Grundlagen und Ziele der Organisationsgestaltung

Question 1

Nenne die Instrumente der Aufbauorganisation

Answer 1

1. Aufgabenanalyse
   = Gesamtaufgabe wird schrittweise in ihre einzelnen Bestandteile aufgespaltet
2. Aufgabensynthese
   = Elementaraufgaben zu Aufgabenkomplexen gebündelt
   - Aufgabenträgern zugeordnet
   - mit dem Ziel: Aktivitäten zu koordinieren und funktions-und anpassungsfähige Teileinheiten erstellen

Question 2

Was sind die 3 Funktionen der Aufgabensynthese?

Answer 2

Stellenbildung
= Verteilung des Arbeitsvolumen, um Ergiebigkeit zu optimieren

Instanzenbildung
= Stellen mit Leitungsbefugnis bilden, Leitungsaufgaben in Stellen zusammenfassen

Abteilungsbildung
= Zusammenfassung mehrerer Stellen unter einer Instanz

Question 3

Erkläre erst was eine Stelle ist und dann das Ziel der Stellenbildung
(Aufgabensynthese)

Answer 3

Stelle
= kleinste aufbauorganisatorische Einheit. Fasst Elementaraufgaben zu Aufgabenkomplexen für jeweils eine Person zusammen.

Mensch-Maschine-System
Sachmittel (Drehbank, Versuchslabor, Informationstechnologie)
+ Mitarbeiter (Inhaltlich, Räumlich, zeitlich, …)
= Ergiebigkeit optimieren

Question 4

Was sind die 2 Verfahren der Abteilungsbildung und deren Vor-und Nachteile.

Answer 4

Top-Down-Verfahren
+ Expansion, einfache Entscheidungen, Effizienz, Delegation
- Unübersichtlichkeit, Unflexibel, zu viele Abteilungen, Mikropolitik

Bottom-Up-Verfahren
+ Bündelung von Wissen, Verbesserte Kommunikation, Verminderung von Konflikten
- hoher Zeit-und Koordinationsaufwand, Ziele meist weniger ambitioniert

Question 5

Was ist der Zusammenhang zwischen Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese?

Answer 5

Durch die Aufgabenanalyse werden zuerst Gesamtaufgaben in einzelne Elementaraufgaben aufgeteilt
Die dann…
Durch die Aufgabensynthese den einzelnen Stellen, Abteilungen und Ressorts zugeordnet werden

Question 6

Was sind die Grundsysteme der Aufbauorganisation

Answer 6

Einliniensystem
Mehrliniensystem
Matrix-Organisation
Stab-Linien-Organisation
Tensororganisation

Question 7

Wann sollte man ein Einlinensystem wählen und was sind die Vor-und Nachteile?

Answer 7

… sinnvoll für Unternehmen unter 100 Mitarbeiter

Vorteile
Klare Adressierung, Klarheit, klare Abgrenzung, klarer Dienstweg, Kostengünstig, einfaches System

Nachteile
Keine Interaktion der Abteilungen, keine Kommunikation, sehr lange Dienstwege, Bottleneck-Effekt, Stille-Post-Effekt

Question 8

Wann sollte man Mehrlinien-Organisation wählen und was sind die Vor-und Nachteile?

Answer 8

… geeignet in Teilbereichen

Vorteile
kurze Sachbezogene Informations-/ Kommunikationswege, kurze Dienstwege, Kein Bottleneck

Nachteile
Kosten (Personal), MA haben zu viele Anweisungen (Lösung! Bottom-Up)

Question 9

Wann sollte man eine Matrix-Organisation wählen und was sind die Vor-und Nachteile?

Answer 9

… sinnvoll für große Unternehmen ab 500 MA

Vorteile
Ausschöpfung des Humankapitals, hohe fachliche Expertise, kurze Dienstwege, keine Zwei-Klassen-Gesellschaft

Nachteile
Konflikte bei Nichteinigung, hohe Kosten für 2 Leitungssysteme, Unklarheiten bei Misserfolgen
(Ressort Produkte X Ressorts Material, Vertrieb, etc.)

Question 10

Was sind die Vorteile für die Stab-Linien-Organisation?

Answer 10

Vorteile
Einheit der Auftragserteilung
Klarheit
Risiken kompensiert

Nachteile
hohe Kosten
Demotivation der MA
Führung von unten, Dekomposition von Verantwortung und Entscheidung,
2-Klassen-Gesellschaft (MA vs. Vorgesetzte)

Question 11

Wann sollte man die Tensororganisation nutzen und was sind die Vor-und Nachteile?

Answer 11

… 3 Kontexte an Entscheidungen beteiligt (Sechs Augen), daher wenn detaillierte Expertise benötigt ist

Vorteile
gute Expertise, Detailisierung

Nachteile
Kommunikationsprozesse, hohe Kosten

Dient dazu Hochspannung im System struktureller Führung zu erzeugen

Question 12

Definiere Ablauforganisation

Answer 12

Strukturierung der betrieblichen Leistungsprozesse sowie der betrieblichen Informationsprozesse in
- sachlicher
- räumlicher
- zeitlicher
Hinsicht

Question 13

Was ist der Zusammenhang zwischen Aufbauorganisation und Ablauforganisation?

Answer 13

Aufbauorganisation = statisches Gerüst des Unternehmensgefüges

Ablauforganisation = Gestaltung der dynamischen Prozesse

Question 14

Definiere die Ziele wenn man Leistungsprozesse gestaltet und nenne Beispiele

Answer 14

• Wirtschaftliche Auslastung der betrieblichen Kapazitäten (90% Maschinenauslastung)
• Minimierung der Lagerbestände (Lagerabbau)
• Kurze Produkt-Durchlaufzeiten (Fertigungstempo steigern)
• Fähigkeit zur termingerechten Lieferung (Servicegrad erhöhen)
• Kundenadäquate Problemlösungen (Berücksichtigung individueller Wünsche)w

Question 15

Definiere die Ziele wenn man Informationsprozesse gestaltet

Answer 15

• Beschleunigter Informationsfluss
• Permanente Erreichbarkeit der Kommunikationsadressaten
• Entlastung von Routinetätigkeiten
• Dokumentation erleichtern
• Integration der Informationsverteilung

Question 16

Was sind die Schritte beim Vorgehen bei der Ablauforganisation?

Answer 16

Schritt 1
Arbeitsstunden - Ist-Analyse

Schritt 2
Vorgabe optimierter Soll-Abläufe

Schritt 3
Modellierung/ Dokumentation

Question 17

Definiere die Aufbauorganisation

Answer 17

• Unterteilung des Systems „Unternehmung“
• in arbeitsteilige Subsysteme + deren Integration
• zu einem zielorientierten handelnden Ganzen
• dabei sind Teileienheiten so verknüpft, dass Handeln des Gesamtsystems auf die Ziele ausgerichtet wird

Question 18

Erläuter die Matrix-Organisation

Answer 18

Aufteilung in 2 Ebenen

• Funktionale/ Verrichtungsbezogene Ebene
• Geschäftsfelder/ Objektbezogene Ebene

Mitarbeiter stehen in gleichrangigen Weisungsbeziehungen aus beiden Ebenen

Question 19

Welche Weisungsbeziehungen gibt es?

Answer 19

Einlinien
= eindeutige Hierarchie

Mehrlinien
= Kompetenzüberschneidung

Stablinien
= Eigentlich Einlinien (nur + Stab (mit Beratungsfunktion))

(Matrix-, Tensor-Organisation)

Question 20

Nenne und beschreibe Gliederungsprinzipien von Leitungsbeziehungen

Answer 20

Funktionale Strukturierung
= Verbindet Grundstruktur des Einliniensystems mit der Differenzierung nach dem Kriterium der Verrichtung

Divisionalisierung
= Abteilungen werden „divisionalisiert“ bspw. nach Region, Produkt oder Kunde

Question 21

Was sind die Gestaltungsziele der Aufbauorganisation?

Answer 21

Technisch-ökonomische Ziele
= steigerung der Produktivität

Individual-soziale Ziele
= einbeziehen der Mitarbeiter

Flexibilitätsorientierte Ziele
= Unternehmensstrukturen entwickeln, Reaktionsgeschwindigkeit anpassen