4. Project Performance Domains Flashcards
¿Qué es un Project Performance Domain y cuáles son sus ocho dominios?
Es un grupo de actividades relacionadas que son criticas para poder entregar un proyecto exitoso
Los ocho dominios son:
Stakeholders Performance Domain
Team Performance Domain
Devolopment Approach and Life Cycle Performance Domain
Planning Performance Domain
Project Work Performance Domain
Delivery Performance Domain
Measurement Performance Domain
Uncertainty Performance Domain
- Explique el Domain Stakeholders
Se refiere a las actividades y funciones asociadas a los stakeholders con el fin de obtener:
Relaciones productivas
Acuerdo con los objetivos del proyecto
Apoyo y satisfacción por parte de los stakeholders hacia el proyecto y que los que no aportan no impacten negativamente al proyecto
¿Quiénes deben ser identificados y analizados como stakeholders?
Tanto los internos como los externos
Los que apoyan, neutrales y los que no apoyan
¿A qué se refiere con Stakeholders engagemente?
Realizar estrategias que promuevan el involucramiento de los stakeholders. Definiendo y compartiendo una visión clara al comienzo del proyecto permite un buen comienzo.
¿Cuáles son los pasos para lograr un buen Stakeholders Engagement?, explique brevemente cada uno.
Identificar: Normalmente previo a la creación del equipo y progresivamente más elaborado
Entender y Analizar: Poder, Impacto que tenga en el proyecto, actitud, creencias, expectativas, grado de influencia, cercanía con el proyecto, interés. Adicionalmente entender como interaccionan entre ellos (alianzas)
Engaage: Trabajar colaborativamente con ellos; requerimeintos, expectativas, issues, negociar, priorizar, solucionar problemas, hacer desiciones.
Monitor: Saber si la actual estrategia de Engagement es efectiva o no según los cambios que se van produciendo
¿A qué se refiere con “Interaction With Other Performance Domains?
Los stakeholders están presentes en muchas (todas) los otros dominios, priorizando, riesgo, apoyo definiciones
¿A qué se refiere con “Checking Results”?
Es ver si realmente están involucrados o no los stakeholders para ello se verifica los siguientes puntos:
Trabajo productivo con stakeholders: Ademas de observar, el hecho de que continuamente estan interesados indica un nivel de statisfacción.
Que los Stakeholders estén de acuerdo con los objetivos del proyecto: un número significativo de cambios en los requerimientos del producto, puede significar que los stakeholders no estan bien involucrados o alineados
Stakeholders satisfechos y lo que no, no peguen negativamente: haciendo, encuestas, entrevistas y focus groups, para saber nivel de satisfacción. Tambien la revisión de issue register y risk register.
¿A qué se refiere con “Team performance Domain” Performance Domains?
Es establecer una cultura y ambiente de trabajo para obtener un equipo empoderado, de alto rendimiento, y quienes demuestran habilidades de liderazgo e interpersonales
¿Cuál es la diferencia entre el Project Manager y el Project Management Team?
El Project Manager es el líder principal del proyecto con responsabilidad total sobre su éxito, mientras que el Project Management Team apoya al Project Manager en las actividades de gestión, pero no tiene la responsabilidad final del proyecto.
¿Qué elementos componen un buen Team Performance Domain?. Explique brevemente c/u
Project Team Management Leadership: Tener las habilidades de Gestión y de liderazgo
Centralize Management and Leadership: Cuando las gestiones son centralizadas (pueden ser distribuidas), el accountability es de una sola persona, ejemplo el PM.
Distributed Management and Leadership: Cuando las gestiones son distribuidas pueden ocurrir casos donde el equipo se autoorganiza, donde alguien dentro del equipo sirve como facilitador y este rol puede ir cambiando entre miembros del equipo
Common Aspects of Team Development: Elementos presentes en un buen equipo
Visión y objetivos
Roles y responsabilidades: esto incluye identificar los gaps en conocimiento y habilidades como mejorar esto
Project Team Operations: facilitar la comunicación, solución de problemas, procesos de consenso (ej. Project team charter)
Guidance: a todo el equipo o individualmente para mantenerlos en la dirección correcta
Crecimiento: donde están bien y donde necesitan crecimiento
Project Team Culture: Ya sea por las normas o bien por el comportamiento del equipo.
High-Performing Project Teams: Open communication, entendimiento compartido, share ownership, trust, colaboración, adaptabilidad, resiliencia, empoderamiento, reconociminento,
Leadership Skills
Tailoring Leadership Styles: El que se ajusta dependiendo de factores como, por ejemplo:
Experiencia en el tipo de proyecto: si ya saben cómo trabajar, necesitan menos guía
Madurez del equipo: menos leadership si ya son maduros
Organizational governance structures: el tipo puede estar influenciado por las espectativas de la organización
Distributed project teams: tener un sitio conjunto, capacidades de audio y video, darte el tiempo de conocer al euqipo remoto, tener una reunión face-to-face al menos una vez
Interactions with others performance domains
Checking Results:
El equipo sabe y camparte la visión y objetivos del proyecto y owns the deliverables.
Confían entre ellos y colaboran. Se adapta a los cambios y resilientes a los problemas. Se siente empoderado y empodera, reconoce a otros
Aplican pensamiento crítico y habilidades interpersonales
El tipo de liderazgo es adecuado al contexto
¿Qué es un Servan leaders y cuáles son sus características?
Es alguien que se preocupa de las necesidades del equipo para que tengan la mayor performance:
Están creciendo como individuos
Se convierte el equipo más saludable, sabio, independientes y autónomo
Observa los siguientes elementos:
Remueve obstáculos
Protege de distracciones
Encouragement and development opportunites: para mantener al equipo satisfecho. Saber que les motiva y ver
¿Quin es fundamental para mantener una buena cultura dentro del equipo y que elementos debería preocuparse tener el equipo?
El Project Manager es fundamental para mantener una cultura de seguridad, respeto y ambiente no prejuicioso.
Los comportamientos deseables dentro de un equipo son:
Transparencia: como se piensa, elige y se procesa información
Integridad: Ethica y honestidad. Levantar los riesgos, mencionar las malas noticias, conflictos de interés
Respeto: hacia cada persona
Positive discourse: establecer diálogos para resolver opiniones divergentes.
Support: Ayudar a los demas, motivando, mostrando empatía, y escucha activa
Courage: para disentir y tener opinion propia frente autoridad. Esto permite la cultura de la experimentación y debe sentirse seguro en poder hacer esto
Celebrating success: demostraciones de innovación, adaptación, servir a otros y aprendizaje para mantener al equpio motivado
¿Qué rasgos y actividades debería haber para tener un buen leadership?
Establishing and Maintaining Vision:
Visión: resume el propósito del proyecto claramente, realista y atractiva de lo esperado como resultado. Desarrollada entre el equipo y los key stakeholders
Critical Thinking: para reconocer bias, identificar las causas raíz de los problemas, y liderar con ambigüedad, complejidad. Esto es forma de pensar disciplinada, racional, lógica y basada en evidencia.
Motivación: entender que le motiva al equipo.:
Motivación intrínseca: encontrar placer en el trabajo mismo en lugar de un premio. Logro, desafio, creencia en el trabajo, hacer la diferencia, responsabilidad, crecimiento personal, etc.
Motivación extrincica: por lograr un bono o reconocimiento
Interpersonal Skills:
Inteligencia emocional:
Self-awareness: entender propias emociones, motivaciones, objetivos, etc.
Self-management: controlar impulsos disruptivos, pensar antes de actuar
Social awareness: considerar los sentimientos de los demás
Social Skill: manejo de gente, social networks, common groudn with stakeholders.
Decision making:
Unilateral, es rapida pero puede desmotivar al equipo
Group-based decision: lenta, pero aumenta le buy-in to the outcome
Roman Voting (pulgar arriba o bajo), Wideband Delphi (multiples round)
Conflic management:
Mantener las conversaciones abiertas y respetuosas
Focus en el issues, no en la gente
Enfocarse en el presente y futuro, no en el pasado
Busquen por alternativas juntos
¿En qué consiste el dominio de performance “Development Approach and Life Cycle?
Se refiere a las fases del ciclo de vida del proyecto, el método de desarrollo y su cadence(rimo de actividades)
Ciclos de vida de proyecto que unen los entregables con la generación de valor al stakeholders desde el comienzo hasta el final del proyeto
El método de desarrollo es consistente con los entregables
¿Como se define Cadence?
Cadence: un ritmo de actividades que se conducen a lo largo del proyecto
¿Que determina el tipo de entregable en un proyecto, el metodo de desarrollo y candence?
El tipo de entregable: El cómo va a hacer desarrollado (iterativo, incremental, etc)
El tipo de entregable y el metodo de desarrollo: El número de entregas (frecuentes, al final, etc)
El metodo de desarrollo y cadence: Ciclo de vida del proyecto (fases de proyecto)
¿Cuál es la diferencia entre Multiple deliveries y Periodic deliveries?
Periodicos son como los multiples pero un un calendario de entrega fijo
¿Cando usar un metodo de desarrollo Predictivo?
Cuando los requerimientos pueden ser colectados, analizados, definid os al comienzo del proyecto
Cuando se tiene una inversión significativa y alto nivel de riesgos, lo que requiere frecuentes revisiones y mecanismo de control
¿Cuándo se usa un método hibrido?
Es Adaptativo y predictivo
Cuando hay incertezas o riesgos alrededor de los requerimientos
O cuando los entregables de pueden modularizar o bien hacer por diferentes equipos
Estos pueden usar desarrollo interactivo o incremental
¿Cuándo usar un modelo Adaptativo?
Cuando los requerimientos tienen un alto nivel de incerteza y volatilidad y es muy probable que cambien a lo largo del proyecto
¿Qué conjunto de características considerar para elegir uno u otro método de desarrollo?
Según el producto:
Grado de innovación: entregables que son muy novedosos, no hay experiencia es mejor un método adaptativo
Requirements certainty: inciertos, volátiles, complejos y evolucionan, entonces adaptativo
Scope stability: si el alcanze puede tener muchos cambios, adaptativo
Ease of change: entregables que se adaptan fácilmente y pueden cambiar, adaptativo.
Delivery options: por naturaleza del producto
Risk: Aquellos que son inherentemente de alto riesgos, hacer un análisis antes de elegir método. Puesto que algunos de alto riegos, se puede disminuir este haciendo una rigurosa planificación al comienzo, mientras que otros disminuyen sus riesgos haciéndolos modulares
Safety requirements: aquellos que tienen requerimientos rigurosos de seguridad, se usa predictivo
Regulaciones: mucha regulación, entonces predictivo.
Según el Proyecto:
Stakeholders: Los adaptativos requieren significativo involucramiento del stakeholders
Schedule constraints: si te piden entregar algo rapido, adaptativo
Funding availability: si se puede financiar POC probarlas y despues seguir financiando
Organización:
Estructura organizacional: mucha burocracia, predictivo
Cultura: dirección y gestión predictivo, auto organizativos, adaptativo
Organizacional capability: se puede adaptativo, si la organización tiene las política, estructura y actitud
Project team size and location: pequeños equipos 7+-2, y en el mismo lugar; adaptativo, Muy grandes equipos y virtuales; predictivos.
¿De qué depende el número de fases en el ciclo de vida de un proyecto?
Muchas variables, delivery cadence, development approach, por ejemplo:
Feasibility: averiguar si sirve o no el caso de negocio
Design: la solución al problema
Build: creación del producto
Test: calidad
Deploy: ponerlo en uso
Close: se cierra el proyecto
¿Qué debería ocurrir para saber que estamos haciendo un buen Development Approach and Life Cycle Performance Domain?
Una correcta selección del método de desarrollo
Tiene un ciclo de vida de proyecto definido acorde a lo que esperan stakeholders. Esto incluye tener un criterio de salida del proyecto
¿A qué se refiere con Planning Performance Domain?
el “Planning Performance Domain” abarca la creación y gestión del plan del proyecto para asegurar que se alcance el objetivo con eficiencia y eficacia.
¿Qué es el termino Fast Tracking?
Es comprimir el calendario, donde las actividades son hechas paralelamente
Se usan los Leads, and Lags.
Leads, donde el trabajo del sucesor es acelerado, por ejemlo, comenzar hacerlo antes que el predecesor haya terminado
Lag, es retrasar la actividad del sucesor. Es un periodo de espera entre dos actividades
