Mötesteknik Flashcards
(14 cards)
Vad är en möteskallelse?
Det är en inbjudan till ett möte.
Vad ska vara med i en möteskallelse?
- Dokumentnamnet KALLELSE.
- Datum då kallelsen skickas ut.
- Information om vem som skickar ut kallelsen.
- Information om vem som kallas till mötet.
- Plats och tid för mötet.
- Information om vad som ska behandlas.
- Underskrift av sammankallaren (ordförande/sekreterare).
Vad är en föredragningslista?
- Det är ett dokument som visar vad som kommer att tas upp under ett möte, och i vilken ordning.
- Det är ett viktigt underlag för att skriva protokoll.
Vad ska vara med på föredragningslistan?
Alla ärenden och eventuellt andra programpunkter för mötet.
Vilken uppgift har ordförande för ett möte?
- Öppnar mötet.
- Leder ordet på mötet.
- Leder omröstningar.
- Håller ordning på mötet, kan till exempel avbryta en osaklig diskussion.
- Undertecknar protokollet.
Vilken uppgift har sekreteraren för ett möte?
- Gör noggranna anteckningar under mötet.
- Skriver protokoll efter mötet.
- Undertecknar protokollet.
Vilken uppgift har protokolljusteraren för ett möte?
- För anteckningar under mötet för att kunna kontrollera att protokollet stämmer överens med verkligheten.
- Läser igenom protokollet noga efter mötet och jämför det med sina egna anteckningar.
- Undertecknar protokollet.
Det finns tre olika typer av protokoll. Vad heter de och vad innebär de?
a) Beslutsprotokoll – endast besluten skrivs in.
b) Referatprotokoll – besluten och en del av diskussionen skrivs in.
c) Diskussionsprotokoll – besluten och hela diskussionen skrivs in.
Beskriv de olika stegen man går igenom på ett möte?
- Mötets öppnande (Föreningens ordförande öppnar mötet).
- Val av mötesfunktionärer (Mötesordförande, sekreterare, protokolljusterare, rösträknare).
- Mötets laglighet och beslutsförhet (Är kallelsen utskickad i tid? Är tillräckligt många medlemmar på plats?) .
- Föredragningslistan godkänns (Är allt OK med föredragningslistan? Inga sakfel?).
- Anmälningsärenden (Information till mötesdeltagarna).
- Beslutsärenden (De ”riktiga” ärendena, som man ska fatta beslut om).
- Diskussionsärenden (Ärenden som man bara pratar om, inga beslut fattas).
- Övriga ärenden (Kan vara sådant som någon kommit att tänka på under mötets gång; inga beslut fattas).
- Mötets avslutande (Ordförande tackar alla deltagare och avslutar mötet med ett klubbslag).
Vilka tips/rekommendationer finns det för den som deltar i diskussionerna på ett möte?
- Försök att vara saklig, tydlig och kortfattad i det du säger.
- Ha ett klart förslag som du motiverar.
- Gå inte till personangrepp, utan håll dig till sak.
På vilka tre sätt kan man rösta på ett möte?
- Öppen omröstning – handuppräckning.
- Sluten omröstning – man skriver på röstsedlar.
- Röstning med acklamation – man ropar ja/nej (endast gällande mindre viktiga frågor)
Vad gör man då man:
a. understöder ett förslag?
b. bordlägger ett förslag?
c. förkastar ett förslag?
d. reserverar sig mot ett beslut?
a. Understöder: Man håller med den som talat tidigare.
b. Bordlägger: Man tar upp ärendet vid ett senare tillfälle och undersöker saken vidare fram tills dess.
c. Förkastar: Man behandlar inte ärendet överhuvudtaget.
d. Reserverar sig: Man vill visa att man inte är enig med majoriteten som har fattat beslutet, och det ska skrivas in i protokollet.
Det finns fyra olika typer av ärenden. Förklara vad de innebär:
a. Diskussionsärenden?
b. Beslutsärenden/ egentliga ärenden?
c. Anmälningsärenden?
d. Övriga ärenden?
a. Diskussionsärenden: Ärenden som man bara diskuterar (man fattar inget beslut).
b. Beslutsärenden: “Riktiga” ärenden (man fattar beslut).
c. Anmälningsärenden: Information som läses upp eller berättas för medlemmarna.
d. Övriga ärenden: Sådant som inte finns med på listan (och inga beslut fattas). Kan vara sådant som kommit upp under mötets gång.
Vad betyder följande mötestermer?
a. Reservation?
b. Remiss?
c. Suppleant?
a. Reservation: En person motsätter sig ett beslut och får det antecknat i protokollet.
b. Remiss: Mötet överlämnar en fråga till en expert/sakkunnig som får bidra med synpunkter eller fakta.
c. Suppleant: En ersättare för någon av dem som borde vara med på mötet.
