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Gestion courante Flashcards

1
Q

Quelles sont les 10 obstacles les plus fréquemment rencontrées par les TA et les ME ?

A

-Gestion des tâches administratives (écriture comptable, impôt, etc.)
-Difficultés à déléguer
-Les excès de zèle (perfectionniste)
-Les oublis
-Impulsivité
-Procrastination
-Difficultés à s’organiser
-Difficultés à identifier les priorités
-Difficultés à gérer son temps efficacement

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Q

Pourquoi déléguer ?

A

Améliorer sa condition de vie.

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3
Q

Qu’est-ce qui est difficile dans la délégation ?

A

Demande du temps à former la personne et difficile de trouver quelqu’un de confiance pour déléguer.

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4
Q

Qu’est-ce qu’on peut faire pour se faire aider avec les tâches administratives ?

A

Peser les pours et les contres en terme de temps et d’argent pour pouvoir savoir si on n’est pas mieux de sous-traiter.

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5
Q

Trop perfectionniste devient un ____?

A

Problème. Nos attentes deviennent trop élevées et vont finir par nous ralentir.

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6
Q

Comment on peut aider l’obstacle de l’outil ?

A

Tout prendre en notes, bien s’équiper pour bien suivre le cap.

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7
Q

V ou F : Les TA sont des gens d’action ?

A

Vrai.

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8
Q

Comment on peut éviter l’obstacle d’impulsivité ?

A

Prendre le temps de bien réfléchir.

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9
Q

Pourquoi on procrastine en tant que TA ?

A

Parce qu’on a trop envie de faire les choses qu’on aime en délaissant les choses moins le fun à faire.

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10
Q

Comment on peut éviter la procrastination ?

A

Se fixer des petits objectifs de faire à chaque jour des tâches moins agréables.

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11
Q

V ou F : Une bonne organisation permet de devenir plus rentable ?

A

Vrai, on oublie moins de choses, on est plus productif donc on devient plus rentable.

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12
Q

Explique-moi le défi d’identifier les priorités que rencontre le TA.

A

Le plus grand défi est de choisir où mettre notre énergie. Il faut être capable de revenir à notre raison d’être pour identifier nos priorités.

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13
Q

V ou F : On met plus de temps au point de départ sur les projets des clients ?

A

Vrai.

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14
Q

Que devons-nous faire lorsqu’on rencontre un de ses obstacles ?

A

S’arrêter et se demander qu’est-ce que l’on pourrait améliorer.

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15
Q

Donne-moi des idées pour gérer ses obstacles.

A

Ménage de son bureau, listes de tâches, se rajouter du temps le matin, etc. S’imposer un rituel/routine/habitude.

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16
Q

Nomme-moi des trucs pour surmonter la procrastination (selon Simon).

A

Ayer des objectifs R.É.A.L.I.S.T.E.S., faire le ménage de notre espace de travail, faire des LISTES, se réserver une plage horaire pour les réseaux sociaux/courriels, commencer par des tâches faciles/ardues, une fois les tâches accomplies on arrête, faire un bilan, prendre le temps de se récompenser

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17
Q

V ou F : un espace rangé permet de moins procrastiner ?

A

Vrai.

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18
Q

Quels sont les avantages du télé-travail ?

A

Moins couteux que la location d’un espace commercial,
Avantages fiscaux (possibilités de profiter des déductions d’impôt foncier, de frais de réparation et d’entretien, etc.),
Aucun déplacement quotidien,
Horaire plus flexible

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19
Q

À quoi il faut faire attention si on se dit qu’on fixe des prix bas pcq on n’a pas de frais de loyer à payer comme c’est dans notre maison ?

A

Que si un jour on va en loyer on va devoir augmenter les prix et les clients vont être mécontents.

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20
Q

Quelle est l’un des avantages de ne pas avoir de déplacement ?

A

Gagne du temps.

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21
Q

Qu’est-ce que l’on doit prendre en considération si notre bureau est chez soi ?

A

Si on a des employés les recevoir chez nous, recevoir les clients, s’assurer que notre compagnon de vie est à l’aise à recevoir des clients à la maison.

22
Q

Quels sont les désavantages du télé-travail ?

A

Espace restreint,
Isolement par rapport aux partenaires d’affaires,
Restrictions potentiels pour l’installation d’équipement spécialisé ou l’accueil de personnel,
Interruptions causées par la famille/amis,
Plus difficile de se fixer des limites/faire des coupures avec le travail,
Contraintes juridiques et sanitaires possibles,
Nécessité de se motiver soi-même, même quand les affaires vont mal

23
Q

Il est important de travailler et s’organiser en TA pour être en condition optimale, comment ?

A

Endroit calme,
Séparation psychologique du logis,
Gérer les interruptions «famille/amis»
De bons outils de travail
Ranger… quotidiennement
Planifier… quotidiennement

24
Q

La gestion des priorités et urgences récurent à toutes les semaines ?

A

Faux, tous les jours.

25
Q

Qu’est-ce qu’une priorité ?

A

Une promesse ou un engagement, activité qui nous rapproche du but, impératif de la journée, activité à haut rendement

26
Q

Comment on gère nos priorités ?

A

En se dressant une liste de choses à faire quotidiennement et selon l’importance

27
Q

Qu’est-ce qu’il faut pour être capable de gérer, contrôler et être efficace ?

A

Une gestion de l’emploi du temps
Une gestion des activités
Une gestion des communications de l’information
Une gestion des réunions et des projets

28
Q

Qu’est-ce que la gestion de l’emploi du temps ?

A

Des plages horaires réservées à notre agenda pour famille, amis, loisirs, lectures, études, santé, travail.

29
Q

Qu’est-ce que la gestion des activités ?

A

La gestion des choses à faire (détails courants) et la gestion des priorités (les choses ou les projets importants)

30
Q

Qu’est-ce que la gestion des communications de l’information ?

A

La planification et la prise de notes de tous les renseignements essentiels à l’atteinte de vos objectifs.

31
Q

Qu’est-ce que la gestion des réunions et des projets ?

A

La planification des objectifs, des étapes et des ressources nécessaires (humaines, financières et matérielles)

32
Q

Comment on établit nos priorités ?

A

Priorité A
Priorité B
Priorité C

33
Q

Associe les priorités (ABC) aux qualitatifs suivants : agréable, à faire, impératif

A

Priorité A impératif
Priorité B à faire
Priorité C agréable

34
Q

Que cause l’incapacité de dire non ?

A

Perte de contrôle de la situation.

35
Q

Quelles questions on doit se poser avant de dire oui à un projet de plus ?

A

Est-ce que cela me rapproche de mes objectifs ? Est-ce utile ? Est-ce payant que ce soit moi qui le fasse ? Ai-je le temps ? AI-JE ENVIE DE LE FAIRE ? Que se passera-t-il si je dis non ?

36
Q

V ou F : Si la confiance est déjà établi avec un client, il sera prêt de nous attendre si on lui dit que ce n’est pas un bon moment pour son contrat ?

A

Vrai.

37
Q

Comment on peut mieux gérer son temps ?

A

Formuler des objectifs personnels et d’affaires à long, moyen et court termes (planification)
Décortiquer ces objectifs en tâches à accomplir et en ressources nécessaires (organisation)
Préparer un échéancier de ces objectifs et de ces tâches de façon annuelle, mensuelle, hebdomadaire et journalier, date de début et de fin (organisation)
Inscrire ces objectifs et ces tâches à votre agenda (direction)
Évaluer l’atteinte des objectifs et reformuler les objectifs et les tâches à accomplir… le mois prochain, la semaine prochaine, demain (contrôle)

38
Q

Quels sont les grugeurs de temps ?

A

Priorités qui changent, la gestion par crise
Absence de priorités, d’objectifs
Le téléphone
Tout vouloir mener de front
Les visiteurs inattendus
La mauvaise délégation de tâches
L’incapacité à dire non
Le bureau en désordre, documents perdus
Le manque de discipline, la procrastination
Les réunions
Mauvaise gestion des courriers électroniques
Perte de temps sur Internet et sur les réseaux sociaux

39
Q

Quel est le secret quand les priorités changent ?

A

Une meilleure gestion des priorités et établir une planification (être organiser)

40
Q

Oui ou non : Il faut tout vouloir mener de front ?

A

Non, une meilleure gestion des priorités et des activités permet de remédier à cette tendance bien naturelle de vouloir tout faire tout de suite.

41
Q

Est-ce que le téléphone est un grugeur de temps ?

A

Oui, il peut devenir notre pire ennemi.

42
Q

V ou F : L’accès internet est un grugeur de temps ?

A

Vrai.

43
Q

Comment on peut faire pour gérer les visiteurs inattendus qui nous font perdre du temps ?

A

Insister pour que les gens prennent des rendez-vous.
Aviser vos employés et vos collègues que vous êtes disponibles entre telle et telle heure tous les jours et ne dérogez pas de cette consigne.

44
Q

V ou F : Il y a des réunions qui nous font perdre du temps ?

A

Vrai, s’il n’y a pas d’ordre du jour, s’il n’y a pas de structure, s’il n’y a pas de maître de cérémonie, etc.

45
Q

Comment se définit la personne qui sait déléguer ?

A

Prépare ses rencontres de délégation
Prends le temps de communiquer ses attentes, les tâches à réaliser
Fait confiance aux autres
Se sent entourée et supportée
Se concentre sur l’essentiel tant dans sa vie privée que dans sa vie d’affaires

46
Q

Comment on peut s’aider dans la délégation de tâches ?

A

déterminer ce qui est essentiel que vous fassiez et ce que d’autres peuvent faire sous votre supervision

évaluer les forces que vous voulez développer (ou que vous avez identifiées) chez vos employés et vos collègues

prendre le temps de faire des rencontres de délégation

se donner un outil de délégation (fiche de délégation)

47
Q

Quels sont les 4 mots clés pour la gestion des communications ?

A

Planifier, Organiser, Dirigier, Contrôler

48
Q

Que faire dans le rôle de contrôle ?

A

Immédiatement après la communication, notez à votre agenda les dates où vous devez remettre des documents ou informations ou encore les dates où l’on doit vous remettre quelque chose.

N’oubliez pas de noter à votre emploi du temps les tâches à accomplir pour réaliser le suivi.

49
Q

Que faire dans le rôle de diriger ?

A

Annoncez à votre interlocuteur les sujets dont vous voulez discuter et demandez-lui s’il veut ajouter des sujets.

Prenez la direction de la communication et n’oubliez pas de prendre des notes directement sur votre fiche de communication (les réponses à vos questions, les informations générales, les sujets dont l’autre veut discuter, les suivis à faire, etc.)

50
Q

Que faire dans le rôle de diriger ?

A

Préparez-vous pour l’appel ou la rencontre : révisez les sujets à discuter.

Ayez à portée de la main les documents dont vous pourriez avoir besoin lors de la communication ou de la rencontre.

Évitez les interruptions ou les dérangements (musique ou bruit, autres appels ou visiteurs inattendus).

51
Q

Que faire dans le rôle de planifier ?

A

Notez sur une fiche de communication les sujets dont vous voulez discuter avec votre interlocuteur.

Classez les sujets par ordre de priorité.

Attendez d’avoir assez de sujets à discuter pour que la communication en vaille la peine avant de contacter votre interlocuteur.

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