Instuderingsfrågor

Question 1

Vilka 6 samtalstyper finns? Förklara dessa!

Answer 1

1. Formella / Informella

• Formella - samtalen är mer planerade
• Informella - samtalen är i regel oplanerade och spontana

​2. Två och två /större grupp

• Två och två - Mer personligt, gå inte att ‘gömma sig’ kan bli pinsam tystnad.
• Större grupp - Mindre personligt, går att passive eller väldigt aktiv. Fler perspektiv.

​3. Kartläggande

Samla in information, öka medvetenheten om en situation och se andra perspektiv.​

4. Motiverande

• Skapa en motivation hos andra.

5. Problemlösande

• Att lösa ett problem. Att strukturera/följa en mall leder oftast till en bättre lösning. (Egidius teori)

6. Stödjande / (Behandlande)

• Stödjande - Att stödja en redan pågående process.
• Behandlande - När tillvaron är outhärlig, självdestruktiv eller störförhållandet till andra människor

Question 2

Vad är definitionen på vad ett samtal är?

Answer 2

• Krävs tvåvägskommunikation
• Alla deltagare har viss rätt till talutrymme

Question 3

De finns personer som pratar ”för” mycket. Varför gör man detta?

Answer 3

1. Dopamin kick
2. Visa sin kunskap
3. Minska nervösitet
4. Fylla ut tystnaden

Question 4

Vad är samtalsstruktur? Vilka fördelar har de?

Answer 4

En spelregel för att ett samtal ska flyta på

Fördelar:

• säkerställer att viktiga saker tas med
• hjälper till att få ett konkret utfall
• kan vara en hjälp vid känslomässigt laddade frågor

Question 5

Vilka 3 delar kan man dela upp en basstruktur i enligt Anders Engquist?

Answer 5

1. Strategi - (Nu? Provat? Vill? Hur?)
2. Taktik - (fakta, reaktioner, sammanfattning)
3. Förhållningssätt - (planera ditt förhållningssätt i förväg, desto större chans att du håller det)

Question 6

Vad står SPIN för och vad innebär de?

Answer 6

Går ut på att ställa processfrågor i rätt följd. Identifierar problem, förtydliga följden av problemet och eventuellt hitta en lösning.

S - Situation (allmänna öppna frågor)

P - Problem (förtydliga om det verkligen är ett problem)

I - implikation (varför är de ett problem för dig? Påverkan? Effekt?)

N - need playoff (värdet av att lösa problemet)

Question 7

När bör man starta en förhandling?

Answer 7

Det är aktuellt att förhandla så snart de inte är självklart att man snabbt kommer komma överens

Question 8

Vad kan påverka att man inte vill starta en förhandling med familj, vänner m.m?

Answer 8

• Relationer
• Förtroende

Question 9

Forskning visar på att högt satta mål i förhandling är bättre i jämförelse med låga.

Vilka är fördelarna? Och hur kan vi uppfylla dessa?

Answer 9

Fördelar:

1. Höga mål signalerar självförtroende
2. Ger förhandlingsutrymme

Hur uppfyller man dessa?

1. Noggrann analys
2. Förberedelse
3. Realistiska förväntningar och en bra utgångspunkt

Question 10

Vad är ett så kallat förhandlingskuvert? Och förklara de!

Answer 10

Ett effektivt sätt att förhandla på.

1. Smärtgräns (kan lika väl lämna förhandlingen)
2. Realistiska mål (behöver förstå hur förhandlingen ser ut ur den andres synvinkel)
3. Öppningsbud (optimistiskt och rimligt bud gör att man lyckas bättre)

Question 11

När en destruktiv konflikt förvärras kan man se vissa tecken - ge exempel på dessa

Answer 11

Börjar oftast med små saker, som bli större och värre, desto tidigare man griper in och hjälper desto troligare är det att det går att vända den destruktiva upptrappningen av konflikten.

• Kvaliten minskar, de blir dålig stämning och fler klagomål.

Question 12

Vad är viktigt att tänka på när det gäller feedback?

Answer 12

1. Hur man säger det
2. När man säger det
3. Under vilka omständigheter
4. Kroppsspråk.

Question 13

Vad är transaktionsbaserat ledarskap? Vad utmärker detta och vilken effekt kan man förvänta sig i fråga om medarbetarnas effektivitet?

Answer 13

Ledaren motiverar och inspirerar sina medarbetare att nå högre mål och höja sig över sin egen förväntad prestation.

• Någon form av belöning/morot brukar finnas. Ex :
  
  • lön, semester, befordran, speciella förmåner m.m

Question 14

. s.k Agila metoder bygger på att bryta tidigare arbetsmönster och genom strukturer etablera andra arbetssätt. Ge exempel på sådana metoder och vilken effekt det hoppas ge.

Answer 14

• Kanban : en metod för att organisera ditt arbete.
• Lean : Ökad produktivitet, högre kundvärde och ökat engagemang.
• Sex Sigma : syfte är att reducera oönskad variation i tillverknings- och affärsprocesser. Oönskad variation och defekter inom tillverkningen är en grundläggande källa till kostnader och missnöjda kunder
• (Scrum) : det mest effektiva sätt vi känner till för att bygga digitala lösningar.

Question 15

Beskriv vad sk SMARTmål är, med förklaring och ett exempel.

Answer 15

En vanlig metod som används vid målformulering

S - Specificerat

• *M** - Mätbart
• *A** - Avgränsat

R - Realistiskt

T - Tidsatt

Ex : “Att inte vara mer än fem minuter sen till fler än två möten i veckan”

Question 17

Samtalsmetodik handlar mycket om att planera och genomföra ett samtal enligt en viss plan. Beskriv hur detta kan gå till.

Answer 17

Ett sätt är att använda sig av Anders Engqvist basstruktur:

1. Strategi (nu? Provat? Vill? Hur?

2. Taktik (fakta – reaktioner – sammanfattning)

3. Förhållningssätt (planera ditt förhållningssätt i förväg, desto större chans att du håller det)

Man kan även använda sig för SPIN som går ut på att ställa processfrågor i rätt följd. Identifiera problem, förtydliga följden av problemet och eventuellt hitta en lösning.

S – Situation (allmänna öppna frågor)

P – Problem (förtydliga om det verkligen är ett problem)

I – Implikation (varför är det ett problem för dig)

N – Need playoff (värde av att lösa ett problem)

Question 18

Hur kan du agera konfliktförebyggande som ledare? (ge gärna konkreta exempel).

Answer 18

Man kan jobba utifrån olika konflikthanteringstilar. Ex : Undvikande, anpassande, konkurrens, kamp, samverkan, komprimissande. Ta tag i konflikter så tidigt som möjligt. Tolka situationen och reaktionen - Agera utifrån det.

ex *: Om 2 personer inte går i hop, personerna meddelar mig detta men jag undviker detta och säger ”det löser sig med tiden” eller liknande. = UNDVIKANDE ??????

Question 19

Vad är ett jag-budskap? Hur kan man dra nytta av jag-budskap och varför är det effektivt?

Answer 19

Det är när man sätter sina egna känslor i fokus.

Nytta/effekt:

• Kraftfullt redskap för att framföra kritik till någon.
• Medför att den andra lyssnar bättre.
• Avses ofta konfronterade
• Det minskar att man känner konkurrens mellan kollegor

Question 20

Mångfald anses ofta eftersträvansvärt - varför? Vad kan man göra för att öka chanserna till positiva effekter av mångfald?

Answer 20

• Man får input får fler ställen, kanske inte stå fast vid sin åsikt när det kommer in andra personer med innovativa idéer.
• Alla kommer från olika kulturer och kan ta lärdom av varandra. Vilket kan ge en positiv effekt på företag, människor, olika kön m.m

Question 21

Människor begår många attributionsfel - ge exempel på sådana.

Answer 21

• Våra bedömningar av andra människor
• Vi lägger för stor vikt i situationens makt, efter orsaker till någons beteende.
• Våra känslor styr oss mer en vi tror.

Question 22

Vad är grundtanken i situationsanpassat ledarskap? Vilka egenskaper krävs av ledaren?

Answer 22

En skicklig ledare anpassar sitt beteende efter både grupp eller individ samt vilken situation man befinner sig i.

Denna stil kräver ovanligt stor flexibilitet.

Question 23

Vad kan man tänka på när det kommer en ny medlem i en grupp?

Answer 23

• Viktigt att välkomna
• Visa hänsyn
• Bjuda in
• Finna gemenskap och arbeta mot samma mål.

Question 24

Hur blir man ett effektivt team?

Answer 24

• Främst genom struktur
• Arbeta efter mallar, metoder, modeller
• Kommunicera.
• Agila metoder (Kanban, Lean)

Question 25

Enligt typmodellerna för hur grupper utvecklas, tex Will Schultz FIRO-modell och Susan Wheelans modell, kommer det efter en tid att uppstå mer konflikter mellan medlemmarna - vilka är de teoretiska skälen till detta?

Answer 25

När man känner sig bekväm i en grupp, börjar man ifrågasätta de strukturer som finns. Man vågar ta initiativ för att diskutera frågor och konflikt kan utbryta.

Question 26

När man talar om gruppdynamik brukar man dela in gruppens utveckling i olika faser, vilka? vad är typiskt för dem?

Answer 26

1. Tryggetsfasen - Känner sig bekväm och trygg i gruppen
2. konfliktfasen - Man lär känna gruppen, vågar ifrågasätta ta initiativ
3. Tillitfasen - Man tror på gruppen och skapar sig rutiner och strukturer
4. Produktivitetfasen - Man har hitta rätt och jobbar väldigt effektivt i gruppen.

Question 27

Nämn några olika konflikthanteringsstilar och ge några generella tips vad gäller konflikthantering.

Answer 27

1. Undvikande
2. Anpassande
3. Konkurrens/kamp
4. Samverkande
5. Kompromissande

• Tolka
• Se på reaktionerna
• Se andra perspektiv och finna balans.

Question 28

Vad kan man göra för att motverka s.k. “negativt grupptänkande?”

Answer 28

• Ifrågasätta
• Uppmuntra ifrågasättande personer
• Öka mångfalden
• Bestämma hur ni ska jobba

t.ex. : Bjuda in externa personer för att få en bild och uppfattning av gruppen. Uttrycka sina synpunkter.

Question 29

Varför kan det vara en fördel att lyssna aktivt i samarbeten? Hur gör man?

Answer 29

Fördel - Är en bra metod för att se till att rätt information förmedlas. Skapar god kommunikation och de uppskattas.

Hur? - Fokus är nyckeln till aktivt lyssnande. Inställning och attityd är lika viktigt som teknik och beteende. Detta är nått man tränar upp. Kroppsspråket sänder signaler.

Question 30

Beskriv projektarbetsformen. Hur skiljer projektarbete sig ifrån mer “vanligt linjearbete”?

Answer 30

Projektarbeten ser olike ut från projekt till projekt och ljinjearbeten fökljer samma arbetsmönster helatiden

Question 31

En projektdeltagare kan ibland ha s.k. dubbel lojalitet - vad är det? Vilka konsekvenser kan det ha?

Answer 31

Man står i konflikt med projektledarrollen. Det är inte optimalt för projektet för att man vill att projektledaren ansvar för resurserna och kostnaderna. Då är det viktigt för projektledaren att skilja på dessa roller för projektets bästa. Bästa sättet att undvika dubbel lojalitet är att utse en projektledare från en annan organisation

Question 32

Beskriv faserna i projektmodellen. (Vilka de är, något om varje fas)

Answer 32

1. Projektetslivscykel
2. Styrdokument
3. Organisationer & roller

Idé - Förstudie - Planering - Genomförande - Avslut – Effekt

Question 33

Det är viktigt att göra skillnaden mellan mål och milstolpar - vad är skillnaden? Ge gärna exempel.

Answer 33

Mål – ett resultat du vill uppnå.

Milstolpe – ett delmål påvägen, något du måste uppfylla för att nå ditt slutmål.

• ex.*
• Mål : idag vill jag baka lussekatter.*
• Milstolpe : för att nå detta måste jag handla varor till bakningen.*

Question 34

Vilken nytta kan man ha av ett resurshistogram ?

Answer 34

Ett enkelt sätt att se hur resursfördelningen i projektet ser ut (bemanning).

Question 35

Som projektledare behöver man känna till och hantera olika roller kring projektet, förutom projektmedlemmarna - ge exempel på sådana roller, beskriv varför de kan vara viktiga för projektledaren.

Answer 35

Resurs ägare - Linjechefer som ingår i projektorganisationen

Referensgrupp - Forum för att testa idéer

Kommunikatör - Behövs i projekt med många intressenter

Kvalitetssäkrare - Oberoende person med uppgift att kvalitetsgranska projekt

Question 36

Beskriv hur man kan hantera risker i projektarbete, och varför man måste göra det?

Answer 36

Genom riskåtgärder som:

• Riskanalyser
• Gapanalys
• RBS m.m kan man hantera risker.

Man måste identifiera, analysera och hantera för att lyckas med ett projekt.

Question 37

I kursen har vi lärt oss använda minirisk-modellen för att hantera projektrisker. Hur fungerar den? Vilka fördelar finns med metoden?

Answer 37

Första steget är att identifiera alla relevanta risker för projektet. Efter de bedömer man varje risk utifrån två aspekter : sannorlikhet och konsenkvens. Använder sig i regel av skala 1-5. därefter räknar man ut riskvärdet.

Fördelarna är att man kan redan innan avstyra eller minska riskerna även att man identifierat riskerna tidigt så de inte kommer som en chock.

Question 38

Vilka tekniker kan man använda för att fånga lärdomar från projekt?

Answer 38

1. Referensprojekt
2. Analysera projekt, (Vad gick snett, hur kan man göra nästa gång..)
3. Utvärdering av projekt.

Question 39

Beskriv några av de största utmaningarna med att driva igenom ett förändringsprojekt

Answer 39

1. Tar tid (nya vanor och rutiner behövs etableras)
2. Processerna är oförutsägbara (organisationer och individer är komplexa)
3. Möter alltid motstånd (utlöser rädsla och vi styrs av våra vanor)

Question 40

Vad är viktigt att tänka på när ett projekt avslutas?

Answer 40

• Viktigt att utvärdera sitt arbete
• Ta vara på erfarenheter/resultat
• avveckla projektgruppen.
• Dokumentation, sammanställning, avslutningsmöte, slutrapport.