4.4 Tenue Des Dossiers Flashcards
4 volets d’une gestion intégrée des documents
- Acquisition
- Classement
- Stockage
- Diffusion
3 éléments liés au classement des documents
- Nommage
- Établissement des métadonnées
- Structure des répertoires
4 éléments en lien avec le stockage
Le Support
L’organisation
La durée
Le lieu
3 recommandations liées à la diffusion de documents d’ingénierie
- Préserver confidentialité adéquatement
- Ne pas utiliser le courriel comme document d’ingénierie
- Prendre précautions nécessaires avant de transmettre doc. Ing.
3 précautions supplémentaires pour document authentifié sans signature numérique
- Transmettre document + lettre signée (mise en garde)
- Transcrire mise en garde dans doc ing
- Consigner copie de ces info/lettre au dossier général
8 conditions pour préserver l’intégrité des documents numérisés
Vérifier l’information
Documenter le transfert
Assurer l’accessibilité
Protéger confidentialité
Assurer durée de vie
Copie papier fournie sur demande
Conserver copie
Connaître les responsabilités
6 éléments compris dans un registre de documents détruits
Date
Procédé de destruction
Nom du responsable destruction
Lieu
Nom du responsable du transport
Description sommaire du document
7 bonnes pratiques de destruction de documents
Éviter multiples versions
Eliminer versions préliminaires
Id version officielle
Uniformiser les désignations
Organisation par projet
Ne pas classer dossier par année
Conserver versions annotées par client
Cessation d’exercice d’un membre est le resultat…
D’un choix
D’un décès
D’une décision de l’ordre
3 types de cessation
Définitive
Temporaire
Partielle
Pour une cessation définitive, l’ingénieur a …….. jours avant la date fixées pour faire connaître à l’ordre son ….
21 jours
Cessionnaire
Pour une cessation partielle, l’ingénieur a …… jours pour faire connaître à l’ordre le …. De ses dossiers
15 jours
Gardien provisoire
