3.2 diagnostic de l'existant

Question 1

Importance de comprendre la situation existante
du PA/SI qui fait l’objet de la demande car x2

Answer 1

C’est le moyen de se familiariser avec les processus, les
façons de faire de l’organisation, le rôle des personnes,
son contexte technologique,
– C’est le moyen d’étudier avec précision les problèmes
et limites du PA/SI actuel, et de préciser la demande

Question 2

A partir de la compréhension de l’existant et de la
demande on pourra poser un

Answer 2

diagnostic (un peu
comme fait un thérapeute vis-à-vis d’un patient)

Question 3

6 Objectifs du Diagnostic de l’existant

Answer 3

Identifier les problèmes reliés aux processus existants et
au SI qui les soutient
 Déterminer les causes de ces problèmes
 Définir les objectifs à atteindre par un processus et un SI
transformés
 Suggérer quelques éléments de solutions pour répondre à
la demande
 Pour cela, il faut :
– Acquérir une excellente connaissance du fonctionnement actuel
de l’organisation
– Bien comprendre le PA, le SI existant
 A cette fin on aura recours à la modélisation

Question 4

comment planifier cette phase x5

Answer 4

Former l’équipe qui accomplira le diagnostic de l’existant
– Répartir les rôles et les responsabilités
– Choisir des méthodes et outils pour modéliser l’existant et poser le
diagnostic
– Élaborer un échéancier pour réaliser les diverses tâches (collecte de
données, modélisation, étude des problèmes, etc.)
– Planifier la rédaction du rapport de diagnostic de l’existant

Question 5

Équipe constituée d’une ou plusieurs personnes jouant les rôles de:x5

Answer 5

Chef de projet
– Analyste(s) (d’affaires)
– Propriétaire du processus
– Éventuellement un expert en changement organisationnel
– Gestionnaires et Utilisateurs

Question 6

La composition de l’équipe dépend de :x3

Answer 6

– l’envergure du processus d’affaire et du système d’information
– la taille de l’organisation
– la disponibilité et l’expérience des intervenants potentiels

Question 7

Les outils de collecte d’informations (quel outils)

Answer 7

Entrevue (interview), questionnaire, observation et
documentation

Question 8

Les diagrammes illustreront le ——- du PA/SI et
serviront de base pour l’identification et la discussion des
——–

Answer 8

Les diagrammes illustreront le fonctionnement du PA/SI et
serviront de base pour l’identification et la discussion des
problèmes

Question 9

à quoi faire attention quand on dresse l’échéancier

Answer 9

Satisfaire les exigences du client (en terme d’échéances)
 Bien évaluer le temps nécessaire à chacune des tâches de la
phase
 Essayer d’anticiper les difficultés qui peuvent survenir
 Outils de gestion de projet pour évaluer le temps nécessaire et
coordonner des tâches à réaliser (Vus plus en détail dans le
cours de gestion de projet GLO 3101):
– diagrammes de Gantt
– méthode du chemin critique
– points de fonctions …
 Gestion du temps (utiliser un agenda, faire le suivi de vos
activités, élaborer des métriques pour estimer les temps)

Question 10

Contexte de l’étude =

Answer 10

les facteurs qui influencent
et qui sont influencés par le processus d’affaire (et
son SI)

Question 11

3 Dimensions du contexte de l’étude:

Answer 11

– Organisationnelle
– Technique
– Financière

Question 12

La connaissance du contexte de fonctionnement
d’un PA (et de son SI) est essentielle à la pose d’un
—– éclairé

Answer 12

La connaissance du contexte de fonctionnement
d’un PA (et de son SI) est essentielle à la pose d’un
diagnostic éclairé

Question 13

3 choses à analyser sur la dimension organisationelle

Answer 13

Étude des activité(s) de l’entreprise : secteur d’activité,
tendances technologiques de ses concurrents, lois auxquelles
elle est soumise, etc.
 Structure de l’organisation : relations (formelles, informelles)
entre les principaux services, responsabilités et formation/expérience
des employés directement impliqués dans le processus à l’étude,
relations entre les fonctions impliquées dans le processus, niveau de
collaboration ou de compétition…
 Attitude des employés face au changement :
enthousiasme/inquiétude, soutien (fort ou pas) de la direction…
 Attention: de ne pas écarter des informations qui
sembleraient inutiles a priori

Question 14

3 choses à analyser sur la dimension technique

Answer 14

Renseignements sur les équipements de traitement de données
de l’organisation
– Se renseigner aussi sur la culture informatique de l’organisation
(considérer son niveau de maturité en TI, sa capacité à évoluer …)
– Évaluer le degré d’innovation qu’apporterait une nouvelle TI
 Renseignements sur les équipements disponibles pour le SI
– Évaluer leur efficacité
– Déterminer si le système et les technologies qui le soutiennent sont
appropriés (système d’exploitation, Systèmes de gestion de bases
de données, etc.)
 Présence éventuelle de personnels de développement de
systèmes informatisés, de personnels capables de gérer les
opérations du système informatisé (réseau, serveurs de
données, serveurs web, etc.) et/ou de faire la maintenance

Question 15

3 choses à analyser sur la dimension financière

Answer 15

Chiffre d’affaires de l’entreprise et Investissements prévus
pour les TI
 Budget alloué/prévu à la transformation du processus à l’étude
 Ces informations permettront de revenir de façon plus précise
sur l’évaluation de la faisabilité financière du projet

Question 16

Au cours du Diagnostic de l’existant, on poursuit la
collecte d’informations pour la modélisation du PA et
du SI: en x3

Answer 16

En allant plus en profondeur
– En documentant l’information recueillie
– Et en s’assurant de la compréhension commune des
personnes impliquées (équipe d’analyse et les divers
intervenants de l’organisation)

Question 17

La collecte d’informations porte essentiellement sur trois
dimensions du processus d’affaire et du SI:

Answer 17

les composantes
– les performances (qualité, productivité)
– les problèmes (en les documentant)

Question 18

La collecte d’informations se fait en parallèle avec la
modélisation du PA (éventuellement du SI) existant, pourquoi x2

Answer 18

Les modèles facilitent l’analyse du PA, et permettent
d’orienter la collecte (en particulier pour le raffinement )
– Mener conjointement modélisation et collecte d’informations
permet de comprendre plus vite et de façon précise le
fonctionnement de l’organisation

Question 19

info à collecter au sujet des composantes du pa/si (processus d’affaire)

Answer 19

inputs et outputs, activités, sources et destinations et objectifs
– l’effort est mis sur la compréhension des activités (leur
enchaînement, moment, lieu, personnes qui les effectuent, temps
de traitement, temps d’attente, coûts, etc. )

Question 20

info à collecter au sujet des composantes du pa/si (systeme d’information)

Answer 20

inputs, outputs, logique des activités de traitement de données
– compréhension du contenu des inputs/outputs, qualité de
l’information et des données entreposées
– les technologies employées en support du SI

Question 21

Sources potentielles d’information sur les composantesx3

Answer 21

• Documents (et contenu d’écrans) supportant les inputs / outputs
• Procédures administratives
• Descriptions de tâches

Question 22

Attention au manque de —— formelle et aux procédures
qui ne sont pas —— (ou pas suivies effectivement

Answer 22

Attention au manque de documentation formelle et aux procédures
qui ne sont pas à jour (ou pas suivies effectivement

Question 23

Les informations peuvent être synthétisées sous forme de —–,
——, de courtes descriptions afin de préparer au mieux la
modélisation

Answer 23

Les informations peuvent être synthétisées sous forme de listes,
tableaux, de courtes descriptions afin de préparer au mieux la
modélisation

Question 24

Collecte d’informations au sujet des
performances des composantes est

Answer 24

Étude de la qualité des performances du PA (ou de
ses composantes

Question 25

 Diverses techniques de collecte d’informations pour évaluer la qualité d’un service ou la satisfaction des utilisateurs

Answer 25

(questionnaires, entrevues, focus groups, etc.)

Question 26

Exemples d’aspects quantifiables de la qualité

Answer 26

rapidité d’un service – exactitude de l’information fournie

Question 27

L’étude des coûts d’exécution des activités du processus permet de comparer

Answer 27

l’efficacité du processus avec d’autres processus de référence

Question 28

quoi préparer au sujet des problèmes du pa/si x2

Answer 28

Préparer des fiches de documentation pour chaque problème  Faire une présentation synthétique des problèmes (utiliser par exemple un tableau de synthèse, un diagramme de causalité)

Question 29

quoi mettre sur les fiches de problème x4

Answer 29

– L’énoncé du problème – Les causes probables – La source de chaque information mentionnée (la personne interviewée, le document consulté, etc.) – L’importance du problème

Question 30

pourquoi modéliser le processus

Answer 30

Acquérir une bonne compréhension du processus étudié grâce à la modélisation

Question 31

La modélisation d’un processus permet de:x2

Answer 31

– Comprendre son fonctionnement – Faciliter la pose d’un diagnostic à son sujet

Question 32

Les modèles sont validés auprès des

Answer 32

personnes concernées par le processus

Question 33

La modélisation se fait conjointement avec la -----------------: Les-------------- sont révisés en fonction des nouvelles -------------- recueillies

Answer 33

La modélisation se fait conjointement avec la collecte d’informations: Les modèles sont révisés en fonction des nouvelles informations recueillies

Question 34

En plus de s’informer des détails de fonctionnement du processus, recueillir les informations sur les ressources utilisées par les activités comme par exemple

Answer 34

– fréquence d’exécution des activités, – volume des entrées traitées et des sorties produites, – coûts nécessaire en main-d’oeuvre, en fourniture et en équipement – le temps d’exécution des tâches

Question 35

L’analyse de la valeur ajoutée (VA) est une façon de déterminer

Answer 35

si chaque activité du processus contribue effectivement à l’atteinte des objectifs du processus

Question 36

Dans un contexte organisationnel en évolution continue, le PA doit s’adapter. Souvent cela est fait de façon ad hoc et dans l’urgence, par modification ou ajout d’activités. Ainsi, on peut observer avec le temps des

Answer 36

activités qui ne sont plus appropriées relativement aux objectifs actualisés du processus

Question 37

On distingue 3 catégories d’activités

Answer 37

Avec VA Réelle (VAR), avec VA d’Affaire (VAA), Sans VA (SVA)

Question 38

pose diagnostic démarche : x3

Answer 38

Analyser l’information recueillie sur le PA et le SI – Analyser les différents modèles élaborés dans les tâches précédentes – Déterminer les dysfonctionnements du PA et du SI en se basant sur les problèmes détectés

Question 39

La ------------- peut être un bon outil pour rassembler les informations aux sujet des problèmes

Answer 39

fiche de diagnostic de problème

Question 40

La---------------------peut aider l’analyste à identifier les causes des problèmes et à faciliter le diagnostic

Answer 40

La technique de l’analyse causale

Question 41

6 grandes catégories de problèmes

Answer 41

La structure organisationnelle actuelle n’est plus adaptée au contexte de fonctionnement de l’organisation  Problèmes liés aux personnes (ex: façon de gérer, de communiquer, divergences de vue, conflits etc.)  Problèmes liés à la chaîne de prise de décision (ex: trop longue ou décisions trop centralisées)  Problèmes liés à l’inefficacité du SI existant (ex: technologies utilisées dépassées ou absentes)  Les méthodes de commercialisation des produits et services peuvent être déficientes ou dépassées par rapport aux attentes des clients et/ou de l’offre de la concurrence  La capacité financière de l’organisation peut ne pas être suffisante pour supporter les changements proposés dans la demande

Question 42

Un problème quantifié apparaît s’il

Answer 42

y a un écart entre les critères de performance visés pour le PA et/ou SI (objectifs) et leurs performances actuelles

Question 43

Les objectifs visés ont été définis lors

Answer 43

lors de l’étude préliminaire

Question 44

Les performances ont été mesurées lors

Answer 44

de la collecte de données

Question 45

Cette étape consiste donc à déterminer les critères de performance pour lesquel

Answer 45

des écarts existent

Question 46

Analyse causale des problèmes objectif

Answer 46

Déterminer les causes des problèmes recensés

Question 47

Démarche de l’analyse causale x6

Answer 47

– Identifier le problème – Évaluer ses impacts sur le PA et/ou le SI – Déterminer les causes probables de ce problème – Pour chaque cause, déterminer s’il y a des causes préalables – Déterminer s’il y a d’autres impacts – Continuer l’étude des causes préalables tant qu’on n’a pas trouvé une (ou des) cause(s) fondamentale(s)

Question 48

Évaluation des impacts est

Answer 48

Évaluer les conséquences du problème identifié – Quantifier les impacts du problème en termes de coûts, de perte de revenus, etc. Déterminer le degré de gravité du problème  Établir un ordre de priorité dans la recherche de causes

Question 49

Diagramme d’analyse causale fonctionnement

Answer 49

Partant des problèmes identifiés et impacts quantifiés, déterminer les causes des problèmes – En se basant sur les fiches d’identification de problèmes – S’interroger sur des aspects comme : la duplication d’informations, les contrôles inutiles, la complexité des procédures, les délais inutiles, – Se demander si la technologie utilisée est-elle adéquate, la logique des traitements est-elle adéquate, etc. – Construire un diagramme de type cause-effet (Diagramme en arborescence)

Question 50

L’automatisation permet de régler des problèmes identifiés dans un PA manuel. Elle consiste à:x2

Answer 50

Rendre automatiques les tâches simples, répétitives qui peuvent être réalisées sans intervention humaine – Elle permet de rendre ces tâches plus efficaces

Question 51

Une stratégie d‘automatisation du PA vise à

Answer 51

proposer une solution d’ensemble pour automatiser les tâches du PA en tenant compte de choix technologiques

Question 52

La stratégie d’automatisation doit être justifiée en regardx3

Answer 52

– de la demande et des problèmes identifiés – des TIC disponibles et abordables pour l’organisation – des capacités de changement de l’organisation et de son personnel

Question 53

Préparation du rapport de diagnostic de l’existant plan x5

Answer 53

Introduction au rapport de l’étude de l’existant (objectif, démarche, etc.) – Modélisation détaillée des PA existants pour chaque sous-fonction du système présenté dans l’Étude préliminaire (utilisation de la notation ANSI, commenter chaque diagramme) – Identification des activités pouvant être automatisées et proposition d’une stratégie d’automatisation (justifier cette stratégie) – Discuter comment cette stratégie permettra de résoudre les problèmes identifiés lors de l’étude préliminaire et d’atteindre les objectifs de M. Salomé – Conclusion (synthèse du diagnostic posé et recommandations pour la suite du projet

Question 54

comment présenter le diagnostic de lexistant

Answer 54

Le rapport servira de base à la décision de poursuivre ou d’abandonner le  Inclure un résumé étendu ‘Sommaire exécutif – ‘executive summary’) car le rapport sera lu par les décideurs  Le rapport fera l’objet d’une (ou plusieurs) présentation (s) devant les parties-prenantes concernées  Ultimement, les requérants/décideurs devront décider de la poursuite ou non du projet (GO / NO-GO)