Séance 10 : La tenue de l'événement Flashcards
(46 cards)
Quels sont les 6 derniers préparatifs avant l’ouverture. ( La touche finale)
Chronologie Plans Cahier de charge Quartiers généraux (QG) et bureaux temporaires Montage Formations et visites des lieux
Qu’est-ce que la chronologie?
C’est le plan détaillé qui présente l’enchaînement de l’arrivée et de la sortie des équipements.
Le document maître (plan détaillé de la chronologie) doit être : CCFC
Complet
Clair et concis
Facile à consulter
Continuellement ajusté en fonction des changements
Qui s’occupe de la chronologie?
L’équipe de production, responsable de gérer les opérations, doit fournir une chronologie complète qui permettra aux intervenants concernés de savoir
exactement comment se déroulera la logistique liée à leurs installations (du montage au démontage)
Que contient le plan de la chronologie?
Composition ◦ # de l’action ◦ Dates et heures ◦ Description de l’action ◦ Département et/ou individu touché ◦ Notes complémentaires ◦ Confirmation d’exécution
En plus d’être complète, claire, précise et perpétuellement remise à jour, la chronologie doit être?
1) Elle doit être disponible au moment où les intervenants concernés en ont besoin.
◦ Possible que certaines personnes aient besoin d’une version préliminaire.
Remise suffisamment tôt
Avec suivi des ajouts et des changements régulièrement
2) Les termes utilisés doivent être ceux du terrain et/ou ceux convenus.
◦ Éviter toute confusion due à une mauvaise interprétation des termes.
◦ Si on souhaite imposer une terminologie, il faut s’assurer qu’elle soit clairement identifiée et adoptée par toutes les personnes concernées.
Le nom des sites, des salles, des entrepôts, etc.
3) L’ordre des tâches doit être présenté selon l’ordre chronologique.
◦ Heure par heure (½heure par ½ heure, si nécessaire) et jour par jour.
◦ Pas de sous-divisions liées aux lots de tâches ou au secteur.
4) Il faut que le format utilisé soit facile à consulter.
◦ Peu de mots, mais des mots précis.
◦ La grille doit être suffisamment aérée et les mots doivent être assez gros
◦ Les lignes doivent entrer dans la page.
Quels sont les 3 types de plans?
D-N-S
a) Plans généraux des sites non détaillés
◦ Moins détaillés, mais présentant une information globale.
Souvent utilisés à des fins de communication (pour le public).
b) Plans généraux des sites détaillés
◦ Présentent le plan officiel des installations pour chaque site. Doivent être :
À l’échelle et complets
Toutes les installations doivent y apparaître.
c) Plans spécifiques
◦ Plan électrique et au branchement en eau et à la gestion des eaux usées.
◦ Plan lié au mobilier, etc.
Il existe aussi des plans qui ne sont pas liés au montage, mais qui sont tout aussi importants.
◦ Plan de sécurité, d’évacuation, d’éclairage, de disposition scénique, etc.
3 raisons pourquoi les plans doivent être modifiés?
1) Mauvais calcul de dimension ou de la pente, etc.
2) Nouvel élément à considérer
◦ Arbre/ lampadaire non inscrit dans le plan, ajout d’installation (dernière minute), etc.
3) Nouvelle contrainte émise par un intervenant, quel qu’il soit :
◦ Assureur, locateur, service d’incendie, le booooosssssss, etc.
Qu’est-ce que le cahier de charge?
Le cahier de charge est un outil utilisé dans chacun des secteurs afin de présenter, dans le détail, le déroulement de ou des activités et de la responsabilité de chacun
des intervenants.
Que comprend le cahier de charge?
1) L’horaire général
2) Le déroulement détaillé des activités
◦ Description de l’activité et des tâches
◦ Affectation (qui est responsable et qui est impliqué)
◦ Notes importantes
3) Le ou les plans
4) La liste des intervenants et numéros d’urgence
◦ Noms et coordonnées
◦ Note : il n’est pas rare de voir les employés des événements portant des cartes plastifiées avec la liste téléphonique à leur cou (derrière l’accréditation).
*Très pratique! Astuce : placez-les à l’envers, parce que lorsqu’on les regarde, on tourne la carte de bas en haut. La liste sera alors dans le bon sens.
5) Grilles de vérification des installations
◦ Mobilier, infrastructure, électricité, vaisselle, micro, etc.
◦ Case à cocher
6) Section vierge pour prise de notes
7) Tout autre élément nécessaire, selon la nature de l’activité et des responsabilités de son ou ses utilisateurs
◦ Procédures diverses, contrats, horaire du personnel, etc.
Est-ce que le cahier de charge peut remplacer la chronologie?
Oui dans le cas de petits événements.
Quartiers généraux (QG) et bureaux temporaires
Qu’est-ce que le QG?
Endroit aménagé temporairement permettant de rassembler les opérations de coordination.
4 caractéristiques des Quartiers généraux?
1) Plus l’événement est gros, plus il est important de bien structurer le QG.
◦ 1 endroit principal pour coordonner l’ensemble des opérations.
◦ Doit être toujours actif pour répondre aux demandes.
2) Se situe à un endroit jugé central
◦ Bureaux réguliers (ex. : salle de conférence)
◦ Salle adjacente à la salle où se déroule l’événement
◦ Roulotte ou tente
◦ Salle louée (hôtel, édifice public), etc.
3) Centre névralgique (point de chute) où toutes les informations sont rapatriées et redirigées aux bons endroits.
◦ Pour tous les départements
◦ Point central où les décisions se prennent et se transmettent
◦ Endroit où peuvent se tenir des réunions
◦ Centre de relais des demandes spécifiques
Ex. : sécurité, assistance médicale ou technique, etc.
4) Peut servir de point de ralliement pour différents intervenants
◦ Accueil des prestataires et des invités (ex. : accréditations)
◦ Accueil des médias (salle de presse)
Que sont les Bureaux temporaires ?
Certains employés, dirigeants, responsables doivent travailler à proximité des lieux de leur événement, et parfois, pour une longue période de temps. Il est donc essentiel de leur donner les meilleures conditions de travail possible.
5 facteurs à considérer dans les Bureaux temporaires?
1) Accessibilité au site et la capacité du site à contenir des espaces bureaux.
2) Coûts et temps d’installation
3) Besoins divers
Internet, téléphone, imprimante, papeterie, bureaux, climatisation, chauffage, etc.
4) Espace requis pour travailler
Pour installer des bureaux et tout le mobilier nécessaire
5) Besoins en confidentialité
Bureaux fermés versus les aires ouvertes :
Protéger la confidentialité de certaines rencontres, appels téléphoniques ou même de documents, etc.
Qu’est-ce que le montage?
La période de montage est toujours un moment très fébrile. C’est le début de l’aboutissement de beaucoup d’heures de travail. C’est aussi à ce moment qu’on commence à juger de la qualité du travail de préparation fait par le ou les organisateurs.
Pourquoi le montage apporte une période de stress?
Tout va vite et tout semble être LA priorité numéro 1 en même temps.
◦ Peur de manquer de temps et/d’oublier quelque chose
↗ de nouvelles personnes = ↗ du niveau de complexité des opérations.
◦ Gestion supplémentaire : + questions + conflits + cas problèmes en RH
Apparition d’imprévus et/ou concrétisation de risques préalablement ciblés.
Changements de dernière minute peuvent venir tout chambarder.
◦ Suite à une observation d’un dirigeant, une demande d’un prestataire ou d’un agent de conformité, à l’influence de médias ou d’intervenants réactifs, etc.
Quelques clés du succès d’un montage?
Avoir préalablement fait une planification complète et minutieuse.
Établir une chaîne de communication efficace ET l’utiliser.
Ressources humaines
◦ Affecter les bonnes responsabilités aux bonnes personnes.
◦ S’entourer, si possible, de personnes d’expérience aux postes clés.
◦ Faire confiance aux personnes compétentes, mais rester aux commandes.
Être à l’écoute de ce qui se passe.
Garder son calme et son sang-froid.
◦ Prendre les choses une à la fois, même quand on en fait 10 en même temps.
Être positif et constructif.
Se faire respecter et savoir respecter les autres.
Se souvenir que nous sommes des êtres humains faits de chair et d’os. Il faut donc :
◦ Se nourrir et permettre aux autres de le faire.
◦ Se vêtir convenablement et s’assurer que les autres le fassent.
◦ Dormir (parfois quelques heures suffisent) même vos adjoints ont besoin de dormir.
Formations et visites des lieux : Formations pour qui/quoi?
Personnel d’accueil et de sécurité (public, prestataires, etc.)
Personnel de service (concessions alimentaires, bars, produits dérivés, etc.)
Personnel d’information (en kiosque, au téléphone, sur le web ou mobile)
Personnel technique, manutention, etc.
Avant de faire des formations sur le ou les sites, il faut 4 choses?
1) Avoir préalablement préparé tous les documents d’informations nécessaires à la formation du personnel.
2) Avoir complété toutes les formations qui ne nécessitent pas, obligatoirement, d’être tenues sur le site même.
◦ On veut éviter d’être embourbé durant cette période et sur ces lieux.
3) S’assurer que les éléments techniques sont accessibles pour tenir les formations.
◦ Ex. : électricité, équipements informatiques, etc.
4) Informer les responsables du ou des sites de la tenue des formations et de la présence de personnes supplémentaires durant la période de montage.
L’événement lui-même : Qu’est-ce que c’est?
L’aboutissement de beaucoup de travail
C’est le moment où ça compte
C’est le but ultime!
La qualité de l’événement est habituellement intimement liée avec la qualité de la planification.
L’événement lui-même : ce qu’il faut?
Tout doit être prêt OU doit avoir l’air prêt
◦ Dans un monde idéal, tout est à sa place dès le départ. Par contre, dans la vie, il n’est pas rare qu’il y ait des imprévus ou des éléments qui ne sont pas à 100 % prêts. Dans ce cas, il faut tout faire pour s’assurer que les intervenants qui vivent l’événement n’en soient pas affectés, voire même ne s’en rendent pas compte.
◦ Il faut donc toujours être prêt à trouver un plan B ou une solution temporaire.
L’expérience que vivent les prestataires, les participants, les partenaires et tous les intervenants concernés doit être au centre des préoccupations des organisateurs.
Avoir une bonne attitude
◦ Rester calme
◦ Être disponible
◦ Être à l’écoute
Chacun doit connaître et assumer son rôle.
L’événement lui-même et le rôle de chacun??
Qui sont les gens? 8
1) Dirigeants
2) Chargé de projet et chefs
3) Responsables d’équipe
4) Employés et bénévoles
5) Individus
6) La hiérarchie
7) la gestion des ressources humaines
8) Les à-côtés
Rôle des dirigeants?
Responsabilité → imputabilité
◦ Auprès de tous les intervenants
Des employés aux participants, en passant par les partenaires, commanditaires et les
intervenants réactifs, etc.
◦ Prendre la responsabilité des résultats et représenter l’organisation, et ce, peu
importe ce qui se produit.
Surveillance
◦ S’assurer que l’événement répond à la mission pour lequel il a été réalisé.
Vision globale
Représentation ◦ Bailleurs de fonds ◦ Partenaires et commanditaires ◦ Prestataires ◦ Médias ◦ Public, etc.
Gestion des attentes
◦ S’assurer que l’événement est à la hauteur des attentes de tous les
intervenants
Prise de décisions
◦ Liées aux orientations stratégiques
◦ Liées aux crises ou aux imprévus de premier ordre
◦ Liées à l’image de l’événement et/ou de l’organisation
Gestion de crise
Support
◦ Supporter l’équipe de gestion dans leur travail (chefs, superviseurs, chargés de projet).
