Séance 3 Flashcards
4 possibilités d’intervenants pour concevoir l’événement
- Le promoteur lui-même
- L’équipe interne du promoteur
- Un partenaire proche (mandataire)
- Un sous-traitant externe: appel d’offres (mandataire)
2 questions à se poser lors du choix de la forme (type d’événement)
Est-ce que le type d’événement choisi est celui qui convient le mieux à la mission à laquelle il se rattache?
Ex.: festival, colloque, exposition, etc.
Est-ce qu’il tient compte du contexte à l’intérieur duquel il évolue et de la clientèle cible?
3 éléments de l’élaboration du concept
- Thème et activités
- Lieu(x)
- Date(s)
Thème et activités (élaboration du concept)
Choisir un thème rassembleur et relié à la MISSION.
Trame de fond qui sert de guide, de base et de balise pour construire la programmation en respect avec le but.
Énumérer des activités qui se rattachent au thème et surtout qui répondent aux ambitions du promoteur et aux attentes de la clientèle ciblée.
Il ne faut pas confondre «thème» avec «jeu de mots parfait» ou «phrase-choc» qui prendra le dessus sur le reste. Ça peut finir comme ça, mais ça ne doit pas être une finalité.
Lieu(x) (élaboration du concept)
Avec options:
Déterminer lequel des lieux répond le mieux aux critères et qui, selon vous, sera gage de succès pour votre événement.
Peu d’options:
Le chercher, étudier chaque élément et porter un regard éclairé avant de proposer à votre patron le lieu choisi.
Date(s) (élaboration du concept)
Le choix de date doit faire preuve d’une attention particulière, car un mauvais
positionnement de votre événement dans le temps pourrait tout compromettre.
Critères:
- Préférences du promoteur
- Habitudes de la clientèle
- Calendrier des événements similaires et autres événements
- Disponibilité des ressources matérielles, humaines et financières
- Température
5 dimensions de gestion
- Gestion du design
- Gestion des ressources
- Gestion des finances
- Gestion des communications
- Gestion des risques
Orientations stratégique de la gestion du design (dimension de gestion)
- Rappel du thème choisi en le précisant par une ou des orientations liées à son utilisation (comment on peut le décliner, est-il absolu ou on peut y déroger, etc.).
- Établir les balises liées aux activités offertes (préciser le style et le nombre de kiosques, confirmer le nombre d’équipes admises dans le tournoi, etc.).
- Précision sur le ou les lieux et de la ou des dates.
- Présentation des standards de qualités du promoteur.
Orientations stratégique de la gestion des ressources (dimension de gestion)
Ressources humaines et matérielles.
- Type de structure opérationnelle (régie interne, contrat)
- Ressources affectées et communication entre elles (organigramme de direction)
- Définir les catégories principales (aménagement du site, concessions, billetteries, besoins techniques, sécurité, entretien, etc.)
- Ressources matérielles et techniques nécessaires pour réaliser l’événement dans chacune des catégories
Orientations stratégique de la gestion des finances (dimension de gestion)
- Identifier les postes de coûts (on ne décline pas le budget, on identifie les catégories de coûts uniquement)
- Identifier les variables influentesmajeures (augmentation du prix de l’essence, conséquence directe et identifiable de la pandémie)
- Définir les stratégies de contrôle financier (contrôle des dépenses et des revenus)
- Identifier les postes de revenuset les sources (catégories de revenus, pas les cibles de revenus)
- Définir les stratégiespour chaque poste de revenus (mise en vente, commandite et partenariat, placement, recherche de dons)
Orientations stratégique de la gestion des communications (dimension de gestion)
- Identifier la clientèle ciblée (qui cible-t-on, qui sont-ils, combien vise-t-on, que veulent-ils, quels sont leurs besoins).
- Attacher la programmation aux désirs et besoins de la clientèle.
- Déterminer le type de message à communiquer (ligne directrice).
- Déterminer les processus de mesure de satisfaction.
Orientations stratégique de la gestion des risques (dimension de gestion)
- Évaluer le niveau de chacun des risques.
- Proposer un cadre de gestion des risques (qui gère les risques, actions à poser).
- Définir le seuil d’acceptabilité des risques (au-delà de tel niveau de risque, on n’y va pas ou on prend des mesures xyz).
- L’objectif est de limiter les risques au maximum.
3 éléments de la vérification de la faisabilité
- Rentable?
- Praticable?
- Finançable?
Rentable? (faisabilité)
- Estimation des coûts
- Évaluation des revenus
- Analyse de rentabilité
- Vérifier si les revenus potentiels seront suffisants pour couvrir les dépenses ou, à tout le moins, atteindre les objectifs financiers du promoteur.
Formule du seuil de rentabilité
Seuil = coûts fixes / (prix de vente unitaire – coût variable unitaire)
