IT Governance KE III Flashcards
(109 cards)
1
Q
Gebe eine Einordnung der IT in das Unternehmensumfeld!
A
IT erfüllt Sonderaufgaben (meist Projekte): einmalig und besondere Bedeutung
Beispiele:
- Forschung-und Entwicklungsaufgaben
- Softwareerstellung/- einführung
- Schaffung neuer Vertriebswege/ Organisation Änderungen
- Bauprojekte (keine Serienproduktion)
2
Q
Nenne die Definition Projekt nach DIN:
A
ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch seine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
- Zielvorgabe
- zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- projektspezifische Organisation
3
Q
Nenne dir bekannte Projektdefinitionen und deren Inhalte!
A
Kerzner und Litke:
- wie DIN
- Komplexität durch Zusammenwirken verschiedener Disziplinen
- Vorhandensein nicht standardisierter Wechselwirkungen
Schröder
- Aufgabe mit definiertem Anfang und Ende
- mehrere Produktionsfaktoren
- verbundene und wechselseitig abhängige Teilvorgänge
- vorgegebenes Ziel
Burghardt
- zielorientiertes Vorhaben zur Herstellung eines Produktes
- zeitlicher Ablaufplan umgrenzt
- Anfangs und Endtermin
- Kriterien: Eindeutigkeit der Aufgabenstellung, definierte Dauer (Endtermin), abgestimmtes Kostenvolumen, klare Verantwortung
Jenny
- geschlossene, komplexe Aufträge
- Organisation notwendig zur Umsetzung der Aufgaben (Planungsteuerung Durchführung und Kontrolle)
4
Q
Zähle die Gliederungskriterien die für Projekte zutreffen!
A
- Projektinhalt (Marketing, Forschung, IT)
- Stellung des Kunden (intern, extern)
- gerade Wiederholung (einmalig, ähnlich wiederkehren)
- beteiligt Organisationseinheiten (Abteilung intern, abteilungsübergreifend, organisationsübergreifend)
- Schwierigkeitsgrad (Umfang, Komplexität)
- weitere: Branche, Projektstandort, Projektziel, Konkretisierung-Beziehung sowie Wiederholungsgrad, Auftragsgeberschaft
5
Q
Nenne die Projektarten die Burghardt definiert!
A
Forschungsprojekt:
- exploratorische Grundlagenarbeit
- anwendungsorientierte Technologieforschung
- Charakteristiken: Neuheit der Aktivität, geringe Präzisierungsmöglichkeiten des Projektziels hoher Änderungsgrad der Projektparameter
Entwicklungsprojekte
- klar definiertes Ziel
- umfangreiche Planungsbasis (Unsicherheiten geringer)
6
Q
Nenne mögliche Projektarten in der IT
A
Baumöl
Definition IT Projekt:
- keine Beteiligung einer Fachabteilung -> ausschließlich Informatik
Definition Business Engineering-Projekt
- Beteiligung Informatik und Fachabteilung
- nur erfolgreich: Erfüllung fachlicher Anforderungen, Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und des Potenzials der IT
o Innovation auf der Strategie-oder der Geschäftsprozessebene
o Anpassung der IT
Totschläger
- im betriebswirtschaftlich motiviert (Informatik nicht ausschließlich betroffen)
- Wechselwirkung zwischen Geschäftsprozessgestaltung und IT- Unterstützung
IT Projekt ist „ein Vorhaben mit in der Regel organisationalen und informationstechnischen Aspekten und Tätigkeiten zur Erreichung eines betriebswirtschaftlich motivierten Ziels“
7
Q
Nenne Charakteristika von IT Projekten
A
- 6-12 Monate
- zwei Vollzeit Mitarbeiter, 2-5 zeitweilige Mitarbeiter
- lange Projektdauer: Gefahr eines zwischenzeitlichen Hardware-und/ oder Softwarewechsels
- Hoher Mehraufwand und zeitliche Verschiebung durch MA-Wechsel und Abhängigkeit
- Ende IT-Projekt -> mehrere Kleinprojekte
8
Q
Was verstehen Stahlknecht und Hasenkamp unter einem IT-Porjekt?
A
IT Projekt = Entwicklung von Applikation
- Großteil MA aus IT-Abteilung
- Projektleitung durch Informatik
Beispielprojekte Softwareentwicklung
- Auftragsprojekt: nach Kundenwunsch
- Interne Projekte: eigener Bedarf
- Entwicklungsprojekte: auf eigenes Risiko für Verkauf
9
Q
Definiere Projektmanagement!
A
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -Organisation, -Techniken und -Mittel für die Abwicklung eines Projektes. Es schließt die Planung, Überwachung und Steuerung alle Aspekte eines Projektes sowie die Führung der Projektbeteiligten zur sicheren Erreichung des Projektziels mit ein.
10
Q
Nenne und erläutere drei Bereiche des Projektmanagements!
A
Projektleitung
- Führen
- Gruppenprozesse
- Kommunikation
Funktionelles PM
- Projektplanung
- Projektsteuerung
- Projektkontrolle
Institutionelles PM
- Projektbeteiligte
- Projektorganisation
- Informationssystem
- Kommunikationssystem
- Dokumentationssystem
- Sachmittelsystem
11
Q
Was ist unter Programm-und Multi-Projektmanagement zu verstehen?
A
meist mehrere Projekte nebenbei:
- komplexe Projekte in Einzelprojekte -> durch Programm Management realisiert
- strategische Ziele -> durch mehrere Projekte verfolgt -> Portfoliomanagement realisiert
- Konfliktpotenzial: Konkurrenz um Ressourcen
12
Q
Nenne zwei Aspekte des Projektverlaufs!
A
- mittels Modellen
- Abfolge von Phasen
13
Q
Nenne Kriterien für den Begriff: Phase!
A
- zeitlicher Abschnitt im Projektverlauf
- seitlich von anderen Phasen getrennt
- durch Vernehmlassung beendet
- Möglichkeit der Zäsur: Weiterführung?!
- Ordentliche Dokumentation für Folge-Phasen
14
Q
Erläutere die einzelnen Projektphasen!
A
- Phase 1: Bedarfsermittlung
o Business Case = Entscheidungskriterium
Bedarf neuer oder weiterer IT-Unterstützung
wirtschaftlich notwendig? -> Aufwands- Nutzen Relation
Ermittlung verfügbarer Ressourcen
- Phase 2: Anforderungsvereinbarung und Zielformulierung o Ermittlung der Funktionen und Qualität im Detail -> Aufwandermittlung • Entscheidung über Durchführung - Phase 3: Planungsphase o Entwicklung der Durchführungspläne o Erforderlichen Aktivitäten o Zuordnung der Ressourcen - Phase 4: Realisierung o Beginn konkreter Arbeit Entwurf eines Designs Programmierung Tests Dokumentation o am Ende: Produkt fertig, in Testumgebung installiert, Qualität und Funktion geprüft - Phase 5: Einführung o endgültige und freigegebene Produkt in Ziel Umgebung o Übergang produktiver Betrieb: schrittweise Umstellung auf neues Verfahren o Dokumentation der Erfahrungen - (Phase 6: Kontrolle) o Nutzen o Betriebskosteneinsparung
15
Q
Nenne in den einzelnen Phasen wiederkehrende Tätigkeiten
A
- Planung, Überprüfung und Anpassung des institutionellen Projektmanagements
- Planung der Tätigkeiten im Ergebnis der einzelnen Phase
- Dokumentation der Resultate (Entscheidungsgrundlage)
- Darbietung der Ergebnisse
- Entscheidung über die Ergebnisse der aktuellen Phase
- Planung des weiteren Vorgehens
- Beantragung der Freigabe der nächsten Phase
16
Q
Erläutere Kriterien des Begriffs: Meilenstein!
A
- dienen als Gliederungspunkt (lange Projektphase)
- wichtiges Ereignis / Zwischenziel
- ermöglicht Messung des beiderseits
- motivierende Wirkung (Erfolgserlebnis)
- haben Sachergebnis (Inhalt) und Fertigstellungstermin (Meilensteintermin)
- sind wesentlich, prüfbar, überprüfbar, eindeutig festgelegt, im Voraus definiert
17
Q
Gebe eine Definition des Begriffs: Projektorganisation
A
spezielle Organisationen für die Dauer des Projektes - Linienorganisation oft zu unflexibel (neuartiges einmaliges, fachübergreifendes Vorhaben)
Definition: Projektorganisation ist die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der auf-und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes.
18
Q
Zähle mögliche Projektorganisationsformen auf!
A
- Einfluss- Projektorganisation
- autonome Projektorganisation
- Projekt- Matrixorganisation
- Auftragsprojektorganisation
- Projektmanagement in der Linie
19
Q
Erläutere die Einfluss- Projektorganisation!
A
o Stabsfunktion
o keine Weisungsrechte
o sachliche, terminliche und kostenmäßig Koordination
o sammeln und aufbereiten von Information
o unter Leitung von Vorschlägen
o Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen
o Leiter des einzelnen Fachbereichs entscheidet
o MA bleibt bei ihren Fachbereichen -> disziplinarische Zuordnung
o Vorteile:
schnelle und leichte personelle Verwirklichung
MA gleichzeitig mehrere Projekte und Tagesgeschäft
o Nachteile:
Identifikation
keine Entscheidung und Weisungsbefugnisse
mögliche Interessenskonflikte Linie – Projekt
20
Q
Erläutere die autonome Projektorganisation!
A
o MA sind ausgegliedert o selbstständige Organisation o Weisungsbefugnis: Projektleiter o Beendigung: MA zurück in Linie o vorteilhaft bei komplexen Zeit und unternehmenskritischen Projekten o Vorteil: volle Integration der Projekt Mitarbeiter Entscheidungsbefugnisse o Nachteil: Reintegration in Linie mangelpersoneller Ressourcen
21
Q
Erläutere die Projekt- Matrixorganisation!
A
o Mischung der ersten beiden
o disziplinarische Linie unterstellt
o währenddessen den Projektleiter zusätzlich untergeordnet
o Vorteil:
Verantwortungsgefühl gegenüber dem Projekt
bessere Regelung der Verantwortung und Entscheidungskompetenz für Projektleiter
flexibler Personaleinsatz: ganzheitliche und interdisziplinäre Betrachtung
o Nachteil:
Kompetenzkonflikte FBL und PL
Information-und Kommunikationsbereitschaft
Verunsicherung bei Leitern und MA
22
Q
Erläutere die Auftragsprojektorganisation!
A
o keine Doppelunterstellung
o nicht in Linie integriert - eigenständige Organisationseinheit
o Auftragnehmer und Auftraggeber (Teilschritte)
o Vorteile
eindeutige Zuständigkeiten (Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis)
Verbesserung der Personalführung
o Nachteile:
Konkurrenzsituation mit anderen Organisationseinheiten
23
Q
Erläutere das Projektmanagement in der Linie!
A
o Projekte innerhalb vorhandener Organisationseinheit
o FBL = Projektleiter
o vollständige Rekrutierung der MA der Organisationseinheit
o Vorteile:
keine Versetzung / Änderung der Weisungsbefugnisse
o Nachteile:
Überschneidung der Feindseligkeiten
Vorzug des Tagesgeschäfts
kaum Bereich übergreifende Aspekte
24
Q
Erläutere den Auftraggeber (Projekt)
A
- übergeordnete Instanz (Einzelperson oder Gremium)
o meist firmeninternen, aber auch externen Personen oder Unternehmen - weist Projektplanung und-Durchführung formell an
o intern: Ressourcenkompetenz - Aufgaben:
o definieren strategischer Rahmenbedingungen
o Setzen von Prioritäten
o Treffen von Meilenstein
o Ressourcen zu sichern, informieren und motivieren
25
Erläutere den Projektleitung/- leiter (Projekt)
- operative Abwicklung des Projektes
- meist ein-personell
- zwei- personell wenn
o zwei Unternehmen
o Informatik und Fachabteilung
- Projektabwicklung: auftragskonform, Termin-und Kosten gerecht
- Planung des Gesamtprojektes + Projektphasen
- Kontrolle des Projektverlaufs
- Koordination der Projektbeteiligten: Führung, Anleitung und Motivation + Information der Organisationseinheiten
- Projektdokumentation
- Repräsentation der MA
26
Erläutere das Projektteam (Projekt)
- zeitliche Befristung -> Auflösung bei Projektende
- MA in Voll-oder Teilzeit
- hierarchische Gliederung
- interdisziplinär zusammengesetzt, mit ständigem Wechsel
- fachliches und projektmethodisches Wissen wichtig
27
Erläutere das Gremien (Projekt)
- Aufgabe:
o strategische Planung und Steuerung
o Sicherstellung des Informationsflusses und Kommunikation
- verschiedene Gremien: Planung-und Kontrollgremien, Steuerungsgremien, Entscheidungsgremien
- zwei Arten von Gremien: Projektträger Funktion vs. Beratungs- Unterstützungsgremien
28
Erläutere den Begriff Projektbüro (Projekt)
- Koordination eines oder mehrerer Projekte
- Zentraleinheit einer Projektorganisation: Kommunikationszentrum
- PL unterstellt
- Aufgaben:
o Verwaltung der Dokumentation
o Berichterstattung
o Controlling
o Ausbildung von Projektbeteiligten
o Vereinheitlichung von Prozessen
29
Skizziere die Projektplanung!
```
- Basis für
o Steuerung des Projektes
o Kontrolle des Projektfortschritts
- Unterteilung in
o Grobplanung
komplexes Projekt übersichtlich und handhabbar machen
o Detailplanung
Konkretisierung der Planungsphasen
```
30
Zähle die einzelnen Projektplanungsphasen in deren Reihenfolge auf!
- Projektstrukturplanung
- Ablauf- und Terminplanung
- Kapazitätsplanung
- Kostenplanung
31
Erläutere die Projektstrukturplanung!
Grundlage für das gesamte Projekt (Fundament): Termine, Kosten, Einsatzmittel und Festlegung der Leistungsmerkmale
Aufgaben:
- Darstellung des Gesamtprojektgegenstands
- Identifikation von Unklarheit in der Zieldefinition
- Bestimmung einer Operationalisierung und damit kontrollierbare Arbeitseinheiten
o Arbeitspakete und Teilaufgaben
- einen alle Arbeitspakete nach deren zusammen Wirklichkeit
- Transparenz im Projekt
- Schaffung einer gemeinsamen Sichtweise des Projektgegenstands
- durchgängiges Prinzip
- Verständigung in späteren Änderungsmanagement
- Vergabe von Arbeitspaket an weitere Auftragnehmer
drei Arten von Projektstrukturplänen
- Objektorientiert
- Funktionsorientiert
- Ablauf orientiert
- gemischt orientierter Projektstrukturplan: Kombination aus Funktion-und objektorientiert
32
Erläutere die Ablauf-und Terminplanung
- klärt die Reihenfolge der Bearbeitung
- die Schnittstellen zwischen den einzelnen Arbeitspaketen
- die zeitliche Abfolge und genaue Durchführungszeitpunkte
o Start-und Endtermin der Elemente
-> Arbeitsaufwand schätzen
• Personell
• Sequentiell oder parallel
• Zwischenergebnisse
• Wartezeiten und Fristen
- liefert vorbildliche Darstellung
Ablauf:
1. Erarbeitung des Projektstrukturplan
2. Zerlegen der Arbeitspakete in Vorgänge
3. aufstellen der Teilpläne
4. vergriffene Teilablaufpläne über ihre Nahtstellen
33
Erläutere die Kapazitätsplanung
Ermittlung der Ressourcen
- quantitativ und qualitativ
o meist personell
- Ermittlung von Engpässen - Maßnahmen ergreifen
- keine Engpässe: optimale Auslastung ermitteln
- Schritte
o welcher Vorgang -> welche Ressourcen
quantitativer Ressourcenbedarf
• Gesamtbedarf: Summe aller Arbeitspaket und Vorgänge
o Abgleich mit IST-Bestand
Meist IST < Soll -> Kompromiss finden
34
Erläutere die Kostenplanung
Hauptaufgabe: Bestimmung der Gesamtkosten und deren zeitlichen Anfalls
- Jeder Aufwand mit direkter Geldausgabe
dient als
- Entscheidungskriterium zu Beginn und des Projekts (Meilensteine)
- operatives Überwachung-und Kontrollinstrument
Kostenelemente:
- Erreichung der Leistungsziele
- Planung, Steuerung und Überwachung des Projekts
Zeitlicher Anfall
o über die Dauer gleichmäßig
o zu Beginn
o am Ende
35
Erläutere Projektkontrolle! Wie kann diese gegliedert werden?
Ziel: Erkennung frühzeitiger Planabweichungen
Soll-ist Vergleich von Zeit, Aufwand und Kosten
- Maßnahmen ergreifen
- Vermeidung von Zusatz-Kosten
Unterteilung in
Planungskontrolle: Aufwands- und Kosten Kontrolle / Terminkontrolle
Realisierungskontrolle: Sachfortschrittskontrolle // Qualitätsprüfung // Dokumentations // Informationskontrolle
Abschluss des Projektes: Akzeptanz und Verwendung // Nutzen eingetreten?
36
Nenne das Ziel und dessen Dimension sowie die Tätigkeitsdimensionen der Projektsteuerung
```
Ziel: Erreichung der Planergebnisse – Ausgleich zwischen Plan-und Ist Werten
- Zeit
- Qualität
- Kostenrahmen
- Quantität / benötigte Anzahl
Steuerungstätigkeiten
- direkt wirksam
- indirekt wirksam
- Maßnahmen zur Qualitätssicherung
- Koordination
```
37
Nenne Planungstechniken der Projektplanung!
methodische Werkzeuge zur Projektplanung
- planerische Tätigkeit optimieren
- Überblick über den Projektverlauf
- genaue Zeitschätzung und bessere Terminbestimmung
Beispiel Netzplantechnik
- zeigt Abhängigkeiten zwischen Projekttätigkeiten
- Vorteil:
o Ermittlung realistischer Ent-und Zwischentermine
o Erkennung zeitkritische Vorgänge und drohender Terminverschiebungen
o Darstellung komplizierter Abhängigkeiten im Projektverlauf
- Nachteile: unübersichtlich
Beispiel Balkendiagramm:
- einzelner Projekt Vorgänger auf Zeitachse
o zeitliche Dauer durch Balkenlänge
o Hinzufügen weiterer Information
38
Nenne mögliche Aufwandschätztechniken von Projekten!
Grundlage für:
- Kapazität-und Terminplanung
- Unterstützung der Investitionsentscheidung
o Kosten-Nutzen-Analysen
o selbst erstellte oder Fremdbezug
- drei grundlegende Klassen:
o algorithmische Methoden
o Vergleich Methoden
Bezug zwischen vergangenen und geplanten Entwicklungen
alte Projektdokumentation / Erfahrungen notwendig
o Kennzahlmethoden
gesammelte Daten als Basis zur Kennzahlerstellung
39
Was versteht man unter dem Projektabschluss?
- Übergabe des Projektes
- Projekt Abschlussanalyse
- Sicherung von Erfahrungen
- auflösen der Projektorganisation
- Erstellung eines Projekt Abschussberichtes
- Erhebung Projektziele nachhaltig erreicht wurden
40
Gebe eine Definition des IT Controllings!
IT Controlling umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung der Bereitstellung, des Betriebs und des Einsatzes von IT und damit der Informationen im Unternehmen. Dabei spielt nicht nur die Kostenüberwachung eine Rolle, sondern ebenso die Entscheidungsunterstützung im Bereich des wirtschaftlichen Einsatzes von Informatikressourcen
41
Nenne Aufgaben des IT Controlling (Kargl und Kütz)!
- Unterstützung und Informationsversorgung
o bei der Zielfindung
o Planung
o Entscheidung
o Kontrolle
- Bewertung der Situationsanalysen
- Aufbau von Planung-und Kontrollsystem
- Koordination von Planung und Kontrolle
spezielle Aufgaben:
- Strategisch: Informatikpotenzial effektiv genutzt?
- Operativ: verraten Informatikressourcen effizient genutzt?
42
Zähle die Aufgabengebiet des IT Controlling (Kargl und Kütz) auf!
- IT Strategie
- IT Projekte
- Applikationsbetrieb und IT-Infrastruktur
- Kosten-und Leistungsmanagement
- Organisation der Informatik-Abteilung
43
Erläutere die folgende Aufgabe des IT Controllings:
IT Strategie
o IT Strategie – U- strategiekonform?
o Potenzial der IT erkannt und benutzt?
o Zusammensetzung und Nutzen des IT Projektportfolios
o WBV vorhandene Applikation und deren Umsetzung
44
Erläutere die folgende Aufgabe des IT Controllings: IT Projekte
o effizientes Management von IT Projekten
o Effizienz der Projektarbeit (Qualität, Termine, Kosten)
o Sicherstellung der Planungsumsetzung
o Projekt Wirtschaftlichkeit begründbar und Investitionsrichtlinien konform
45
Erläutere die folgende Aufgabe des IT Controllings: Applikationsbetrieb und IT-Infrastruktur
o Transparenz der Folgekosten
o IT- Infrastruktur Volumen sinnvoll
o Entscheidungskriterien für die Ablösung (Apps, Hardware)
o Entwicklung und Überwachung
o Entwicklung und Überwachung: Sicherheitspolitik + Compliance
o Controlling der Architektur
46
Erläutere die folgende Aufgabe des IT Controllings: Kosten-und Leistungsmanagement
o Kosten und Leistung der IT
Kostenbewusstsein für IT schaffen
Transparenz K+L
Kostenreduzierung (Begrenzung und Abbau)
Wettbewerbsdenken bei der Anwendung fördern
Leistungssteigerung durch effizienzfördernde Maßnahmen
o Outsourcing/ Application Service Providing (ASP)
Erkennung und Realisierung von Rationalisierungspotenzial
Koordinierung und Planung des Outsourcing
Wirtschaftlichkeitsüberprüfung
Vermeidung von Risiken
Entwicklung eines Vorgehens
Vertragsgestaltung: Service Level
47
Erläutere die folgende Aufgabe des IT Controllings: Organisation der Informatik-Abteilung
o Eingliederung in die Aufbauorganisation
o Interne Strukturierung: Effizienz und Flexibilität
o Schaffung von Kommunikationsschnittstellen
48
Erläutere die Grundvarianten der organisatorischen Einordnung des IT Controllings kurz!
Partnerschaftskonzept
- IT Controlling und Informatikabteilung sind hierarchisch gleichrangig
- bei der Unternehmensleitung unterstellt
Informatik-Leiter-Mitarbeiter-Konzept
- IT Controlling ist Teil der Informatik disziplinarische Unterordnung
Controlling-Konzept
- IT Controlling ist Bestandteil des Unternehmens Controlling
- IT Kontrolle ist im Unternehmen Kontrolle unterstellt
- keine Weisungsgebundenheit an Informatik
49
Erläutere das Ziel der IT Unterstützung des IT Controlling sowie dessen mögliche Instrumente!
Ziel: Informationsversorgung oder Analysegrundlagen liefern
Differnenzierung betriebswirtschaftlicher Applikationen
- Büro-Applikationen
o Excel und Co.
Für Prozesskostenrechnung ungeeignet
• Fehler durch Dateninkonsistenzen und individuelle Programmierung
- Busniess-Applikationen
o Spezifische Arbeitsplatzabhängige Funktionsbereiche
ERP-Systeme
• Modular
• Bereichsabhängige Funktionen
• Controlling: Gemeinkosten- / Produkt-/ Ergebnis- und Marksegment Controlling
• Rückgriff auf integrierte Datenbasis
- Kommunikations-Applikation
o Keine direkte Funktion: nur Kommunikationshilfe innerhalb des Controllings
- Weitere Applikationen
o Speziell für IT-Controlling
Größerer Funktionsumfang
Hohe Lizenzgebühren
50
Erläutere die Grundlagen der Balanced Scorecard
Kennzahlen- und Managementsystem
- Visionen und Strategien als Bündel von Leistungsmessungsfaktoren
- Multidimensionalität (Ursache-Wirkungszusammenhang)
o -> finanzielle und immaterielle Werte (Quantität / Qualität, Effektivität)
o lernen Entwicklungsperspektive
Verbesserung & Aufdecken von Lücken/ Schwachstellen
• MA & Technologien
Grundlage für 3 folgende Perspektiven
o Interne Prozessperspektive
Identifizierung kritischer Prozesse
• Kundenzufriedenheit
• finanzwirtschaftliche Ziele
Entwicklung anderer Prozesse
o Kundenperspektive
Abbildung identifizierter Kunden-und Marktsegmente
Kennzahlen
• Kundenzufriedenheit, Kundentreue, Kundenrentabilität
• Gewinn-und Marktanteil im Zielsegment
• Kennzahlen für Wertvorgaben (Ziele)
o Durchlaufzeiten
o pünktlich Lieferung
o Innovationsrate (Produkte, Dienstleistungen)
o finanzielle Perspektive
Orientierung für andere Perspektiven (Ziele)
finanzielle Kennzahlen -> Abbildung wirtschaftliche Veränderungen
• Gewinn
• Unternehmenswert
• ROI
bisherige Strategie sinnvoll?
51
Erläutere mögliche Kategorien / Entwicklungsschemen von Perspektiven der Balances Scorcard
1. Perspektiven, die den Standardperspektiven zugeordnet werden können, andere Bezeichnung, keine konzeptionellen Unterschiede
a. Rehhäuser: Kunden/User Perspektive Kundenperspektive
2. Teilaspekt einer Ständerperspektive wegen hoher strategischer Bedeutung
a. präziser aber in Anlehnung ans Original
3. anderer Blickwinkel auf das Unternehmen, nicht mehr innerhalb der seiner Perspektive
a. Beispiel: Böh / Meyer
4. Perspektiven die den Standardperspektiven entsprechen, dieser aber um erfolgskritische Aspekte erweitern
a. Baschin und Steffen: Zusätzliche IT-Sicherheit-Perspektive
52
Wofür dient die generische IT-BSC nach Böh und Meyer?
Stellt ein Framework dar, mit dem die meisten Informatikorganisationen strategisch ausgerichtet und gesteuert werden können.
53
Erläutere die folgende Perspektive der generische IT-BSC nach Böh und Meyer: Corporate Contribution Perpektive
- Nutzen statt finanzwirtschaftliche Kennzahlen (nur indirekt)
o Support der Zielerreichung der Fachabteilungen
o Leistungspotenziale ausschöpfen
o Ziele:
Wachstum und Produktivität
positive Kosten Nutzen Relation
Drittgeschäft: freie Kapazitäten und Kompetenzen anbieten
54
Erläutere die folgende Perspektive der generische IT-BSC nach Böh und Meyer: Performence Perspektive
- tatsächliche Realisierung des theoretischen Nutzenspotenzials
o Maßnahmen der optimalen Ausnutzung?
o Prozesse
Unterstützung der Geschäftsprozesse und weitere Aktivitäten
o User
Unterstützung der Mitarbeiter bei Aufgabenerfüllung
o Infrastruktur
langfristige Entwicklungsfähigkeit und Effizienz der technischen Basis
55
Erläutere die folgende Perspektive der generische IT-BSC nach Böh und Meyer: Kundenperspektive
- Interne Auftraggeber
o Unterstützung bei Strategieumsetzung
o Entscheidungsunterstützung
externe Auftraggeber
56
Erläutere die folgende Perspektive der generische IT-BSC nach Böh und Meyer: Interne Prozessperspektive (wichtigsten wertschöpfenden Prozesse)
```
- Innovation und Lösung
o Anwendungen Unternehmen
o Erschließung strategischer Potenziale
- Allianz mit den Geschäftseinheiten
o Ziel-Komplementarität
o Beziehungen zu Geschäftseinheiten
- operationale Exzellenz
o (relevante) operative Prozesse: Aufbau und Betrieb der Infrastruktur
- Outsourcing
o Fremd-Leistungsbezug
optimale eigene Fertigungstiefe
Koordination der Fremdleistung
```
57
Erläutere die folgende Perspektive der generische IT-BSC nach Böh und Meyer: Potenzial Perspektive (i. A. an Lern- und Entwicklungsperspektive)
- dauerhafte Leistungsfähigkeit erhalten & Beachtung zukünftige Entwicklung und Anforderungen
- Human Resources
o Schwerpunkt MA der IT: qualifizierte Erhaltung und Neugewinnung
- Kompetenzen
- Informationssysteme
o Effektivität und Effizienz der Leistungserstellung
- aktivitätorientiertes Klima
o Anreizsysteme
o Organisationsstruktur
- Lieferanten
o Beziehungen
o Zugang zu externen Kompetenzen und Kapazitäten
- Technologie
Beobachtung technologischer Entwicklungen -> WBS aufrechterhalten
58
Erläutere die Entwicklung einer IT-Balanced Scorecard! Was ist zunächst zu beachten?
zunächst: Ermittlung der strategischen Ziele des Unternehmens oder Organisationseinheiten
- Abweichungen sonst nicht erkennbar -> Steuerung durch BSC nicht möglich
sechs Stufen des Vorgehens
- Mission/ Leitbild
o Merkmale & Positionierung der Informatik
o Nutzen für das Unternehmen
o Stellung im Unternehmen
- Vision
o langfristige Ziele
ständige Umweltveränderungen warten (tech. -Unweit Entwicklung)
geeigneten Zeithorizont wählen
o Regelkreis Mission-Vision
- Strategien
o Zielerreichung: Umsetzung der Vision
o Muss messbar & verständlich sein
- Perspektiven
o Eignung zur Betrachtung der Informatik?
Standard oder spezielle
o Kein Fokus auf finanzwirtschaftliche Perspektive
sonst Abweichung anderer Perspektiven schwer erkennbar
- Strategische Erfolgsfaktoren
o dienen als Frühindikatorenn
o Aufdecken von Wirkungszusammenhängen
Erst einzeln, dann gemeinsame Abstimmung
o Finden (messbare) Leistungselemente
- Schlüsselindikatoren
o geeignete Kenngrößen für strategische Zielerreichung
Bestfall: Strategie -> implizite Vorgabe der Kenngrößen
Nicht zu viel: 3-5 Kenngrößen pro Perspektive
59
Wozu dient das IT-Projekt Portfoliomanagement?
Methode zur Ziel gerichteten Auswahl von Projekten:
- Nutzenmaximierung durch Bewertung und Auswahl
- Projektkontrolle: Bestand mehrerer Projekte zeitgleich + neue Projekte (techn. Neuerung)
- begrenzte Ressourcen macht Selektion erforderlich
- Bewertung und Auswahl von neuen IT Projekten + Steuerung des Projektportfolios
60
Erläutere den Projektvorschlag und-Antrag
```
strategische Planung der Informatik
- Multi Personalerprozess
- verschiedene (Fach-) Abteilungen
- leidet unter begrenzten Ressourcen
Abstimmungsprozess der Vorschläge
- Abstimmung der Vorschläge unter Nummer
- nachvollziehbare Begründung für die Vorschläge
- Nachweis der Erfolgswirksamkeit
- Darstellung der Risiken
- Realisierung der Projekte
```
61
Erläutere den Projektvorschlag als Projektantrag!
- Bezeichnung des Projekts
- Zuständiger ASP
- Projektart bzw.-Typ (Wartungsprojekt, Entwicklungsprojekt)
- Zielsetzung des Projekts, geplant
- Projektstrukturplanung
- betroffener Geltungsbereich (unternehmensweit oder Abteilung intern)
- Zeitplanung geplante Lebensdauer des Projektergebnisses
- Wirtschaftlichkeitsbegründung (Kosten und Nutzen)
- Realisierungswahrscheinlichkeit mit Begründung
62
Erläutere den Projektantrag nach Kargl und Kütz!
- Beschreibung der Ausgangslage als SWOT-analyse
- Abgrenzung des Projekts zu anderen
- bereits bestehende Vorleistungen
- gegebene Rahmenbedingungen oder Auflagen
- zu erbringende Outsourcing Leistungen
- erforderliche IT-Infrastruktur
- zu erwartendes Projektbudget
- Projektrisiken
- K. O.-Kriterien für das Projekt
- Prioritätsprojektes
- Konsequenzen bei nicht Realisierung
63
Erläutere mögliche Formen des Projektzusammenhangs (zw. den Projekten)!
- Innovation Zusammenhang: neue Konzeption für andere IT Projekte / Hinfälligkeit anderer Projekte
- Integrationszusammenhang: Voraussetzung für andere Projekte / Gefahr eines Engpassfaktors
- Investitionszusagen: Kosten und Budget einzelner IT Projekte beeinflussen sich gegenseitig
64
Wie kann der Nutzen des Projekts bestimmt werden?
finanzieller Nutzen
- quantitativ: finanzielle Wirtschaftlichkeit (monetär)
o Gegenüberstellung Kosten und Erträge
o Bsp.: Erträge, Umsatzpotenzial, Kostensenkungspotenzial, Projektkosten
- gemessen durch: ROI, Kapitalwertmethode, interner Zinsfuß, Annuität
nicht finanzielle nutzen
- qualitative Faktoren
o Stärkung der Wettbewerbsposition oder Kundenorientierung
o Verbesserung der Entscheidungsprozesse
o technische Verbesserung (z.B. optimierte IT-Architektur)
- Schwer messbar
o Gewichtung je Kriterium
Beurteilung der Ausprägung
Nutzenwert: Ausprägung x Gewichtung
65
Welche Risiken des Projektes sind möglich?
- Risikobewertung schwierig / nur bedingte Darstellung
- neben Wirtschaftlichkeit-und Nutzen Begründung
- -> projektspezifische Risikoanalyse
o Erkennung Risikofaktor
o Bewertung & Abschätzung der Auswirkungen
Gegenmaßnahmen
o Einteilung auf verschiedenen Ebenen
aus dem Projekt selbst (Projektdauer, Projekt Komplexität)
aus dem Umfeld (veränderte Rahmenbedingungen)
aus dem Projektteam
aus der IT-Infrastruktur
Aus dem Projektmanagement (Fehlentscheidungen)
Aus der Systemeinführung
Einteilung als Polarkoordinatendiagramm
66
Erläutere Probleme bei der Bewertung von IT Projekten! Welche beide Kernprobleme existieren?
- Bewertung notwendig für systematische Auswahl
o finanziell: unproblematisch durch Kennzahlen / !Datenbasis!
o Qualitativ (Nutzen): je nach Projektart
- sechs Probleme der Nutzenermittlung
o hoher Abstand zur Wertschöpfung (wenn kein Wertschöpfungsprozess betroffen)
o Kommunikationsprobleme
fehlendes gegenseitiges Verständnis
• meist Kostenreduzierung
• weniger neue Wege
o Zurechnungsproblem
Anteil Fachbereiche Informatik
o Prognoseproblem
Akzeptanz neuer Technologie / Nutzengewinn
o Multifaktoren Problem
Problem externe Einflüsse (Marktveränderungen)
o nicht Zulassen von Fehlern
Nacharbeit / Fehlererkennung
67
Erläutere die Priorisierung und Auswahl von IT Projekten!
-> erfolgt nach der Bewertung
Zwei Entscheidungskriterien (Kargl und Kütz)
operative Dringlichkeit
- Erneuerung oder Ablösung aufgrund auserkoren
- Auslaufen der Unterstützung (Update Einstellung)
- Releasewechsel einer Software
- Anpassungen aufgrund einer Änderung der Infrastruktur
- Anpassungen aufgrund eines Unternehmenszusammenschlusses
externe Vorgaben
- geänderte Gesetzeslage
- überbetrieblich entstandene Auflagen
- unternehmensinterne Vorschriften und Richtlinien
Solche Projekte sind zwingend erforderlich: MUSS-Projekte
Sonst falls Nutzen positiv: SOLL-Projekte -> nach Hierachie / Prio
68
Nenne Techniken zur Priorisierung von Projekten!
- Rangfolgeverfahren im Team
o Gruppe von relevanten Entscheidungsträgern
- ABC- Technik
o Einteilung in Gruppen
- Portfolioanalyse
o Matrix zweier unterschiedlicher Dimensionen
Dimension: ein oder mehrere Kriterien
Darstellung durch Kreise
• Unterschiedlich groß
• unterschiedliche Farben oder Formen
• Fortschritt durch Vorstände
• Soll-/Ist-Zustände abgebildet
• Zusammengehörigkeit: Verbindung durch Linien
o Teilportfolios nach Gewichtungsfaktor -> Zusammenfassung Gesamtportfolio
69
Kosten und Leistungesmanagement Platzhalter
a
70
Kosten und Leistungesmanagement Platzhalter
b
71
Kosten und Leistungesmanagement Platzhalter
c
72
Erläutere das Zero Based Budgeting (Kargl Kütz)! Kerne, Ziele und Vorgehen!
Ziel:
- Kostensenkung
- Kostenumverteilung -> von niedriger Priorität
Kern:
- Überprüfung jedes Posten nach Notwendigkeit / Alternativen
- -> Ergebnis im Fokus
Vorgehen:
- Unterteilung des Budgets eines Bereichs in Leistungsarten
- Ermittlung und Analyse der Ziele für die einzelnen Leistungsarten
- Qualitätsniveau jeder Leistungsart
- Suche nach alternativen
- Bewertung der alternativen
- Ermittlungen Analyse der konsequenten die durch den Wegfall einer Leistungsart oder dich geweckt Qualität entstehen
- Auswahl einer angemessenen Alternative
- Ermittlung der Kosten für die gewählte Alternative
73
Welche Ziele werden durch die K & L Rechnung verfolgt?
- Transparenz für beide Parteien
- quantitative Nachweise der Wirtschaftlichkeit
- Grundlage für Benchmarking
- Entscheidungsgrundlage Eigen-oder Fremdfertigung
- Erziehung: fachlicher Umgang mit IT
- Verbesserung der Leistungs- und Kostenstruktur der IT
- gezielte Steuerung der Ressourcennutzung
- Kontrolle Wirtschaftlichkeit der IT
- Erfolgsnachweis für IT
74
Welche Anforderungen an die Verrechnung von Kosten und Leistungen bestehen?
- proportionale Belastung für Inanspruchnahme
- Differenzierung zwischen zu verantworten und nicht verantworten Kosten
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Leistungsempfänger
- Gleichbehandlung Leistungsempfänger
- Kompatibilität zum Rechnungswesenssystem
75
Wie kann die Informatik buchhalterisch in die Unternehmensorganisation eingebunden werden?
organisatorischer Status der IT relevant!
Cost Center
- keine Verrechnung der Kosten und Leistungen notwendig
- Informatik ist nur Vor-oder Hilfskostenstelle des betrieblichen Rechnungswesens
- Umlage der IT-Kosten auf Haupt-Kostenstelle
Service Center
- Bereichsweise Budget-Zuteilung
- Verrechnungsleistung notwendig
- -> Erfolgsnachweis in Form eines Budgetausgleichs
Profit Center
- eigenständige innerbetriebliche Einheit -> Selbstfinanzierung
- Informatik verantwortlich für Gestaltung des Budgets
o anzubieten der Leistungen und deren Preise
- Verrechnung der Leistungen notwendig -> Profitcenter wird am Gewinn gemessen
76
Erläutere die Umlage von Kosten!
Verrechnung von Vollkosten
Verrechnung von Teilkosten
- zu bevorzugen, wenn es sich um verrechnungsfähige Kosten handelt
o wenn Kunde die Kosten der Leistungen beeinflussen kann (variable)
in der Praxis: Verrechnung oft schwierig: Großteil der IT-Kosten fix
- Verrechnung zu Plan-Kosten
o bei Ist-Kosten:
kein Anreiz effizienter Informatiknutzung
Kostenschwankungen werden weitergegeben
Leistungen zu gleichen Kosten schwer reproduzierbar
• Auslastungsschwankungen
• Ressourcenkosten
- nur beim Costcenter
- vielmehr eine Verteilung der angefallenen Kosten
- keine Transparenz / kein Anreiz zum Sparen
- Verteilungsschlüssel notwendig
o mögliche Schlüsselgrößen
beanspruchte CPU Zeit
Anzahl getätigter Transaktion
Anzahl von Zugriffen
genutzter Speicher
Benutzeranzahl
programmiert sein
o Bessere Proportionalität durch Kombination
- Nachteil: IT „frei verfügbar“
- Vorteil: einfach
77
Wie erfolgt die Leistungsverrechnung?
- erfolgt über Verrechnungspreise
o Bezugsgröße für die Leistung
Produktionsorientiert
• Personalstunde
• Helpdesk-Anrufe
• Speicherplatz
• Kommunikationsgeräte
Produktorientiert (Dienstleistung oder Produkt)
• Anwendungsentwicklung, Einführung und Anpassung von Standard-Anwendungen, Wartung von Software
• Intranet/Internet (Anzahl Anschlüsse, Seitenaufrufe)
• Arbeitsplätze, differenziert nach fachspezifischen Anforderungen (Standard, Mobil)
78
Erläutere die Preisfindung im Kontext der K&L!
Kosten orientiert
Marktpreis orientiert
Preisdifferenzierung
• Mengenrabatt / Leistungsmenge
• Nachtragszeit
• Priorität der benutzten Komponenten
o Mittel der Steuerung
strategisch gewünschte Technologie preisgünstiger
o Problem der Umformung: technische Messgrößen -> IT Produkte
o Problem der Zuordnung zu Leistungsnehmer
79
Erläutere den Inhalt und die Ziele eines Leistungskatalogs (Transparenz für Leistungsnehmer)!
- IT-Produktbezeichnung
- enthaltene Leistungen
- Verrechnungseinheit
- Voraussetzung für diese Leistung (Z. B. Bestimmte Hardware)
- Bedingungen (Mindestlaufzeiten
- Leistungen, die explizit nicht enthalten sind
- Vereinbarung über die Erbringung der Leistung
Ziele:
- Unterstützung des Leistungsnehmers
- Beispiel: effizienter Umgang
o Verständlichkeit des Produkts
o Nachvollziehbarkeit der Inanspruchnahme
o Kosten und deren Beeinflussung
80
Was ist unter der prozessorientierten Leistungsverrechnung zu verstehen?
Prozesse sind Leistungsempfänger
Kundenorientierung
höhere Transparenz gegenüber Kostenverursachung
- sorgfältige Analyse und Identifikation relevanter Prozesse nötig
o in Anspruch genommen IT Leistungen jedes Prozesses identifizieren
Kosten zuordnen
Probleme:
- Beeinflussung der Kosten als Leistungserbringer und-Nehmer begrenzt möglich
o Prozesse dienen dem Geschäftsbetrieb
o Auswirkung Reduzierung der Prozesse -> nur mit Vergleich möglich (Benchmarking mit externen)
nur standardisierte Prozesse
81
Nenne die Kernprozesse der Informatik
- Architekturmanagement
- Applikationsentwicklung
- IT Betrieb
82
Erläutere die Einflussfaktoren und deren Auswirkungen im Kontext des Architekturmanagements!
```
- Externe
o Änderung der Wettbewerbssituation
o technologische Innovation
o Änderung gesetzlicher Regelungen
- Interne
o Veränderung der
Unternehmens-und Informatikstrategie
IT-Projektorganisation
Budgetrestriktionen
Auswirkungen
- Entstehung heterogener und komplexer Architekturinseln
- Intransparent und schwer beherrschbar
- Verminderung der Flexibilität
o Umsetzung neuer Anforderungen
o höhere Kosten
```
83
Nenne die Ziele des Architekturmanagements!
- Erhöhung der Geschäftsprozessqualität (optimale Unterstützung der Strategie)
- schnellere Umsetzung von fachlichen Anforderungen
o Integrationsfähigkeit von Apps, Flexibilität
- Kostenoptimierung (Infrastruktur Entwicklungskosten)
- Homogenität (Standardisierung, Redundanzvermeidung)
- Wartbarkeit und Entwicklungsgeschwindigkeit
- Nachhaltigkeit unweit Entwicklung (Einführung neuer und Abschaltung alter Technologien)
- Architekturkonformität (betriebw. Anforderungen, Standards und technischen Restriktionen)
- widersprüchliche Projektziele (mit Hilfe eines Architekturportfolios)
Hauptziel: Sicherheit und Wirtschaftlichkeit
84
Welche Aufgaben verfolgt das Architekturmanagement?
strategische Aufgaben
- Dokumentation der ist Situation sowie die Analyse und Planung
o Dokumentation der ist-Architektur
o Auswertung der Ergebnisse des Anforderung-und Portfoliomanagement
o Analyse der Applikationsarchitektur
o Synchronisation Zwischenanforderung-und Portfoliomanagement
o Erstellung eines Bebauungsplans und der Weiterentwicklungsstrategie
operative Aufgaben
- durchgängige Entwicklung bzw. Umsetzung und Steuerung der Architektur
o Umsetzung strategischer Vorgaben
o Entwicklung der Applikation-und Systemarchitektur
o Transformation in die operative Wirklichkeit
o Definition von Referenzarchitekturen und Einsatz in
85
Welche Anforderung an das Architekturmanagement für die zielgerichtete Erfüllung werden gestellt?
- Skalierbarkeit -> Komplexität und Dynamik von Architekturen beherrschbar machen
- revolutionärer Charakter -> stetige Entwicklung, Vermeidung von radikalen Veränderungen
- Fokussierung auf Inkonsistenzen
- Visions-Bildung (Rahmenwerk mit Zieldefinitionen und Meilensteine)
- Einsatz von Modellen, Methoden und Kennzahlensystem -> Messbarkeit des Erfolgs
- Festlegung von Transformationsregeln - transparente Architekturmanagemententscheidung
- Analyse von Einflussfaktoren auf die Architektur -> Umfeldanalyse
- Anschlussfähigkeit -> Kommunikationsregeln
- organisatorische Einbettung -> in die Ablauf-und Aufbauorganisation
86
Erläutere den Begriff „Software Engineering“!
dynamisches Umfeld: ständige Veränderung laufender Geschäftsprozesse-Prozesse
Unterstützung durch die IT
o individual Applikation
o vorgefertigte Standard-Applikation
o Weiterentwicklung/ Anpassung der App-Architektur
o Wartung der bestehenden Infrastruktur
- Software Kosten höher als die der Hardware
- Probleme:
o Einhaltung von Entwicklungszielen und Projektseiten
o steigende Kosten durch Applikationsfehler
o fehlende Ressourcen (finanziell und personell) -> erschwerte Analyse der Fehler
87
Ordne den Strategie Begriff der einzelnen IT-Stufen zu!
IT Governance: Regel-und Rahmenwerk für die Dimensionsstrategie
Einordnung:
- IT Governance
o Bindeglied zwischen IT-Management und Informatikstrategie
- IT Management
o effektive und effiziente Umsetzung von IT Produkten und Leistungen
- Informatikstrategie -> Strategieentwicklung der
o Applikationsentwicklung
o IT Betrieb
o Architekturmanagement
o eng gekoppelt an Unternehmen Strategie
88
Zähle die Schritte des Informatikstrategieprozesses auf!
```
Input-Ist-Zustand
Definition des Betrachtungsbereichs
Situationsanalyse
Ziel Definition
Strategie Formulierung (leitet sich von Zielen)
Maßnahmenplanung
Strategieimplementierung
Output: Soll-Zustände
```
89
Erläutere die Phase 1-3 des Informatik-Strategieentwicklungsprozesses
1. Input-Ist-Zustand:
a. Betrachtung der einzelnen Kernprozesse
b. Ausrichtung der Strategie mit der Unternehmensstrategie
c. Betrachtung der gesamte Informatik - > Potentiale erkennen
d. Analyse der Unternehmenssituation und Umwelt
2. Definition des Betrachtungsbereichs
a. Eingrenzung der Situation und Umweltsituation
b. Gesamtunternehmen oder Geschäftsbereichsebene
3. Situationsanalyse
a. SWOT-Analyse der
i. Unternehmenssituation
ii. Unternehmensumfeld
iii. Situation der Kernprozesse
iv. Umfeld der Kernprozesse
b. Dropdownanalyse der Strategien und Ziele des Unternehmens
bottom up Analyse der Kernprozesse Strategie & Informatik-Management
90
Erläutere die Phase 4-5 des Informatik-Strategieentwicklungsprozesses
Ziel Definition
a. Ziel der Kernprozesse um Erfolg messbar zu machen
Strategie Formulierung (leitet sich von Zielen)
b. Identifizierung und Bildung von Handlungsfeldern
i. Architekturmanagement
ii. Applikationsentwicklung
iii. IT Betrieb
c. Ableitung von Soll-Zuständigen
d. Formulierung von Teil-Strategien
91
Erläutere die Phase 6-8 des Informatik-Strategieentwicklungsprozesses
Maßnahmenplanung
a. kurz oder langfristig
b. Realisierung in Projekten (App-Entwicklungsprojekte, Architekturprojekte)
i. Projekt Portfoliomanagement: Analyse und Bewertung: Nutzen und Risiko
ii. Projektportfolio: Planungressourcen
iii. Verwaltung durch Projektmanagement
iv. Steuerung durch Projekt-Controlling
Strategieimplementierung
c. Implementierung der Strategie des Kernprozesses
d. IT/Business Alignment: Gesamtunternehmens- und Informatik-Strategie
Output: Soll-Zustände
e. neue Ausgangssituation:
i. mit Gesamtunternehmensstrategie abgestimmte
1. Architekturmanagement Strategie
2. Applikationsentwicklungs-Strategie
3. IT Betriebs-Strategie
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Erläutere Eigenschaften des Business Process Reengineenring (BPR): Revolution
- Gesamtheit der Prozesse, nicht jeder einzelnen
- Abwendung von althergebrachten Grundsätzen
- Fokus auf Veränderungen am Markt und Wettbewerb
- begleitet durch radikalen Wandel: Aufbau und Charakter des zu ähneln Unternehmens
- Vernachlässigung der Unternehmenskultur und Akzeptanz durch die Mitarbeiter
93
Erläutere das Vorgehen des Business Process Reengineenring (BPR): Revolution
Vorgehen:
o Ausrichtung der Prozesse an neue Ziele
keine Rationalisierung - komplett neue Erstellung
• Ziele: Kostenreduzierung, Durchlaufzeitverkürzung, Qualtität
o Identifizierung der zu ändernden Prozesse
Management Aufgabe:
• zwei Ansätze
o Identifizierung aller Prozesse -> Ordnung nach Priorität des Redesign Bedarfs
o Identifizierung wichtigster Prozesse Konflikt mit Ziel und Strategie
o Vor der Neu-Gestaltung: Verstehen und Einschätzen (Basis neuer Prozesse)
Erst: Bewusstsein über bestehende Probleme bestehender Prozesse (Wiederholungsgefahr)
• Dann: Identifizierung Durchlaufzeit und Kosten des Prozesses
o Analyse des zugrunde liegenden IT-Systems
Bereits vorhanden
Fundament des Prozesses
o Entwicklung und Testen von Prototypen
auf Basis vorheriger Erkenntnisse / Analyse des IT Systems
sukzessive Verbesserung nach Testdurchläufen
Implementierung in die Geschäftsprozess- und die Applikationslandschaft
94
Erläutere Eigenschaften des Kontinuierliches Prozessmanagement
behutsame Variante:
-
- Veränderung in kleinen, überschaubaren und nicht riskanten Schritten
- während des laufenden Betriebs
- kleine Veränderungen
- Ziel: dauerhafte Verbesserung der Prozesse
o nachhaltige Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
o Ausrichtung aller wesentlichen Arbeitsabläufe an die Kundenanforderungen
- Orientierung an bestehenden Prozessen
- Einbindung der Mitarbeiter
95
Erläutere die Phasen des Kontinuierliches Prozessmanagement
Phasen des KPM
- Ausführungsphase
o Überwachungsprozess: Soll-Ist Werte
o zyklische Erhebung
o Zuordnung der Verantwortlichen Stelle/ Person (rechtliche Probleme)
Unterscheidung in
• Instanzdaten
o Auskunft über die durchlaufenden Teilprozesse
o Anfang Zeitpunkte der Prozesse
o auszuführende Stelle/Person
o detaillierte Prozessdaten
• und Ausnahmedaten
o unvorhergesehene Störungen und Ereignisse
Verbesserungsvorschläge des Prozesseseins
Mitteilungen des betrieblichen Vorschlagswesens
Prozess relevante Problemmeldungen
o Analysephase: Analyse und Bewertung der Daten der Ausführungsphase
Überprüfung der Kosten-, Qualität-und Zeit-Ziele
Unterteilung in
• 1. Sammlung der Ausführungsdaten (automatisch oder manuell)
o Standardisierung der Daten (einheitliches Format / Zeithorizont)
o systematische Bearbeitung
Zuordnung Oberprozess
Eliminierung verschiedener Ansichten (Kunden, Produkt)
• 2. Prozessbewertung
o Soll-Ist Vergleich
Identifikation von Prozessfehlern
• Klassifizierung nach festgelegten Mustern
• Unterscheidung: systematischer oder zufälliger Fehler
Gründe:
• mangelhafte technologische Unterstützung
• schlecht oder falsch definierte Prozesse
• nicht eindeutig definierte Aufgabe und Verhaltensmaßnahmen
o Ziel Re-Definitionsphase
Überprüfung der Fehler-Gültigkeit
müssen definierte Zielsetzungen aufgrund veränderter Umweltbedingungen angepasst werden?
Ggf. BPR sinnvoller
o Modellierungsphase
Modellierung und Implementierung von Änderungsbedarfen
• kleine Änderungen der Prozesse: Ergänzung fehlender Dokumente, Korrektur Stellenszuweisung
• größere Änderung: teilweise Neumodellierung durch Projektteams
• ggf. BPR sinnvoller
nach Ermittlung der Änderungsbedarfe
• 1. Studie erstellen und Projekt für Änderungsmaßnahmen richten
• 2. Schwachstellen analysieren –> Eliminierung durch Optimierungsmaßnahmen
• 3. operative Umsetzung der Prozessmodelländerung
• 4. Kommunikation im Unternehmen
96
Zähle Die Möglichkeiten auf das Informatikmanagement in die Auf- und Ablauforganisation einzubinden!
als Stabsstelle
als Projektorganisation mit Lenkungsausschuss
als gleichzeitig zentrale sowie dezentral Eingliederung
Als Linienabteilung
97
Erläutere das Informatikmanagement als Stabsstelle
- unterliegt der Unternehmensleitung
- übernimmt überwiegend beratende Tätigkeiten zur Entscheidungsfindung
- Vorteile:
o Entlassung der Führungsinstanzen
o Erläutere das Informatikmanagement unabhängig Kontrollinstanz: unabhängig von Geschäftsprozessen und Organisationsstrukturen
- Nachteile
o informelle Macht als Stab
direkte Beeinflussung ohne Verantwortung zu übernehmen
o keine Weisungsbefugnisse
98
Erläutere das Informatikmanagement Als Linienabteilung
- gleichberechtigte Fachabteilung in der Organisation
- Vorteile
o klare und eindeutige Kompetenzverteilung
effiziente Kontrolle-und Steuerungsmöglichkeiten
o eindeutiger Verantwortungsbereich -> übersichtliche Organisationsstruktur
- Nachteile
o unflexible Entscheidungswege: Abteilungsleiter untereinander
Überorganisation und Demotivation der untergeordneten Stellen
o Konkurrenzprobleme mit anderen Abteilungen
mangelnde Durchsetzbarkeit für ein ganzheitliches Informatik-Management
Weigerung anderer Abteilungen durch gleichrangige Hierarchiestufe
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Erläutere das Informatikmanagement als Projektorganisation mit Lenkungsausschuss
- Vereinigung der Vorteile der anderen Formen
- Eliminierung dessen Nachteile
- Vorteile
o Verbesserung der Kombinationsmöglichkeiten
Abteilung der Projektarbeit -> Reduktion von Schnittstellen
effizientere Bündelung von Ressourcen (Mitarbeiter, Know-how)
o Projektmanagement:
Steuerung von Projekten
Standardisierung von Vorgehensweisen
- Nachteile
o Gefahr durch ineffizientes und ineffektives Multiprojekt Management
ineffektive Ressourcenverteilung
• Ressourcenengpässe
• die Motivation durch Überbelastung
o Teilung der Führungsverantwortung in
Machtkämpfe, Verantwortungsvakuum -> Verlangsamung der Entscheidungsprozesse
100
Erläutere das Informatikmanagement als gleichzeitig zentrale sowie dezentral Eingliederung
- Milderung der Vor- und Nachteile einer rein zentralen oder dezentralen Organisationsform
- Zentrale Verankerung: ähnlich wie Stabsstelle
- dezentrale Funktion: Integration in Linienabteilung
- Vorteile
o zentral Stabsstelle: strategische-Konzept zur Aufgaben / Dienstleistungsabteilung
o dezentral: Institutionalisierung und Umsetzung in Abteilungen
101
Welche Rollenprofile existieren in der Informatik?
- Generalist
o gutes Wissen in mehreren Fachgebieten
o Können fachübergreifend denken
o Aufgaben mit weitreichenden Fokus
unternehmensweite strategische Entscheidung
Multi Projektplanung
- Spezialist
o hoher Wissensstand in einem oder wenigen Fachgebieten
o Aufgaben, die tiefes Fachwissen und Qualitätsanforderungen haben
Programmiertätigkeiten
Server Administration
102
Erläutere die Rollen der Managementsicht
- IT-Controller (Generalist)
o Bewertung und Steuerung aller Informatikaktivitäten
o Hilft Informatik-Management bei Entscheidungs-Findung
- Prozess-Eigentümer (Generalist)
o Integration der Prozesse in die Prozessarchitektur
- Applikations-Eigentümer (vorwiegend Generalist)
o fachbereichsseitige Eigentümer einer Applikation
- Applikation verantwortliche (Generalist)
o zentraler Ansprechpartner für Applikation Eigentümer -> informatikorientierte Frage
o verantwortlich für Service Level Management
o Bearbeitung von Änderungsanforderungen
103
Erläutere die Rollen der Geschäftssicht
- Geschäfts-Architekt (Generalist)
o Gestaltung der Geschäftsarchitektur
o Analyse und Bewertung aller Prozesse und Applikation
o Ansprechpartner bei Applikationsentwicklungsprojekten
104
Erläutere die Rollen der Architektursicht
- IT-Architekt (überwiegend Generalist)
o geht auf Unternehmens-als auch Projektebene
o zuständig für gesamten Architekturmanagementprozess
- Projektleiter (überwiegend Generalist)
o Planung und Steuerung von IT Projekten
Inhalt, Budget und Zeitrahmen
105
Erläutere die Rollen der Applikation-Entwicklungssicht
- Applikation-Ingenieur (Spezialist)
o unterstützt Entwicklung der Architektur und Prozess Definition
o testen, Design und Realisierung der Applikationselemente
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Erläutere die Rollen der Infrastruktursicht
- Service-Manager (Spezialist)
o Management von nicht funktionalen Anforderungen im Rahmen der Applikationsentwicklung
o koordiniert die Umsetzung und Anforderung der IT-Infrastruktur
- Sicherheit-Ingenieur (Spezialist)
o Entwicklung der Sicherheitsarchitektur
- System- Ingenieur (Spezialist)
- IT-Forscher (Generalist und Spezialist)
o Beobachtung, Analyse und Bewertungen aller neuen Entwicklungen und Trends in der Informatik und der IT
o betrachtet alle Ebenen & Sichtungen des Unternehmens
o generalisiere Fähigkeiten + tiefes Wissen in seinen Untersuchungsbereichen
107
Schätze die Kommunikation innerhalb des Informatikmanagements ein!
aufgrund verschiedener Rollen und Fähigkeiten stellt sich die Kommunikation als schwierig dar
Einfluss auf Entscheidungsfindung und Durchführung von Projekten
Bildung von Gremien
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Was ist die Aufgabe der Steuerung innerhalb der Informatik und wie wird diese umgesetzt?
Strategien & Prozesse müssen regelmäßig auf Zielkonformität geprüft werden -> Soll-Ist-Vergleich
Effektivität der Informatik
- Leistungsfähigkeit (effizientes betriebswirtschaftliches Handeln)
o Messung durch Kennzahlen
o Wirtschaftlichkeitsaspekte: Schnelligkeit, Flexibilität und niedrige Kosten
o Nutzen
o Grad bestimmter Zielerreichung
- Compliance
o Umsetzung durch Kontrollmechanismen des Risikomanagements
o Einhaltung von Richtlinien und Regeln
intern: Werte und Normen
Extern: Gesetzgeber
109
Innerhalb welcher Dimensionen werden die Kernprozesse der Informatik umgesetzt?
- Strategie
- Prozesse
- Organisation
- Kommunikation
- Rollenprofile
- Steuerung
