Tentamenstof Flashcards
(104 cards)
Hoeveel niveaus zijn er binnen een organisatie en welke zijn dit?
Teams; medewerkers; organisatie die als geheel op ene bepaalde manier wild werken
Speelt de organisatie zich altijd af op één niveau?
Leren gaat niet van het ene niveau naar het andere niveau. Neem bijvoorbeeld bouwvakkers, waar protocollen kunnen veranderen om de veiligheid te verbeteren, betekent dit niet dat de hele organisatie verandert. Dus afvragen: op welk niveau van de organisatie speelt iets?
Wat is het verschil tussen formeel en informeel leren?
Formeel leren is leren in een meer schoolse setting, terwijl informeel leren, leren is waarbij je leert terwijl je werkt/taken uitvoert
Wat zijn organisaties precies?
organisaties bestaan uit meerdere lagen, dus het is een abstracte term. Organisaties kunnen bijvoorbeeld een gebouw hebben, maar dit is niet de organisatie zelf. Daarnaast kunnen organisaties gemeenschappelijke kenmerken hebben, maar betekent het niet dat zij hetzelfde zijn, bijvoorbeeld een school en een fabriek. Daarom kunnen organisaties niet in één uniform model worden omschreven, maar dit moet echt kenmerkend zijn voor de organisatie.
Als er toch een term zou moeten worden gegeven voor een organisatie, welke zou dit dan zijn?
Organizations are social entities that are goal-directed are designed as deliberately structured and coordinated systems, and are linked to the external environment
Uit welke delen bestaat een organisatie, als je afgaat op de wetenschappelijke term?
Sociale entiteit: sociale entiteit betekent dat de organisatie bestaat uit mensen die situaties interpreteren en bepaalde ideeën hebben bij werk. Kunnen ook hetgeen wat de organisatie vraagt negeren.
Doelgericht: meest effectieve manier om doel te bereiken. Zo min mogelijk kosten, moeite bijvoorbeeld. Het doel is echter niet persé gedeeld: niet iedereen hoeft hetzelfde doel na te streven. Spelen altijd kwesties van macht of het doel kan door individu/team in twijfel worden getrokken. Of baas die zegt dit is het doel, maar werknemers zijn het er niet mee eens (macht).
Bewust gestructureerd: het ontwerp van de organisatie laat zien wat de organisatie doet en wat het waardeert.
Ook bepaalde werkverdeling (verschillende afdelingen, wat doet elke afdeling, hoe draagt het bij aan het doel) en dit is kenmerkend voor structuur op het gebied van toezicht; de werkverdeling is leidend.
Die structuur en coördinatie (opbouw en toezicht) worden in procedures of werkbeschrijvingen beschreven, maar praktijk kan anders zijn, aangezien mensen de organisatie maken en die zelf ook (tegenstrijdige) ideeën kunnen hebben met de organisatie
Niet los van externe omgeving: mate waarin organisatie gerelateerd is aan omgeving, die is variërend. Ene organisatie vraagt veel input van klanten, maar andere organisatie opereert meer op zichzelf. De omgeving geeft organisatie vorm en verandert de organisatie continu (duurzaam ondernemen bijvoorbeeld, organisaties moeten daar iets mee). Aan andere kant, kan organisatie omgeving beïnvloeden.
Er bestaan verschillende soorten externe factoren. Leg uit welke dit zijn en op welke manier organisaties hiermee te maken kunnen hebben
Stakeholders/partijen
- hebben heel specifiek belang in organisatie (aandeelhouders met winst/klanten met goed product bijvoorbeeld). Belangen kunnen dus tegengesteld zijn.
- Ze oefenen directe invloed uit, doordat wat de concurrentie doet ook uitmaakt. Door banken bijvoorbeeld, groene banken, zoals Triodos ontstaat er bij banken die dat minder sterk doet, iets anders: zij worden een grijze bank. Laat zien dat organisaties zich van elkaar kunnen onderscheiden.
- Stellen randvoorwaarden aan producten en diensten, klanten die bv ook goeie aandacht wil
- Organisatie beïnvloedt ook weer de stakeholders, doordat een organisatie bv een product voor minder kosten wil maken. Heeft invloed op leveranciers bijvoorbeeld.
Omgeving
- samenleving in bredere zin.
- oefent een indirecte invloed uit op organisatie
- dit is eerder een gegeven, bijvoorbeeld eisen die gesteld worden uit milieu, wet, beroepsbevolking (demografie).
- bijv. milieu, technologie, demografie en politiek
belangrijk verschil tussen directe invloed en indirecte invloed
Er zijn over het algemeen veel uitdagingen voor organisaties, maar er zijn er vijf echt belangrijk. Welke vijf zijn dit en wat voor een effect kunnen deze hebben op de organisatie?
- Globalisering zijn organisaties die internationaal samenwerken, maar ook binnen organisaties kunnen bepaalde aspecten uitbesteed worden. Stelt ze in staat om te profiteren van expertise in ander land of lagere kosten. Echter heeft dit wel consequentie voor medewerkers, aangezien lokale medewerkers in Azië klanten Engels te woord kunnen staan.
- Ethisch handelen en sociale verantwoordelijkheid verwacht van organisaties dat ze ethisch handelen. Belangenorganisaties die optreden voor klimaat of protesten bij Shell.
- Responsiviteit organisatie moet wendbaar zijn en moet kunnen handelen als de omgeving verandert of als een crisis zich voordoet en klanten dat verlangen. Medewerkers op alle niveaus moeten hiernaar luisteren en die focus naar buiten hebben.
- Digitaal werken steeds meer organisaties met minder tussenpersonen en de consument direct een bestelling kan doen, wat consequenties heeft voor afnemers (als stakeholder) omdat de klant directe afnemer wordt. Hier zijn de afnemers dus de uitdaging.
- Diversiteit grote variëteit aan manier van werken, bijvoorbeeld meer aandacht voor vrouwen of zwarten in organisatie. Uitdaging hier is echter de demografische factor.
Er zijn in principe 5 te kenmerken organisaties, met elk hun eigen uitdagingen. Wat zijn deze organisaties en wat zijn die uitdagingen?
- Grote multinationals McDonald’s belangrijk dat voedsel bijvoorbeeld constant is
- Kleine familiebedrijven hier bijvoorbeeld belangrijk uitdaging dat ze meer maatwerk kunnen leveren, maar moet wel opvolging moeten zijn. Ook veel informeler in procedures voor aanpakken/klanten helpen
- Gericht op diensten of producten gericht op dienstverlening, zoals ziekenhuis, onderwijs, bank of vervoerder of ontwikkelen van producten, zoals fabrikanten. Ook belangrijk voor manier van werken
- organisaties met winstoogmerk. aandeelhouders moeten ‘verleid’ worden door organisatie, investeerders ook. Managers gericht op produceren van goederen en diensten, zodanig dat aandeelhouders tevreden zijn en blijven investeren, veel omzetten en winst maken.
- non-profit, publieke sector gericht op Niet betalende klanten of beperkt betalnde klanten. Gericht op subsidies/donaties en zo ingericht dat ze de kosten laag houden.
Waarom zijn organisaties belangrijk geworden?
Organisaties kunnen door hun grotere groep mensen/productiefactoren extra waarde toevoegen aan een product. Individuen of kleine groepen kunnen geen extra waarde creëren, denk maar bijvoorbeeld aan het duwen van een grote steen in je eentje
Wat zijn de 7 voornaamste factoren waarom een organisatie relevant is?
1) Samenbrengen van middelen om gewenste doelen en resultaat te behalen;
2) produceren van goederen en diensten;
3) faciliteren innovatie;
4) benutten van moderne productiewijzen, diensten en informatietechnologie;
5) aanpassen en beïnvloeden van een veranderende omgeving;
6) creëren warde, leiden mensen op of maken van ruwe grondstof wat moois;
7) adressen van continue uitdagingen (diversiteit, ethiek, medewerkers)
Waardoor ontstaat er perspectief op een organisatie?
Mensen (managers, medewerkers, mensen buiten organisatie) geven betekenis en definitie aan een organisatie. De betekenis hiervan kan van persoon tot persoon verschillen en van groep tot groep, ze zijn echter allemaal legitiem en waar, want de betekenis die mensen geven aan de organisatie is afhankelijk van hoe mensen de organisatie kennen
Hoe zou een adviseur als onafhankelijke persoon tegen een organisatie moeten kijken?
de adviseur moet luisteren zonder oordeel, focus op verschillende perspectieven en die moet verzamelen, verkennen
Er zijn twee soorten perspectieven op de organisatie, welke zijn dit en noem hiervan de kenmerken/uitdagingen. Beeld je het plaatje van de driehoek en plaatjes hierbij in en leg uit wat dit betekent voor elk van de perspectieven op de organisatie.
Gesloten systeem
- focus beperkt tot organisatie alleen alsof de buitenwereld (de omgeving) heel beperkt of misschien wel helemaal niet bestaat. Is een traditionele kijk op organisaties.
- weinig aandacht voor afhankelijkheid van en invloed op omgeving
- traditioneel perspectief
- centrale vraag organisatie als gesloten systeem hoe kan de organisatie effectiever zijn door van binnenuit verandering aan te scherpen in plaats van met de buitenwereld/stakeholders te kijken naar waar de kansen liggen voor de organisatie. Kan verschillende ingevingen hebben: meer winst, meer producten.
Driehoek is erg afgebakend en de stippen vertegenwoordigen stakeholders, die kunnen moeilijk infiltreren binnen de organisatie en hebben dus beperkte invloed
- Grenzen tussen organisatie en omgeving zijn doorlaatbaar
- Organisatieontwerp moet uitwisseling (van grondstoffen, mensen, producten, etc.) over deze grens mogelijk maken. Anders overleeft organisatie het niet.
- om te overleven en bloeien moeten organisaties aanpassen of proberen de omgeving te controleren
Weer driehoek: maar met stippenlijn. Stakeholders (puntjes) zijn eigenlijk meer betrokken bij de organisatie. Kunnen dus meedenken naar waar de organisatie naartoe moet of hoe er gewerkt moet worden in de organisatie. Grenzen tussen organisatie en omgeving is toelaatbaar. Organisatie moet zo ontworpen zijn, dat er uitwisseling moet kunnen plaatsvinden tussen omgeving en organisatie. Grondstoffen, mensen, producten: organisatie moet kijken naar buitenwereld en buitenwereld naar binnenlaten.
Geef (het versimpelde) proces door hoe een organisatie waarde aan een product toevoegt
links invloed vanuit de omgeving levert dit allemaal en in welke mate dit beschikbaar is;
midden waarde toevoegen aan wat er al is. Aan een grondstof zoals graan kan waarde worden toegevoegd door er andere grondstoffen aan toe te voegen, zodat er brood van kan worden gemaakt;
rechts dat brood is dan de output en de toegevoegde waarde.
Wat zijn de vier processen, die ervoor zorgen dat een organisatie in stand wordt gehouden?
Grensoverschrijding uitwisseling met externe omgeving
In stand houding soepel laten draaien van de organisatie, dagelijkse stand van zaken moet blijven doorgaan
Proces van aanpassing in hoeverre kan de organisatie op basis van andere grondstoffen ander brood maken of het assortiment kan uitbreiden
Management coördineren en richting geven aan grensoverschrijding, in stand houding en aanpassing, want het managementproces kan richting geven aan de uitwisseling met de externe oWamgeving. Management kan bepalen bij wie er wordt ingekocht of wat hij inkoopt. Zelfde geldt voor instandhouding, aanpassing
Leg het model van Mintzberg uit
- Strategische top topmanagement en die houden toezicht op middenmanagement, maar zijn ook betrokken in welke koers de organisatie zal gaan varen
- Middenmanagement die houden toezicht op de technische kern
- Ondersteunende staf (los van hiërarchie) levert een hele specifieke dienst aan de organisatie. Afdeling communicatie, afdeling HR of catering bijvoorbeeld.
- Technische staf (los van hiërarchie) adviseert over technologische structuur: IT, planning of logistiek bijvoorbeeld
- Technische kern/operatie werkvloer (primaire proces) medewerkers die basisproducten leveren of maken.
Deze basisonderdelen komen vrijwel in elke organisatie terug, maar kunnen in verschillende mate aanwezig zijn. Daarnaast kunnen er binnen de verschillende onderdelen ook subsystemen zijn, bijvoorbeeld de managers die richting geven, maar ook betrokken zijn bij technische of administratieve ondersteuning.
Er is nog variatie waarin de macht ligt bij elke organisatie.
Er zijn twee dimensies van een organisatieontwerp. Geef aan welke dit zijn en wat ze betekenen
- Structurele dimensies helpen om centrale kenmerken te duiden en in kaart te brengen;
- contextuele dimensies helpen om organisatie als geheel te begrijpen en de bredere context van hoe de organisatie functioneert.
Deze dimensies hangen ook met elkaar samen: bijvoorbeeld als een leidinggevende over relatief weinig medewerkers leiding geeft, is er een sterke mate van specialisatie in de organisatie en minder hiërarchie. Denk aan een algemeen ziekenhuis, waar een afdelingshoofd de afdeling grotendeels draaiende houdt. Taken worden hier verdeeld in collegiaal verband, dit kan omdat ziekenhuizen heel specialistisch werk doen.
Er bestaan een aantal vormen van de structurele dimensie. Leg uit welke deze zijn.
- formalisering afhankelijkheid van geschreven documenten, bijvoorbeeld in hoeverre zijn procedures/protocollen vastgelegd in de organisatie?
- specialisatie taken onderverdeeld in aparte functies
- hiërarchie van gezag in kaart brengen over wie aan wie rapporteert; is er wel een middenmanager aan wie mensen rapporteren of hoeveel werknemers zijn er gemiddeld op één manager?
- centralisme waar worden beslissingen genomen in de organisatie? Hoog in top of ook onderling bij werknemers (hoog/laag)
- professionalisme mate waarin medewerkers opgeleid en getraind zijn
personeelsverhouding inzetverhouding van mensen op verschillende functies. Bijvoorbeeld dat er veel overhead is binnen organisatie, wat betekent dat er relatief veel mensen zijn betrokken bij de procedures/administratieve taken van de organisatie. Overheid is hier een schoolvoorbeeld van.
Er bestaan vijf contextuele dimensies om een organisatie te omschrijven, leg deze uit
- Omvang hoeveel mensen werken er in organisatie, afdeling, team
- Technologie tools, technieken en handelingen die gebruikt worden om waarde toe te voegen. Bijv. patiëntendossier in een ziekenhuis
- Omgeving (zie eerder in slides)
- Organisatiedoel &- strategie wordt in kaart gebracht waartoe de organisatie is (vaak geschreven) en hoe de organisatie daaraan werkt. Dit geeft de organisatie houvast, want laat zien waaraan gewerkt wordt en door wie.
- Organisatiecultuur onderliggend geheel van warden, opvattingen en normen die gedeeld worden door medewerkers (ongeschreven: slogans, verhalen, ceremonies, kleding en fysieke inrichting)
Hoe analyseer je de dimensies? Dit ligt aan 3 dingen. Leg uit wat deze zijn en ook wat de verschillen tussen ze zijn.
Doel analyse maakt inzichtelijk waar kansen liggen onder organisatie om door te wikkelen, zodat de organisatie goed of beter presteert en effectief/effectiever is
Onderscheid tussen efficiëntie en effectiviteit
- efficiëntie organisatiedoel bereiken met minder middelen
- effectiviteit mate waarin organisatie haar doel bereikt
Altijd afvragen voor wie organisatie effectief is en zou moeten zijn, en op welke criteria prestaties gemeten zou moeten worden.
Binnen de organisatiestructuur van Mintzberg zijn er verschillen in hoe een organisatie eruit kan zien. Leg de kerndelen uit.
Strategische top beleid, bestuur, CEO, enz
Middenkader managers
Uitvoerende kern rechtstreeks bezig met goed/dienst organisatie
Technostructuur planners, HR-medewerkers: analisten van de organisatie. Zij organiseren de werkprocessen in een organisatie. Voordat er een auto wordt gemaakt, is er een heel plan gemaakt om de auto te maken, waarmee bijvoorbeeld ingenieurs aan de slag zijn geweest.
Ondersteunende dienst binnen bedrijf/buiten bedrijf . denk aan conciërges, kantinepersoneel of IT-personeel. Dragen niet rechtstreeks bij aan het kernproces.
Binnen de organisatiestructuur van Mintzberg zijn er verschillen in hoe een organisatie eruit kan zien. Leg uit wat de coördinatiemechanismen zijn en in hoeverre de kerndelen er een rol in spelen en geef er voorbeelden bij.
1) Onderlinge aanpassing 2 barista’s in een koffiebar, waarbij één iemand de klanten helpt en de ander koffie maakt. Echter kunnen zij elkaar goed opvangen, wanneer iemand er bijvoorbeeld niet is doordat diegene naar de wc is. Hele informele manier wordt werk op elkaar aangepast.
2) Direct toezicht één iemand die baas is. Één persoon die strikt toezicht houdt op de rest en erop let dat werk goed wordt uitgevoerd.
3) Standaardisatie van werkprocessen hoe stapsgewijs werk moet worden uitgevoerd. Wat moet er gebeuren om een auto te maken?
4) Standaardisatie van output taxichauffeur, die klanten moeten rondbrengen: alleen de locatie van de klant maakt uiteindelijk uit.
5) Standaardisatie van kennis en vaardigheden artsen in een ziekenhuis/leerkrachten in een school.
Iemand volgt hartslag, arts/verpleegkundigen die gespecialiseerd zijn in het opereren van de knie. Hebben geen tijd om samen dingen af te spreken tijdens de organisatie: vaardigheden zijn bij de opleiding zo gestandaardiseerd, dat ze weten wat er moet worden gedaan als een patiënt met bijvoorbeeld een gebroken knie binnenkomt. Hoeft niet heel veel gecommuniceerd te worden in principe bij standaardisatie van vaardigheden.
Bij Mintzberg bestaan er verschillende maten van decentralisatie, welke zijn dit en leg uit wat ze betekenen.
1) verticale decentralisatie strategic apex naar uitvoerende kern (lijnstructuur). Bazen delegeren macht naar middenkader en via middenkader naar uitvoerende kern.
2) Horizontale decentralisatie technostructuur naar ondersteunende diensten
3) Selectieve decentralisatie besluitvorming wordt gedelegeerd naar verschillende eenheden binnen de organisatie, afhankelijk waar de beslissingen worden genomen.