Organização e arquivamento de documentos. Flashcards

Question

**MÉTODO NUMÉRICO** NUMÉRICO SIMPLES O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente – pessoa física ou jurídica -, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.

Answer 1

*Exemplo: 1. Paulo de Castro 2. Walter Rodrigues 3. Luiz Carlos Ribeiro 4. Banco Nacional 5. Oswaldo Peixoto*

Answer 2

*Sugere-se que pode ser utilizado combinado com o número do documento, porque é comum nos órgãos públicos documentos com um número de identificação, acrescido de seu ano, como por exemplo: Processo 127/2015, onde 2015 é o ano do processo. Na prática, no entanto, é bastante comum que a ordenação considere apenas a data (dia, mês ou ano), o que não deixa de configurar, até com mais propriedade, este método.*

Answer 3

*Na prática, os números são dispostos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para a esquerda, formando pares, e depois o arquivamento é feito pelos dois últimos algarismos. Vamos a um exemplo prático: Se você tivesse que ordenar os números a seguir: 56.212 86.212 94.217 218.703 672.789 972.689 Observe que os números já estão ordenados de forma crescente (como acontece no método numérico simples). Ao utilizarmos o método dígito terminal, em primeiro momento, temos de separar os algarismos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para a esquerda, completando o último grupo (que no caso estará no início do número) com 0, se sobrar apenas um algarismo. Os números apresentados ficariam assim: 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Após a separação em grupos de dois algarismos, a ordenação é feita considerando-se o último grupo de dois algarismos. Se estes forem iguais, considera-se os dois anteriores e assim por diante. A ordenação no exemplo em questão ficaria assim: 1º) 21-87-03 2º) 05-62-12 3º) 08-62-12 4º) 97-26-89 5º) 67-27-89*

Answer 4

*Como os documentos são ordenados por assunto ou tema, também encontramos na bibliografia arquivística este método chamado de método temático ou simplesmente método por assunto. Portanto, considere as três formas como corretas. É importante que as pastas sejam ordenadas de forma que permitam a localização do assunto desejado. Neste caso, podemos utilizar a ordenação alfabética ou numérica para os assuntos.*

Answer 5

*No exemplo apresentado, os assuntos estão rigorosamente em ordem alfabética, sem a separação por área, o que caracteriza a classificação ou ordenação em um único nível. Esta forma de ordenação de assuntos caracteriza o método dicionário. Ele é chamado desta forma porque é assim que as palavras são ordenadas no dicionário.*

Answer 6

*Você pode observar que os assuntos foram distribuídos em três níveis hierarquizados (poderíamos criar níveis, se necessário). Todos os níveis estão ordenados alfabeticamente. Se você achou complicado, é só lembrar como você organiza as pastas no seu computador. Percebeu? O Windows Explorer utiliza este mesmo esquema pra ordenar as pastas. É o chamado método enciclopédico. Ele tem este nome porque, nas enciclopédias, os volumes são organizados por área, e em cada volume, os assuntos são ordenados alfabeticamente.*

Answer 7

1. PORTUGUÊS 1.1. Interpretação de texto 1.2. Gramática 1.2.1. Classes de palavras 1.2.1.1. Substantivo 1.2.1.2. Adjetivo 1.2.1.3. Verbo 1.2.1.4. Preposição 2. INFORMÁTICA 2.1. Hardware 2.2. Software 3. ARQUIVOLOGIA 3.1. Conceitos Básicos 3.2. Ciclo vital dos documentos 3.2.1. Valor dos documentos 3.2.2. Arquivo corrente 3.2.3. Arquivo intermediário 3.2.4. Arquivo permanente 3.2.5. Tabela de temporalidade Perceba que os assuntos estão distribuídos de forma hierarquizada, como no método enciclopédico que vimos há pouco, mas neste caso não são ordenados de forma alfabética, e sim pelos números que receberam, que representam seus respectivos códigos. Sua dúvida agora é: como esta forma será aplicada aos documentos dentro do arquivo? Vamos analisar o passo a passo desta operação. 1. Codificação dos assuntos da instituição, criando o plano de classificação. 2. Anotação dos códigos de classificação nos documentos. 3. Ordenação do arquivo pelos códigos de classificação. O primeiro passo seria levantar todos os assuntos trabalhados na instituição, criando um esquema hierarquizado onde cada assunto receberá um código. Para esta atividade, é imprescindível que o responsável conheça bastante a estrutura e as atividades desenvolvidas pelo órgão, pois deverá abordar todas as atividades de forma detalhada. Este levantamento resultará na criação do Plano de classificação da instituição. Se tiver curiosidade, pesquise no Google o termo plano de classificação e você terá como resultado exemplos de planos de diversos órgãos diferentes. Vamos imaginar um plano de classificação bem resumido para entender como ele funciona. 1. PESSOAL 1.1. Cadastro 1.1.1. Admissão 1.1.2. Férias 1.1.3. Diárias 1.2. Treinamento 1.2.1. Estágios 1.2.2. Cursos 2. FINANÇAS 2.1. Empréstimos 2.1.1. Rurais 2.1.2. Bancários 2.2. Financiamentos 2.2.1. Imobiliários 2.2.2. Comerciais 3. INFORMÁTICA 3.1. Redes 3.2. Sistemas Observe que a lógica é a mesma do método enciclopédico. A diferença é que aqui cada assunto recebe um código. Cada instituição desenvolverá seu próprio plano de classificação, pois os assuntos e as atividades variam de órgão para órgão. O segundo passo é anotar em cada documento que ingressa na instituição (seja documento produzido ou recebido), o seu código de assunto. Esta codificação é realizada, normalmente, no setor de protocolo, na atividade de classificação (separação por assunto ou por área). Veja que o plano de classificação auxilia o protocolo a identificar a área para a qual o documento será entregue. No nosso exemplo, todo documento cujo código inicie com 1 será encaminhado à área de pessoal, documentos cujo código comece com 2 será encaminhado à área financeira e que comecem com o código 3 para a área de informática. Em um último momento, o arquivo será ordenado pelos códigos de classificação. Neste momento, observa-se o código anotado na primeira página do documento (ou capa, em se tratando de processo), que identificará a pasta ou local em que o documento será arquivado. Em resumo: cria-se o plano de classificação com os códigos, anota-se o código em cada documento quando de sua entrada e, finalmente, o arquivo será organizado pelos códigos de classificação. Para não ficar só nisso, este método ainda pode ser subdivido em dois métodos distintos: decimal e duplex

Answer 8

**A partir destas áreas, temos todos os assuntos devidamente codificados em níveis hierarquizados, sendo que cada nível criado é identificado por apenas um algarismo (de 0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos ter infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado terá sempre 10 opções. Por exemplo, a classe 3, de ciências sociais pode ser subdividida de 30 a 39. No caso, 34 identifica a área de direito. Portanto, todo código relacionado à área de Direito começa com 34. A área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em no máximo 10 subclasses: 340 a 349 (Direito Civil, por exemplo, está no código 347). A cada três algarismos, é colocado um ponto para facilitar a leitura. Assim, podemos ter um livro classificado no código 347.124.569.32 Este livro trata do assunto 3 (Ciências Sociais), 34 (Direito), 347 (Direito Civil) e assim por diante. Veja que toda a biblioteca é organizada desta forma, e cada livro tem seu código de assunto anotado em sua lombada, de forma que no momento em que os livros são separados para guarda, basta olhar estes códigos e guardar nos locais corretos. Esta forma de ordenação facilita consideravelmente a vida dos funcionários do arquivo, pois não há necessidade de ler os documentos para poder guardá-los. Só para efeito de exemplo, no TJDFT adotamos esta metodologia para a ordenação de nossa documentação, incluindo os processos judiciais. Um processo referente a homicídio, por exemplo, é classificado no código 211.1, a partir de nosso plano de classificação. 2. Criminal 21. Crimes contra a pessoa 211. Crimes contra a vida 211.1 Homicídio 211.2 Suicídio 211.3 Aborto 211.4 Infanticídio ... Não se desespere, não há necessidade de decorar os códigos de cada assunto, até porque, na Arquivologia, ao contrário da Biblioteconomia, cada instituição cria seu próprio plano de classificação. O importante é conhecer a metodologia.**

Answer 9

2 – Criminal 2-1 Crimes contra a pessoa 2-1-1 Crimes contra a vida 2-1-1-1 Homicídio 2-1-1-2 Suicídio 2-1-1-3 Aborto 2.1.1.4 Infanticídio Parece a mesma coisa? A diferença é que poderíamos, neste caso, chegar a códigos de assunto mais ou menos assim: 2-15-18-21-4, por exemplo. Observe que, em alguns níveis, temos códigos que ultrapassam ao limite de 10, imposto no método decimal, onde cada nível será representado por apenas um código (de 0 a 9). O traço se torna necessário para podermos identificar cada nível. Enfim, o método ideográfico é bastante interessante e muito utilizado nas instituições e deve observar todos estes detalhes para que possa ser aplicado com eficiência.

Answer 10

*São aqueles que não exigem a adoção de um índice auxiliar para localizar os documentos no arquivo, ou seja, a busca é feita diretamente no local em que ele está arquivado. Fazem parte deste sistema os métodos alfabético, geográfico e ideográficos alfabéticos (tanto o dicionário quanto o enciclopédico). Não entendeu? Talvez seja mais fácil entender se você verificar o que são os métodos indiretos.*

Answer 11

*São aqueles que, para buscar o documento no arquivo, há a necessidade de se consultar um índice alfabético que remeta ao número em que o documento está arquivado. São classificados neste sistema os métodos numéricos simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e os métodos ideográficos numéricos (tanto o decimal quanto o duplex).*

Answer 12

Ao se arquivar os documentos, podemos identificar algumas etapas, que são chamadas de “operações de arquivamento”. São elas: • inspeção; • estudo; • classificação; • codificação; • ordenação; • guarda dos documentos.

Answer 13

B) VERTICAL

Answer 14

A) arquivos de aço, armários de aço, mapotecas;

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