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Projektmanagement Flashcards

(42 cards)

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1
Q

Was ist der Projektauftrag?

A

*Startdokument des Projekts
*Definiert:
* Projektbezeichnung
* Ausgangssituation
* Projektziele (SMART)
* Projektabgrenzung
* Stakeholder
* Zeitrahmen
* Budgetrahmen
* Projektorganisation
* Unterschriften (AG & PL)

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2
Q

Was ist Stakeholdermanagement?

A
  • Steuerung von Kommunikation & Beziehung
  • Ziel: Erwartungen erkennen & beeinflussen
  • Typische Stakeholder:
  • Auftraggeber
  • Kunden/Endnutzer
  • Projektteam
  • Fachabteilung
  • Lieferanten
  • Behörden
  • Öffentlichkeit/Medien
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3
Q

Welche 3 Schritte umfasst das Aufsetzen eines Stakeholdermanagements?

A

1.Stakeholder identifizieren
* Brainstorming, Analyse, Liste anlegen
2.Stakeholderanalyse
* Wichtigkeit, Einfluss, Einstellung
* Stakeholder-Matrix (Einfluss/Interesse)
* Erwartungen, Konflikte, Kommunikationsbedarf
3.Strategien & Maßnahmen
* Eng einbinden (Meetings, Workshops)
* Informieren (Newsletter, Statusberichte)
* Motivieren (Lob, Erfolge teilen)
* Beobachten (Reaktion bei Änderungen)

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4
Q

Was regelt die Projektorganisation?

A
  • Festlegung von Rollen und Aufgaben im Projekt
  • Projektmanager: Teamführung
  • Project Owner/Projektauftraggeber: Verantwortung & Ressourcen
  • Steering Committee/Lenkungsausschuss: Überwachung & Unterstützung
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5
Q

Welche Formen der Projektorganisation gibt es und wie unterscheiden sie sich?

A
  • Einflussorganisation: Projektleiter koordiniert ohne Weisungsbefugnis, geringe Durchsetzung
    • Matrixorganisation: Ressourcen geteilt mit Linie, effizient, aber Doppelunterstellung und Konflikte möglich
    • Reine Projektorganisation: Projektleiter volle Kontrolle, eigenständiges Team, klare Zuständigkeiten, hoher Ressourcenaufwand
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6
Q

Wann wählt man welche Form der Projektorganisation?

A
  • Einflussorganisation: kleine, wenig dringende Projekte, koordinierende Rolle
    • Matrixorganisation: mittlere bis große, fachübergreifende Projekte, effiziente Ressourcennutzung
    • Reine Projektorganisation: große, wichtige Projekte mit hoher Priorität, eigenes Team
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7
Q

Worin unterscheidet sich die Projektorganisation von der Linienorganisation?

A
  • Projektorganisation: temporär, zielorientiert
    • Linienorganisation: dauerhaft, reguläre Aufgabensteuerung
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8
Q

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung und Durchführung eines Meetings?

A
  • Ziel klären
    • Agenda vorbereiten
    • Teilnehmende einladen
    • Moderation führen
    • Ergebnisse dokumentieren
    • Follow-Up vereinbaren
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9
Q

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung und Durchführung eines Workshops?

A
  • Ziel und Thema definieren
    • Teilnehmer und Methoden wählen
    • Ablauf strukturieren (z.B. Warm-Up)
    • Visualisierung und Moderation
    • Ergebnisse sichern und auswerten
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10
Q

Was ist der Zweck von Meilensteinen im Projektmanagement?

A
  • Fortschrittsanalyse
    • Frühwarnsystem
    • Entscheidungspunkte für Projektsteuerung
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11
Q

Was ist Projektcontrolling und welche Kennzahlen werden dabei verwendet?

A
  • Überwacht Zeit, Kosten & Qualität zur Steuerung
    • Kostenabweichung (CV) = EV – AC
    • CV > 0: günstiger als geplant
    • CV < 0: teurer als geplant
    • Terminplanabweichung (SV) = EV – PV
    • SV > 0: im Zeitplan oder voraus
    • SV < 0: im Verzug
    • Prognostizierte Gesamtkosten (EAC) = BAC / CPI
    • CPI = EV / AC
    • Schätzung der Endkosten basierend auf Leistung
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12
Q

Was ist Risikomanagement und wie läuft es ab?

A
  • Identifikation potenzieller Risiken (Brainstorming, SWOT)
    • Analyse nach Eintrittswahrscheinlichkeit & Schadenshöhe (Risikomatrix)
    • Priorisierung wichtiger Risiken (hohe Wahrscheinlichkeit & großer Einfluss)
    • Maßnahmenplanung zur Vermeidung, Übertragung, Akzeptanz
    • Überwachung und Controlling (Risiko-Reviews, Risikoregister)
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13
Q

Woran erkennt man den Erfolg eines Projekts?

A
  • Erreichung der Projektziele (inhaltlich vollständig)
    • Einhaltung von Zeit- und Budgetrahmen
    • Erfüllung der vereinbarten Qualitätsstandards
    • Zufriedenheit aller Stakeholder
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14
Q

Die 6 Schritte zum Projektabschluss:

A
  1. Endabnahme
  2. Abschlussbericht & Dokumentation
  3. Ressourcenfreigabe
  4. Lessons Learned / Retrospektive
  5. Archivierung
  6. Feier/Offizieller Abschluss
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15
Q

MVP (Minimum Viable Product):

A

ein Produkt mit minimalen, aber ausreichenden Funktionen, um es am Markt zu testen und Feedback von Nutzer zu erhalten

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16
Q

Timeboxing:

A

eine Zeitmanagement-Technik, bei der ein fester Zeitrahmen für eine bestimmte Aufgabe oder einen Vorgang im Projekt festgelegt wird

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17
Q

Change Request:

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A

formelle Anfrage zur Änderung eines bestehenden Projekts, nachdem der ursprüngliche Projektplan festgelegt wurde

18
Q

Qualitätsmanagement:

Study These Flashcards
A

Standards definieren, Prüfungen durchführen, Korrekturmaßnahmen planen

19
Q

Objektstrukturplan:

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A

Sachliche Gliederung (Objekte, z.B. Teilsysteme) statt Tätigkeiten

20
Q

4-Seiten-Modell einer Nachricht:

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A
  1. Sachebene – die reinen Fakten
  2. Selbstoffenbarung – was der Sender über sich preisgibt
  3. Beziehungsebene – wie er zum Empfänger steht
  4. Appell – was er beim Empfänger bewirken will
21
Q

Was sind die wichtigsten Führungsaufgaben im Projektmanagement?

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A
  • Planung und Zielsetzung
    • Organisation und Koordination
    • Motivation und Teamentwicklung
    • Entscheidungsfindung
    • Kommunikation
    • Ressourcenmanagement
    • Qualitätssicherung
    • Risikomanagement
    • Controlling und Berichterstattung
    • Abschluss und Übergabe
22
Q

Kickoff

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A

offizielle Starttermin, bei dem die Projektbeteiligten über Ziele, Aufgaben und Abläufe informiert werden

23
Q

Projektphasenplan:

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A

gliedert das Projekt in zeitlich und inhaltlich klar abgegrenzte Phasen von Anfang bis Ende

24
Q

Projektmanagement:

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A

zielgerichtete Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten unter Berücksichtigung von Zeit, Kosten und Qualität, um definierte Projektziele zu erreichen

25
Projekt:
einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem klaren Ziel, begrenzten Ressourcen und einer eigenen Organisation, das neuartig, komplex und risikobehaftet ist
26
Projektmanager nach DIN:
für das Projekt verantwortliche Person, die die operative Planung, Steuerung, Überwachung und Führung des Projekts übernimmt
27
Lessons-Learned:
Erkenntnisse aus dem Projekt, die helfen, zukünftige Projekte besser zu planen und durchzuführen
28
Konzeptarbeit:
beinhaltet das Erarbeiten von Ideen, Zielen und Vorgehensweisen für das Projekt
29
Konfliktmanagement:
erkennt und löst Meinungsverschiedenheiten, um eine konstruktive Zusammenarbeit zu fördern
30
Krisenmanagement:
reagiert schnell und gezielt auf unerwartete, schwerwiegende Probleme im Projekt, um Schäden zu begrenzen
31
Steuern & Nachhalten:
den Projektfortschritt zu überwachen und bei Abweichungen korrigierend einzugreifen
32
Lastenheft/Pflichtenheft:
- Lastenheft: beschreibt was der Auftraggeber will - Pflichtenheft: definiert, wie der Auftragnehmer diese Anforderungen umsetzt
33
Reporting (Statusreport, Steering-Commitee-Präsentation):
Reporting informiert regelmäßig über den Projektstatus, Fortschritte und Risiken für das Team und das Steering Commitee
34
Arbeitspaket:
klar definierte, abgegrenzte Einheit von Aufgaben im Projekt, die an eine Person oder Gruppe vergeben wird
35
Grundlagen von Ressourcenplanung und Projektbudget:
- Ressourcenplanung sorgt für den richtigen Einsatz von Personal, Material und Geld - Projektbudget legt die finanziellen Mittel und Kostenrahmen fest
36
Aufgabenplanung:
definiert und strukturiert alle notwendigen Tätigkeiten zur Zielerreichung im Projekt
37
Wie sieht ein Standard-Phasenplan im Projektmanagement aus?
1. Initialisierung – Idee, Ziele, Stakeholder, Projektauftrag 2. Voranalyse – Ist-Zustand, Probleme, Anforderungen 3. Konzeptphase – Lösungen entwickeln & prüfen 4. Umsetzung – Maßnahmen planen & durchführen 5. Einführung – Ergebnisse implementieren, Schulung 6. Projektabschluss – Bewertung, Dokumentation, Abschluss
38
Wann handelt es sich um ein Organisationsprojekt?
* Bei organisatorischer Veränderung (z. B. Zeiterfassung, neuer Ablauf) * Kein Organisationsprojekt bei rein technischen Vorhaben (z. B. Bau)
39
Welche Phasen hat das Projektmanagement und welche Aufgaben übernimmt der Projektmanager in jeder Phase?
1. Initialisierung – Idee bewerten, Projektauftrag formulieren 2. Definition – Ziele, Anforderungen, Rahmen klären 3. Planung – Struktur, Zeit, Kosten, Ressourcen planen 4. Steuerung – Fortschritt kontrollieren, steuern, bei Abweichungen reagieren 5. Abschluss – Ergebnisse übergeben, bewerten, dokumentieren
40
Was ist Netzplantechnik und wie funktioniert sie?
* Visualisiert Abläufe & Abhängigkeiten * Vorgänge: Aufgaben mit Dauer * Beziehungen: z. B. A → B (B nach A) * Vorwärtsterminierung: * FAZ = max. FEZ Vorgänger * FEZ = FAZ + Dauer * Rückwärtsterminierung: * SEZ = min. SAZ Nachfolger * SAZ = SEZ − Dauer * Puffer: SAZ − FAZ = Gesamtpuffer * Kritischer Pfad: längste Abfolge ohne Puffer → bestimmt Projektdauer * Ziel: realistische Terminplanung, Engpässe erkennen
41
Projektstrukturplan (PSP):
* Zerlegt Projekt in Teilaufgaben & Arbeitspakete * Hierarchisch aufgebaut (Top-down) * Grundlage für Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung * Darstellung oft als Baumdiagramm * Ziel: Überblick & klare Zuständigkeiten
42
Projekt Terminplan:
* Legt Start- und Endtermine der Vorgänge fest * Berücksichtigt Abhängigkeiten & Dauer * Visualisierung z. B. mit Gantt-Diagramm oder Netzplan * Grundlage für Terminüberwachung & Steuerung * Zeigt kritischen Pfad und Pufferzeiten

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