Organisation & KOM MK044G Flashcards
(108 cards)
1
Q
Definiera organisation
A
”En organisation är ett socialt kollektiv där interaktion mellan organisationsmedlemmarna är grunden för verksamheten som vanligtvis innebär gemensamt och koordinerat för att uppnå ett uttalat mål”
2
Q
Vad är en organisation?
A
”Som system som är funktionellt effektiva om de formulerade målen uppnås genom rationellt beslutsfattande”
- Någon form av regler och ordning
- Gemensamt mål
3
Q
Vad kännetecknar en organisation?
A
Enligt Lindkvist: - Värderingar - Arbetsfördelning - Regler och avtal - Måluppfyllelse - Administrativ Enligt Heide: - Samordning och styrning - Mål - Arbetsfördelning och specialisering - Ledarskap
4
Q
Beskriv formell organisation
A
”ett antal individer som utför olika arbetsuppgifter på ett samordnat sätt för att uppnå vissa mål”
- Ett tydligt led, chef till medarbetare, nån som bestämmer över en annan
- Uppnå ett mål
5
Q
Beskriv social organisation
A
- Mer allmänna samspelet mellan människor såväl inom som utanför formella organisationer
- Kan ha en social struktur, tex hockey är en formell (med ledare, tränare och med ett mål att vinna) men som struktur är de mer sociala som lag.
6
Q
Grupp eller organisation? Beskriv skillnaden
A
- En grupp är informell, tex är hos varandra, lös ordning, någon ansvar för fika,
- En organisation är präglad av formalisering, har ett mål
7
Q
Ge exempel på olika organisationer och vem som har nytta av dessa
A
- Medlemsorganisationer – nytta för medlemmarna, tex facket, svenskt näringsliv
- Affärsorganisationer – nytta för ägarna, tex HM, Volvo, Ica
- Serviceorganisationer – nytta för kunderna, tex sjukhus, BUP
- Samhällsorganisationer – nytta för samhället och/eller medborgarna, tex försäkringskassan, arbetsförmedlingen
8
Q
Organisationsteori
A
- Inte ett fast sammanfogat teoretiskt system – under uppförande
- Ett ämnesområde som representerar ett försök att samla, ordna, överväga och vidareutveckla den mänskliga kunskapen inom ett bestämt område.
- Viktigt att förstå ämnesområdets kontinuitet och inre samband.
9
Q
Vilka fyra historiska skolbildningar finns det?
A
- Scientific Management
- Human Relations
- Administrationsteorin
- Den sociologiska byråkratiteorin
10
Q
Beskriv Scientific Management
A
– F.W. Taylor
- Tidigt 1900-tal
- Teknisk forskare och konsult i järn och metallindustrin
- Förknippas ofta med industriellt och manuellt arbete
- Fokus på specialisering och centralisering
- Rätt man till rätt jobb kom han på, utvecklade program för detta, lära personal för att bli mer effektiv för att öka vinst för företaget
- Vetenskaplig träning för arbetarna
- Maximal effektivitet i alla led
- Bröt ner arbetsprocessen i olika delar, vart lär man sig sin del o göra de bra
- Framförallt: en kugge i produktionsbygget (man är utbytbar, tränad för att kunna fler delar om man blir sjuk) , rätt person på rätt plats
11
Q
Beskriv Human Relations
A
Elton Mayo
- Cirka 1920-tal
- Protest mot industrins dåliga arbetsförhållande, tyckte inte de var så schysst att de skulle stå vid ett löpande band o göra samma saker
- Forskare med bakgrund i psykologin börjar att studera industrinarbetets mänskliga konsekvenser
- Man skulle må bra på företaget också
- Upptäcker att normsystem och informella grupper har stor påverkan på produktiviteten
- Han gjorde ett test att de grupper som mådde bra och kände sig sedda hade inge problem att jobba i dåligt ljus
- Mänskliga relationer var alltså fokus
- Ledningens uppgift att se hela gruppen, inte bara pengar och produktion,
12
Q
Beskriv Administrationsteorin
A
- Henri Fayol
- Håller på med administrations, ser den som en process, där ledningen planerar organiserar, beslutar, koordinerar och kontrollerar
- Praktiska problem, behövde ha koll så alla får höra samtidigt tex.
- Olika processer, olika delar, rinner ner i ett vattenfall,
- Fördelar: Man får kontroll
- Nackdel: tar tid
- Ett sätt att komma påväg
13
Q
Beskriv Den sociologiska byråkratiteorin
A
- Max Weber
- Jämförde maktsystem över lång tid och fann att alla stora civilisationer utvecklar byråkratiska organisationsformer, hierarkier av personer som specialiserar sig på administrationen efter regler.
- Ledord: Rationalitet, ordning o reda ville han ha.
- Kommuner uppbyggda efter de här systemet, genom regler och lagar bestämmer man hur de ser ut
- Som man jobbar idag i många stora företag, någon bestämmer så ramlar det ner på de under
14
Q
Beskriv analysnivåer inom organisationsforskningen
A
- När man jobbar med org och organisationsforskning
- Fem nivåer, när vi ska förklarar människors och organisationers handlingar använder vi oss ofta av förklaringar på flera nivåer
15
Q
Vilka är de 5 analysnivåerna inom organisationsforskningen?
A
Alla fem nivåer påverkar systemet: Individ, Grupp Organisation, som omvärld, institutionen är ramar Institution, kultur och samhällen, Internationell/global nivå
16
Q
Hur förklaras organisationskultur?
A
”Organisationskultur är den uppsättning gemensamma normer, värderingar och verklighetsuppfattningar som utvecklas i en organisation när medlemmarna samverkar med varandra och omvärlden” - Heide
- Alla är en del av kulturen
- Sitter i alla medarbetare, personerna
- Komplex helhet där alla delarna hänger samman, kulturmönster eller kultursystem
- Centrala element i en kultur är värderingar, normer och organisationer
- Kultur är inte medfött
17
Q
Vilka gemensamma drag har en framgångsrik organisation?
A
- Handlingsbenägenhet
- Nära kundkontakt
- Självständighet och entreprenörsanda
- Människor är produktiva
- Värderingar tas på allvar
- Bliv vid din läst! Gör de du är bra på, en kock är en kock och inte en skomakare
- Enkel struktur, små staber (små avdelningar med någon ledare i varje)
18
Q
Nämn någon fördel med att kultur i organisation
A
- Tydlighet, ikea tex, det är tydligt vilka som jobbar där
- Kultur reducerar osäkerhet och gör företaget mer stabilt, det är tydligt vad ikea står
19
Q
Hur börjar en kultur?
A
Heide anser att det uppstår från 3 källor: (s.52)
- Värderingar från grundarna
- Behöver erfarenheter från gruppmedlemmarna när organisationen utvecklas (Erfarenheten av gruppmedlemmarna när organisationen startas)
- Nya värderingar som uppkommer genom nya medarbetare och ledare, fler som integrerar. Kulturen lever och utvecklas vidare över och genom generationer. Tex häst och vagn till bilar
20
Q
Beskriv kulturens lager samt vad varje lager innebär
A
- Yttersta laget, artefakter = av människan skapade objekt, tex blågula kläder hos ikeaarbetare, McDonalds loggan.
- Beteendemönster inom organisationen tex någon som alltid kommer försent
- Normer, grupp och organisationsnormer, alltid vara glad och hejja på kunderna, vissa butikers “kunden har alltid rätt”
- Värderingar, grundläggande värderingar inom organisationen, tex kyrkans grundvärderingar
- Grundläggande antaganden, för att se dessa måste man vara med länge och märker oftast inte själv när man blir formad inom dessa.
21
Q
Beskriv normer, regler och värderingar inom organisationskulturer
A
Normer - Principer, mallar, oskrivna regler
Regler - Det är inte en norm utan en uttalad regel, det är styrt, vissa beteenden är inte accepterade
Värderingar - Styr våra handlingar, hjälper oss att ta ställning till vad som är rätt och vad som är fel, ett gemensamt grundantagande som att vi alltid hejjar på varandra och visar respekt
22
Q
Beskriv det organisatoriska isberget och dess delar
A
Formella aspekter (synliga): - Mål - Struktur - Teknologi - Färdigheter - Finansiella resurser Informella aspekter (dolda): - Attityder - Värderingar - Känslor - Sociala kontakter - Gruppnormer
23
Q
Beskriv kultur som innehåll eller uttryck s.47 heide
A
Innehåll:
- Betydelse, meningar eller värderingar, normer, grundläggande antaganden och verklighetsuppfattningar.
Uttryck:
- De handlingar, objekt och praxis som kulturens innehåll manifesterar.
24
Q
Beskriv organisationskulturens uttryck
A
Beteende uttryck - Hur man beter sig helt enkelt
Verbala uttryck - Vad används för språk? Hur hälsar man?
Materiella uttryck - Hur ser lokalerna ut? Vad har man på sig?
Strukturella uttryck - System för rekrytering, ritualer
25
Förklara intressentmodellen
Intressentmodellen består av olika intressenter som påverkar företaget. Intressenter kan vara kunderna, aktieägarna, ledningen, leverantörerna, medarbetare, politiker, konkurrenter
26
Vad är kommunikationens roll i en organisation?
- Ett ledningsinstrument
- En kulturbärare
- Ett arbetsverktyg
- Skapar organisationen
Kommunikation är grundförutsättning för att en organisation ska kunna skapas, existera och utvecklas.
27
Vad får vi genom att kommunicera?
- Vi etablerar relationer med andra
- Samordnar aktiviteter
- Förstår organisationen
- Förutsäga förändringar
- Arbetar med gemensamma mål
28
Vad är organisationskommunikation?
1. Specialområde
2. Fenomen som existerar i organisationer
3. Ett sätt att beskriva och förklara organisationer
29
Vilka sätt kan man se kommunikation som?
- Kommunikation som överföring
| - Kommunikation som delning
30
Förklara kommunikation som överföring
- Kommunikation som överföring innebär att man inte tar hänsyn till mottagarens egna värderingar, attityder och erfarenheter.
- Mottagaren ses som passiv.
- Ofta sker missförstånd.
- Man tror att det sända och mottagna meddelandet är identisk
- Upprepningar av meddelandet kan behövas
- I och med att ingen återkoppling sker så kanske inte kommunikationsproblemet upptäcks
31
Förklara kommunikation som delning
- Kommunikation som delning är när man tar hänsyn till mottagarens attityder och värderingar, det är en process där verkligheten upprätthålls, underhålls och förändras.
- Missförstånd sker inte lika ofta.
- Betydelse och tolkning av ett meddelande påverkas av mottagarens förkunskaper, erfarenheter, attityder, status, roller och perspektiv
32
Varför är organisationskommunikation viktigt?
- För att uppnå mål
- För att skapa gemensamma förståelse mellan individer
- För att skapa och förändra sociala relationer
- För att skapa helhetssyn
33
Beskriv organisationsstruktur
I olika organisationer så finns det en struktur, informell och formell.
De flesta har ett system som är indelat i olika avledningar och de viktigaste ledningsfunktionerna.
34
Beskriv skillnaden mellan formell och informell struktur i en organisation s. 42 Heide
Formell struktur - Tydliga strukturer, långsiktiga kontrakt och tydlig ekonomisk styrning, regler, policyer,
Informell struktur - gemenskap, relationer och kreativt samarbete, ansvarsfördelning och uppdelning av arbetsuppgifterna som görs spontant av medarbetarna
35
Vilka är den informella strukturens betydelse för organisationen? s.48 Lindkvist
Människan har sociala behov som det formella systemet inte tillgodoser, tex behov av kontakt och erkännande.
Det finns fyra olika teser om varför de informella systemet har betydelse:
- Tesen om social behovstäckning
- Kompletteringstesen
- Förvrängningstesen
- Motsättningstesen
36
Beskriv den byråkratiska strukturen (formell struktur)
- Det är den fundamentala organisationsformen
- Arbetsdelning och specialisering
- En hierarkisk struktur
- Finns generella regler
- Karriärsystem
37
Förklara styrningskedjan
Du går från en strategi som leder till --> Formell struktur --> Aktiviteter --> Resultat
38
Vilka är det fem tester för orsaken till hierarki i en organisation? s. 56 Lindkvist
1. Hierarkin beror på storleken, är det en större grupp så är det oftast en "entreprenör! som vill fördela uppgifter, bestämma ect.
2. Hierarkin beror på komplexitet. När arbetsuppgifterna blir komplexa utvecklas en vertikal arbetsfördelning.
3. Hierarkin beror på intre och yttre konflikter. Om en organisation befinner sig i en miljö som är präglad av konkurrens och konflikter, så behövs det ett organ som kan fatta beslut - och genomföra dem. Även för att lösa olika inre och yttre konflikter
4. Hierarkin beror på att folk har behov av en ledning.
5. Hierarkin beror på klasskamp.
39
Beskriv skillnaden mellan centraliserad och decentraliserad struktur
- Centralisering är lättare att hålla riktningen för företaget, krävs mindre administration och lättare att göra snabba beslut. (Strukturen går från en och samma punkt).
- Decentralisering undviker överbelastning i ledningen, anställda kan lättare påverka sin arbetssituation (=jobbar bättre) och enskilda enheters resultat blir mer synligt. (Fler smågrupper med en ledare i varje)
40
Beskriv kulturens olika nivåer
Samhällskulturen
Organisationskulturen
Subbkulturer i organisationen
41
Vilka olika kultursperspektiv finns det? Förklara varje kortfattat
1. Integrationsperspektivet, kulturen beskrivs som konsekvent. Den är ledarfokuserad, det är organisationens ledare som först och främst formar kulturen.
2. Differentieringsperspektivet, kulturens inkonsekvens betonas. Medlemmarna har olika värderingar och antaganden om organisationen.
3. Fragmentiseringsperspektivet, kulturens osammanhängande och mostridiga värderingar betonas. Kulturen är inte beständig.
42
Vilka faktorer påverkar en organisations kultur? Nämn vilka och ge exempel på varje
1. Omgivningens art
- Värderingar i samhället och lokala samhället
2. Organisationstyp
- Marknadssituation
- Produkter och teknologi
- Vilken bransch organisationen är i
3. Organisationens egenart
- Historik
- Storlek
- Ledarstil
4. Medarbetarnas egenart
- Värderingar, attityder, språk, intressen, kön, ålder, kunskap och erfarenheter, klädsel
43
Vilka kan det nationella kulturskillnader vara?
Fyra huvuddimensioner:
- Maktdistans
- Struktureringsbehov
- Individualism, kontra kollektivist
- Maskulin kontra feminin värderingsdominans
44
Hur görs en kartläggning av kulturen?
- Inlevelse i organisationen
- Systematisk observation
- Få hjälp av person som jobbar inom organisationen
- Kartläggning
- Hypoteser om kulturmönster
- Rapport av observatörens antagande
45
Varför spelar grupper i en organisation roll?
- Påverkar kulturen i organisationen, normbildning
- Fungerar som kommunikationskanaler vid sidan av de informella kanalerna
- Har stor betydelse för arbetsmotivationen och produktiviteten
- Är centrala i alla förändringsprocesser, tex så har många förändringsprojekt misslyckats till följd av gruppmotstånd.
46
Vilka olika typer av grupper finns det? s. 104 Lindkvist
- Formella grupper, grupper som bildas medvetet, tex styrelse, kommitteer
- Ad hocgrupper. formella grupper som bildas för ett bestämt syfte och när detta är uppfyllt så upplöses gruppen.
- Informella grupper bilads spontant av två eller flera personer med ett gemensamt intresse.
- Primärgrupper, är en varaktig form av informell gruppbildning. Kännetecknas av nära kontakt och direkt samarbete, utpräglad vi-känsla.
- Referens - och medlemsgrupper präglar den enskilda människans beteende. Det är en grupp medlemmar som identifierar sig med eller önskar bli medlem i.
- In - och ut-grupper. Personer som i hög grad identifierar sig med varandra och som känner sig annorlunda än individer utanför gruppen - ut-grupperna.
47
Gruppens sociala system & strukturer, s. 106-108 Lindkvist
Gruppens sociala struktur, bild av hur förväntningar kommer från olika rollsändare, tex medlemmar i en grupp, dessas förvätningar på rollinnehavaren tex ledare i gruppen samt dennes egna förväntningar.
48
Självstyrande arbetsgrupper, beskriv och förklara s. 110 Lindkvist
Självstyrande arbetsgrupper är uttryck för ett organisationsmönster där ett antal medarbetare ingår i en grupp som har rätt att träffa beslut om utförande av arbetet.
Visas ofta i "Det socio-tekniska systemperspektivet" där det är 2 sfärer, ena är det tekniska systemet förklarar den tekniska förutsättningarna och den andra, de sociala systemet beskriver de mänskliga processerna
49
Vilka är det psykologiska arbetskraven?
- Behov av innehåll i jobbet
- Behov av att lära
- Behov av att kunna besluta
- Behov av anseende och erkännande på arbetsplatsen
- Behov av att kunna se mening och sammanhang
- Behov av att de att arbetet leder till önskvärd framtid
50
Effektiva grupper och team, förklara s.112-114 Linkvist
Team kännetecknas av att vara harmoniska, välfungerande och effektiva grupper. Ett antal människor med kompletterande färdigheter engagerar sig i ett gemensamt resultat och mål. För att nå detta så behövs de olika olikheter i medlemmarna så som kompetenser, förmågor och att man kommit fram till regler för vad och vilka som ska göra var, dela på ansvaret och samarbetar.
51
Vad står FIRO (Skapad av Schutz) för och förklara vad det betyder? s. 114 Lindkvist
F- Fundamental
I - Interpersonal
R- Relationship
O - Orientation
Schutz menade att vissa grupper fungerar bättre än andra och hur detta beror på att en grupp genomgår 3 faser och gruppens effektivitet är beroende av hur dessa faser hanteras:
1. Tillhörande fasen: Vill jag och får jag vara med i denna grupp?
Mellanfas: GEMYT, låg konfliktnivå och vila inför den andra fasen.
2. Rollsökningsfasen: frågor om makt, ledarskap och ansvar behandlas. Vem styr här?
3. Samhörighetsfasen: Hur nära eller långt ifrån vill jag vara? Öppenhet och samhörighet, sker genom dialog och reflektion.
52
Förklara Belbins teori om teamtänk och ge några exempel på olika teamroller.
s.115 Lindkvist
Belbin tycker att teamets funktion är att Ingen är perfekt men ett team kan vara det. Man värdesätter allas olikheter och det är dessa som skapar ett effektivt team. Alla medlemmars olikheter ska värdesättas och samverka. Exempel på olika teamroller, där varje medlem oftast har 2-3 var:
Plant - kreativ, påhittig och knäcker problem
Resource investigator - Utåtriktad, upptäcker möjligheter och tar strategiska kontakter
Coordinator - klargör mål, strukturerat och delegerande tänk
Sharper - dynamisk pådrivande och utmanande. Övervinner hinder
Monitor evaluator - Strategisk uppmärksam, ser möjligheter, eftertänksam och skarpsinnig
Teamworker - samarbetsvillig, diplomatisk och flexibel. Medlar och lugnar
Implementer - Tacklar problem systematisk, har självkontroll och disciplin
Completer - samvetsgrann som upptäcker och täpper till luckor. Har sinne för detaljer
Specialist - målmedveten och självgående. Bidrar villigt med experthjälp
53
Selektiv perception
När vi får olika sinnesintryck så sker det ett urval = selektiv perception.
54
Vad är perception?
Processer som ordnar sinnesintrycken. Omfattar kognitiva processer, dvs intellektuella processer som tänkande, begreppsbildning, minne, kunskap o.d.
55
Vilka är det tre grupper av faktorer som påverkar vår selektiva perception?
1. Formprincipen - Vi uppfattar oftast saker i en helhet, ser vi ett ansikte så ser vi inte varje enskild del som näsa och ögonen, utan vi ser hela ansiktet kombinerat.
2. Variationsprincipen - När något skiljer sig från det monotoma, när vi lägger märke till en förändring. Tex trafikljus, trafikskyltar
3. Behovsprincipen - utgår från behov av typen inre tillstånd, tex hunger eller törst styr vår uppmärksamhet i bestämda riktningar.
56
Nämn olika kognitiva kartor och schemat
Självschema - Vem är jag och vilka egenskaper har jag? Självuppfattning och självförståelse.
Personschema - Andras uppfattningar av mig
Rollschema - uppfattningar av och förväntningar på personer i deras arbetsroller, tex grupproller och organisationsroller
Uppträdandescheman - hur vi beter oss i visa sociala situationer, tex på ett läkarbesök, som middagsgäst
Professionella och tekniska scheman - när vi arbetar professionellt, tex studerar, kör bil,
57
Vad betyder kognitiva kartor och scheman?
Perception är i vårt dagliga liv nära knutet till de kartor och scheman vi har byggt upp av tidigare erfarenheter och upplevelser.
58
Förklara Maslows behovshierarki och dess olika steg s. 174 Lindkvist
1. Fysiologiska behov - hunger, sömn, törst
2. Trygghetsbehov - vara skyddad från våld, kriminalitet
3. Sociala behov - vi behöver mänsklig närkontakt, kärlek
4. Självhävdelsebehov - vi behöver självrespekt och respekt från andra. Tex erkännande, uppmärksamhet, styrka presentationsförmåga
5. Behov av självförverkligande - att få utveckla sina möjligheter
59
Beskriv Herzbergs tvåfaktorsteori s. 176 Lindkvist
Den omvärderar motivationsproblem på ett dramatiskt sätt
```
Hygienfaktorer:
Påverkar graden av otillfredsställelse men kan inte utlösa motivation
- Företagspolicy och administration
- Ledning
- Lön
- Mellanmänskliga relationer
- Arbetsförhållande
```
```
Motivationsfaktorer:
påverkar graden av tillfredställelse och utlöser motivation
- Prestation
- Erkännande
- Själva arbetet
- Ansvar
- Avancemang
```
60
Förklara Hackmans motivationsteori
Hackmans teoretiska beskrivning av jobbdesignproblematik är koncentrerad på följande tre aspekter:
1. Analys av grundläggande egenskaper
2. Analys av motivationstillstånd knutna till arbetsegenskaper
3. Analys av konsekvenser i arbetssituationer
61
Hur ska man enligt Hackmans motivationsteori arbeta? Fem faktorer som påverkar s.180 Lindkvist
1. Arbetsuppgiftens krav på färdigheter , varierande jobb upplevs som meningsfulla
2. Arbetsuppgiftens identitet, behöver medarbetaren göra en helt klart arbete.
3. Arbetsuppgiftens betydelse, påverkar det jag gör, uppgiften, organisationen? Har det de så är det mer motiverande.
4. Befattningens autonomi, i vilken utsträckning bjuder arbetet på oberoende och valmöjligheter i att planera arbetet och besluta om hur det ska utföras.
5. Feedback i arbetet, kvaliten på det medarbetaren har producerat.
62
Vad är ledarskap?
- Det är en påverkande process där ledare utövar inflytande över sina underordnande
- En komplex social process där innebörder och tolkningar av vad som sägs och görs är avgörande
- Ledarskap är relaterat till kultur och har olika betydelser i olika grupper
- En social process genom en person i ett förtag influerar andra personer i företaget för organisationsens mål
63
Vad bygger ledarskap på och vad innebär det?
- Respekt och förtroende
- Förutsätter kunskap om motivation, grupper och kultur
- Kan vara formellt eller informellt
- Innebär makt (belöning, bestraffning, position, expert, karisma)
64
Det finns 2 olika sätt att definiera ledarskap, nämn vilka
- Ledaren säger en sak och det går direkt ner till följaren
| - Ledaren säger en sak, ner till följarna som sedan återkopplar upp till ledaren igen
65
Vad är skillnaden på ledare och management?
Ledarskap =
- att leda människor
- inspirera/motivera människor
- kultur står centralt
- utveckling, innovation
- strategi som processer: politiska och etiska ramar är viktiga
Management/ekonomi/ledningsarbete=
- Styrning av system
- Ekonomiska resurser
- Teknologin är central
- Ekonomisk resultatsorientering
66
Vad säger forskning om ledarskap?
Ledaregenskaper - Vad kännetecknar en effektiv ledare?
Ledarstilar - Vad gör ledare och hur?
Situationsanpassning - Vad som är effektivt skiljer sig i olika situationer och organisationer (kontext)
Ledning av ideer, föreställningar och värderingar
Kommunikativt ledarskap
67
Hur kan högsta chefens kommunikation se ut?
Vision, mål, strategier - Internt
Beslut, riktlinjer, styrdokument - Internt
Varumärke, profil, image - externt
Förändringar - internt och externt
68
Hur ser mellanchefens kommunikation ut?
- Det är en svår roll
- Samordning mellan enheter
- Förbindelselänk mellan högre och lägre nivåer
- Uppåtgående kommunikation, resultaten, bild av nuläge, behov, problem, framtid
- Nedåtgående kommunikation, ledningens omvärldsbild & helhetssyn, mål och strategier
69
Hur ser Avdelningschefens kommunikation ut?
Budskap uppifrån, vad betyder det här för oss i vår avdelning?
Budskap nerifrån, vilka konsekvenser får det här på vår avdelning?
Arbetsrelaterad kommunikation, personalmöten, informella, individuella samtal, e-post
70
Vad är chefens kommunikativa uppdrag? heide s.127
- Sålla och sortera, bringa reda i informationsflödet. Chefens roll är att hjälpa medarbetarna att sortera ut de viktiga i informationen som kommer.
- Förädla och förklara, tolka komplexa budskap, översätta abstrakta mål till konkreta och mätbara
- Initiera och skapa förutsättningar för dialog. Chefen måste erbjuda dialog för att skapa mer tydlighet.
71
Förklara innebörden av dialog, diskussion och debatt.
```
Dialog:
- Alla lyssnar på alla och man delar med sig av sina egna erfarenheter
- En god lösning ska vara i centrum
- Ny förståelse och insikt skapas
Diskussion:
- Fokus på detaljer istället för helheten
- Undvikande av konflikter
-Resulterar ofta i kompromisser
Debatt:
- Fokus på att vinna i centrum
- Särintressen i centrum
- Hög röst, status eller bäst argument vinner
```
72
Ge exempel på vad innebörden av "allt kommunicerar"
- Verbala uttryck: orden, historier, vad är positivt, vad är negativt
- Icke verbala uttryck: kroppsspråk, gester, ansiktsuttryck
- Handlingar (som att komma i tid... bjuda på lunch...)
- Talk the walk - Walk the talk
73
Vad är definition av kommunikativt ledarskap?
En kommunikativ ledare engagerar medarbetare i dialog, ger och söker återkoppling, involverar medarbetare i beslutsfattande, och uppfattas som öppen och närvarande
74
Vilka är ledarens centrala kommunikationsbeteenden?
1. Strukturera - innebär att kommunicera ut mål och förväntningar, definera uppgifter, planera och fördela uppgifter, rekrytera och skapa mening
2. Utveckla - innebär att coacha och träna, ge återkoppling på resultat, lösa problem och uppmuntra självstyrning
3. Interagera - innebär att skapa öppenhet, stödja och lösa konflikter
4. Representera - innebär att företräda gruppen, enheten eller organisationen, bevaka omgivningen, nätverka och skapa resurser
75
Vilka principer finns det för ett kommunikativt ledarskap?
- Coachar och ger medarbetarna eget ansvar
- Skapar strukturer som underlättar arbetet
- Formulerar tydliga förväntningar på kvalitet, produktivitet och professionalism
- Är tillgängliga, respektfulla och bryr sig om medarbetarna
- Löser problem, ger och söker feedback och talar för sin enhet
- Ger inriktning och hjälper andra att nå sitt mål
- Gestaltar medvetet budskap och händelser
- Möjliggör och stödjer meningsskapande
76
Vad blir effekterna av kommunikativa ledare?
- En kommunikativ ledare påverkar organisationens resultat genom att skapa tydliga roller för medarbetare, engagemang, gruppsamhörighet och förtroende
- Kommunikativt ledarskap leder till förbättrade prestationer och resultat på individ-, grupp- och organisationsnivå
77
Hur kunde ledarskap se ut förr och hur ser det ut idag?
Förr - ledning genom styrning och övervakning
| Nu - kommunicerar organisationens mål, man har strategier och visioner, styrning genom vision, mål och kärnvärden
78
Hur skapas struktur i en organisation?
- Strukturer skapas genom kommunikation
- Strukturer föds ur behovet av ordning, arbetsfördelning och specialisering.
- Finns formell struktur och informell
79
Hur påverkar kulturens innehåll på kommunikationen? (Värderingar, normer, attityder)
- Vad kommunicerar vi om? Vad får inte sägas?
- Vem kan kommunicera med vem?
- Vilka kommunikationsvägar används?
80
Vad påverkar kommunikationens mål och strategier?
- Strukturer
- Kulturer
- Processer
- Individer
81
Vad händer med kommunikationen vid nedskärningar?
- Alla nedskärningar får konsekvenser för de anställdas förtroende
- Dubbla budskap
- Ska kommunikatören agera megafon för ledningens nycker?
- Så mycket information som möjligt, så ofta som möjligt, för att undvika ryktesspridning
82
Vad kan förändringar karaktäriseras av? Känsla hos medarbetarna
- Osäkerhet
- Oro
- SKepsis
- "Korridorsnack"
- Motstånd
- Informationsbrist
- Informationsbehovet är högre
83
Vad kan det finnas för olika förändringsprocesser?
- Organisationsstrukturer
- Sammanslagningar
- Medarbetarförändringar
- Byte av strategier/mission osv.
- Process
- Teknik
84
Vilka kommunikationsproblem kan uppstå för cheferna vid förändring?
- Att nå fram med budskapet kan vara svårt
- Att motivera till informationssökning på intranätet
- Att kommunicera med skiftgående personal
- Att uppnå delaktighet i förändring
85
Vilka kommunikationsproblem kan uppstå för medarbetarna vid förändring?
- Att få gehör för sina åsikter och synpunkter
- "Dom snackar ju om delaktighet men vi får ju inte vara med och påverka"
- Att få tillfälle att prata med närmaste chefen
- Att få tillgång till en dator, tid och att hitta informationen
86
Vilka kan vara det vanligaste misstagen som görs vid förändringar?
- Kommunikationsfrågor förbises
- Kommunikationsplan saknas eller hålls inte levande
- Kommunikationsavdelningens kompetens i kommunikationsfrågor används inte
- Projektledaren för förändringen har låg status internt
- Kompetensen när det gäller interna kommunikationsfrågor är låg
- Chefen får inget kommunikationsstöd
- Behovet av information och kommunikation underskattas
- Informationen är begränsad, vilket leder till ryktesspridning
- Fel informationskanaler används
- Synpunkter från medarbetare värderas inte
87
Vilka lyckade strategier kan man använda vid förändringar?
- En kommunikationsplan som utarbetas samtidigt med projektplaner
- Riklig kommunikation i många kanaler
- Möten där anställda själva får utforma nytt arbetssätt
- Synliga chefer som kommunicerar direkt med medarbetarna
- Tidig kontakt med kommunikationsavdelningen som utbildar berörda chefer i kommunikationsfrågor
88
Förklara kommunikation som överföring
- Kommunikationen ses som en överföring av ett meddelande från en sändare till en mottagare
- Det är självklart att meddelandet förstås och efterlevs
- Upprepningar av meddelandet kan behövas
- Ansvaret för att kommunikationen fungerar läggs på mottagaren
- Det sända och det mottagna meddelandet är identiska
89
Förklara kommunikationen som delning
Kommunikationen är en symbolisk process där verkligheten produceras, upprätthålls, underhålls och förändras
- Dialog och feedback viktig
- Man tar hänsyn till att betydelsen och tolkning av ett meddelande kan bero på:
Förkunskaper, attityder hos mottagaren, status, roller värderingar
90
Planerad process, kontinuerlig process vid förändring- förklara
Planerad process:
- Linjär utveckling
- Olika faser och stadier
Kontinuerlig process:
- De flesta förändringar genomförs i vardagsarbetet i små steg
- Förändringar är svåra att planera och förutsäga
91
Det finns olika reaktionskurvor vid förändring
Oftast chock --> ilska --> Oro --> Apati --> Sorg --> Acceptans --> Omställning --> Inspiration --> förbindelse
92
Vilka olika uttrycksformer finns det vid motstånd?
Acceptans - Entusiastiskt samarbete och stöd,
Likgiltighet - passiv resignation, apati (mist intresset för arbetet), gör bara det man får besked om
Passivt motstånd - omoget beteende, bristande inlärning
Aktivt motstånd - protesterar, arbetar efter reglementet, gör så lite som möjligt, drar sig tillbaka
93
På vilka sätt ger kommunikation styrka?
- Skapar en gemensam förståelse
- Lägger förväntningar på rätt nivå
- Ger styrka till att genomföra en förändring
- Ger styrka att arbeta tillsammans
94
Vad är omvärldsanalys?
En systematisk process för att bevaka och analysera omvärldsinformation och dra strategiska slutsatser av den.
95
Vad är syftet av en omvärldsanalys?
Syftet är att som organisation kunna vara i takt med tiden och få möjlighet att vara proaktiv. Identifiera hot och möjligheter i omvärlden och agera på dem.
96
Vilka olika steg kan man arbeta med i omvärldsanalys?
1. Avgränsa omvärldsarbetet med syfte och fokus
2. Kartlägga bevakningsområden och källor
3. Bevaka och samla in omvärldsinformation
4. Analysera omvärldsinformationen
5. Dra slutsatser, sammanfatta och presentera resultat
97
Vad innebär det att ha ett utifrånperspektiv vid omvärldsanalys?
Ofta övervärderar organisationer sitt egna värde och tror att "vi är så stora och världen så liten" när det egentligen är tvärtom.
98
I omvärldsanalys nämns olika informationer från världen som man kan hålla koll på, vilka kan dessa vara?
Trender, att hålla koll på trender.
99
Vad innebär en trend? Förklara även vad mottrend och parallelltrend kan vara. (Omvärldsbevakning)
En trend är en stabil, långsiktig förändring i samhället. En trend är inte något som kommer hända utan det är något som händer nu. Något som går att belägga med fakta.
Mottrend kan vara något som motverkar den trend du fokuserat på. tex Ökad hälsomedvetenhet i sverige kan vara en mottrend på Ökad andel överviktiga barn i sverige
Parallel trend är en tredn som pågår samtidigt som din trend. Texx ökad andel överviktiga barn i sverige och ökat fokus på njutningar i vardagen och mer stillasittande vanor hos unga.
100
Trender kan gå i olika utvecklingskurvor, vilka?
S-kurva
Linjär utveckling
Exponentiell utveckling
101
Vad är en tendens? (Omvärldsbevakning)
En tendens är till skillnad från en trend något som inte går att belägga.
102
Vad är en händelse? (Omvärldsbevakning)
- Händelser skiljer sig från trender genom att de saknar riktning och varaktighet
- En händelse innehåller svar på frågorna vad, var, när och vem.
- Kännetecken för en händelser är att den saknar både riktning och varaktighet, den kan vara både förutsägbar och oförutsägbar.
103
Varför ska man omvärldsbevaka?
- Mer välgrundade beslut
- Svar på en konkret fråga
- Löpande kolla utveckligen
- Möta hot och förändrade förutsättningar
- Kunskap om möjligheter på marknaden
- Underlag för produktutveckling och innovation
- Utifrånperspektiv
- Framtidsperspektiv
- förnyelse och ökad konkurrenskraft.
- Det är färre kostsamma felsatsningar,
104
Förklara begreppet aktörer
Bevaka aktörer för att dessa kan påverka händelser, för att få veta vad de gör för att bedöma utveckligen (då dessa kan påverka utvecklingen), de kan påverka trenders utveckling, kan vara en individ eller ett kollektiv.
105
Förklara metatrend, medeltrend och kort trend
Metatrend: Ökat välstånd, globalisering med ökade flöden av
Medeltrend: Ökat fokus på njutning, ökat intresse för mat och matlagning
Kort trend: Ökad försäljning av kokböcker, kockar blir kändisar
106
Förklara PEST-modellen
P- Politik
E - Ekonomi
S -Socialt
T -Teknik
107
Det finns tre olika ledarstilar, vilka? s.209 Linkvist
1. Den autokratiske eller auktoritäre ledaren, Hon är dominerande styr genom order och direktiv.
2. Den demokratiske ledaren. Hon utövar ett grupporienterat ledarskap. Arbetet styrs av gemensamma mål och självständig medverkan av alla medlemmar.
3. Laissez-Faire-ledaren. Hon utövar passivt ledarskap, Varken kommenterar eller kritiserar gruppens arbete = deltar lite.
108
Mintzbergs konstruerade fem organisationstyper, vilka? s. 88 Lindkvist
1. Enkel struktur
2. Maskinbyråkrati
3. Professionsbyråkrati
3. Divisionaliserad form
4. Ad hockrati
