Projektplanung III

Question 1

Definition Kapazität

Answer 1

Die Kapazität eines Arbeitssystems besteht aus Menschen und Betriebsmitteln, die in Hinblick auf die Erfüllung bestimmter Aufgaben qualitativ und quantitativ beschrieben sind.

Question 2

Die zur Verfügung stehende Kapazität beschreibt, in welchem Umfang die benötigten Einsatzmittel während der Projektlaufzeit bereit stehen. Es wird zwischen…

Answer 2

…qualitativer und quantitativer Kapazität unterschieden

Question 3

Qualitative Kapazität vs Quantitative Kapazität

Answer 3

Folie 2

Question 4

Aufgaben der Kapazitätplanung

Answer 4

1. Zuordnung von Einsatzmitteln zu Aufgaben und Tätigkeiten
2. Kapazitätsanalyse = Ermittlung der benötigten Ressourcen
   bezüglich Qualität und Quantität über die Projektlaufzeit
3. bei Soll ≠ Ist erfolgt Kapazitätsausgleich

Question 5

Ziele der Kapazitätplanung

Answer 5

1. frühzeitige Erkennung von Engpässen und Leerläufen, um rechtzeitige Gegenmaßnahmen einleiten zu können
2. Optimierung der Auslastung aller Einsatzmittel

Question 6

Die Einsatzmittelplanung versucht…

Answer 6

…zwischen einer gleichmäßig hohen Auslastung der Einsatzmittel, dem kostenintensiven Vorhalten von Know-how und Anlagen und dem kurzfristigen, flexiblen Bedarf einen Ausgleich herzustellen.

Question 7

Am Ende der Kapazitätsplanung sollten folgende Daten feststehen: DIAGRAMME

Answer 7

Folie 4

Question 8

Die am Anfang des Projektes festgelegte Kapazitätsplanung muss während des Projektfortlaufs…

Answer 8

…ständig aktualisiert und mit Ist-Daten abgeglichen werden!

Question 9

Kapazitätsanalyse DIAGRAMME

Answer 9

Folie 5

Question 10

Schritte der Kapazitätsplanung

Answer 10

1. Definiere welche Arbeitspakete/ Vorgänge im Projekt welche Einsatzmittel (Ressourcen) verlangen
2. Feststellung wie hoch der Kapazitätsbedarf je Vorgang bezogen auf das Einsatzmittel ist
3. Berechnung aller Einzelkapazitätsanforderungen über das gesamte Projekt an jedes Einsatzmittel um den Gesamtbedarf zu ermitteln
4. Vergleich vorhandener Kapazität mit den Gesamtkapazitätsbedarfen
5. Ggf. Kapazitätsausgleich und Erstellung eines Belastungsdiagramms pro Einsatzmittel

Question 11

Kapazitätsbedarfsschätzung DIAGRAMME

Answer 11

Folie 8

Question 12

Hilfsmittel der Kapazitätsplanung

Answer 12

1. Netzplantechnik
2. Balkenplan
3. Belastungsdiagramm

Question 13

In einem Netzplan lassen sich nicht nur zeitkritische sondern auch…

Answer 13

…kapazitätskritische Arbeitspakete ermitteln.

Question 14

Unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten des Netzplans lassen sich die…

Answer 14

…Ressourcenbedarfe in Balkenpläne und Belastungsdiagramme übertragen.

Question 15

Kapazitätsbedarfsplanung I - Notation

Answer 15

1. EM-Bedarf (EMB)
   Menge von Einsatzmitteln einer bestimmten Art, die zur Erzielung des Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines bestimmten Zeitraumes erforderlich ist.
2. EM-Einsatzdauer (ED) Zeitspanne in der ein EM eingesetzt wird.
3. EM-Leistungsvermögen (EML)
   Menge von Einheiten, die durch die Nutzung oder den Verbrauch eines EMs in einer Zeiteinheit erzeugt werden kann (z.B. ein Bagger kann 100m3/h Erde ausheben).
4. Arbeitsergebnis (AE)
   Menge von Einheiten, die durch die Nutzung und/oder den Verbrauch von EM erzeugt wird.
5. Arbeitsmenge (AM)
   Arbeitsaufwand, der mit der Durchführung eines Vorganges, Arbeitspaketes
   oder Projektes verbunden ist.
6. Leistungsbedarf (LB)
   Menge der erforderlichen Leistungseinheiten, die sich aus dem geforderten Arbeitsergebnis, der Vorgangs-/ Projektdauer und den Ablaufbedingungen ergibt.

Question 16

Kapazitätsbedarfsplanung BERECHNUNGSGRÖSSEN

Answer 16

FOLIE 11

Question 17

Wie kann man eine Behebung von Kapazitätsunterschieden schaffen?

Answer 17

1. Verschiebung und/oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Aktivitäten innerhalb vorgegebener Pufferzeiten
2. Ressourcenverschiebung innerhalb eines Unternehmensbereiches
3. Verschiebung und/oder zeitliche Dehnung von kritischen Aktivitäten unter Inkaufnahme einer Verschiebung des Endtermins
4. Auftragsvergabe an Fremdfirma

Question 18

Belastungsdiagramme!

Answer 18

FOLIE 15

Question 19

Aufgaben der Kostenplanung:

Answer 19

1. Ermittlung aller Kosten, die mit der Erstellung des künftigen Systems
2. Aufbauend auf Projektstrukturplan und Aufwandsschätzung werden Plankosten festgelegt, um eine Budgetzuteilung vorzunehmen.
3. Soll-Ist-Vergleich der Projektkosten (Mitlaufende Kalkulation)
4. Gegenüberstellung der endgültigen Projektkosten und erreichten Produktgrößen (Projektkostenanalyse)

Question 20

Kritisch bei Kostenplanung sind:

Answer 20

1. Probleme und Konflikte bei der Zusammenführung von technischen und kaufmännischen Daten aufgrund verschiedener Zielsetzungen
2. Schwierigkeiten der Gemeinkostenzuteilung für die Vollkostenrechnung bei der Vorkalkulation

Question 21

Ziel der Kostenplanung + DIAGRAMME

Answer 21

„Vorausdenken“ der Projektkosten

1. Ermittlung und Zuordnung der voraussichtlichen Leistungen und Kosten für Projekte auf der Grundlage von PSP, Kapazitäts- und Zeitplanung erfolgt durch die Projektkostenplanung.
2. Die Überwachung und Abrechnung erfolgt mittels Projektkostenrechnung.

DIAGRAMME FOLIE 17

Question 22

Was ist ein Bestandteil der Projektkosten?

Answer 22

Bestandteil der Projektkosten sind alle im Projekt eingesetzten Mittel, die einen Kostenaufwand oder direkte Geldausgaben verursachen, z.B:

1. interne und externe Projektmitarbeiter
2. Miete für Spezialeinrichtungen
3. Kosten für Investitionen

Question 23

Die vollständige Planung der Kosten umfasst auch die Kenntnis ihres zeitlichen Anfalls. Vereinfachend werden drei Fälle unterschieden:

Answer 23

1. gleichmäßiger Einsatz oder Kostenanfall über die Tätigkeitsdauer
2. anfänglicher Einsatz und Kostenanfall
3. Einsatz oder Kostenanfall am Tätigkeitsende

Question 24

Was umfasst die Kostenrechnung im Projekt?

Answer 24

Die Kostenrechnung eines Unternehmens umfasst normalerweise die Kostenarten-, die Kostenstellen- und die Kostenträgerrechnung. Eine auf die Projektüberwachung ausgerichtete Kostenrechnung muss hinsichtlich der Kostenbetrachtung vielschichtiger sein.

Question 25

Fragen, welche in der Kostenrechnung es Projekts zu beantworten sind:

Answer 25

``` Was? -> Kostenelement Wo? -> Kostenverursacher Wofür? -> Projektaufgabe Woher? -> Kostenherkunft Wohin? -> Kostenempfänger Wie? -> Tätigkeitsart Wann? -> Projektphase ```

Question 26

„Golden Rules“ der Kostenplanung

Answer 26

1. Phasenorientiert vorgehen 2. Änderungen berücksichtigen 3. mehrere Personen beteiligen 4. vorsichtig bewerten 5. Genauigkeit nicht übertreiben 6. Folgekosten (z.B. Wartungskosten) berücksichtigen 7. sonstige Kosten (Administration, Meetings, Wartezeiten, etc.) berücksichtigen 8. Risikozuschlag berücksichtigen (15%) 9. Gewinnzuschlag berücksichtigen (15%)

Question 27

Beeinflussbarkeit der Projektkosten + DIAGRAMME

Answer 27

Folie 21 Kosten lassen sich in frühen Phasen noch sehr gut durch alternative Entscheidungen beeinflussen, später jedoch immer weniger. Aber: Zu Beginn des Projektes sind auch die Kosten einzelner Entscheidungen und deren Folgen schwerer schätzbar! Deshalb: Früh und sorgfältig einen Kostenrahmen, z.B. absteigend nach Folgekosten der jeweiligen AP sortiert, entwickeln und diesen bei auftretenden Problemen umgehend anpassen.

Question 28

Ablauf der Projektkostenplanung TABELLE

Answer 28

Folie 22 1. Strukturierung der Kostenplanung: Kostenstruktur 2. Ermittlung der Mengenschätzung: Mengenansätze (Stunden, Material...) 3. Kalkulation: Selbstkosten 4. Betriebswirtschaftliche Analysen (bei externen Analysen): Cash-Flow, Storno-Risiko, Deckungs- beitrag, Make-or-buy-Empfehlung, Beschaffungsempfehlung 5. Preisgestaltung und -festlegung: Verkaufspreise 6. Budgetzuteilung: Budgets der leistenden Stellen

Question 29

Die Kostenplanung für Projekte umfasst somit zwei Aspekte:

Answer 29

Die Kostenplanung für Projekte umfasst somit zwei Aspekte: 1. Die (eigentliche) Planung Schätzung der Aufwände und Kosten für das Projekt 2. Die Budgetierung Auf- und Zuteilung der festgelegten Budgetsumme zu den einzelnen Arbeitspaketen und Tätigkeiten

Question 30

Was soll ein Budget sein?

Answer 30

Das Budget soll den Rahmen für die nachfolgenden Planungen bilden und seine Einhaltung jederzeit überprüfbar sein. Bedarfsplanung und Budgetierung müssen miteinander abgeglichen werden, dabei stimmen die Werte im ersten Durchgang meist nicht überein.

Question 31

Eine Angleichung der Bedarfe und dem Budget erfolgt durch:

Answer 31

1. Senkung der Aufwände durch Rationalisierung | 2. Erhöhung eines Budgets zu Lasten des Budgets einer anderen Tätigkeit (Verschiebung)

Question 32

Voraussetzung für wirksame Budgetierung:

Answer 32

Transparentes, flexibles und rechnergestütztes Planungssystem

Question 33

Achtung: Geplante Projektkosten besitzen keine...

Answer 33

...Endgültigkeit bis zum Abschluss des Projektes!

Question 34

Fortschreibung der Projektkosten:

Answer 34

Es gehört zu den Aufgaben des Projektleiters, bei jeder Rückmeldung die ursprünglich festgestellten Projektkosten mit den Ist-Kosten zu vergleichen und diese aktualisierten Werte im Rahmen der Projektstatusberichte den Entscheidungsinstanzen vorzulegen.

Question 35

Steht nach vollständiger Abstimmung und Planung das Budget für die einzelnen Projektaufgaben fest, sollte es nur geändert werden, wenn:

Answer 35

1. eine Änderung des Leistungsumfanges auftritt 2. eine erneute Kostenschätzung realistischere Werte liefert 3. die Plankosten für eine konkrete Aufgabe zu niedrig sind und durch andere Minderkosten nicht aufgefangen werden können

Question 36

Die Projektdauer und die Kosten eines Projektes sind voneinander abhängig:

Answer 36

1. Projekttätigkeiten können verkürzt werden, wenn die Arbeitsintensität erhöht wird. → Kosten steigen! 2. Je später ein System genutzt werden kann, desto größer wird der entgangene Projektnutzen → indirekte Projektkosten steigen.

Question 37

Zusammenhang Projektkosten/dauer DIAGRAMME

Answer 37

Folie 26

Question 38

Was ist gesucht beu Projektkosten/Dauer?

Answer 38

Optimale Projektdauer zur Minimierung der Gesamtprojektkosten

Question 39

Aus dem Zusammenwirken der direkten Projektkosten und des entgangenen Projektnutzens ergibt sich...

Answer 39

...eine aus Kostensicht optimale Projektdauer!

Question 40

Was stellt die Kostenkurve dar?

Answer 40

Die Kostenkurve stellt die kumulierten Projektkosten über die gesamte Laufzeit dar. Sie entsteht durch die monetäre Bewertung der Ergebnisse aus Kapazitäts- und Terminplanung.

Question 41

Die Kostenkurve ist ein adäquates Instrument:

Answer 41

1. zur Abschätzung der Periodenkosten bei der Freigabe der einzelnen Projektphasen 2. zur Abschätzung von Budgetbeträgen für die individuellen Geschäftsjahre 3. für Liquiditätsabschätzungen 4. als Basis für einen Soll-/Ist-Vergleich

Question 42

Kreislauf der Projektkalkulation

Answer 42

Folie 32

Question 43

Die Kapazitätsplanung steht in enger Wechselbeziehung...

Answer 43

...zur Termin- und Kostenplanung.

Question 44

DIAGRAMME ZEIT, KOSTEN UND KAPAZITÄTSPLANUNG

Answer 44

Folie 33