2. Risicomanagement en corporate governance

Question 1

Wat zijn volgens het COSO rapport de doelstellingen van internal control

Answer 1

• Betrouwbaarheid van de financiële
  rapportage.
• Naleving van wet- en regelgeving.
• Effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering.

Question 2

Wat is het verschil tussen interne controle en internal control?

Answer 2

Interne controle is gericht op het voorkomen dan wel detecteren van afwijkingen van de gestelde criteria. Internal control is een bredere term en zou kunnen worden vertaald met ‘interne beheersing’. Internal control is een breder begrip dat vertaald zou kunnen worden met interne beheersing. Controle heeft vooral een een terugkijkend element, waarbij wordt vastgesteld of de verantwoording overeenkomt met de norm. Control omvat een constituerend element (het treffen van organisatorische maatregelen zodat afwijkingen zo veel mogelijk worden voorkomen), een terugkijkend element (controle) en een vooruitkijkend element (beslissingen nemen om in de toekomst problemen te voorkomen).

Question 3

Wat zijn twee belangrijke kenmerken van management control?

Answer 3

• MC heeft een sterke gedragsmatige
  oriëntatie.
• MC heeft primair een insteek vanuit de
  strategie van de organisatie.

Question 4

Welke vijf organisatiegebieden worden onderscheiden in het INK-model?

Answer 4

• Leiderschap.
• Strategie en beleid.
• Management van medewerkers.
• Management van middelen.
• Management van processen.

Question 5

Welke vier resultaatgebieden worden onderscheiden in het INK-model?

Answer 5

• Klanten en leveranciers.
• Medewerkers.
• Maatschappij.
• Bestuur en financiers.

Question 6

Het KAD-model onderscheidt vier manieren van besturing. Welke vier manieren zijn dit?

Answer 6

REGELING INVOER
- Minimalisering van de de kans op fouten
bij invoer van gegevens.
REGELING UITVOER
- Blokkeren van het informatievoorzieningsproces als de geproduceerde informatie niet aan de gestelde eisen voldoet.
DOORVOERREGELING VOORUIT
- Vorm van voorwaartse koppeling waarbij wordt vastgesteld of de informatie die een proces in gang moet zetten leidt tot de gewenste uitvoer. Storingen in de invoer moeten leiden tot correcties in de invoer.
DOORVOERREGELING TERUG
- Vorm van achterwaartse koppeling waarbij met betrekking tot de uitkomsten van een proces wordt vastgesteld of deze aan de gestelde eisen voldoen om er eventueel correctieve maatregelen op toe te passen.

Question 7

De verschillende kwaliteitseisen die gesteld kunnen worden aan informatie kunnen strijdig met elkaar zijn. Dit zien we bijvoorbeeld vaak bij de eisen relevantie en betrouwbaarheid. Leg deze stelling kort uit aan de hand van een concreet voorbeeld.

Answer 7

Informatie die relevanter is kan mogelijk minder betrouwbaar zijn. Informatie over de afgelopen maand is relevanter wanneer deze op de 1e dag na het aflopen van een maand wordt verstrekt (dan kan er sneller op worden gereageerd), maar is wellicht betrouwbaarder wanneer deze uitgebreid is gecontroleerd en pas na 2 weken wordt verstrekt.

Question 8

Welke aspecten zijn van belang bij het beoordelen van de kwaliteit van de IT-infrastructuur?

Answer 8

• Kostenbeheersing van de IT.
• Beschikbaarheid.
• Vertrouwelijkheid.
• Onderhoudbaarheid.
• Overdraagbaarheid.

Question 9

Beschrijf (kort) de vijf componenten van het COSO rapport.

Answer 9

CONTROLEOMGEVING
De cultuur in een organisatie met betrekking tot het belang van interne beheersing.

RISICOBEOORDELING
Risicobeoordeling is erop gericht zodanig maatregelen te treffen dat het zogenoemde restrisico (risico dat beheersingsproblemen niet kunnen worden vermeden en dat de getroffen maatregelen ontoereikend zijn) tot een aanvaardbaar niveau wordt teruggebracht.

BEHEERSINGSMAATREGELEN
Specifieke maatregelen die erop zijn gericht op aan de doelstellingen van de internal control te voldoen
Onderscheiden worden:
- preventieve maatregelen.
- repressieve maatregelen.

INFORMATIE EN COMMUNICATIE
Informatie en communicatie is nodig om beheersing mogelijk te maken. Informatie is een object van beheersing (hoe kan de kwaliteit hiervan worden verbeterd) als een beheersingsinstrument (hoe kan de informatie worden gebruikt om de organisatie beter onder controle te krijgen).

BEWAKING VAN EEN GOEDE WERKING (monitoring).
De kwaliteit van het systeem van de interne beheersing over een bepaalde periode wordt vastgesteld.

Question 10

Op welke twee pijlers steunt het vak bestuurlijke informatieverzorging?

Answer 10

• Het grondpatroon van de
  informatieverzorging.
• De waardenkringloop.

Question 11

Welke verschillende controletechnische functies kunnen in organisaties worden onderscheiden?

Answer 11

• Bewarend.
• Beschikkend.
• Uitvoerend.
• Registrerend.
• Controlerend.

Question 12

Wanneer is sprake van een goede controletechnische functiescheiding

Answer 12

Er is sprake van een goede controle technische functiescheiding wanneer er tegengestelde belangen zijn gecreëerd tussen de verschillende functionarissen binnen de onderneming. Hierdoor is geen enkele functionaris in staat waarden aan de onderneming te onttrekken zonder dat dit sporen na laat in het informatievoorzieningssysteem.

Question 13

Noem een vijftal controlebegrippen en geef van elk een concreet voorbeeld.

Answer 13

DETAILCONTROLE
(een gedetailleerde controle van individuele boekingen of transacties om te verifiëren of deze correct zijn geregistreerd en voldoen aan de geldende regels en richtlijnen. Het doel van een detailcontrole is om fouten, onregelmatigheden of fraude te identificeren door op microniveau te kijken naar specifieke transacties.
* Van een specifieke verkoopfactuur wordt gecontroleerd of deze in de debiteurenadministratie is opgenomen.

TOTAALCONTROLE
*Het totaal van het verkoopoverzicht van een periode wordt aangesloten met het totaal van de boeking van de debiteuren in dezelfde periode.

DEELWAARNEMING
Er wordt een controle toegepast op de gefactureerde een x- aantal verkoopfacturen die willekeurig worden geselecteerd.

INTEGRALE CONTROLE
De gefactureerde prijzen van alle verkoopfacturen worden gecontroleerd.

DIRECTE CONTROLE
Oogtoezicht door het management op het scannen van alle artikelen door de kassier.

INDIRECTE CONTROLE:
Bij de uitgang wordt door het management aan klanten de kassabon gevraagd en wordt het aantal artikelen in de boodschappentas aangesloten met het aantal artikelen op de kassabon.

FORMELE CONTROLE
Controle of alle velden van de blokstempel zijn ingevuld.

MATERIËLE CONTROLE
Controle of de aanschaf van een dvd recorder op kosten van de zaak aanvaardbaar is.

NEGATIEVE CONTROLE
Controle of alle verkopen juist, tijdig en volledig zijn verantwoord in de debiteurenadministratie.

POSITIEVE CONTROLE
Controle of de verstrekte kortingen terecht zijn verstrekt.

VERBANDSCONTROLE (ervoor te zorgen dat de gegevens die in verschillende administratie-elementen of -verslagen worden gebruikt, met elkaar in overeenstemming zijn.)
Controle van de verantwoorde kostprijs van de verkopen middels de formule:
BV + I -/- EV = Verkopen Waarbij alle variabelen worden bijgehouden tegen inkoopprijs.

CIJFERBEOORDELING
De gerealiseerde marge bij een handelsbedrijf wordt geconfronteerd met de begrote marge. Eventuele verschillen worden geanalyseerd.

AANWEZIGHEIDSCONTROLE
Inventarisatie van de goederen.

ONTSTAANSCONTROLE
Controle van de betaling voor aanschaf van een pand door hierbij de originele overdrachtsakte te betrekken.

AFLOOPCONTROLE
Controle van het saldo van de debiteuren aan het eind van het eerste kwartaal door in het tweede kwartaal te bekijken welke gelden er binnen zijn gekomen.

CONTROLE M.B.V. OPGAVE VAN DERDEN
Controle van het verantwoorde banksaldo door deze te vergelijken met het bankafschrift van de betreffende datum.

Question 14

Wat is het verschil tussen preventieve en repressieve controlemaatregelen?

Answer 14

Preventieve controlemaatregelen zijn gericht op het voorkomen van afwijkingen van vastgestelde criteria. Repressieve maatregelen zijn erop gericht om afwijkingen die toch voorkomen achteraf te signaleren.

Question 15

Waarvoor staat het begrip Corporate Governance?

Answer 15

goed ondernemingsbestuur.

Question 16

Op welke manier is het begrip Corporate Governance in de Nederlandse wetgeving verwerkt?

Answer 16

In de Nederlandse wetgeving zijn geen wetten ten aanzien van Corporate Governance opgenomen. Er is wel de ‘Code Tabaksblat’. Deze code is van toepassing voor in Nederland ter beurze genoteerde ondernemingen.

Question 17

Wat is een DETAILCONTROLE

Answer 17

Bijvoorbeeld:

Controleren van individuele facturen: Nagaan of de facturen correct zijn geboekt, inclusief het controleren van het btw-percentage, de bedragen, de leveranciersgegevens en of de juiste rekening is gebruikt.

• Verifiëren van betalingen en ontvangsten: Het checken van de geboekte betalingen en ontvangsten om te zien of ze overeenkomen met de werkelijke betalingen of bankafschriften.
• Inspecteren van documenten en bewijsstukken: Controleren of alle noodzakelijke documenten (zoals inkoop- en verkoopfacturen, betalingsbewijzen) aanwezig en correct zijn en of ze voldoen aan de vereiste interne procedures en regelgeving.

Een detailcontrole is vaak onderdeel van de interne controleprocessen en kan ook een voorbereiding zijn voor de jaarrekeningcontrole door externe accountants. Het zorgt ervoor dat de boekhouding niet alleen klopt op het niveau van de grootboekrekeningen, maar ook op het niveau van de individuele transacties.

Question 18

Wat is een TOTAALCONTROLE

Answer 18

een controle waarbij de grote lijnen van de financiële gegevens worden vergeleken om te controleren of de cijfers in de administratie in totaal kloppen en consistent zijn. Het doel van een totaalcontrole is om te verifiëren of de algemene boekhouding en de financiële overzichten correct zijn en in balans, zonder per se in detail naar individuele transacties te kijken.

Enkele voorbeelden van een totaalcontrole:

• Afstemmen van de balans: Controleren of de totaalsaldi van de activa, passiva, en het eigen vermogen op de balans juist zijn, en of deze in overeenstemming zijn met de onderliggende grootboekrekeningen.
• Vergelijken van resultaten: Vergelijken van de totale omzet, kosten en winst uit de winst- en verliesrekening met de cijfers in de onderliggende administratie om te bevestigen dat ze consistent zijn.
• Afstemming van bank- en kasposities: Het controleren of de totaalbedragen op de bankrekening of kasrekening in de financiële administratie overeenkomen met de werkelijke saldi zoals weergegeven in de bankafschriften.

Het verschil tussen een detailcontrole en een totaalcontrole is dus dat de detailcontrole zich richt op de juistheid van specifieke transacties of documenten, terwijl een totaalcontrole de algehele juistheid van de cijfers als geheel controleert. Totaalcontroles worden vaak gebruikt om te kijken of er geen grote fouten of onregelmatigheden zijn in de administratie, voordat er een gedetailleerde controle plaatsvindt.

Question 19

Wat is een DEELWAARNEMING

Answer 19

Een deelwaarneming binnen de financiële administratie verwijst naar het onderzoek of de controle van een specifiek onderdeel of een specifiek segment van de financiële administratie, in plaats van een volledige controle van alle gegevens. Het doel is om inzicht te krijgen in de juistheid van bepaalde delen van de administratie, zonder deze volledig door te nemen. Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast bij steekproeven of risicogebaseerde controles.

Enkele voorbeelden van een deelwaarneming:

• Controle van een specifiek grootboek: In plaats van de gehele grootboekadministratie te controleren, kan een
  deelwaarneming betrekking hebben op een specifiek grootboek, zoals de debiteuren- of
  crediteurenadministratie.

*Afstemmen van een specifieke categorie: Bijvoorbeeld het controleren van een bepaalde kostenpost (zoals
personeelskosten) om te zien of alle boekingen juist zijn.

*Controle van een specifieke periode: In plaats van een jaarrekening te controleren, kan een deelwaarneming
betrekking hebben op bijvoorbeeld alleen de kwartaalrapportages of de maandelijkse afsluitingen.

Een deelwaarneming wordt vaak uitgevoerd als een efficiënte manier om snel te controleren op afwijkingen of om risico’s te beperken, zonder de volledige administratie door te nemen. Het kan ook gebruikt worden als een manier om vooraf een idee te krijgen van de algehele nauwkeurigheid van de administratie, voordat een diepgaandere controle wordt uitgevoerd.

Question 20

Wat is een INTEGRALE CONTROLE

Answer 20

Een integrale controle binnen de financiële administratie is een allesomvattende controle waarbij de gehele financiële administratie van een organisatie wordt beoordeeld. Het doel van een integrale controle is om te zorgen voor een volledige en systematische controle van alle administratieve processen en gegevens, zodat wordt vastgesteld of de financiële rapportages en systemen in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving en of ze een waarheidsgetrouw en betrouwbaar beeld geven van de financiële situatie van de organisatie.

Bij een integrale controle worden onder andere de volgende elementen gecontroleerd:

• Grootboek en subadministraties: Controleren of de grootboekrekeningen kloppen met de subadministraties (
  (zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie).
• Winst- en verliesrekening: Controleren of de opbrengsten, kosten en winsten correct zijn geboekt en of ze in
  lijn zijn met de algemene boekhoudprincipes.
• Balans: Controleren of de activa, passiva en het eigen vermogen op de balans correct zijn en of de cijfers in
  balans zijn.

*Interne controlemaatregelen: Beoordelen of de interne controlemechanismen en procedures effectief zijn,
bijvoorbeeld of er een goede scheiding van taken is (om fraude te voorkomen) en of de administratieve
processen betrouwbaar zijn.

• Compliance en regelgeving: Verifiëren of de organisatie voldoet aan de wet- en regelgeving, zoals de
  belastingwetgeving, de jaarrekeningnormen (zoals IFRS of Dutch GAAP), en andere relevante voorschriften.

In de praktijk wordt een integrale controle vaak uitgevoerd door een externe accountant of auditor, bijvoorbeeld tijdens de jaarrekeningcontrole. Het resultaat van een integrale controle biedt inzicht in de algehele betrouwbaarheid van de financiële rapportages van de organisatie.

Een integrale controle is dus een uitgebreide controle die een organisatie helpt om te waarborgen dat de financiële administratie compleet en juist is, en dat deze voldoet aan de eisen van belanghebbenden, zoals aandeelhouders, belastingautoriteiten en andere toezichthouders.

Question 21

Wat is een DIRECTE CONTROLE

Answer 21

Een directe controle binnen de financiële administratie verwijst naar een controle die rechtstreeks op de werkelijke gegevens en documenten wordt uitgevoerd. Het is een controle waarbij een medewerker of auditor direct toegang heeft tot de transacties, documenten, en administraties om te controleren of deze correct zijn en voldoen aan de geldende regelgeving.

Bij een directe controle worden specifieke handelingen uitgevoerd, zoals:

• Controleren van originele documenten: Het inzien en verifiëren van facturen, betalingsbewijzen,
  bankafschriften en andere primaire documenten om te zien of de boekingen correct zijn uitgevoerd.
• Verifiëren van transacties: Het controleren van specifieke boekingen en transacties in de grootboeken door
  deze te vergelijken met onderliggende documenten of fysieke bewijsstukken, zoals inkoopfacturen,
  verkoopcontracten of kasontvangsten.
• Directe afstemming van rekeningen: Het vergelijken van de saldi op bepaalde rekeningen, zoals de
  debiteuren- of crediteurenadministratie, met de werkelijke bedragen in de administratie om te controleren of
  alles correct is geboekt.

In tegenstelling tot andere controlemethoden, zoals indirecte controles (waarbij bijvoorbeeld alleen de rapportages of geaggregeerde cijfers worden gecontroleerd), richt een directe controle zich dus op de feitelijke gegevens zelf.

Voorbeeld van directe controle: Stel je voor dat een organisatie een betaling heeft gedaan aan een leverancier. Een directe controle zou inhouden dat een accountant de factuur, het betalingsbewijs en de boeking van de betaling in de administratie verifieert, en ook kijkt of deze goed is verwerkt in het juiste grootboek.

Directe controles zijn vaak belangrijk voor intern toezicht, bijvoorbeeld door een interne accountant, of in de voorbereiding voor een externe audit. Ze helpen te waarborgen dat de gegevens juist en betrouwbaar zijn, en dat er geen fouten of fraude plaatsvindt.

Question 22

Wat is een INDIRECTE CONTROLE

Answer 22

Een indirecte controle binnen de financiële administratie verwijst naar een controle die niet rechtstreeks op de onderliggende gegevens of documenten wordt uitgevoerd, maar in plaats daarvan focust op samengevoegde of geaggregeerde informatie die uit de administratie naar voren komt. Het doel van een indirecte controle is om te verifiëren of de cijfers en rapportages als geheel consistent en logisch zijn, zonder dat elke individuele transactie wordt gecontroleerd.

Bij indirecte controles worden bijvoorbeeld de volgende activiteiten uitgevoerd:

• Afstemming van saldi: Het vergelijken van de totaalsaldi van grootboekrekeningen met andere geaggregeerde
  cijfers, zoals de jaarrekening of de balans. Bijvoorbeeld het controleren of de som van de debiteuren in de
  subadministratie overeenkomt met het totaalbedrag op de grootboekrekening van de debiteuren.
• Analyse van financiële ratio’s: Het berekenen en analyseren van financiële verhoudingen, zoals de liquiditeit,
  rentabiliteit of solvabiliteit, om te zien of de cijfers in de jaarrekening logisch en consistent zijn met eerdere
  periodes of met de verwachte normen.
• Vergelijken van budgetten met werkelijke cijfers: Het vergelijken van de werkelijke kosten of opbrengsten met
  de vooraf vastgestelde budgetten of prognoses. Als er afwijkingen zijn, wordt onderzocht waar die vandaan
  komen, zonder dat elk detail wordt gecontroleerd.
• Analyse van trends en vergelijkingen: Het controleren van trends in de cijfers over verschillende perioden of
  het vergelijken van de cijfers met die van andere bedrijven in dezelfde sector. Grote afwijkingen kunnen wijzen
  op fouten of onregelmatigheden die verder moeten worden onderzocht.

Voorbeeld van indirecte controle: Stel dat een bedrijf een kwartaalomzet heeft geboekt. Een indirecte controle zou kunnen inhouden dat de accountant de omzet van dit kwartaal vergelijkt met de omzet van dezelfde periode in het vorige jaar, of met de voorspelde omzet in het budget. Als er een grote afwijking is, kan dit een aanwijzing zijn dat er een fout of probleem is, maar de controle richt zich op de trends en niet op elke individuele verkooptransactie.

Indirecte controles zijn vaak efficiënter dan directe controles omdat ze zich richten op het geheel en vaak sneller kunnen worden uitgevoerd. Ze worden vaak gebruikt in situaties waar een snelle beoordeling nodig is, of wanneer het niet praktisch is om elke transactie afzonderlijk te verifiëren.

Question 23

Wat is een FORMELE CONTROLE

Answer 23

Een formele controle binnen de financiële administratie is een controle die gericht is op het naleven van vastgestelde procedures, regels en voorschriften. Het gaat hierbij niet alleen om de inhoudelijke juistheid van de cijfers, maar vooral om te controleren of de administratieve processen volgens de formele regels zijn uitgevoerd. Dit kan betrekking hebben op wet- en regelgeving, interne richtlijnen, en de geldende boekhoudprincipes.

Formele controles zorgen ervoor dat de financiële administratie voldoet aan de juridische en organisatorische vereisten, zoals de juiste goedkeuring van documenten, het volgen van interne procedures, en het naleven van externe wetgeving (bijvoorbeeld belastingwetten of de boekhoudnormen zoals IFRS of Dutch GAAP).

Enkele voorbeelden van formele controles zijn:

• Controleren of documenten zijn goedgekeurd: Nagaan of alle noodzakelijke goedkeuringen zijn verkregen
  voordat een transactie wordt geboekt, bijvoorbeeld of een inkooporder goedgekeurd is door de juiste
  manager voordat de factuur wordt betaald.
• Verifiëren van de naleving van interne richtlijnen: Controleren of de administratie voldoet aan de interne
  procedures voor het boeken van kosten of het verwerken van betalingen. Dit kan ook betrekking hebben op
  de scheiding van taken (bijvoorbeeld iemand anders die verantwoordelijk is voor goedkeuringen dan degene
  die de betaling uitvoert).
• Afstemmen op wet- en regelgeving: Zorgen dat de organisatie voldoet aan de fiscale wetgeving, bijvoorbeeld
  door te controleren of de btw correct is berekend en afgedragen, of dat belastingaangiften tijdig en correct zijn
  ingediend.
• Controleren van de documentatie van transacties: Verifiëren of alle vereiste documentatie aanwezig is, zoals f
  facturen, contracten, of betalingsbewijzen, en of deze voldoen aan de formele eisen.

Formele controle richt zich dus op het proces en de naleving van regels en procedures, en is bedoeld om te waarborgen dat de administratie niet alleen correct is, maar ook juridisch en organisatorisch in orde.

Question 24

Wat is een MATERIËLE CONTROLE

Answer 24

Een materiële controle binnen de financiële administratie richt zich op de inhoudelijke juistheid van de financiële gegevens, oftewel het controleren of de bedragen en boekingen daadwerkelijk kloppen en de onderliggende transacties en financiële verantwoordingen reëel en correct zijn. Het gaat hierbij om de feitelijke juistheid van de gegevens, zoals de werkelijke waarde van activa, passiva, opbrengsten en kosten.

Bij een materiële controle worden onder andere de volgende aspecten gecontroleerd:

• Controle van de werkelijke waarde van activa: Het verifiëren of de geregistreerde waarde van activa zoals
  machines, gebouwen, voorraden en andere bezittingen overeenkomt met de werkelijke waarde (bijvoorbeeld
  door middel van inventarisaties of het afstemmen van de boekwaarde met externe waarderingen).
• Verifiëren van de juistheid van kosten en opbrengsten: Het controleren of de geboekte kosten en
  opbrengsten daadwerkelijk plaatsvinden en of ze correct zijn toegewezen aan de juiste perioden. Dit kan
  bijvoorbeeld inhouden dat je een steekproef van facturen en betalingen controleert om te bevestigen dat de
  bedragen kloppen.
• Verifiëren van schulden en verplichtingen: Het controleren of de geregistreerde schulden en verplichtingen
  overeenkomen met de werkelijke schulden, bijvoorbeeld door het afstemmen van de crediteurenadministratie
  met de werkelijke betalingen of overeenkomsten.
• Inventarisatie van voorraden: Het fysiek tellen van voorraden en het vergelijken van de fysieke hoeveelheden
  met de administratieve voorraadgegevens om te zorgen dat de vastgelegde waarden correct zijn.
• Beoordelen van de waarde van financiële instrumenten: Het controleren of de waarde van beleggingen, l
  leningen of andere financiële instrumenten correct is geboekt en of de waarderingen in overeenstemming zijn
  met de werkelijke marktwaarde of andere betrouwbare bronnen.

Materiële controles zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de cijfers in de jaarrekening of andere financiële rapportages een realistisch en betrouwbaar beeld geven van de financiële situatie van een organisatie. Het is dus een controle die zich richt op de werkelijke en feitelijke elementen van de administratie, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een formele controle, die zich meer richt op de naleving van procedures.

Question 25

Wat is een NEGATIEVE CONTROLE

Answer 25

Een negatieve controle binnen de financiële administratie is een controle die zich richt op het **opsporen van fouten of onregelmatigheden door te zoeken naar afwezigheden of afwijkingen van wat er verwacht wordt. Het doel van een negatieve controle is om te verifiëren of iets niet is gebeurd of niet aanwezig is, in plaats van te bevestigen dat alles juist en aanwezig is. In plaats van actief te zoeken naar correctheid, kijkt een negatieve controle bijvoorbeeld naar zaken die moeten worden vermeden of die normaal gesproken niet zouden moeten voorkomen. Het kan bijvoorbeeld gaan om het uitsluiten van risico's of onjuiste transacties die mogelijk kunnen leiden tot fouten of fraude. Voorbeelden van negatieve controles: * Zoeken naar ontbrekende documenten of onvolledige gegevens: In plaats van te controleren of alle documenten correct zijn, controleer je of er geen belangrijke documenten of bewijsstukken ontbreken (zoals facturen, goedkeuringen, of betalingsbewijzen). * Identificeren van onlogische of onwaarschijnlijke boekingen: Bijvoorbeeld, het controleren of er onrealistische boekingen zijn, zoals een zeer hoge betaling aan een leverancier zonder dat een bijbehorende inkooporder bestaat. * Zoeken naar onjuiste boekingen: Het vergelijken van gegevens om te controleren of bepaalde transacties in de verkeerde periode of op een verkeerde rekening zijn geboekt. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat je zoekt naar transacties die buiten de verwachte grenzen vallen (zoals betalingen die niet passen bij de normale afdelingen of kostenplaatsen). * Afwezigheid van tegenstrijdige transacties: In plaats van te bevestigen dat alle transacties juist zijn, wordt gecontroleerd of er geen tegenstrijdige transacties zijn, zoals dubbele betalingen aan dezelfde leverancier of een betaling die niet wordt ondersteund door een factuur. Een negatieve controle richt zich dus op het uitfilteren van fouten of onregelmatigheden, door te kijken naar wat niet moet gebeuren, in plaats van actief te bevestigen dat alles correct is. Het is een manier om risico's te beperken door potentiële problemen op te sporen die anders misschien over het hoofd zouden worden gezien.

Question 26

Wat is een POSITIEVE CONTROLE

Answer 26

Een positieve controle binnen de financiële administratie richt zich op het verifiëren of bepaalde gegevens en handelingen daadwerkelijk aanwezig, juist en conform de regels zijn. In tegenstelling tot een negatieve controle, waarbij wordt gezocht naar fouten of afwijkingen, richt een positieve controle zich actief op het bevestigen van de juistheid van specifieke transacties, gegevens of documenten. Bij een positieve controle worden bijvoorbeeld de volgende acties ondernomen: * Controleren of alle benodigde documenten aanwezig zijn: Bijvoorbeeld het verifiëren of alle facturen, betalingsbewijzen en goedkeuringen correct en aanwezig zijn voor de geboekte transacties. * Bevestigen van de juistheid van boekingen: Het controleren of de bedragen en boekingen in de administratie correct zijn, bijvoorbeeld door facturen te vergelijken met de geboekte bedragen in de grootboekrekeningen. * Verifiëren van de naleving van procedures: Het controleren of de interne procedures correct zijn gevolgd bij het goedkeuren van betalingen, zoals het verifiëren of de juiste managers of verantwoordelijken een uitgave hebben goedgekeurd. * Afstemmen van saldi: Het vergelijken van de saldi op bepaalde rekeningen, zoals de debiteuren- of crediteurenadministratie, met de werkelijke saldi om te bevestigen dat deze juist zijn. * Controleren van de juistheid van financiële rapportages: Bijvoorbeeld het verifiëren of de jaarrekening, winst- en verliesrekening of balans een juiste en eerlijke weergave geven van de financiële situatie van de organisatie door de onderliggende gegevens en berekeningen te controleren. De nadruk bij een positieve controle ligt dus op het bevestigen dat alles volgens de regels en correct is uitgevoerd, en het doel is om te zorgen voor de betrouwbaarheid en juistheid van de administratie en financiële rapportages. Een positieve controle is een manier om actief te waarborgen dat de organisatie geen fouten maakt in de financiële administratie, door te bevestigen dat alles op de juiste manier is geregistreerd en de juiste documenten aanwezig zijn.

Question 27

Wat is een VERBANDSCONTROLE

Answer 27

Een verbandcontrole binnen de financiële administratie is een controle waarbij de consistentie en relatie tussen verschillende gegevens of documenten wordt gecontroleerd. Het doel is om te bevestigen dat de cijfers en informatie in verschillende administraties of documenten met elkaar in overeenstemming zijn en logisch met elkaar in verband staan. Bijvoorbeeld: * Afstemmen van grootboekrekeningen met subadministraties: Een verbandcontrole kan worden uitgevoerd door te controleren of de bedragen op een grootboekrekening overeenkomen met de onderliggende gegevens in de subadministraties (bijvoorbeeld de debiteuren- of crediteurenadministratie). Dit betekent dat de som van alle individuele posten in de subadministratie moet overeenkomen met het totaalbedrag in het grootboek. * Vergelijken van financiële rapportages: Een verbandcontrole kan ook betrekking hebben op het controleren van de cijfers in de jaarrekening, winst- en verliesrekening en de balans, en het vergelijken van deze met de onderliggende transactiegegevens en boekingen om te zien of er geen onregelmatigheden zijn. * Afstemmen van bankafschriften met de boekhouding: Dit houdt in dat het bankafschrift wordt vergeleken met de geboekte betalingen en ontvangsten in de financiële administratie om te controleren of alle mutaties correct zijn verwerkt en er geen verschillen zijn. * Controleren van btw-aangiften: In sommige gevallen wordt een verbandcontrole gebruikt om te controleren of de btw-bedragen in de btw-aangifte overeenkomen met de btw die is berekend in de inkoop- en verkoopfacturen en de onderliggende boekingen. * De belangrijkste bedoeling van een verbandcontrole is om te zien of alles logisch aansluit en consistent is binnen de administratie. Het helpt om te zorgen dat er geen fouten of inconsistenties zijn die het resultaat van de financiële rapportages zouden kunnen beïnvloeden. Kortom: een verbandcontrole richt zich op het controleren van de samenhang tussen gegevens, zodat blijkt dat de verschillende onderdelen van de administratie correct met elkaar zijn verbonden.

Question 28

Wat is een CIJFERBEOORDELING

Answer 28

Een cijferbeoordeling binnen de financiële administratie is een analyse en evaluatie van de financiële gegevens om de kwaliteit, betrouwbaarheid en samenhang van de gepresenteerde cijfers te beoordelen. Het doel van een cijferbeoordeling is om te controleren of de cijfers logisch en consistent zijn, en om te onderzoeken of ze een waarheidsgetrouw beeld geven van de financiële situatie van een organisatie. Bij een cijferbeoordeling worden vaak de volgende elementen onderzocht: * Vergelijken van cijfers met voorgaande periodes: Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat de cijfers van het huidige jaar worden vergeleken met die van voorgaande jaren, om te zien of er afwijkingen zijn die verder onderzocht moeten worden. Grote verschillen kunnen een aanwijzing zijn voor fouten, frauduleuze activiteiten, of andere onregelmatigheden. * Analyse van financiële ratio's: Het berekenen en beoordelen van belangrijke financiële ratio's, zoals de liquiditeit, solvabiliteit, rentabiliteit of efficiency ratio’s. Als deze ratio’s niet in lijn zijn met de verwachtingen of sectorbenchmarks, kan dit duiden op problemen die verder moeten worden onderzocht. * Trendanalyse: Het analyseren van trends in de cijfers om te kijken of de prestaties van de organisatie zich op een consistente en logische manier ontwikkelen. Als de cijfers bijvoorbeeld een onverklaarbare daling in de omzet of een stijging van de kosten laten zien, kan dat aanleiding zijn voor verder onderzoek. * Afstemmen van cijfers op externe normen: Het vergelijken van de interne cijfers met externe benchmarks, zoals industriegemiddelden, om te beoordelen of de organisatie goed presteert in vergelijking met andere bedrijven in dezelfde sector. * Beoordelen van de juistheid van boekingen: Het onderzoeken of de geboekte cijfers overeenkomen met de onderliggende transacties en of ze voldoen aan de geldende boekhoudstandaarden en -principes. De cijferbeoordeling wordt vaak uitgevoerd door interne accountants, auditors of financieel analisten, en kan zowel een formeel als informeel proces zijn. Het biedt inzicht in de financiële gezondheid van de organisatie en kan helpen bij het identificeren van potentiële problemen of risico’s in de administratie. Samengevat: een cijferbeoordeling gaat niet alleen over het controleren of de cijfers kloppen, maar ook over het beoordelen van de betekenis van de cijfers in de context van de organisatie en de bredere financiële omgeving.

Question 29

Wat is een AANWEZIGHEIDSCONTROLE

Answer 29

Een aanwezigheidscontrole binnen de financiële administratie is een controle waarbij wordt gecontroleerd of de vereiste documenten, gegevens of transacties daadwerkelijk aanwezig en gearchiveerd zijn in de administratie. Het doel van deze controle is te verifiëren of alle noodzakelijke bewijsstukken, zoals facturen, betalingsbewijzen, contracten of goedkeuringsdocumenten, beschikbaar en correct gedocumenteerd zijn. Enkele voorbeelden van wat een aanwezigheidcontrole kan inhouden: * Controleren van documenten: Het verifiëren of alle benodigde documenten (zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, contracten en betalingsbewijzen) aanwezig zijn voor alle boekingen en transacties. Als een document ontbreekt, kan de transactie mogelijk niet als geldig worden beschouwd. * Zekerstellen dat goedkeuringen aanwezig zijn: Controleren of de vereiste goedkeuringen of autorisaties aanwezig zijn voor betalingen of uitgaven. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat er bewijs is van de goedkeuring van een manager voor een bepaalde uitgave voordat deze wordt geboekt. * Bevestigen van fysieke aanwezigheid van activa: In sommige gevallen wordt een aanwezigheidcontrole ook gebruikt voor fysieke activa, zoals inventaris of machines, om te controleren of deze daadwerkelijk aanwezig zijn en in de administratie zijn opgenomen tegen de juiste waarde. * Afstemmen van administratie met externe documenten: Het controleren of gegevens in de interne administratie overeenkomen met documenten van externe partijen, zoals bankafschriften, belastingaangiften of andere externe rapportages. * Een aanwezigheidcontrole helpt ervoor te zorgen dat de administratie volledig is en dat er geen belangrijke documenten of gegevens ontbreken, wat kan leiden tot fouten of onregelmatigheden in de financiële rapportages. Samenvattend: een aanwezigheidcontrole is bedoeld om te waarborgen dat alle relevante gegevens en documenten beschikbaar zijn en dat de administratie compleet en in overeenstemming is met de interne en externe eisen.

Question 30

Wat is een ONTSTAANSCONTROLE

Answer 30

Een ontstaancontrole binnen de financiële administratie richt zich op het controleren of een transactie of gebeurtenis op het juiste moment is geregistreerd in de administratie. Het doel van een ontstaancontrole is om te verifiëren of de financiële gebeurtenissen (zoals kosten, opbrengsten, betalingen, ontvangsten) op het juiste moment zijn geboekt in de juiste periode. Dit soort controle is belangrijk om te zorgen dat de transacties correct worden toegerekend aan de juiste boekhoudperiode, zodat de financiële rapportages een accuraat beeld geven van de prestaties van de organisatie in die periode. Het voorkomt dat gebeurtenissen die betrekking hebben op een ander boekjaar of -periode ten onrechte in de verkeerde periode worden geboekt. Voorbeelden van wat een ontstaancontrole kan inhouden: * Afstemmen van periodes: Controleren of kosten en opbrengsten die betrekking hebben op een specifieke periode, zoals een kwartaal of jaar, ook daadwerkelijk in die periode zijn geboekt. Bijvoorbeeld, als een dienst in december is geleverd, moet de bijbehorende factuur ook in het boekjaar december worden geboekt, en niet in het volgende jaar. * Verifiëren van de juiste boeking van vooruitbetalingen of uitgestelde kosten: Bij bijvoorbeeld jaarlijkse abonnementsbetalingen wordt gecontroleerd of de betaling correct is geboekt over de maanden waarvoor het daadwerkelijk geldt. De betaling mag niet als volledige kosten in de maand van betaling worden geboekt, maar moet over de looptijd van de dienst worden verdeeld. * Controleren van btw-aangiften: Een ontstaancontrole wordt toegepast bij het controleren of de btw correct is geboekt in de periode waarin de levering van goederen of diensten daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, niet wanneer de betaling plaatsvond. * Beoordelen van facturen en betalingen: Bij het controleren van facturen en betalingen wordt gecontroleerd of de ontvangst van goederen of diensten daadwerkelijk heeft plaatsgevonden voordat de kosten of verplichtingen in de administratie worden geboekt. Een ontstaancontrole helpt om te garanderen dat de financiële gegevens tijdig en correct worden verwerkt, zodat er geen sprake is van fouten of manipulatie van de administratieve periodes. Samengevat: een ontstaancontrole richt zich op de juiste tijdige registratie van gebeurtenissen om ervoor te zorgen dat de financiële administratie in de juiste perioden is opgenomen, wat essentieel is voor de betrouwbaarheid van de rapportages.

Question 31

Wat is een AFLOOPCONTROLE

Answer 31

Een afloopcontrole binnen de financiële administratie is een controle die zich richt op het verifiëren of de boekingen correct zijn afgerond en afgestemd aan het einde van een boekhoudperiode, zoals een maand, kwartaal of jaar. Het doel van de afloopcontrole is om te zorgen dat alle openstaande posten, zoals uitstaande betalingen, ontvangsten of te ontvangen bedragen, correct zijn verwerkt en dat alle administratieve handelingen voor die periode volledig zijn afgerond. Een afloopcontrole wordt vaak uitgevoerd aan het einde van een boekjaar of boekhoudperiode en is belangrijk voor de afstemming van rekeningen, het controleren van het saldo van de grootboekrekeningen, en het bevestigen van de juistheid van de financiële rapportages. Voorbeelden van wat een afloopcontrole kan inhouden: Afstemmen van grootboekrekeningen: Het vergelijken van de eindbalans van grootboekrekeningen (zoals de debiteuren-, crediteuren- of bankrekening) met de werkelijke saldi om te controleren of alle posten correct zijn geboekt en of er geen onjuiste boekingen zijn gemaakt die moeten worden gecorrigeerd. Afstemmen van openstaande posten: Het controleren of alle openstaande posten, zoals onbetaalde facturen (debiteuren) of onbetaalde rekeningen (crediteuren), correct zijn verwerkt en of de bijbehorende bedragen kloppen. Dit zorgt ervoor dat alle verplichtingen en vorderingen correct zijn opgenomen in de financiële rapportages. Verwerken van tussenrekeningen: Het controleren of alle tussenrekeningen, zoals vooruitbetaalde kosten of nog te ontvangen bedragen, correct zijn verwerkt en afgesloten aan het einde van de periode. Dit voorkomt dat bedragen onterecht blijven openstaan of dat er geen transactie wordt geboekt voor bedragen die wel al verschuldigd zijn. Controle van afschrijvingen: Het verifiëren of afschrijvingen op vaste activa correct zijn berekend en geboekt aan het einde van de boekhoudperiode, zodat de activa tegen de juiste waarde in de balans staan. Opstellen van de jaarrekening: Aan het einde van het boekjaar wordt een afloopcontrole uitgevoerd om te zorgen dat de cijfers in de jaarrekening kloppen, alle kosten en opbrengsten correct zijn geboekt, en dat de boekhoudkundige afsluiting van het jaar op de juiste manier heeft plaatsgevonden. Een afloopcontrole is essentieel voor de integriteit van de financiële administratie en voor het garanderen van de juistheid van de jaarrekening of andere periodieke rapportages. Het helpt ook om fouten, vergissingen of ontbrekende boekingen op te sporen die pas duidelijk worden aan het einde van de periode. Samengevat: een afloopcontrole zorgt ervoor dat de administratieve processen voor een bepaalde periode correct zijn afgerond en dat alle financiële gegevens in lijn zijn met de werkelijkheid voordat de boekhouding wordt afgesloten.

Question 32

Wat is een CONTROLE M.B.V. OPGAVE VAN DERDEN

Answer 32

Een controle m.b.v. opgave van derden binnen de financiële administratie houdt in dat de juistheid en volledigheid van de financiële gegevens wordt gecontroleerd door informatie van externe partijen (derden) te raadplegen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om documenten of bevestigingen van leveranciers, klanten, banken, belastingdiensten, of andere externe partijen die betrokken zijn bij de administratieve processen van een organisatie. Deze controle is belangrijk omdat het helpt om de interne administratie te verifiëren door middel van onafhankelijke bronnen, waardoor de betrouwbaarheid en juistheid van de boekhoudgegevens verder kan worden bevestigd. Enkele voorbeelden van een controle m.b.v. opgave van derden zijn: * Bankafstemming: Het vergelijken van de boekingen in de financiële administratie met de bankafschriften van de organisatie. De bank zal de betalingen, ontvangsten en het saldo bevestigen, en zo kan de organisatie verifiëren of de boekingen correct zijn uitgevoerd. * Bevestigingen van debiteuren of crediteuren: Het vragen van een bevestiging van klanten (debiteuren) over openstaande vorderingen of van leveranciers (crediteuren) over openstaande betalingen. Dit helpt om te controleren of de gegevens over vorderingen en schulden in de administratie kloppen. * BTW-aangiften: Het controleren van de juistheid van de BTW-cijfers door te vergelijken met de opgaven van derden, zoals belastingaangiften of btw-teruggaven. Dit helpt om te verifiëren of de juiste bedragen zijn geboekt voor de verschuldigde of ontvangen btw. * Contracten en overeenkomsten: Het controleren van de contracten of overeenkomsten met derden (zoals huurcontracten, leveranciersovereenkomsten, etc.) om te verifiëren of de boekingen in de administratie overeenkomen met de afgesproken voorwaarden. * Bevestigen van activa en voorraad: Externe bevestigingen kunnen worden gebruikt om de aanwezigheid en waarde van activa (bijvoorbeeld onroerend goed of voorraden) te controleren. Dit kan door middel van taxaties, inventarisatierapporten of bevestigingen van externe partijen die betrokken zijn bij de waardering of opslag van de activa. Door gebruik te maken van externe opgaven of bevestigingen, wordt de interne administratie niet alleen gecontroleerd op juistheid, maar ook onafhankelijk geverifieerd, wat de betrouwbaarheid en accuraatheid van de financiële rapportages versterkt. Samenvattend: een controle m.b.v. opgave van derden is een proces waarbij informatie van externe partijen wordt geraadpleegd om de correctheid van de financiële administratie te verifiëren en de betrouwbaarheid van de administratie te waarborgen.