LernkartenPaditz Flashcards
(31 cards)
Nennen Sie die 5 Phasen des Projektmanagements und beschreiben Sie die wichtigsten Prozesse in der jeweiligen Phase anhand eines selbstgewählten Beispiels. (10 BE)
Initialisierung:
- Zuständigkeiten klären, Ziele Skizzieren, Projektmanagment-Prozess auswählen
Definition(WAS?):
- Projektteam bilden, Ziele definieren, Erfolgskriterum definieren, Meilensteine definieren
Planung(WIE?):
Terminplan erstellen, Ressourceplan erstellen, Risiken analysieren und gegenmaßnahmen planen, Projektstruckturplan erstellen
Steuerung:
Termine s., Änderungen s., Ressourcen s., Risiken s., Zielerreichung s.
Abschluss:
Erfahrungen sichern
Nennen und erläutern Sie 3 Dimensionen, nach denen man Projekte in Projektarten gliedern
kann. (6 BE)
- Projekt Auftraggeber: Intern vs. Externes projekt
- Business Value: Strategisches vs. Taktisches Projekt
- Projektinhalt | ProjektGegenstand: Investitions- vs. Organisationsprojekt
- Komplexität:
Komplexität | Fachlich inhaltlich | sozial | besonders wichtig
Standard Projekt (-) (-) -> standartisierung
Akzeptanzprojekt (-) (+) -> Stakeholdermgmt
Potentialprodukt (+) (-) -> klare Zielvorg.
Pionierprojekt (+) (+) -> Risikomgmt - Projektsteuerung: Agiles vs. Technokratisches Projekt
- Geografie: National vs. International
- Projektgröße: klein vs. Mittel vs. Groß
Was ist der Unterschied zwischen Erfolgskriterien und Erfolgsfaktoren. Erläutern Sie dies
anhand eines Beispiels! (4 BE)
- Erfolgskriterium: Merkmal zum Unterscheiden des Zustands einer Person oder Sache von anderen
z.B. Anzahl vorhandener… - Erfolgsfaktor: Mittel zum Beeinflussen des Zustands einer Person oder Sache
z.B. Gutes Marketing…
Was sind die Unterschiede zwischen Projekterfolg und Projektmanagementerfolg? (2 BE)
- Projekterfolg: Erreichen der festgelegten Projektziele wie Leistung/Qualität/Quantität/Kosten und Zeitraum
- Projektmanagmenterfolg: Verhältnis von Aufwand des Projektmgmt zum Nutzen erfolgreicher Projekte. Misst die Effektivität der angewendeten Projektmgmtprozesse, wie Planung Organisation und Steuerung
Ein Projekt ist ein „besonderes Vorhaben“. Über welche Faktoren lassen sich Projekte von
Routinearbeiten abgrenzen (mind. 6 Nennungen)? (6 BE)
- hoher Neuheitsgrad für beteiligte
- ziemlich komplex
- Beteiligung mehrer Abteilungen/Hierarchiestufen
- Arbeit in Teamarbeit
- benötigt Interdesziplinäre Arbeit
- Leitung beansprucht volle Zeit einer Person
- erstreckt sich über längeren Zeitraum
- ist mit Risiken behaftet
- Ressourcen: finanzen, Personell, zeitlich sind begrenzt
Erläutern Sie den Unterschied zwischen Projektmanagementphasen und Projektphasen! (6 BE)
Projektphasen:
- Lebenszyklus des Projekts
- Fokus auf Ergebnissen und Zielen
Projektmanagementphasen:
- Struktur und methodische Steuerung des Projekts
- Fokus auf Ressourcen, Risiken, Kommunikation und Kontrolle
Der Hauptunterschied liegt also darin, dass Projektphasen die operativen Schritte eines Projekts betreffen, während Projektmanagementphasen die strategische Steuerung des Projekts durch den Projektmanager beschreiben.
Was verstehen Sie unter einem: „Projektmanagementprozess“. Erläutern Sie die Bedeutung
von Projektmanagementprozessen bei der Bearbeitung von Projekten! (3 BE)
Projektmanagementprozess:
- Strukturierte Abfolge von Aktivitäten,
- erforderlich, um ein Projekt erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen
- umfasst Methoden, Werkzeuge, Techniken
Bedeutung:
- Planung und Steuerung: klare Strukturen um Ziele, Ressourcen und Zeitrahmen zu definieren und effizient zu steuern
- Kontrolle und Qualitätssicherung: helfen Risiken zu identifizieren, Abweichungen zu überwachen und Korrekturen vorzunehmen
- Erfolgssicherung: Durch systematische Prozesse wird sichergestellt, dass das Projekt innerhalb der vorgegebenen Grenzen von Budget, Zeit und Qualität abgeschlossen wird
Erläutern und Differenzieren Sie die Begriffe: „Projektmanagement“,
„Programmmanagegement“ und „Portfoliomanagement“! (9 BE)
Projektmanagement:
- Definition: umfasst Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten, um festgelegte Ziele innerhalb eines definierten Zeitrahmens und Budgets zu erreichen.
- Ziel: Effiziente und zielgerichtete Umsetzung eines einzelnen Projekts.
- Fokus: Einzelnes Projekt, das spezifische Ziele, Ressourcen und Ergebnisse hat.
Programmmanagment
- Definition: Koordination und Management mehrerer miteinander verbundener Projekte, die gemeinsam ein übergeordnetes Ziel erreichen soll.
- Ziel: Sicherstellung, dass alle Projekte innerhalb Programms koordiniert und aufeinander abgestimmt sind, um Gesamtziele des Programms zu erreichen.
- Fokus: Koordination und Ausrichtung von mehreren Projekten, die zusammen ein größeres strategisches Ziel verfolgen.
Portfoliomanagement:
- Definition: Auswahl, Priorisierung und Steuerung von Projekten und Programmen innerhalb eines Unternehmens, um die strategischen Ziele und den Nutzen für das Unternehmen zu maximieren.
- Ziel: Optimierung des Ressourceneinsatzes und Sicherstellung, dass Projekte und Programme im Einklang mit den Unternehmenstrategien stehen.
- Fokus: Gesamtheit der Projekte und Programme eines Unternehmens, die nach strategischen Kriterien ausgewählt und gemanagt werden.
Warum ist eine gute Vorbereitung des Projekts so wichtig? (6 BE)
- Scheitern des Projekts verhindern
- Wichtigste Ursachen dafür:
- Keine klare Zieledfinition
- zu wenige Ressourcen stehen zu Beginn des Projekts zur Verfügung
- Um Fehler und daraus resultierende Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt im Projektverlauf zu minimieren
- Um Komplexität zu reduzieren + Transparenz zu schaffen
- Risiken besser zu überblicken und bewerten zu können
- Ressourcen und Budget besser planen können
Welche wichtigen Aufgaben sind in der Projektstart-Phase zu erledigen? (9 BE)
- (1) Projektziele: klarheit unter den relevanten Stakeholdern
- (2) Projektphasen(Grob-Planung): Phasen definieren, Kosten, Ressourcen, Zeit abschätzen
- (3) Projektorganisation: Teambilden, Zuständigkeit & Verantwortung klären
- (4) Projektteam & Projektleiter: Regeln zur Zusammenarbeit im Team festlegen
- (5) Projekt Kommunkation: Definition auf welche Art, welche Informationen mit welchen Personen kommuniziert werden sollen
- (6) Stakeholder Analyse: Welche Personen sind vom Projekt betroffen
- (7) Risiko analyse: Risiken identifizieren, analysieren & bewerten ggf. Gegenmaßnahmen planen
- (8) Projektstart-Workshop: Schritt 1-7 in Meeting mit Team abschließend klären
- (9) Kickoff-Meeting: Start des Projektes im Rahmen dieser Veranstaltung
Was versteht man unter und wodurch unterscheiden sich Lastenheft und Pflichtenheft? Wann,
d.h. in welchen Projektmanagementphasen, werden diese Dokumente normalerweise
erstellt? (6 BE)
Lastenheft: Alle vom Auftraggeber festgelegten Forderungen an Lieferung und Leistung im Rahmen des Projekts
Phase: Vorallem in Definition und iinitialisierungsphase, ZIELDEFINITION
PflichtenHeft: Vom Auftraggeber erarbeitete Realisierungsvorgaben auf Basis des Lastenhefts
Phase: Vorallem in der Planungsphase relevante Prozesse sind u.A.
kosten und Finanzmittelplan, Ressourcenplan, Risikos analysieren, Projektstrukturplan
Klare und einheitlich verstandene Projektziele sind wichtig für den Projekterfolg. Wie können
Sie als Projektleiter dafür sorgen, dass die Projektziele eine gute Grundlage für die weitere
Planung und Durchführung bilden. (10 BE)
SMARTe Ziele definieren:
S - Spezifisch
M - messbar
A - attraktiv/akzeptabel
R - realistisch/relevant
T - terminiert
- Kontrollfunktion ~ Ziel Messbar
- Orientierungsfunktion ~ individuelle Motivation gewährleisten
- Verbindungsfunktion ~ gemeinschaftliches Ziel des Teams
- Koodinationsfunktion ~ Steuerung des Prozesses durch ist/Soll
- Selektionsfunktion ~ Auswahl aus Optionen durch Ziele treffen können
Erläutern Sie Zweck und Bedeutung der Projektstrukturierung! (5 BE)
- Darstellung des Projektgegenstands in seiner Gesamtheit
- Aufdecken von Unklarheiten und Zielen
- Schaffung von Transparenz
- Durchgängiges Ordnungsprinzip
- Bestimmen aller Arbeitspakete
- Ordnen der Arbeitspakete nach Zugehörigkeit
- Vergabe der Arbeitspakete
Welche Schritte der Projektplanung lassen sich unterscheiden? (3BE)
- Phase: Erstellen eines Phasenplans (Definition)
-> Orientierung an großen Phasen - Phase: Erstellen eines Projektstrukturplans (Planungsphase)
-> Ziel: inhaltliche Gliederung der Gesamtaufgabe - Phase: Erstellen eines Netz-bzw. Ablaufplans
-> Ziel: zeitlich/logische Verknüpfung von Arbeitspaketen
Erläutern Sie den Grundaufbau eines Projektstrukturplanes über 4 Projektstrukturebenen
anhand eines Beispiels! (8 BE)
- Projekt: Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit einer bedingung in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist (DIN 69901)
- Teilprojekt: Teil eines Projekts, welcher Strukturell mit dem projekt in verbindung steht
- Teilaufgabe: Teil eines Teilprojekts, was weiter aufgegliedert wird
- Arbeitspaket: in sich geschlossene Arbeitsmenge mit klarer Definition und Ergebnis. Nicht weiter unterteilbar
Bsp.:
Hausbau
Erdgeschoss - OG - Dach
Küche, Wohnzimmer - Kinderzimmer Schlafzimmer
Küchenmarkt gehen, … - ToysRus gehen, … - Fenster einbauen
Nennen Sie wesentliche Merkmale bei der Bildung von Arbeitspaketen! (6 Merkmale, 6 BE)
- abgeschlossene und deutlich abgrenzbare Leistungen
- Abschluss mit definierten Ergebnis
- können auf allen Ebenen liegen (außer oberste)
- Umfang Kontrollierbar
- Verantwortlichen festlegbar
- Zuordenbar zu organisationseinheit
Nennen Sie wesentliche Inhalte, die in einem Arbeitspaket berücksichtigt werden müssen! (6
Nennungen, 6 BE)
- Bezeichnung
- Zugehörigkeit: Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe
- Projekt und AP-Nummer
- Dauer(Start/Ende)
- Verantwortlichkeit
- Auftraggeber
- Fortschrittsgrad messtechnik
- Ergebnisse, Ergebnisserwartung
- Aktivitäten / termine
- Vorraussetzungen
- Aufwand / Kosten / Leistung
Welches ist die wichtigste Aufgabe eines Ablaufplans? (5 BE)
- sachlogische Verknüpfung von Vorgängen
- Strukturierte und übersichtliche Darstellung der Reihenfolge und Abhängigkeiten von Aufgaben/Prozessen
- Ressourcen effizient nutzen
- Zeitpläne einhalten
- Kommunkation erleichtern
. Risiken / Abweichungen erkennen
Was verstehen Sie unter einem Gantt-Diagramm? (3 BE)
stellt zeitliche Lage und Dauer der vorgänge anhand der Länge von Balken über einem Zeitstrahl dar. Einzelne Vorgänge überinander darzustellen. So kann der Zeitliche Ablauf des Projekts dargestellt werden
Was wird bei der Netzplantechnik unter einem Vorgang verstanden? (3BE)
Ein Vorgang ist ein Ablaufelement das ein bestimmtes Geschehen beschreibt mit definierten Anfang/Ende. Im Netzplan stellt dieser einen Knoten dar.
Erläutern Sie die Arten der Codierung für den PSP! (3 BE)
- Nummerische Codierung: 1, 1.1, 1.2, 2, …
- alphabetisch: a, b, a.a, a.b, …
- alphanumerische: 1, 1a, 1b, 2, …
- Klassifizierend: z.B. Projektnummer, Projektphase, Leistungsnummer…
Nennen und beschreiben Sie die 4 möglichen Anordnungsbeziehungen von Ablaufelementen
in Netzplänen! (4BE)
Normalfolge: Ende-Anfang Beziehung
-> bsp: Fragebogen ausfüllen und auswerten
Anfangsfolge: Anfang-Anfang beziehung
-> bsp: Aufstellen von Rezepturen und testen in Produktionsanlage
nach festlegen der 1. Rezeptur kann mit testen begonnen werden
Endfolge: Ende-Ende Beziehung
-> bsp: Aufstellen von Rezepturen und testen in Produktionsanlage
nach Fertigstellung der letzten Rezeptur ist auch testen abgeschlossen
Sparfolge: Anfang-Ende Beziehung
-> mit start des vorgängers kann Nachfolger bestimmt werden
Was ist bei der Netzplantechnik mit Vorwärts-, was mit Rückwärtsrechnung gemeint? (6 BE)
Vorwärtsrechnung berechnet früheste mögliche Zeitpunkte, zu dem ein Projekt oder eine Aufgabe beginnen oder enden kann
Startet mit dem projektbeginn und berechnet Schritt für Schritt die frühesten möglichen Termine für jede Aktivität unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten
Rückwärtsrechnung berechnet späteste Zeitpunkte bis zu denen eine Aufgabe abgeschlossen sein MUSS, um Gesamtprojekt im vorgegebenen zeitraum zu beenden
Startet mit dem Endtermin des Projekts und berechnet rückwärts die spätesten mögliche Termine für jede Aktivität
Als Dauer wird die Zeitspanne vom Anfang bis zum Ende eines Vorgangs bezeichnet. Wie lässt
sich aus einem frühesten Anfangszeitpunkt und gegebener Vorgangsdauer der früheste
Endzeitpunkt ermitteln? (4 BE)
frühester Anfangszeitpunkt + Vorgangsdauer = Endzeitpunkt
