Proces kontrolowania - W6

Question 1

Kontrolowanie

Answer 1

• definiujemy jako regulację działań organizacji sprzyjającą łatwiejszemu osiąganiu jej celów.
• celem kontroli jest stworzenie menedżerom możliwości oceny pozycji organizacji w porównaniu z zamierzeniami, dokonywanej w wybranym momencie, z użyciem jednego lub kilku mierników.
• Kontrola może się koncentrować na zasobach finansowych, rzeczowych, ludzkich i informacyjnych.
• Sam proces zarządzania zakłada sprawne i skuteczne łączenie tych zasobów, tak aby dały one odpowiednie wyniki.

Question 2

Obszary kontrolowania

Answer 2

• Kontrola zasobów rzeczowych
• Kontrola zasobów ludzkich
• Kontrola zasobów informacyjnych
• Kontrola finansowa:

Question 3

Kontrola zasobów rzeczowych

Answer 3

obejmuje np. zarządzanie zapasami, kontrolę jakości i kontrolę sprzętu.

Question 4

Kontrola zasobów ludzkich

Answer 4

obejmuje np. działania w zakresie doboru i obsady, szkolenie i rozwój kadr kierowniczych, ocenę wyników i poziom nagradzania.

Question 5

Kontrola zasobów informacyjnych

Answer 5

obejmuje prognozowanie sprzedaży i marketingu, analizę otoczenia, public relations, układanie harmonogramów produkcji oraz prognozowanie ekonomiczne.

Question 6

Kontrola finansowa

Answer 6

• jednym z jej aspektów jest zapewnienie, by organizacja zawsze dysponowała zasobem gotówki niezbędnym do pokrycia swoich zobowiązań, ale jednocześnie by nie gromadziła środków nadmiernych, które nie byłyby właściwie wykorzystane.
• Kontrola finansowa sięga do pozostałych trzech rodzajów zasobów

Question 7

Szczeble kontrolowania

Answer 7

• Kontrola działalności operacyjnej
• Kontrola organizacyjna
• Kontrola strategiczna

Question 8

Kontrola działalności operacyjnej

Answer 8

koncentruje się na jednym lub kilku systemach operacyjnych organizacji, np. kontrola jakości.

Question 9

Kontrola organizacyjna

Answer 9

zajmuje się ogólnym funkcjonowaniem organizacji.

Question 10

Kontrola strategiczna

Answer 10

w szczególności próbuje stwierdzić, na ile skutecznie organizacja rozumie swoje otoczenie i dostosowuje się do niego.

Question 11

Znaczenie kontrolowania

Answer 11

• Zmiana warunków: przewidywanie zmian, aby móc planować adekwatne reakcje;
• Potęgowanie błędów: niedopuszczenie do powtarzania / kumulacji błędów
• Złożoność organizacji: zdolność do utrzymania świadomości sytuacyjnej
• Minimalizacja / optymalizacja kosztów
• Funkcjonowanie organizacji wymaga ciągłego przechodzenia od planowania do kontrolowania i na odwrót.

Question 12

Etapy procesu kontrolowania

Answer 12

1. Ustalanie norm
2. Mierzenie wyników
3. Porównanie wyników z normami
4. Ocena wyników działania (relacja)
   - utrzymanie statusu quo
   - korekta odchyleń
   - zmiana norm

Question 13

Formy kontrolowania

Answer 13

• Kontrola wstępna
• Kontrola równoległa
• Kontrola końcowa

Question 14

Kontrola wstępna

Answer 14

Koncertuje się na elementach nakładów, wpływających do systemu organizacji

Question 15

Kontrola równoległa

Answer 15

Koncentruje się na transformacji nakładów w wyniki

Question 16

Kontrola końcowa

Answer 16

Koncentruje się na wynikach (produktach) opuszczających system organizacji

Question 17

Zrozumienie oporu wobec kontroli

Answer 17

• Nadmiernie rozbudowana kontrola – błąd nadmiernej kontroli
• Niewłaściwa koncentracja – kontrola czynników niemierzalnych, nieistotnych, na których pracownicy nie mają wpływu
• Nagradzanie nieefektywności – skutkująca nagradzaniem nieefektywnych działań
• Odpowiedzialność za wyniki – unikanie odpowiedzialności za błędy

Question 18

Efektywny system kontroli

Answer 18

Ekonomiczny – nie wymaga zbytniego wysiłku / zasobów, nie jest droższy niż korzyści wynikające z kontroli
Obiektywny – pozostawia ograniczone pole do interpretacji
Dokładny – precyzyjnie odzwierciedla „stan” mierzonego obiektu
Adekwatny - powiązany z planem / strategią, mierzy realizację tego, co jest planowane, mierzy to co jest istotne dla rozwoju / przetrwania organizacji
Elastyczny - może podlegać modyfikacjom
Praktyczny – zrozumiały, przynoszący informację, która może być wykorzystana w zarządzaniu organizacją