Cours 10 - Le tenue de l'événement Flashcards
Le document de chronologie…
Et il doit être …
C’est le plan détaillé qui présente l’enchainement de l’arrivée et de la sortie des équipements
Ce document maître doit être
-COMPLET
- CLAIR ET CONCIS
- FACILE À CONSULTER
- CONTINUELLEMENT AJUSTÉ EN FONCTION DES CHANGEMENTS
La composition du tableau de chronologie :
Composition: • # de l'action • Dates et heures • Description de l'action • Département et/ou individu touché • Notes complémentaires • Confirmation d'exécution
Plan
Les types de plans
- Plan généraux des sites non détaillés :
Moins détaillés, mais présentant une information globale. Souvent utilisés à des fins de communication
- Plan généraux des sites détaillés :
Présentent le plan officiel des installations pour chaque site. Doivent être :
• À l’échelle et complets
• Toutes installations doivent y apparaître
- Plan spécifiques
- Plan électrique et au branchement en eau et à la gestion des eaux usées
- Plan lié au mobilier, etc.
Cahier de charge c’est…
Il comprend quoi …
C’est un outil utilisé dans chacun des secteurs afin de présenter, dans le détail, le déroulement de ou des activités et de la responsabilité de chacun des intervenants.
Il comprend…
- Horaire général
- Déroulement acrivités
- Le ou les plans
- La listes des intervenants
- Grille de vérifications
- Section notes
Quartiers généraux c’est…
Endroits aménagés temporairement permettant de rassembler les opérations de coordination.
- Doit être toujours actifs pour répondre aux questions
- Il se situe à un endroit jugé central :
- C’est le point de chute (névralgique) où toutes les informations sont rapatriées et redirigées aux bons endroits
- Peut servir de point de ralliement pour différents intervenants
Bureaux temporaires
Certains employés, dirigeants, responsables doivent travailler à proximité des lieux
de leur événement, et parfois, pour une longue période de temps.
Il est donc essentiel de leur donner les meilleures conditions de travail possible
Facteurs à considérer pour les bureaux temporaires :
- Accessibilité au site et la capacité à contenir des espaces bureaux
- Coûts et temps d’installation
- Besoins divers : internet, téléphone, imprimante, papeterie, bureaux, climatisation, chauffage
- Espace requis pour travailler : pour installer des bureaux et tout le mobilier nécessaire
- Besoins en confidentialité : bureaux fermés versus les aires ouvertes (protéger ka confidentialité de certaines rencontres, appels téléphoniques ou mêmes de documents. Etc
Clés du succès du montage
- Avoir préalablement fait une planification complète et minutieuse.
- Établir une chaîne de communication efficace ET l’utiliser.
• Ressources humaines
( affecter les bonnes responsabilité aux bonnes personnes)
- Être à l’écoute de ce qui se passe.
- Garder son calme et son sang-froid.
Formations et visites des lieux.
Qui pourrait avoir besoin d’une formations et visites des lieux
- Personnel d’accueil et de sécurité (public, prestataires, etc.)
- Personnel de service (concessions alimentaires, bars, produits dérivés, etc.)
- Personnel d’information (en kiosque, au téléphone, sur le web ou mobile)
- Personnel technique, manutention, etc.
Le rôle de chacun
- celui des dirigeant :
- Responsabilité –> Imputabilité (tout repose sur leurs épaules) - Des employés aux participants en passant par les partenaires, commanditaires et intervenants réactifs
- Surveillance : S’assurer que l’événement répond à la mission
- Vision global
- Représentation :
- -> Bailleurs de fonds
- -> Partenaires et commanditaires –> Prestataires
- -> Médias
- -> Public
- Gestion des attentes : s’assurer que l’événement est à la hauteur des attentes
- Prise de décisions :
- -> Liés aux orientations stratégiques
- -> Liés aux crises ou aux imprévus de premier ordre
- -> Liés à l’image de l’événement et/ou de l’organisation
- Gestion de crise
- Support : supporter l’équipe de gestion dans leur travail
Le rôle de chacun
- Chefs, superviseurs et chargés de projet :
- Responsabilité –> imputabilité : vis-à-vis la directions, des opérations qui sont sous leur responsabilité
- S’assurer du bon déroulement général des activités de leurs secteurs
- Vision globale VS implication directe
Ces personnes ne devraient idéalement pas avoir de tâches fixes afin d’avoir une vision globale et être capables de s’impliquer là où il y a un besoin.
- Être en perpétuelle observation afin de
- Cibler les opportunités d’amélioration.
- Repérer les menaces afin de les éviter ou de les affronter avec aplomb.
- Apporter les correctifs au fur et à mesure que les situations se présentent, etc.
- Faire les liens entre toutes les informations disponibles et faire l’interprétation de tout ce qui se passe afin de prendre les meilleures décisions opérationnelles.
- En d’autres mots, prendre les décisions stratégiques liées aux opérations.
- Supporter les responsables d’équipe dans leur travail
- Gérer les crises lorsqu’elles se présentent.
• Aider les responsables d’équipe à trouver des solutions (situations
problématiques).
- Assurer une bonne circulation de l’information entre les différents intervenants.
- À tous les niveaux (dirigeants, autres superviseurs, fournisseurs, employés et bénévoles).
Le rôle de chacun
- Responsables d’équipes :
- Être imputable, vis-à-vis leur chef ou leur chargé de projet, des opérations qui sont sous leur responsabilité.
- Coordonner les actions des membres de leurs équipes respectives.
• Souvent appelés à mettre la main à la pâte, mais les meilleurs réussiront à déléguer
convenablement les tâches aux bonnes personnes qui les exécuteront.
- Gérer l’ensemble des opérations qui sont sous leur responsabilité.
- Gérer de manière directe les employés
- Horaires, conflits, demandes, etc.
- S’assurer du bien-être des employés
- S’assurer d’obtenir le meilleur de chaque employé
- Être en perpétuelle observation afin d’aider leurs supérieurs immédiats à cibler les opportunités, à repérer les menaces, etc.
- S’assurer du respect des valeurs de l’organisation au sein de l’équipe.
Le rôle de chacun
- Employés et bénévoles :
• Exécuter les tâches qui leur sont déléguées
• En respect avec les règles, les consignes, les devis, les plans, les échéances, les
normes, etc.
• Représenter l’organisation auprès des intervenants en exécutant leurs mandats.à
• La plupart du temps, ce sont les employés qui interagissent directement avec les participants.
Ex. : accueil des prestataires, des visiteurs, des festivaliers, service, gestion des plaintes, etc.
- Signaler tout problème à leur supérieur immédiat afin de lui permettre de réagir correctement et rapidement.
- Respecter les valeurs de l’organisation.
La hiérarchie
La hierachie doit être :
Pourquoi avoir une hiérarchie
Sur le terrain, il est important que la hiérarchie soit bien définie et surtout, bien acceptée de tous.
La hierachie doit être :
o Définie
o Communiquée
o Acceptée
Pourquoi ? • Pour éviter o Le chaos o Que tout le monde décide o Que personne ne se sente imputable
La gestion des ressources humaines
Il faut :
Repérer + Comprendre + Réagir correctement (au bon moment).
Être stratégique, juste et équitable Déléguer correctement
Ne jamais laisser une situation dégénérer Savoir doser ses interventions
