Cours 1

Question 1

À quoi faut-il faire attention quand on travaille avec les différents termes présentés dans ce cours?

Answer 1

Il faut faire attention aux sources de définitions. Selon le milieu dans lequel on travaille, les mêmes termes pourraient faire référence à différentes définitions et même être concernés par différentes lois.

Question 2

Quelle est la différence entre la définition des données en archivistique et en informatique?

Answer 2

Archivistique: information de base qui permet la prise de décision, raisonnements. Traité par l’humain avec ou sans informatique.
Informatique: représentation d’une information qui en permet le stockage par des moyens automatiques.

Question 3

Qu’est-ce qu’une donnée structurée?

Answer 3

Données stockées selon un format prédéfini, de façon à permettre leur interprétation par un logiciel.

Question 4

Qu’est-ce qu’une donnée non structurée?

Answer 4

Données stockées sans être organisées de manière prédéfinie, ce qui rend leur utilisation plus difficile pour un système d’information. En gros, un document, manque de structure prédéfinie

Question 5

Qu’est-ce qu’une donnée semi-structurée?

Answer 5

Données dont l’organisation ne correspond pas à un modèle prédéfini, mais comportant des informations associées telles que des métadonnées ou des marqueurs sémantiques qui facilitent leur analyse.

Document composite (page web, courriel)

Question 6

Vrai ou faux? Dans le langage courant en organisation, document et fichier sont des synonymes.

Answer 6

Vrai

Question 7

Qu’est-ce qu’un document technologique?

Answer 7

Documents sur des supports faisant appel aux technologies de l’information

Question 8

Vrai ou faux? Un document technologique reste un document technologique, peu importe la nature du support.

Answer 8

Vrai. Des documents technologiques sont sur des supports faisant appel aux technologies de l’information, qu’elles soient électroniques, magnétiques, optiques, sans fil ou autres, ou faisant appel à une combinaison de technologies.

Question 9

Sur quel principe se base-t-on quand on travaille avec des documents technologiques sur plus d’un support?

Answer 9

Un document technologique, dont l’information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements, doit être considéré comme formant un tout, lorsque des éléments logiques structurants permettent d’en relier les fragments, directement ou par référence, et que ces éléments assurent à la fois l’intégrité de chacun des fragments d’information et l’intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition.

En gros: L’important est de restituer le document dans son ensemble pour le considérer comme intègre.

Question 10

Vrai ou faux? Lorsque qu’il y a plusieurs documents technologiques sur le même support, ces documents ne perdent pas leur caractère distinct.

Answer 10

Vrai

Question 11

Qu’est-ce qui différencie un dossier et un répertoire?

Answer 11

Dossier : peut être composé d’un ou de plusieurs documents

Répertoire : répertoire électronique, classeur, contenant

Un répertoire, dans lequel il y a des dossiers, dans lesquels il y a des fichiers

Question 12

Vrai ou faux? Un répertoire de classification ne peut pas être changé, alors que le dossier pourrait l’être

Answer 12

Vrai

Question 13

Quels sont les 3 types de regroupement qui pourraient être utilisés en organisation?

Answer 13

1. Regroupement par activité/processus d’affaires
2. Regroupement par sujet/individu
3. Regroupement par type de document

Question 14

Vrai ou faux? En organisation, on doit s’allier à la pensée de l’utilisateur et faire des compromis avec certains types de regroupement

Answer 14

Vrai

Question 15

Quelles sont les 3 caractéristiques des dossiers?

Answer 15

1. Interdépendance des documents
2. Homogénéité de l’information
3. Autonomie du dossier

Question 16

Qu’est-ce qu’un format?

Answer 16

Un format de document numérique est constitué dʼun ensemble de contraintes (ou règles) morphologiques (de forme) et de règles dʼinterprétation applicables au contenu du fichier (unique) ou des fichiers (multiples) composant un document numérique.

Question 17

Qu’est-ce qu’un support?

Answer 17

Matière (papier, film, bande magnétique) sur laquelle sont fixées des informations pour constituer et conserver un document. Élément matériel ou virtuel permettant de consigner, de conserver et de consulter l’information. »

Question 18

Vrai ou faux? Un support est physique.

Answer 18

Vrai

Question 19

Qu’est-ce que la gestion des archives numériques?

Answer 19

Liée aux procédures, opérations et techniques définies par la gouvernance visant à contrôler, tout au long du cycle de vie des documents dans l’organisation, la création, l’utilisation, l’accès et la sauvegarde des documents numériques créés ou reçus par cette organisation

Question 20

Qu’est-ce que la gouvernance des archives numériques?

Answer 20

Liée aux stratégies, encadrements, règles, rôles et responsabilités, processus haut niveau et suivi des indicateurs de performance afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance.

Question 21

Vrai ou faux? La gouvernance encadre la gestion, donne les barrières du carré de sable de la gestion.

Answer 21

Vrai

Question 22

En science de l’information, en quoi consiste le concept de sauvegarde?

Answer 22

Mesures prises pour assurer la conservation à court, moyen et long terme des documents pour assurer leur accessibilité et leur repérage. Liée au classement (enregistrement) et aux moyens de protection (transfert de support, migration, etc.)

Question 23

Quel est le but de la sauvegarde en science de l’information?

Answer 23

conserver les documents. S’assurer d’avoir des mesures de sauvegarde aussi banales que classer au bon endroit les documents dans un répertoire institutionnel.

Question 24

En informatique, que veut dire le concept de sauvegarde?

Answer 24

Opération qui consiste à recopier un ou plusieurs fichiers de données, généralement sur un support externe, afin d’en prévenir la perte systématique ou accidentelle

Question 25

Que veut dire le concept d'archivage du point de vue la de science de l'information?

Answer 25

Ensemble des opérations, matérielles et intellectuelles réalisées pour procéder au transfert des dossiers au semi-actif ou aux archives définitives. Lié à la fonction archivistique : préservation

Question 26

Que veut dire le concept d'archivage du point de vue de l'informatique?

Answer 26

Enregistrer des données de manière à garantir sur le long terme leur conformité à un état donné, en général leur état au moment où elles ont été validées par leurs auteurs.

Question 27

Vrai ou faux? Quand on parle d'archivage en informatique, ça peut être aussi banal que de retirer les accès aux documents et le mettre à quelque part.

Answer 27

Vrai. Toutefois, archiver n’est pas de mettre le doc où personne n’y a accès. On voudrait une voute, un dépôt sécurisé, pour le long terme.

Question 28

Vrai ou faux? Le format binaire est la base de tout système numérique.

Answer 28

Vrai

Question 29

Qu'est-ce que le format binaire?

Answer 29

Tous les caractères sont représentés par une séquence (positionnelle) de 0 et de 1 uniquement.

Question 30

Qu'est-ce qu'un bit?

Answer 30

Chaque position binaire est appelée un bit : un bit est l'unité la plus élémentaire d'information dans un système numérique.

Question 31

Qu'est-ce qu'un octet? Et quelle est sa valeur comparativement aux bits?

Answer 31

Une unité de mesure des données numériques. Bits regroupés par huit forment un octet.

Question 32

Qu'est-ce que le format hexadécimal?

Answer 32

Format simplifié du binaire. Permet de traduire 4 chiffres binaires par 1 chiffre hexadécimal. Utilise une base 16 (hexadécimal). Composée uniquement de : Chiffres décimaux : 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Lettres : A, B, C, D, E, F (soit 16 symboles au total). Un chiffre hexadécimal correspond à 4 bits.

Question 33

En quoi les archives numériques ont un impact sur l'accessibilité des archives?

Answer 33

o Accès instantané aux archives numériques, supprimant les contraintes géographiques et temporelles. Cela démocratise l'accès en plus de faciliter la diffusion et l'exploitation des archives (chercheurs à l'étranger, citoyen, personne à mobilité réduite) MAIS o Présence d'une grande dépendance des archives numériques à la technologie et son évolution : réseau, ordinateur, système d'exploitation, applications et périphériques. Si un élément est manquant ou non fonctionnel, l'information n'est plus accessible. Toujours avoir en tête, l'obsolescence technologique. Il faut s'assurer de préserver le contenu, la présentation et les fonctionnalités o + Obsolescence des technologies : toujours plus de mise à jour, payante. Quand ça tombe fonctionnel, on se retrouve démuni.

Question 34

En quoi les archives numériques ont un impact sur la gestion du cycle de vie?

Answer 34

o Traditionnellement, les fonctions archivistiques suivaient la théorie des trois âges (actif, semi-actif et inactif), ce qui engendrait des actions à poser lors de chacun des stades et ainsi veiller à la bonne gestion des archives. MAIS o Une grande remise en question du stade semi-actif pour les archives numériques. Couramment, le lieu de stockage des archives numériques demeure le même jusqu'à leur élimination ou leur transfert dans une voûte numérique pour une conservation permanente. Encore ici, l'archivage et le versement d'archives numériques ne sont pas des opérations simples pour toutes les organisations

Question 35

En quoi les archives numériques ont un impact sur la préservation à long terme?

Answer 35

o Des mesures de préservation sont envisagées pour veiller à la dégradation des supports physiques des archives, par exemple la numérisation, la duplication et la migration. Autant cela réduit certains risques que cela en engendre d'autres... o La préservation à long terme des archives numériques nécessite une veille et des mises à jour constantes concernant les formats de sauvegarde pour éviter l'obsolescence technologique. L'infrastructure technologique doit également être pérenne et bien protégée pour prévenir les défaillances matérielles, les cyberattaques et les catastrophes potentielles. * Des coûts sont souvent rattachés à ces opérations. o Beaucoup de numérisation pour venir à bout de la préservation o Documents essentiels : comment les mettre en sécurité?

Question 36

En quoi les archives numériques ont un impact sur la transformation numérique?

Answer 36

o L'omniprésence des archives numériques est indéniable, d'autant plus depuis la pandémie, ce qui a influencé les pratiques et les comportements au plan personnel et professionnel. La technologie est venue supporter les besoins et les initiatives des organisations dans la gestion des archives numériques. o Toutefois, la transformation numérique ne progresse pas au même rythme dans les organisations, créant un fossé technologique entre les organisations dotées de ressources financières et humaines limitées. o Aussi, les organisations deviennent dépendantes de la solution technologique qu'elles emploient pour la gestion des archives numériques, ce qui peut les rendre vulnérables en cas de panne du système ou de changements de la part du propriétaire de la solution.