Séance 10 Flashcards
6 éléments des derniers préparatifs avant l’ouverture
- Chronologie
- Plans
- Cahier de charge
- Quartiers généraux et bureaux temporaires
- Montage
- Formations et visites des lieux
Chronologie
Plan détaillé qui présente l’enchainement de l’arrivée et de la sortie des équipements.
- # de l’action
- Dates et heures
- Description de l’action
- Département et/ou individu touché
- Notes complémentaires
- Confirmation d’exécution
3 types de plans
- Plans généraux des sites non détaillés
- Plans généraux des sitesdétaillés
- Plans spécifiques
Cahier de charge
Outil utilisé dans chacun des secteurs afin de présenter, dans le détail, le déroulement de ou des activités et de la responsabilité de chacun des intervenants.
7 éléments d’un cahier de charge
- Horaire général
- Déroulement détaillé des activités
- Le/les plan(s)
- Liste des intervenants et numéros d’urgence
- Grilles de vérification des installations
- Section vierge pour prise de notes
- Tout autre élément nécessaire
Quartiers généraux
Endroit aménagé temporairement permettant de rassembler les opérations de coordination.
Bureaux temporaires
Certains employés, dirigeants, responsables doivent travailler à proximité des lieux de leur événement, et parfois, pour une longue période de temps. Il est donc essentiel de leur donner les meilleures conditions de travail possible.
Le rôle des dirigeants lors de l’événement
- Comptes à rendre auprès de tous les intervenants
- S’assurer que l’événement répond à la mission pour lequel il a été réalisé (surveillance)
- Gestion des attentes
- Prise de décisions
- Gestion de crise
- Support
- Représenter l’événement
Le rôle des chefs, superviseurs et chargés de projet lors de l’événement
- Comptes à rendre auprès de la direction
- Bon déroulement des activités de leurs secteurs
- Vision globale pour aider et non tâches fixes
- Supporter les responsables d’équipe dans leur travail
Assurer une bonne circulation de l’information entre les différents intervenants - Leader
Le rôle des responsables d’équipes lors de l’événement (gérants, superviseurs, etc.)
- Comptes à rendre à leur chef/chargé de projet
- Coordonner les actions des membres de leurs équipes
- Être en perpétuelle observation afin d’aider leurs supérieurs immédiats à cibler les opportunités, à repérer les menaces, etc.
- S’assurer du respect des valeurs de l’organisation au sein de l’équipe
Le rôle des employés et bénévoles lors de l’événement
- Exécuter les tâches qui leur sont déléguées
- Signaler tout problème à leur supérieur immédiat afin de lui permettre de réagir correctement et rapidement
- Respecter les valeurs de l’organisation
- Représenter l’organisation auprès des participants
Le rôle de tous lors de l’événement
- Remplir son mandat et accepter son rôle et sa position
- Respecter les balises qui lui sont imposées
- Respecter les individus avec qui il travaille et/ou interagit
- Respecter ce qu’il représente
- Se respecter soi-même
- Veiller à la sécurité de tous, y compris soi-même
- Vivre pleinement l’événement
But de la hiérarchie
- Répartir la charge décisionnelle et le pouvoir aux bonnes personnes
- Gérer l’exécution des tâches
- Éviter le chaos
- Éviter que tout le monde décide
5 à-côtés (privilèges) de travailler en événementiel
- Accès gratuit
- Accès privilégié à une zone spéciale
- Accès privilégié à une personnalité
- Rabais ou une gratuité (stationnement, bar, repas, etc.)
- Droit d’inviter quelqu’un
5 pièges liés à la phase de tenue de l’événement
- Le surmenage
- La malnutrition
- Les faux pas
- Distractions (garder le focus sur ce qu’il y a à faire)
- Mauvaise gestion du stress
