kontrakt Flashcards
Hva er en offentlig anskaffelse?
Anskaffelsesprosessen er alle aktiviteter som skal foretas for å dekke et nærmere angitt behov for varer, tjenester og BA, eller en kombinasjon av disse. I det offentlige gjelder Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser, som regulerer de aktiviteter som skal/bør gjennomføres i en bestemt rekkefølge og med et bestemt innhold frem til etablering av en kontrakt om kjøp av varer, tjenester og bygg og anleggskontrakter.
Kontrakt, jf. foa § 4-1 a, er en gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Etter kontraktsinngåelse omfatter regelverket også kontrakts endringer av en viss karakter dvs. tilleggs og endringskontrakter som representerer en vesentlig endring.
Hvilke aktiviteter kan og bør inngå i en anskaffelse?
Ⅰ Anskaffelsesstrategi
først sette seg inn i selskapets overordnede anskaffelses strategi. Denne vil gi føringer vi må ta hensyn til (hva skal kjøpes lokalt sentralt etc)
Deretter må vi etablere en anskaffelse-strategi for denne anskaffelsen. Arbeidet med anskaffelses strategien gjøres gjerne i 4 nivåer og vi har ofte nytte av følgende for å få med oss de vesentlige punktene (det her skal være en jævla pyramide faen).
Ⅱ konkurranse grunnlag
utarbeidelse av konkurransegrunnlag, dette underlaget som utarbeides selve grunnlaget for anbudskonkurranse ansen, og sendes ut til leverandører. (Eventuelt publiseres på doffin/ted alt etter hva foa krever) Konkurranse grunnlaget kalles ofte på engelsk invitation to tender eller itt
Ⅲ evaluering av tilbud
Svare på spørsmål fra leverandører IHT retningslinjer for den aktuelle typen konkurranse
Åpne tilbud, evalueres tilbud
Velge tilbyder som vinner basert på tildelingskriterium
Ⅳ inngålse av kontrakt
kontrakt med vinneren av konkurransen, her kan det være mange fallgruver får både leverandør og tilbyder gjøres ofte i samråd med advokater.
Ⅴ kontraktsoppfølging
oppdragsgiver ønsker gjerne å følge opp at entreprenør/leverandør leverer IHT kontrakt MPT:
HMS & kvalitet
Fremdrift
Økonomi
Dokumentasjon
Ofte vil det i denne fasen være både variation orders (VO) og amendments som man må følge opp.
Blir ofte oppnevnt en Company Representative (CR) som har ansvaret for hovedkontrakten og oppfølging av leverandøren.
Del offentlige anskaffelsesprosessen inn i tre faser?
Pre-bid: Identifisere behov, etablere tverrfaglig innkjøpsteam og utarbeide konkurransegrunnlag.
Bid: Gjennomføre konkurransen.
Post-bid: Inngå kontrakt, kontraktsstyring og oppfølging
Hva regnes som pre bid?
Identifisering av behov / innkjøpsanalyser, Kategoriserer innmeldte behov, Etabler innkjøpsplan for perioden, Avklar regional og nasjonal koordinering, Andre rammer for anskaffelsen/ressurs- og tidplan, Etablering av tverrfaglig innkjøpsteam, Gjør vurdering av kompetansebehovet for anskaffelsen, Sett sammen team med rett kompetanseprofil, Avklar mandat og roller for teamet og anskaffelsen, Gjennomfør første strategimøte og etabler anskaffelsesprotokoll, Utarbeide konkurransegrunnlag, Behovsverifikasjon, Utarbeidelse av krav- og ytelsesspesifikasjoner (minimumskrav og tilleggskrav), Gjennomfør leverandør-markedsanalyse, Formuler anskaffelsesstrategi, Valg av anskaffelsesprosedyre, Etabler utvelgelseskriterier og tildelingskriterier, Etabler utkast til kontrakt, Sammenstill konkurransedokumentene
Hva regnes som bid fasen?
Gjennomføre konkurranse, Kunngjøring av anskaffelsen på Doffin/TED, Besvare leverandørenes spørsmål, Kvalifisere (og avvise) leverandører, Motta å åpne tilbud, Evaluering av tilbud, Forhandlinger (når dette er aktuelt) og avklaringer, Tildele og begrunne, Evaluere anskaffelsen mot måloppnåelse/rapportere disse.
Hva regnes som post-bid?
Inngå kontrakt, Ferdigstille kontrakt (leveransebeskrivelse/vilkår), Signer kontrakt (hvem har fullmakt til å signere?), Kunngjøre kontraktstildeling, DOFFIN/TED, Kontraktstyring, Registrer kontrakt i kontraktssystemet, Klargjør kontrakt for publisering i kontraktssystem/webbutikk, eller på annen måte gjøre kontrakten kjent blant brukerne, Arkiver kontrakten i arkiv/arkivsystemet, Følge opp kontrakt/leveranse, Avvikshåndtering, Endringer/tillegg
Hva avgjør hvilket lovverk som gjelder for den offentlige anskaffelsesprosessen
offentlige anskaffelsesprosessen må følge Beregning av terskelverdier og regelverkets anvendelsesområde, samt krav til kunngjøring. Hvordan terskelverdien skal beregnes avhenger av hvilket kjøp som skal gjennomføres:
Engangskjøp: Oppdragsgiver skal beregne kontraktens verdi på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen. Alle former for transaksjoner skal inkluderes. Beregningen skal være forsvarlig på tidspunktet for kunngjøring av konkurransen.
Kjøp av varer og tjenester ved flere tilfeller: Dersom arbeidsgiveren består av flere atskilte driftsenheter, skal den samlede verdien anslås.
Over en gitt rammeavtale/periode: Ved rammeavtale skal oppdragsgiver legge til grunn den maksimale verdien av alle kontraktene som forventer å inngå i løpet av avtalt periode.
Terskelverdier er eksklusive moms. Gitte terskelverdier gjelder for kunngjøring: Dette spørsmålene krever langt svar. Svare skal innholdet svare i de neste 5 spørsmålene
Hva er hovedreglene for offentlige anskaffelser?
Regelverket knyttet til Offentlige anskaffelser regelverket (§1)
Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juli 1999 nr 69 (Loa), Forskrift om offentlige anskaffelser av 07. April 2006 (Foa), Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene, Anskaffelsesregelverket for forsvarssektoren (ARF), Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (Kofa)
Hvorfor er det regler for anskaffelser?
Formålet – lov om offentlige anskaffelser § 1: Bidra til økt verdiskapning, Sikre effektiv ressursbruk, Forretningsmessighet og likebehandling, Loven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.
Offentlig anskaffelsesregler etablerer ett rammeverk for ett stort felleseuropeisk marked for offentlige anskaffelser alminnelige prinsipper som kan utledes av EØS avtalen Prinsippet om ikke-diskriminering Likebehandlingsprinsippet Gjennomsiktighet (transparens) Proporsjonalitetsprinsippet/Forholdsmessighet Prinsippet om gjensidig anerkjennelse Konkurranseprinsippet Prosedyrekravene i lov og forskrift er detaljregler som skal sikre at målsetninger og prinsipper blir gjennomført Konkurranseprinsippet i offentlige anskaffelser Alle anskaffelser uavhengig av verdi skal gjennomføres ved konkurranse mellom leverandører
Effektiv konkurranse på markedet, Økt integrasjon og samhandel, herunder tilgang for leverandører fra andre EU/EØS-land, Likebehandling og forutberegnelighet, Forhindre korrupsjon og styrke allmennhetens tillit til den offentlige økonomistyringen, Profesjonalisering/forretningsmessig og standardisering
Gjør kort rede for brudd konkurranseprinsippet?
Brudd på konkurranseprinsippet gir en ulovlig direkteanskaffelse. Definisjonen på en ulovlig direkteanskaffelse er «Med ulovlig direkte anskaffelse menes en anskaffelse som ikke er kunngjort i henhold til reglene om kunngjøring i forskrifter gitt i medhold av loven» (Loa §7b), og kjennetegnes altså av fraværet av forutgående kunngjøring av kontraktsmuligheten i de offentlige databasene TED og DOFFIN. Dette gjelder også dersom en kontrakt forlenges, utvides eller endres til tross for at det ikke foreligger opsjoner i den opprinnelige kontrakten til å gjøre dette, og dersom man bevisst splitter opp en anskaffelse i den hensikt å komme under beløpsgrensen på NOK 1.100.000.
Klageinstansen heter KOFA (Klagenemd for offentlige anskaffelser). De tolker og forklarer reglene. Dette er en prosess som tar tid og koster penger. Det er heller ikke alltid like lett å bevise at det er gjord feil i tildelingsprosessen. KOFA kan ilegge offentlige oppdragsgivere et gebyr opp til 15% av kontraktens verdi dersom KOFA finner at vilkårene for å ilegge gebyr er tilstede.
Gjør kort rede for konkurranseprinsippet som står sentralt i offentlige anskaffelsesprosesser?
Konkurranseprinsippet står sentralt og alle konkurranser bygger på dette prinsippet. Alle anskaffelser over NOK 100.000 skal så langt det lar seg gjøre gjennomføres med konkurranse. Oppdragsgiver skal opptre med god forretningsetikk, sikre rettferdighet i den interne saksbehandlingen og sikre at alle leverandører behandles likt. De skal sikre forutberegnelighet, etterprøvbarhet og ikke diskriminere. Oppdragsgiver skal ikke bruker standarder eller tekniske krav som virkemiddel for å utelukke leverandører. De skal heller ikke dele opp, splitte eller forlenge avtaler som egentlig krever ny konkurranse. Dette er brudd på konkurranseprinsippet. Brudd på prinsippet gjenkjennes ofte ved ingen kunngjøring i henhold til reglene (på TED og DOFFIN) eller at avtaler deles opp for å komme under EØS-terskelverdier. Anskaffelser over NOK 1.100.000 ekskl. mva skal gjennomføres i henhold til bestemte prosedyrer i regelverket. Unntak hvor anskaffelser er unntatt konkurranseprinsippet er angitt i regelverket
Gjør rede for kravet til konkurranse som gjelder for offentlige anskaffelser?
Direktivet for offentlige anskaffelser er ett felles regelverk for land tilhørende EØS, og dagens direktiv har eksistert siden 1994. Bakgrunn for opprettelse var hovedsakelig å øke verdiskapningen i samfunnet, gjennom økt konkuranse ved at anskaffelsene blir billigere. Før direktivet ble opprettet ble ofte nasjonale leverandører fortrukket ved utdeling av offentlige kontrakter. Et av hovedformålene med regelverket var å øke den grenseoverkridende handelen.
Grunnleggende prinsipper:
* Ikke diskriminerende
* Hjennomsiktighet
* Etterprøvbart (Prosessen protokollføres)
* Likebehandling
* Konkurranse
Forskriften om offentlige anskaffelser (Foa) deles inn i ulike deler basert på terskelverdier:
Del I: Generelle bestemmelser. gjelder uansett verdi på anskaffelsen. Den sier følgende: Frivillig kunngjøring i DOFFIN, Kunngjøring på oppdragsgiver sin hjemmesidene og i media, Protokollplikt for alle anskaffelser over NOK 100.000 ekskl. Mva., Likebehandling, Etterprøvbarhet, Gjennomsiktighet, Krav til konkurranse
Del II: Anskaffelser under EØS-terskelverdi. Kunngjøring i DOFFIN (nasjonal kanal)
Del III: Anskaffelser over EØS-terskelverdi. Kunngjøring i TED (internasjonal kanal)
Del IV: Spesielle bestemmelser.
Del V: Ikrafttredelse.
Regelverket gjelder for det offentlige – herunder kommuner, fylkeskommuner og statlige anskaffelser og anskaffelser der det offentlige utgjør mer enn 50% av anskaffelsens verdi.
* Det er ikke tillat å dele opp en kontrakt for å snike seg under terskelverdiene.
* Alle offentlige anskaffelser skal kunngjøres i den norske databasen DOFFIN, evt den europeiske TED.
* Det er ikke tillatt å spesifisere en anskaffelse i slik grad at den diskriminerer utenlandske tilbydere.
* For alle anskaffelser med verdi over 100 000 skal anskaffelsesprosessen protokollføres.
* All informasjon til tilbydere skal være skriftlig og gis til samtlige samtidig.
Hva er de ulike delene av FOA?
Del 1: Må kunngjøres i media og på hjemmeside.
Kan om en vil kunngjøre i DOFFIN.
Tildelingskriterier må opplyses, hvis ikke vinner laveste bud.
Protokollplikt (etterprøvbarhet)
Begrunnelsesplikt
Kan klage til KOFA. Kan tas videre til domstolen.
Del 2: Må kunngjøres i DOFFIN.
Tildelingskriterier må prioriteres.
Del 3: Må kunngjøres i DOFFIN og TED.
Tildelingskriterier må vektlegges.
Gjør rede for beregning av terskelverdier og regelverkets anvendelsesområde, samt krav til kunngjøring.
Foa § 5-4. Beregning av anskaffelsens anslåtte verdi
Oppdragsgiveren skal beregne kontraktens verdi på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen ekskl. mva., inkludert enhver form for opsjon som er fastsatt i anskaffelsesdokumentene. Eventuelle betalinger eller premier til leverandørene skal tas med i beregningen. Beregningen skal være forsvarlig på tidspunktet for kunngjøringen av konkurransen. For anskaffelser som ikke krever kunngjøring, skal beregningen være forsvarlig på det tidspunktet oppdragsgiveren innleder anskaffelsesprosessen.
(3) Dersom oppdragsgiveren består av flere atskilte driftsenheter, skal den samlede anslåtte verdien for alle driftsenhetene legges til grunn for beregningen. Dette gjelder likevel ikke når en driftsenhet selv er ansvarlig for sine anskaffelser eller visse kategorier anskaffelser.
(4) Oppdragsgiveren skal ikke velge beregningsmåte eller dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra forskriften
5) Ved rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger skal oppdragsgiveren legge til grunn den maksimale verdien av alle kontraktene som han forventer å inngå i løpet av avtalens eller ordningens varighet.
(9) Ved vare- og tjenestekontrakter som oppdragsgiveren inngår regelmessig eller som skal fornyes innenfor et bestemt tidsrom, skal oppdragsgiveren beregne kontraktens verdi på grunnlag av
a) den samlede faktiske verdien av liknende kontrakter som er tildelt i løpet av de foregående 12 månedene eller det foregående regnskapsåret, om mulig justert for forventede endringer i løpet av de 12 etterfølgende månedene, eller
b) den samlede anslåtte verdien av de kontraktene som vil bli tildelt i løpet av 12 måneder fra den første leveransen, eller i løpet av regnskapsåret dersom dette er lengre enn 12 måneder.
Anvendelsesområde for de ulike bestemmelsene i forskriften
§ 1-1. Anvendelsesområde for forskriftens ulike deler Del I gjelder anskaffelser som er lik eller over 100 000,- jfr. (1) Del I og II – Anskaffelser under EØS-terskelverdiene og særlige tjenester (Nasjonale regler) for : 1,300.000,- kroner eks. mva – 2 millioner Del I og III - Den anslåtte verdi på anskaffelsen overstiger (1,3) 2 mill. kroner eks. mva. og 44 mill. bygg og anlegg (EØS regelverket) Oppdragsgivere som utøver aktivitet som er omfattet av forsyningsforskriften § 1-3 (aktiviteter som er omfattet av forskriften), kan benytte kvalifikasjonsordning i tråd med forsyningsforskriften § 7-7 (kvalifikasjonsordning) jf. 8-4 (kunngjøring av kvalifikasjonsordning). Tilsvarende kan oppdragsgiver benytte unntakene i forsyningsforskriften § 1-4 (unntak for visse aktiviteter) første ledd og § 1-6 (kontrakter som er omfattet av forskriften) første ledd bokstav b, c og d. Disse oppdragsgiverne kan også benytte konkurranse med forhandling uten at vilkårene i denne forskrift § 14-3 (konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring) er oppfylt (8)
§ 2-2. Terskelverdier
Hhv. 1,300 000,- eks.mva, 1,3/2 mill. (EØS) og 51 mill bygg og anlegg Kunngjøring i hhv. Doffin og/eller TED avhengig av terskelverdiene. Anbudskonkurranse og gjennomføringen av en konkurranse med forhandling – redegjør for forskjeller og likheter.
Forhandlingsforbud gjelder.
Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser
(1) Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet.
(2) Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: oppdragsgiver kan innhente nærmere opplysninger hos leverandørene for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene. Avklaring skal unnlates dersom uklarhetene og ufullstendighetene er slike at tilbudene skal avvises i henhold til § 20-13 (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet), Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes.
(2) Oppdragsgiveren kan bruke konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring og konkurransepreget dialog bare når vilkårene i § 13-2 er oppfylt. anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører en dialog med leverandører om alternative løsninger før det gis konkurrerende tilbud, Krav om kunngjøring, krav om konkurransegrunnlag, kontraktutkast, frister gjelder, håndhevingsreglene gjelder, krav til miljø osv gjelder begge konkurranseformer.
Redegjør for betydningen av begrunnelsesplikten til oppdragsgiver og klagerett til leverandøren sett i forhold til regelverkets §5 og §3-1?
Oppdragsgiver har begrunnelsesplikt. Begrunnelsesplikten skal: Sikre etterprøvbarhet og forutsigbarhet. Sikre likebehandling og objektivitet. Meddeles alle deltakere i rimelig tid før kontrakten inngås. Være skriftlig. Ut til alle parter samtidig. Inneholde tilstrekkelig informasjon om valgt tilbud slik at de andre kan vurdere om valget var saklig og forsvarlig. Være økonomisk mest fordelaktig. Angi relativ vekting eller prioritering. Bidra til at leverandøren(e) forbedrer sin konkurransekraft. Gi en reell mulighet til klage.
Kunngjøring av tildeling av kontrakt skal inneholde begrunnelse av tildeling. Dette er fordi leverandørene skal kunne vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig i samsvar med angitte tildelingskriterier. Det skal også bidra til at leverandøren forbedrer sin konkurranseevne. Begrunnelsen gir en reell mulighet for leverandøren til å klage om de mener tildelingen er i strid med tildelingskriteriene, eller er urettferdig på noen måte.
Karenstid gir leverandører som ikke fikk tildelt kontrakten mulighet til å klage. Når vinner av anbudskonkurransen kunngjøres, får de andre tilbyderne en begrunnelse på hvorfor de ikke fikk tildelingen. Dette sikrer konkurransekraft og gjør at leverandører kan utvikle seg på bakgrunn av tilbakemeldingene, som gir bedre produkter og tilbud senere. Begrunnelsen skal gis i god tid før kontrakten signeres slik at eventuelle klager rekker å bli levert og evaluert. Det er mulig å klage dersom man mener det har skjedd en urettferdig tildeling eller ved brudd på prinsippene eller liknende.
Hva er Vedståelsesfristen?
Vedståelsesfristen forteller hvor lenge tilbudet er bindende. Data og klokkeslett skal oppgis. Det er viktig ikke å sette denne fristen for langt fram i tid, men ta hensyn til behandlingen av tilbudet. Om ikke annet er spesifisert er vedståelsesfristen kl. 24:00 30 dager etter innlevering. Dersom tilbudet er gitt i tråd med gjeldende lover og regler kan det ikke trekkes tilbake. Dette for å unngå manipulering av tilbud. Det er derimot lov med små endringer på tilbudet.
Gjør kort rede for vedståelsesfristens funksjon og konsekvenser ved eventuelt utløp av denne i offentlige anskaffelser.
§ 20-6. Vedståelsesfrist
Oppdragsgiveren kan fastsette en vedståelsesfrist, som angir hvor lenge tilbudene skal være bindende. Fristen skal ikke settes lenger enn det som er nødvendig. Dersom oppdragsgiveren ikke har fastsatt en vedståelsesfrist, gjelder en frist på 30 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen.
Før utløpet av vedståelsesfristen kan oppdragsgiveren spørre leverandørene som har gitt tilbud, og som ikke er avvist og ikke har fått sine tilbud forkastet etter § 23-11, om å forlenge fristen. Oppdragsgiveren kan også innen rimelig tid etter utløpet av fristen spørre disse leverandørene om å fastholde tilbudet.
Vedståelsesfristen kan bare forlenges, og tilbudet bare fastholdes etter utløpet av fristen, når dette ikke fører til en vesentlig endring av grunnlaget for konkurransen eller leverandørens opprinnelige tilbud. Tilbyderen kan gjøre endringer på tilbudet sitt, gitt at de ikke er av vesentlig grad, inntil tilbudsfristens utløp. Når denne fristen utløper er tilbyderen bundet av sitt tilbud. Så lenge tilbudet er gitt i henhold til gjengjeldene lover og er i samsvar med kjøpers tilbudsetterspørsel, kan ikke tilbudet endres eller trekkes tilbake.
Hensikten med vedståelsesfrister er å unngå stadig manipulering av tilbudet og anbudskonkurransen.
Hvilke oppdragsgivere er omfattet av anskaffelsesregelverket?
Loven gjelder for følgende oppdragsgivere:
statlige myndigheter, fylkeskommunale og kommunale myndigheter, offentligrettslige organer, sammenslutninger med en eller flere oppdragsgivere som nevnt tidliger, offentlige foretak som utøver forsyningsaktivitet som definert i internasjonale avtaler som Norge er forpliktet av og andre virksomheter som utøver forsyningsaktivitet på grunnlag av enerett eller særrett som definert i internasjonale avtaler som Norge er forpliktet av.
Lov og forskrift om offentlige anskaffelser er et regelverk som omfatter alle kommuner, fylkeskommuner, statlige etater eller bedrifter som handler på vegne av/med konsesjon fra en av disse. I tillegg omfatter det kontrakter/prosjekter hvor en av de overnevnte offentlige etatene eier mer enn 50%.
Gjør kort rede for bakgrunnen for dannelsen anskaffelsesregelverket.?
På 1980-tallet så man i Europa en økt økonomisk trussel fra handelsstormaktene USA og Japan innen høyteknologiske produkter og fra industriland innen masseproduksjon. For å motstå og bekjempe disse landene ble det indre europeiske marked etablert. Mye handel går gjennom offentlige anskaffelser og markedet er derfor stort. Økt internhandel i EU skulle på denne måten skape konkurransedyktige leverandører i Europa.
Målet var konkurranseevnen til EUs industri på det globale markedet. Det var også er mål å fjerne intern EU-handel og fremme grenseoverskridende handel ved å fjerne fysiske, tekniske og fiskale handelshindringer.
Cecchini-rapporten sa at leverandørene til det offentlige i EU var suboptimaliserte. Det vil si at de var lite effektive, hadde høye kostnader og var lite produktspesialiserende. Dette var et resultat av liten konkurranse, ettersom nasjonale myndigheter ofte prioriterte lokale eller nasjonale leverandører ved å bevisst motarbeide utenlandsk konkurranse.
Norge og EFTA tilsluttet seg det indre marked gjennom EØS-avtalen i 1992.
Hva er Kvalifikasjonskrav/kvalifikasjonskriterier?
Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som stilles til leverandørene som ønsker å delta i en konkurranse om en offentlig kontrakt. Hensikten er å sikre at leverandørene er egnet til å gjennomføre den kontrakten som konkurransen gjelder. Kravene er enten oppfylt eller ikke oppfylt, og leverandører som ikke oppfyller alle kravene skal avvises. Etter regelverket er det ingen kvalifikasjonskrav en oppdragsgiver må stille annet enn at det for anskaffelser over NOK 500.000 ekskl. mva er krav til skatteattest av den valgte leverandøren, men det er likevel noen krav for at kvalifikasjonskravene skal være lovlige (blant annet objektive krav som er tilgjengelige for alle og som står i forhold til anskaffelsen). Det er vanlig å stille krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet, samt tekniske og faglige kvalifikasjoner med tilhørende dokumentasjon.
Gjør rede for håndhevingsreglene som gjelder for offentlige anskaffelser?
For offentlige anskaffelser er det viktig å ha definerte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, for å gjøre det mulig å håndheve reglene som gjelder for offentlige anskaffelser.
Kvalifikasjonskrav
Tildelingskriterier
Vedståelsesfristen.
Begrunnelsesplikten / Klagenemd for offentlige anskaffelser
Hvilke lover ligger til grunn for Kvalifikasjonskrav?
a) at han oppfyller kvalifikasjonskravene
b) at det ikke foreligger grunner for avvisning
c) at han oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier
(1) Oppdragsgiveren kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner. Kravene kan bare gjelde registrering, autorisasjoner mv., jf. § 16-2, økonomisk og finansiell kapasitet, jf. § 16-3, og tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. § 16-5. Kravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen.
(2) Oppdragsgiveren kan bare kreve attester, erklæringer eller andre typer dokumentasjon som angitt i § 16-2, § 16-4, § 16-6 eller § 16-7 som dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene.
(3) Oppdragsgiveren skal angi kvalifikasjonskravene sammen med de tilhørende dokumentasjonskravene i kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse.
– Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) som foreløpig bevis på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav
Redegjør for betydningen av begrunnelsesplikten og klageretten til leverandøren
Formålet med begrunnelsen: Bidra til at leverandører forbedrer sin konkurranseevne Bidra til at leverandøren skal kunne vurdere om riktig tildeling har funnet sted
Utgangspunkt: Reell mulighet til forbedringer/klage Knyttes direkte til kriteriene for valg av tilbud som er tilkjennegitt i konkurransegrunnlaget Konkret og fyllestgjørende om det vinnende tilbud Tilbudets egenskaper og fordeler sammenlignet med de øvrige tilbud Vise tydelig på hvilke områder og ut fra hvilke tildelingskriterier det vinnende tilbudet var bedre enn tapernes
Klageretten skal gjennom håndhevingsreglene og domstoler samt Klagenemnda for offentlige anskaffelser skal sikre at reglene følges på en kostnadseffektiv måte slik at leverandørenes konkurranseevne utvikles.
I forhold til prosjekteringsleveransen som anses som kritisk, hvordan vil du sikre at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse?
For å sikre at en leverandør har tilstrekkelig kompetanse på kritisk prosjekteringsarbeid er det viktig å lage kvalifikasjonskrav som går på kompetanse, for eksempel erfaring fra liknende prosjekter. På denne måten eliminerer du leverandører som ikke sitter på den riktige kompetansen. Samtidig er det mulig å lage et tildelingskriterium som går på sammensetningen av personer som skal jobbe med arbeidet. Det er vanlig å oppgi navn og CV til personer i teamet, herunder nøkkelpersonell, hvilke andre prosjekter de er involvert i, og hvor mye tid de har satt av til dette prosjektet (100% eller 50%?). I Vedlegg (administrasjonsbestemmelser) legger man inn tabell med alt nøkkelpersonell, og ber om at de legger inn organisasjonskart. Straff for å trekke ut nøkkelpersonell (flytter de på et annet prosjekt etc.). I tilfeller med uforutsette ting må man erstatte med liknende kompetanse, som oppdragsgiver må godkjenne. Vanlig med overlapsperiode ved for eksempel svangerskap, hvor oppdragsgiver kun betaler for én. Prosjektleder er helt avgjørende. MPP (Man Power Plan) hvor man forlanger navn på alle, hvilken rolle de er tiltenkt i prosjektet og hvor mange timer de skal jobbe på prosjektet.
Hvordan vil du deretter eventuelt sikre at ditt prosjekt får den kompetansen som er lovet og blir tilstrekkelig prioritert gjennom hele gjennomføringsfasen?
Oppfølging er nøkkelen. På forhånd burde man ha stilt krav til at leverandøren bruker de personene de har satt opp før tildelingen (ofte spesifisert kontrakten). Seniorrådgivere har gjerne mindre margin på timeraten sin, så det er vanlig at leverandører prøver å bruke flest mulig juniorrådgivere som har større marginer. En annen ting er på forhånd å spesifisere konsekvenser dersom leverandøren ikke holder ord. Dette kan være alt fra kansellering av kontrakten til økonomiske sanksjoner. Det er vanlig å ilegge leverandøren en straff for å trekke ut nøkkelpersonell. For å følge opp dette lønner det seg å bruke personer med kompetanse i feltet, da det er lettere å se hvor det eventuelt svikter. Dersom man på forhånd har fått oppgitt en MPP (man power plan) hvor man forlanger navn på alle, hvilken rolle de er tiltenkt i prosjektet og hvor mange timer de skal jobbe på prosjektet er det vanlig å sitte å sjekke at timetallet stemmer.
Dersom man mener og tror at leverandøren ikke opprettholder prioritet gjennom gjennomføringsfasen vil det kunne lønne seg å be om hyppigere rapportering og tettere oppfølging, eventuelt en åpen samtale.
tilbyderne av prosjekteringstimer vil estimere et timetall langt under det som er. Hvordan håndterer du eventuelt denne utfordringen i evalueringen? (tilbud på halv pris, KJØRA PÅ)
Først ville jeg sammenliknet estimerte timetall og rater med andre tilbydere for å se om dette er noe leverandøren skiller seg ut på. Et stort avvik fra alle andre leverandører vil være oppsiktsvekkende. Ved å se på erfaringer fra tidligere anskaffelser og prosjekter leverandøren har vært en del av, vil man også kunne få en pekepinn på tid og kvalitet. Har de levert flere timer enn estimert, eller har de gått på bekostning av kvalitet og HMS? Dette er spørsmål man ønsker svar på. Dersom det dukker opp faresignaler som dette ville jeg tatt en samtale med leverandøren hvis mulig, for å komme til bunns i estimatene og ratene deres. Ved videre mistanke ville jeg droppet denne leverandøren.
Beskriv hva som er avgjørende for din anbefaling av valg av metode for forespørsel.
Teknisk modenhet, kompleksitet og type anskaffelse. Hvor stort er markede. Hvilke resurser har vi for og gjennomføre anskaffelsen
Gjør en kort vurdering av fordeler og ulemper med konkurrerende forespørsel.
Begrenser mulighet for innovasjon? Fokus på pris og ikke teknisk kvalitet dersom ikke kvalitet kan prises, generelt lavere kvalitet, tøyer grenser i forhold til lover og regler ? Her er det mange fornuftige svar som kan gi poeng.
Beskriv hva som kan forhindre konkurranse i anbudsfasen Hvordan du vil gå frem i en anbudsprosess for å unngå at noen av leverandørene samarbeider for å hindre konkurranse.
Skriftlig anbudsinnbydelse:
Oppdragsgiver publiserer anskaffelsen. Leverandøren sender inn tilbud, og denne åpnes samtidig etter fristen. Det høyeste tilbudet vinner. Fordelaktig ved anskaffelser hvor innhold (scope) er godt definert og ved mindre kompliserte anskaffelser. Ulempen er at man ikke har kontakt med leverandøren, og de har heller ikke noe insentiv til å komme med innspill hvis det er noe feil med innholdet eller ting som kan forbedre anskaffelsen.
Hvordan kan det tilgjengelige leverandørmarkedets kapasitet og kompetanse påvirkes av sammensetningen i forespørselsespakken?
Leverandørmarkedets kapasitet og kompetanse påvirkes av forespørselspakkene i markedet. Dersom alle bare forespør etter totalleverandører, vil markedet til slutt bare bestå utelukkende av totalleverandører. Dette vil også føre til at masse spesialkompetanse forsvinner. Etterspør man eksempelvis bare komplette IT –systemer, vil det til slutt være vanskelig dersom man kun vil kjøpe hardware eller software alene.
Forespør man derimot mange delleverandører er sannsynligheten større for at man får mange tilbud, høyere konkurranse og god kompetanse på de mer spesifikke pakkene. Forutsetningen for dette er at man har kapasitet til selv å styre grensesnittene. Med mange baller i luften kan man risikere at vinningen går opp i spinningen.
Hvordan kan sammensetningen av en forespørselsespakke påvirke hvilke tilbydere som er aktuelle?
Sammensetting av en forespørselspakke påvirker hvilke tilbydere som er aktuelle gjennom at ikke alle leverandørene kan levere alt. Forespør man en totalleverandør får man som regel få tilbydere. Forespør man en totalleverandør samtidig som man har masse spesifikasjoner risikerer man å få én eller ingen tilbydere.
Når benytte åpen tilbudskonkurranse og når benytte begrenset tilbudskonkurranse?
En åpen tilbudskonkurranse vil være godt egnet for konkurranser hvor det ikke er for tid- og ressurskrevende å utarbeide og evaluere tilbud. En fordel med åpen tilbudskonkurranse er at du får vurdere tilbudene fra alle kvalifiserte leverandører.
En begrenset tilbudskonkurranse vil kunne være aktuelt å benytte dersom det er ressurskrevende å utarbeide og evaluere tilbud. I slike tilfeller kan det være hensiktsmessig å begrense antall tilbud. Dette for å begrense ressursbruken både på leverandørsiden og for oppdragsgiver. Her må du imidlertid vurdere leverandørmarkedet.
Dersom det ikke er så mange potensielle leverandører kan det likevel være aktuelt å benytte en åpen tilbudskonkurranse også i disse situasjonene. Da overlater du til leverandørene å selv vurdere om de ønsker å bruke ressurser på å utarbeide tilbud samtidig som du vet at man uansett ikke vil motta et uoverkommelig antall tilbud. Ved valget av åpen eller begrenset prosedyre bør du ha i bakhodet at du ved en begrenset prosedyre med et redusert antall tilbydere vil kunne velge bort kvalifiserte leverandører uten å ha sett hva de kan tilby
Grei ut om reglene relatert til type forespørselsmetoder (åpen tilbudkonkuranse begrenset etc
Del III anskaffelser (EØS)
(1) Oppdragsgiveren kan alltid bruke åpen anbudskonkurranse eller begrenset anbudskonkurranse.
åpen anbudskonkurranse: anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling,
begrenset anbudskonkurranse: anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling
(2) Oppdragsgiveren kan bruke konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring og konkurransepreget dialog bare når vilkårene i § 13-2 er oppfylt. anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører en dialog med leverandører om alternative løsninger før det gis konkurrerende tilbud,
(3) Oppdragsgiveren kan bruke konkurranse om innovasjonspartnerskap for å utvikle og anskaffe innovative varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider Skillet mellom entrinnsprosedyre og totrinnsprosedyre bør nevnes da det er sentralt for forståelsen. Vider at en underveis i konkurranse ikke kan endre anskaffelsesprosedyren uten å avlyse konkurransen.
Grei ut om Samarbeid mellom leverandører.
Har noe å si om hvordan man går ut og forespør, og hvor mange pakker som legges ut. Unngå at leverandørene deler markedet mellom seg, og skrur opp prisen på sine respektive tilbud. På mange små pakker kan for eksempel leverandører bli enige om hvem som byr på hva, og derfor skru opp prisen grunnet få tilbydere. Færre pakker gjør det derfor vanskeligere å samarbeide.
Beskriv Minimum to alternative forespørselsmetoder
Anbudskonkurranse med forhandlinger:
Aktuelle leverandør og oppdragsgiver fremforhandler et godt tilbud. Disse inviteres av oppdragsgiver. Fordelaktig med kompliserte anskaffelser hvor innhold er mindre definert. Ulempen er at det er litt imot prinsippet om likebehandling, og større sjanse for at problemstillinger rundt inhabilitet og korrupsjon oppstår. Fordelen er at man får innspill fra leverandør og på denne måten reduserer risiko.
Auksjon (multirundeauksjon):
Her kan leverandørene lære av hverandre. En auksjon går ut på at ved hver runde sender leverandørene inn et tilbud. Dette skjer helt frem til man kun står igjen med ett tilbud. Auksjoner bør holdes når man forventer at leverandørene sitter på ulik informasjon om anskaffelsens totalkostnad. Tilbyderne blir ved hver runde anonymisert og offentliggjort.
Anglo-dutch-auksjon:
Det som ofte er problematisk med auksjoner er at det tar lang tid. Detter er en variant av «multirundeauksjon», hvor når det er to leverandører igjen, så sender begge inn tilbud hvor det høyeste vinner.
Gjør rede for de ulike anskaffelsesprosedyrene som gjelder for offentlige anskaffelser?
For offentlige anskaffelser har man følgende anskaffelsesprosedyrer:
Åpen tilbudskonkurranse: Alle leverandører kan levere inn tilbud, og ingen muligheter til forhandling. Benyttes når det ikke er for tids og ressurskrevende å utarbeide og evaluere tilbud. En fordel med åpen tilbudskonkurranse er at du får vurdere tilbudene fra alle kvalifiserte leverandører. En åpen anbudskonkurranse vil gi størst konkurranse, men kan føre til at store leverandørene ikke gir tilbud da de som er mindre kan tilby lavere priser
Begrenset tilbudskonkurranse: Anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandørene som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Benyttes dersom det er ressurskrevende å utarbeide og evaluere tilbud. Dette for å begrense ressursbruken både på leverandørsiden og for oppdragsgiver. Ved begrenset anbudskonkurranse skal oppdragsgiver skriftlig og samtidig invitere leverandørene til å gi tilbud. Ulempen er at du med et begrenset antall tilbydere kan ha valgt bort kvalifiserte leverandører uten å ha sett hva de kan tilby.
Konkurranse med forhandling: Anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører med og uten kunngjøring. I en konkurranse med forhandlinger vil oppdragsgiver ofte ha en klar formening om hvilken ytelse han skal anskaffe.
Prosedyrene kan benyttes når ditt behov som oppdragsgiver ikke kan oppfylles med mindre det foretas tilpasninger i tilgjengelige løsninger, når anskaffelsen omfatter design eller innovative løsninger, når anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning eller tilknyttede risiko gjør det nødvendig, eller når de tekniske spesifikasjonene ikke kan beskrives tilstrekkelig presist ved referanse til en standard, en europeisk teknisk bedømmelse, en felles teknisk spesifikasjon eller en teknisk referanse. I tillegg åpnes det for at du som oppdragsgiveren kan benytte prosedyrene dersom du i en forutgående anbudskonkurranse bare mottok uakseptable tilbud. Prosedyren kan ikke benyttes ved kjøp av standard varer eller tjenester som er generelt tilgjengelige i markedet.
Konkurransepreget dialog: Anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører med og uten kunngjøring. I en konkurransepreget dialog vil oppdragsgiver i større grad kun ha et behov, og han er avhengig av markedets innspill på hvordan behovet best kan oppfylles. Det er gjennom dialogen oppdragsgiver konkretiserer og definerer behovet nærmere.
Ved konkurransepreget dialog kan oppdragsgiveren i en innledende prosess med utvalgte tilbydere identifisere og fastslå hvordan behovene best kan oppfylles med hensyn til både tekniske løsninger, rettslige og finansielle forhold og prosjektgjennomføring. Oppdragsgiveren gjennomfører dialogen med tilbyderne individuelt for å optimalisere den enkelte tilbyderens løsning ut fra de angitte behovene. Normalt er det ikke anledning til å avsløre løsninger eller andre fortrolige opplysninger overfor de andre deltakerne, men dersom tilbyderen aksepterer det, kan informasjon om hans løsning benyttes for å forbedre andres løsninger. Når løsningen er fastslått, kan det gjennomføres en endelig tilbudskonkurranse.
Beskriv hva som kan forhindre konkurranse i anbudsfasen ved anskaffelsen av en flyttbar borerigg.
Faktorer som kan forhindre konkurranse i anbudsfasen ved anskaffelsen av en flyttbar borerigg er blant annet:
Funksjonelle krav: Krav som omhandler hvilke funksjoner boreriggen skal ha (for eksempel krav om DP som utelukker tilbydere med forankrede rigger).
Informasjon: Ulik tilgang på informasjon om anbudsprosessen og hva kjøperen etterspør. Om en tilbyder besitter mer informasjon enn en annen, gjerne på grunn av mer erfaring, vil dette vekte konkurransen i den informertes leverandørens favør.
Krav til tilbyder: Kvalifikasjonskrav. For eksempel erfaring eller krav til finansiell soliditet.
Krav til risikostyring: Noen tilbydere er gjerne mer rustet til å påta seg risiko, og er gjerne mer villige til å gjøre så. Kompenasjonsformatet og insentivordninger vil derfor ha dirkete innretning på hvilke tilbydere som melder seg på i konkurransen.
Korrupsjon og inhabilitet: Dersom oppdragsgiver ikke har klare regler og retningslinjer for konkurranse- og evalueringsprosessen kan dette føre til korrupsjon eller inhabilitet blant menneskene som skal utlyse, evaluere og inngå kontrakten. Dette hindrer fri konkurranse og bryter med prinsipper som gjennomsiktighet, likebehandling og rettferdighet.
Hvilke faktorer mener du er avgjørende for å sikre konkurranse når en borerigg skal anskaffes?
Det er avgjørende å ha presise spesifikasjoner, både for å unngå underspesifisering og deltagelse av uegnede tilbydere, og for å unngå overspesifisering og dermed utelatelse av tilbydere som ellers hadde vært egnet.
Det er viktig å ikke kun henvende seg til leverandører man har erfaringer med fra før av, men også inkludere andre leverandører. Det gjelder også å ikke la seg farge av tidligere erfaringer, selv om dette objektivt sett kan bidra til å utelukke uegnede leverandører.
Et annet viktig moment for å sikre reel konkurranse er å velge et kompenasjonsformat som ikke utelukker de miste aktørene i markedet.
Et overordnet poeng er å utforme anbudsprosessen slik at man får en rettferdig konkurranse og oppnår hovedmålet med anskaffelsen. Dette gjøres med gode kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, og et tverrfaglig team med god kompetanse og erfaringer fra liknende anskaffelser.
To begrep brukes mye. TCO og LCC Forklar begrepene TCO og LCC ved hjelp av gode eksempler.
Totalkostnader ved eierskap (TCO) og livssykluskostnader (LCC) er metoder for helhetlig kostnadsberegning av anskaffelser.
Livssykluskostnader(LCC)
LCC, en forkortelse av Life Cycle Cost, inkluderer kostnader som oppstår gjennom hele produktet eller tjenestens livssyklus og kan også inkludere miljøkostnader og avhendingskostnader.
Totalkostnader ved eierskap (TCO)
TCO, en forkortelse av Total Cost of Ownership, er de totale kostnadene ved en anskaffelse og inkluderer innkjøpsprisen og eierskapskostnader (forvaltning- drifts og vedlikeholdskostnader). Det kan være direkte kostnader som energibruk, servicekostnader og indirekte kostnader som egenandeler brukere må betale.
Innkjøpskostnaden er selve kostnaden ved innkjøpet og LCC er kostnadene over tid f.eks inkludert vedlikehold.
Hva vil typisk være TCO for ved anskaffelse av tjenestebiler til en gruppe ansatte i en større bedrift?
TCO, en forkortelse av Total Cost of Ownership, er de totale kostnadene ved en anskaffelse og inkluderer innkjøpsprisen og eierskapskostnader (forvaltning- drifts og vedlikeholdskostnader). Det kan være direkte kostnader som energibruk, servicekostnader og indirekte kostnader som egenandeler brukere må betale. Flere exempler: Purchase price, Hardware upgrade costs, Maintenance and support costs, Training costs, Impact on productivity, Purchasing and installing cost, Other
Nevn noen typiske eksempler på elementer som kan være kostnadsdrivende i en kontrakt og hvorfor.
Den viktigste kostandsdriveren i en kontrakt vil være manglende spesifisering som fører til endringer. Endringer er ofte svært dyre i seg selv, samtidig som det øker prislappen ved å forlenge tidsaspektet. Endringer kan oppstå på grunn av klare mangler/uteglemmelser i kontrakten eller for dårlig spesifisert kvalitet. Det kan også være at det viser seg teknisk umulig å gjennomføre leveransen i henhold til avtalen.
Kontrakts ledelse deles gjerne inn i 5 ulike steg som også er grunnen til at god kontraktsoppfølging så viktig
Valg av leverandør/kontraktør, Implementering av kontrakt, Gjennomføring/leveranse, evaluering og terminere/fornyelse.
Kontrakts/leverandør oppfølging deles gjerne inn i 3 ulike nivåer: Strategisk, taktisk og operasjonell. Beskriv kort hva som ligger i disse begrepene
Hva ligger i begrepene og fokusområder:
Strategisk: Nye muligheter, innovasjon og felles mål på lang sikt
Taktisk: Kontraktsforhandlinger, kontraktsfornyelse og kontraktuelle tema
Operasjonelle: Plasseringer av ordre, kvalitets inspeksjoner og leveringstider.
Gi noen eksempler konkrete mål som kan etableres for å sikre gode leveranser når kontrakt er etablert
At leveransen skjer til rett tid
Risiko relatert til leveransen
Relevante problemstillinger i kontraktsperioden
Kvalitet i leveransen i forhold til kompleksitet
Hva bør være hovedfokus områdene til den som er ansvarlig for kontraktsoppfølging?
Følge opp leveransen, Følge opp risiko relatert til leveransen, Følge opp relevante problemstillinger i kontraktsperioden, Måle kvalitet i leveransen i forhold til kompleksitet, Følge opp selve kontrakten, endringer, følge opp tidsfrister, følge med på eventuele endringer (externt, internt) etc etc
Hvorfor er god kontraktsoppfølging så viktig og hva er hovedhensikten?
Hovedhensikt å få avtalt leveranse til avtalte betingelser
* Store volum/anskaffelser satt ut til kontraktører
* Avhengig av kontraktør
* Sikre kvalitet, leveranse og kostnader
Her er hovedhensikten å utvikle leverandører over tid. Ny teknologi, Bedre bruk av teknologi, utvikling av personell etc. forventer eksempler
Beskriv de viktigste elementene i en kontraktsoppfølgingsstrategi:
Implementering,
Utførelse av kontrakt,
Leverandørsamarbeid,
Prøve å få et best mulig samarbeid med leverandør,
Endringer, Utførelse av enten endringer,
variasjoner (utsendelse av VO/VOR),
valg/options eller justeringer,
Dette må følges bra opp om det skulle bli implementert, Resultatmåling,
Rapporteringer av resultatet jevnlig i hele kontraktsoppfølgingsfasen,
Garantistyring,
Bruker skjema for å se på forventet resultat vs. faktisk resultat av bl.a. tid, kostnad, HMS, kvalitet osv.
Avslutning, (Sørge for en god avslutning av kontrakten og at eventuelle kostnader blir betalt.)
Hva mener du karakteriserer gode måleparametere som kan brukes for å følge opp en kontrakt/leverandør. Gi noen konkrete eksempler
Måle parametere må være konkrete, målbare og kjente. («SMARTE») er et begrep de bør vise til å forklare hver og en av bokstavene.
Specific
Mesurable
Agreed apon
Realistic
Time-based
Bør gjerne ha noen eksempler.
* Customer Loyalty
* Production/Delivery Capacity
* Employee Qualifications
* Cost/Unit price
* Quality
* Delivery Performance
Kan du nevne noen typiske eksempler på anskaffelsesrisiko
Generelt for alle: Manglende leveranse generelt. Ekstrakostnader pga. valg av feil leverandør, tap av renomme (f.eks. ved utnyttelse av arbeidskraft/lovbrudd, konkurs, dårlig kvalitet på leveransen etc.
Anskaffelse av renovasjonstjenester for en større kommune
En prosjektanskaffelse av et større byggeprosjekt
Anskaffelse av en tjeneste
Hva mener du er grunnleggende for beslutningen om hvilken anskaffelsesrisiko som bør tas av hvilken part i en anskaffelsesprosess?
Her tenker jeg særlig på at den parten som kan påvirke risikoen bør ta den. Og partene må kunne bære risikoen. Bør også trekke inn en vurdering av garanti/ muligheter for å forsikre seg og hva dette betyr for totalkostnaden. Til slutt er det en kostnad forbundet med å forsikre seg mot risiko og det er en vurdering som bør gjøres.
Hva er hovedoppgavene til en kategorileder?
Å etablere er tverrfaglig team for kategoristyring og lede dette teamet.
Hva er hovedoppgavene til anskaffelses leder?
Etablere er tverrfaglig team for etablering av strategien, samt lede teamet og fasiliteter prosessen.
Beskriv en god metodikk for kategoristyringsprosessen
Fase 1: Hvor begynner vi. Overordnede analyser og vurderinger av innkjøpsportefølgen. Utgangspunkt i spendanalyser og behov. Vurder også markedet
Fase 2. Etablere og analysere valgt kategori. Analyser av behov og marked. Innhente og kartlegge informasjon fra egen virksomhet. Se på konkurransesituasjonen
Fase 3: Utvikle strategi og konkrete handlingsplaner
Fase 4 Gjennomføre og forbedre. Følge opp viktige kategorier og måle parametere. Vurdere behov for oppdatering
Alternativt kan man beskrive en første fase rettet mot det interne, dvs sette opp teamet, sikre stakeholdere, beskrive kategoriene og planlegge. I så fall er det naturlig å ha 5 faser. Alternativt vil noen slå sammen Fase 2 og 3 og beskrive dette under ett.
Beskriv noen metoder du kan bruke for å utarbeide en god kategoristrategi og gi eksempler på hvordan du vil bruke disse metodene.
Strukturert tilnærming for å få gode diskusjoner. Porter-analyser og bruk av Krajlic-matriser. Ulike analysemetoder avhengig av type anskaffelse. Beskriv de viktigste elementene i implementeringen av en slik kategoristrategi. Implementering, Kontraktsinngåelser som reflekterer strategien, Leverandørsamarbeid. Etablere riktig samarbeidsform med leverandør basert på om det er strategisk leveranse, «flaskehals/long lead» produkt eller standard leveranse. Resultatmåling. Følge opp resultater jevnlig for alle leveranser
Kommunen har en rekke ulike typer anskaffelser som krever ulik tilnærming. Du får ansvar for å utvikle en overordnet kategoristrategi. Hvordan tenker du deg at denne bør utformes og hvorfor?
tips
- Alternative leverandører ref. behov/tilbud – kvalitet/historikk etc
- Tilgang leveranse (Flaskehalsprodukter)
- Substituttprodukter
- Risikoen
- Velge riktig kontrakt og kompensasjonsformat
- Kostnadsbildet
Hva mener du er nytteverdien ved å utarbeide en kategoristrategi for en så stor og kompleks virksomhet som en større kommune? Hva betyr kategoristyring innenfor innkjøp?
Kategoristyring innebærer samordning av innkjøp i hele virksomheten. Innkjøpene deles inn i grupper (kategorier) som understøtter markedets inndeling. Hver kategori styres for å utnytte markedets muligheter og oppnå reduserte kostnader og andre behov.
Helhetlig planlegging, gjennomføring og oppfølging av alle innkjøp innenfor innkjøpskategorien, f.eks IKT, eiendom, kontordrift, konsulenttjenester etc.
Tverrfaglige kategoriteam som involverer nødvendige deler av virksomhetens på tvers av seksjoner og avdelinger. Opprettelse av kategoriteam er sentralt for å samordne innkjøpene og ivareta de ulike interessene innenfor kategorien.
Systematisk analysearbeid som gir innsikt i virksomhetens behov, og sammenstille dette med muligheter i markedet ved analyse av leverandørmarkedet. Analysearbeidet bør resultere i langsiktige kategoristrategier.
Å innføre styringsmekanismer som gjør at man kan følge utviklingen innenfor de ulike kategoriene
Du skal lede anskaffelsesfunksjonen i et større entreprenørkonsern med ulike virksomheter innenfor bygg og anlegg. Hvordan vil du organiserer anskaffelsesfunksjonen og hvorfor?
Full sentralisering i et selskap, delvis eller full desentralisering eller Hybridløsning. Fordeler og ulemper med anbefaling.
I valgene mellom sentralisert og desentralisert anskaffelsesfunksjon er det ulike faktorer som bør vurderes. Hvilke faktorer vil du legge på og hvorfor?
Potensiale for effektivitet, savings cost control, Potensiale for produktstandardisering, Favorism?. Strategiske anskaffelser/kompleksitet, Risiko, Kompetansebehov, Nettverk, effekter og standarder, Markedsdynamikk, Hasteanskaffelser, Beslutningsinformasjonskostnader, Markedsmakt, Monitoring contractors performance
Beskriv en god metodikk for prosessen med å etablere en anskaffelsesstrategi
Fase 1: Hvor begynner vi. Overordnede analyser og vurderinger Utgangspunkt i spendanalyser og behov. Vurder også markedet
Fase 2. Etablere og analysere. Analyser av behov og marked. Innhente og kartlegge informasjon fra egen virksomhet. Se på konkurransesituasjonen
Fase 3: Utvikle strategi og konkrete handlingsplaner
Fase 4 Gjennomføre og forbedre. Følge opp og bruke måle parametere. Vurdere behov for oppdatering
Hva mener du er nytteverdien ved å utarbeide en anskaffelsesstrategi for en større prosjektanskaffelse i et privat entreprenørselskap og hva bør du som et minimum vurdere for å gi en anbefalt strategi?
Det viktigste er at man legger grunnlaget for å velge riktige leverandører slik at man får leveransen til tid/kvalitet og kost i henhold til målet for strategien. Hvordan:
- Markedet
- Alternative leverandører ref behov/tilbud – kvalitet/historikk etc
- Tilgang leveranse (Flaskehalsprodukter)
- Substituttprodukter
- Risikoen
- Velger riktig kontrakt og kompensasjonsformat
- Kostnadsbildet
beskriv strategi pyramiden
beskriv Porters femkraftmodel
det er en model som viser 5 faktorer som hjelper og forstå en organisasjons konkurranse styrke og markedsposisjon. de 5 faktorne er: trussel om nye aktører. trussel om erstatninger, leverandørens forhandlingsstyrke, kjøpere forhandlingsstyrke, og intensitet av konkurranse rivalisering
hva er Kraljic’s porteføljemodell
en modell som brukes til og analysere kjøps Portfolio til et selskap. modellen tydeliggjør hvilke produkter som kan bli sub contracted og hvilke man ikke trenger og bestille igjen. og hvilke producer som inneholder spesifikk fare.
Hvordan du vil analysere deg frem til hva som er de viktigste kostnadsdrivende i et byggeprosjekt og hvordan vil du eventuelt involvere leverandørene i forhold til å få en best mulig leveranse?
Kostnadsdrivende elementer:
Endringer vil ofte føre til økte kostnader for oppdragsgiver. Leverandøren priser inn en margin på den jobben som står spesifisert i kontrakten, men det som kommer utenom skal han ha mer betalt for.
Uklarheter i kontrakten gir leverandøren mulighet for opportunistisk adferd, det vil si dra nytte av uklarhetene og fakturere for ekstra arbeid i forbindelse med avklaring og utførelse av ekstra arbeid.
Grad av spesifisering er framvist på bilde i relasion til kost
Forsinkelser fører til at personell blir bundet til et prosjekt lenger enn forventet. Dette kan føre til at andre arbeider og nye kontrakter ikke kan utføres som avtalt. I tillegg vil forsinkelser kunne føre til økonomiske krav fra andre leverandører.
I et prosjekt som dette kan man for eksempel kjøre en konkurranse med forhandling for å komme i tett kontakt og dialog med leverandørmarkedet rundt de beste løsningene og den beste prisen for utførelse. Et komplisert prosjekt har mange aspekter som kan komme fram under dialog som gagner både oppdragsgiver og leverandør.
Valg av kompensasjonsformat er viktig for å sikre at ingen går på en smell økonomisk og at risikoen er fordelt på en god måte.
Hvordan er risikoen fordelt for kompensasjonsformatene?
se bilde
