Classificação, codificação, catalogação e arquivamento de documentos; Flashcards
(18 cards)
Quais são as 5 maneiras de classificar um documento?
- Gênero; 2. Espécie tipologia documental; 3. Forma; 4. Formato; 5. Natureza do Assunto.
Quais são os tipos de classificação por gênero?
Suporte: Escritos; Iconograficos; Filmograficos; Sonoros; Micrográficos. Informaticos; Cartograficos
Quais são os tipos de classificação por especie? Tipo+Função
Especificidade que qualidade a espécie. Ex: Certidão; Declaração.
Quais são os tipos de classificação por forma?
É o estagio da preparação
Ex: Rascunho; Original; Cópia; Minuta
Quais são os tipos de classificação por formato?
É o aspecto fisico
Exemplo: Livro; pergaminho
Quais são os tipos de classificação por natureza do assunto?
É ostensivo ou sigoloso
Caso um documento seja classificado como sigiloso quais são as classificações por lei dele?
Reservado: 5 anos
Secreto: 15 anos
Ultrassecreto: 25 anos
O que é a codificação de um documento?
Atribuição de códigos a documentos para facilitar sua identificação e recuperação
O que é a classificçaão de um documento?
Organização dos documentos de acordo com critérios previamente estabelecidos.
O que é a catalogação de um documento?
Processo de descrição detalhada de documentos (individuais ou em grupos), registrando informações relevantes para sua identificação e recuperação.
O que é o arquivamento de um documento?
Guarda física ou digital dos documentos de forma ordenada.
Qual é a ordem de classifcação, codificação, catalogação e arquivamento?
Classificação → Codificação → Catalogação → Arquivamento
Quais são as informações que uma codificação pode trnasmitir?
Setor de origem, ano de produção, assunto, etc.
Quais são os principais metodos de codificação?
Alfanumérico, Alfabético, Geográfico, Numéricos, Cronológicos, Dígito-terminal e por Ideográfico/Assunto.
O que é um Ponto de Acesso?
Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código usado para pesquisar e localizar uma descrição arquivística.
Para que Serve a Catalogação?
Fornecer informações detalhadas sobre o conteúdo e as características dos documentos, permitindo identificar sua relevância sem a necessidade de visualização física.
Principais Pontos da Catalogação: Informações Registradas
Título
Autor(es)
Data de produção
Assunto(s) / Descritores
Formato (textual, audiovisual, digital, etc.)
Extensão (número de páginas, tempo de duração, etc.)
Nível de descrição (fundo, série, unidade documental)
Condições de acesso e uso
Localização (código de arquivamento)
Notas (informações adicionais relevantes)
Qual é o objetivo principal do arquivamento?
Preservar os documentos, garantir sua segurança e facilitar sua localização e recuperação quando necessário.
