keadaan disekitar kehilangan
itu apabila berlaku dan apabila diketahui - Samaada kehilangan tersebut berlaku secara langsung atau tidak
langsung oleh sebab kecuaian yang ternyata dibuat oleh seorang
pegawai - Samaada perkara itu telah dilaporkan kepada pihak Polis dan jika
demikian, apakah hasilnya - Jika tiada sebarang laporan dibuat kepada pihak Polis, sebutkan
alasannya - Atoran-atoran apakah yang wujud bagi menjaga keselamatan wangwang
atau barang-barang setor yang berkenaan dan samaada
atoran-atoran tersebut sentiasa dan sewajarnya dilaksanakan - Atoran-atoran apakah yang wujud bagi pemeriksaan berkala dan
pembayaran masuk wang tunai yang dipegang oleh pegawai yang
berkenaan dan samaada atoran-atoran ini telah sentiasa dan
sewajarnya dilaksanakan - Bilakah pembayaran masuk wang tunai yang akhir sekali dibuat, dan
bilakah dan oleh siapakah, pemeriksaan yang akhir sekali dibuat.
Hendaklah dinyatakan secara tertentu samaada semua buku-buku
resit yang dijaga oleh pemungut yang bertanggungjawab telah
diperiksa, dan jika sudah, tarikh pemeriksaan yang terakhir hendaklah
disebutkan - Pegawai-pegawai manakah yang telah atau patut dipanggil bagi
memberikan alasan mengapa dia atau mereka tidak sepatutnya
dikehendaki mengganti sebahagian atau keseluruhan dari kehilangan
yang berlaku, dan alasan yang lengkap dan tertentu bagi sokongansokongan
itu hendaklah diberikan - Jika jawapan kepada soalan 290.3.12 itu “tiada”, berikan alasanalasan
yang lengkap dan tertentu mengapa seseorang pegawai
tersebut tidak difikirkan patut dikehendaki mengganti sebahagian atau
keseluruhan kehilangan tersebut - Tindakan-tindakan pencegahan tambahan apakah, jika ada, yang
dicadangkan bagi mengelakan kehilangan itu berlaku lagi - Samaada satu kira-kira telah dibuka bagi mengganti kehilangan
tersebut
