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Flashcards in Archives définitives Deck (29):
1

Les archives définitives

définitives regroupent les documents ne présentant plus de valeur primaire, de manière prévisible du moins, et qui sont conservés de manière permanente par une personne physique ou morale parce qu’ils ont acquis une valeur secondaire de témoignage ou d’information générale ou parce qu’ils peuvent servir à la recherche

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Archives définitives

Des archives qui, après le tri, ne sont plus susceptibles d'élimination.
• Elles sont conservées indéfiniment, en raison de leur intérêt historique ou comme base documentaire pour la recherche.
• Elles sont assimilées aux archives historiques.
• La conservation des archives publiques est une obligation légale.
• Il existe des archives jugées définitives dès leur création : photographies de famille, titres de propriété, registres de l’état civil, etc.
• Souvent, les archives définitives sont conservées en dehors de leur contexte de création et d’utilisation.

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Processus de gestion des archives définitives

Les archives définitives doivent faire l’objet d’un traitement avant d’être accessibles au public.
Ce traitement est nécessaire pour :
• Assurer que seules les archives possédant les qualités d’archives définitives seront conservées ;
• Décrire adéquatement les archives définitives, leur nature et le contexte de leur production ;
• Déterminer rapidement les mesures nécessaires à leur conservation à long terme ;
• Assurer des modalités d’accès et de diffusion dans le respect des conditions de leur communicabilité ;
• Offrir aux chercheurs éventuels la plus grande accessibilité physique et intellectuelle possible aux fonds conservés.

4

types de supports

• Documents textuels
• Documents iconographiques
• Documents cartographiques
• Dessins d'architecture et dessins techniques
• Images en mouvement
• Enregistrements sonores
• Documents informatiques
• Microformes
• Objets
• Documents philatéliques

5

Document textuel

Document écrit comprenant le document manuscrit, le document dactylographié et le document imprimé par ordinateur. (RDDA)
• lisible à l’œil nu, sans l’aide d’une machine.
• support traditionnel à l’administration et à la communication.
Exemples : tablettes d’argiles, papyrus, manuscrits, documents sur support papier, …

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Documents iconographiques


Document se présentant sous forme d'images, de photographies, d'illustrations, d'imprimés ou tout autre produit réalisé selon de procédés picturaux. (RDDA)
Exemples : aquarelle, photographie, affiche, collage, dessin, gravure, peinture, etc.
Plusieurs types de production dans les documents iconographiques.
Exemples pour les photographies : daguerréotype, ambrotype, ferrotype, calotype, pellicule, etc.

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Critères d'évaluation des photographies

Rareté, unicité et exemplarité.
• Renommée du photographe et qualité esthétique : qualité du regard du photographe, qualité ou originalité des procédés photographiques, état de conservation des photographies.
• Valeur documentaire ou thématique : l’ensemble est porteur d’informations qui lui confèrent une valeur culturelle, historique à différents niveaux.
• Valeur d’ensemble, d’origine (représentativité) : l’ensemble constitue une entité cohérente, représentative d’un collectionneur, d’un auteur, d’un thème.
• Valeur historique et/ou symbolique : l’ensemble est lié à un événement, à un personnage, à une institution, etc., de l’histoire locale ou nationale.

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Documents cartographiques

Document dont l’information décrit, sous forme graphique ou photogrammétrique, une portion de la surface linéaire de la terre ou d’un corps céleste. (RDDA)
Exemples : cartes, tableaux, plans et documents connexes (globes terrestres, atlas, plans topographiques et hydrographiques, cartogrammes et modèles ou maquettes à l’échelle).
 Format généralement de grande dimension.
 Utilisation d’échelles, de signes, de symboles et de couleurs.
 Quiconque s’intéresse aux archives des cartes et plans s’intéresse forcément à la cartographie.

9

Dessins d’architecture et dessins techniques

Dessins d’architecture : délimitations graphiques effectuées pour la conception et la construction (ou documentation de conception et de construction) des sites, structures, détails, appareils d’éclairage, meubles et décorations ainsi que d’autres objets conçus par un architecte ou une société d’architectes. (RDDA)
Dessins techniques : délimitations graphiques effectuées pour la conception ou la construction (ou documentation de conception et de construction) d’ouvrages civils, hydrauliques ou mécaniques ou d’autres travaux d’ingénierie ou de composantes structurelles. (RDDA)

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Images en mouvement
Enregistrements sonores

Images en mouvement :
Document comportant des images accompagnées ou non de sons et enregistrées sur un support quelconque qui, à son visionnement, donne l’illusion de mouvement. (RDDA)
Enregistrements sonores :
Tout support sur lequel ont été enregistrés des sons qui peuvent être reproduits. (RDDA)
Images en mouvement
Enregistrements sonores

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Documents informatiques (numériques)

Documents sous forme électronique : documents codés de façon à pouvoir être manipulés par un ordinateur. (RDDA)
Caractéristiques des documents numériques :
• Supports variés : magnétiques (cassettes, disques durs, etc.), optiques (disque compact, DVD, etc.).
• Obsolescences rapides des technologies permettant la création, le traitement et l’accès aux documents numériques.
• Volatilité de l’information contenue dans les documents numériques : il est facile de détruire ou d’altérer cette information.
• Mobilité et malléabilité des documents numériques.
• Multitude des formats.

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Microformes

Les microformes comprennent les microfilms, les microfiches, les micro-opaques et les cartes à fenêtre. (RDDA)
Ce sont des reproductions photographiques sur film d’un document.
 Les microformes ne sont pas créateurs de documents, mais un moyen de reproduction.
 Elles permettent de faire des copies sans recourir au document original.
 Microforme de sécurité et microforme de substitution.
 Nécessite un classement préalable des documents.

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Objets

Artefact en trois dimensions ou objet naturel. (RDDA)
Exemples :
Les objets fabriqués : meubles, vêtements, outils et pièces d’équipement, œuvres d’art, jouets, objets cérémoniels, etc.
Les objets naturels : objets composés de matériaux inorganiques (pierre, minéraux, etc.) et objets composés de matériaux organiques, comme les matériaux de source animale (os, poils, coquillages, etc.) et de source végétale (écorce, feuilles, fleurs, etc.).
 Doit faire partie d’un fonds d’archives.

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Documents philatéliques

Les documents philatéliques sont :
1) les timbres-poste, les entiers postaux et tous autres documents créés et/ou utilisés pour indiquer le paiement anticipé de services postaux ou la somme due pour services postaux;
2) les timbres ou autres vignettes ressemblant aux documents décrits ci-dessus, mais n'ayant aucune valeur postale;
3) les oblitérations et autres marques créées ou utilisées par un service postal pour confirmer l’utilisation de la poste;
4) les documents portant l'un ou plusieurs des éléments décrits ci-dessus. (RDDA)

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Accroissement des archives définitives

« L’acquisition, ou accroissement, des archives est l’ensemble des mesures, méthodes et procédures employées par un service d’archives dans le but d’accroître le nombre de ses fonds et collections pour en permettre l’exploitation.

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Transfert

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration (unité administrative) à un dépôt de documents semi-actifs (ou un espace numérique semi-actif) ou à un service externe d’entreposage.
L’unité administrative demeure propriétaire des documents.

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Versement

Transfert des archives institutionnelles actives ou semi-actives vers le service d’archives de l’organisation ou, selon le cas, vers une institution nationale d’archives, en vertu du calendrier de conservation de l’organisme versant (certains organismes publics).
Les documents deviennent la propriété du service d’archives de l’organisme ou de l’institution nationale (pour certains organismes publics).

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Modes d’acquisition des fonds privés

La donation : cession au service d’archives par une personne physique ou morale d’un fonds d’archives dont elle est la propriétaire.
Le legs : proche du don, le legs permet au donateur de conserver ses archives jusqu’à sa mort tout en assurant sa conservation par après.
Le dépôt : dépôt dans un service d’archives d’un fonds ou d’une collection de documents pour une période déterminée par voie de contrat.
L’échange : Il s’agit d’échange de fonds d’archives d’un service à un autre, soit pour des raisons d’application du principe de provenance territoriale, soit pour des raisons de rationalisation en termes de politique d’acquisition.
L’achat : L’achat est un mode d’acquisition dont l’archiviste a recours en situation de concurrence, notamment avec le secteur privé.

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Politique d’acquisition

Une politique d’acquisition est une ligne directrice qui traduit en paramètres et en limites de décisions la stratégie de développement des ressources documentaires d’un service d’archives pour en permettre l’exploitation.
Objectifs :
• de comprendre l’acquisition comme un facteur de développement organisationnel;
• de réduire la possibilité d’erreur;
• d’établir l’encadrement des approches aux donateurs;
• de fournir des arguments justifiant le rejet de dons d’archives non souhaités;
• de normaliser les opérations relatives à l’acquisition;
• d’informer le public et le milieu archivistique des domaines de spécialisation identifiés.

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Conditions préalables à l’acquisition

• Acquérir une bonne connaissance du donateur et du contexte de création du fonds d’archives;
• Connaître l’histoire et les techniques relatives aux supports documentaires en cause pour juger des caractéristiques physiques, de leur rareté, etc.;
• Connaître les besoins de la clientèle du service d’archives en matière de consultation des documents pour leur valeur;
• Obtenir une connaissance précise des champs d’acquisition de son service;
• Obtenir une connaissance précise des champs d’acquisition des services d’archives de sa région;
• Être conscient de l’importance de la première rencontre avec le donateur.

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Évaluation des archives définitives

« Acte de juger des valeurs que présentent les documents d’archives (valeur primaire et valeur secondaire) et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces valeurs s’appliquent auxdits documents dans un contexte qui tient compte du lien essentiel existant entre l’organisme (ou la personne) concerné et les documents d’archives qu’il (elle) génère dans le cadre de ses activités. » (Couture 1999, 104)
Fonction transversale :
• Acquisition
• Traitement (classement et description)
• Préservation
• Diffusion
Critères d’évaluation lors de l’acquisition
1. Critères reliés à l’auteur ou au créateur
2. Critères reliés à l’information contenue dans les archives
3. Critères reliés à l’utilisation des archives
4. Critères reliés aux caractéristiques des archives
5. Critères reliés au contexte socio-politique de l’acquisition
6. Critères reliés aux ressources organisationnelles (coûts)

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Description des archives définitives

L’ensemble des opérations permettant de décrire les caractéristiques physiques des documents d’archives et l’information contenue dans ces documents ou, plus précisément, par la description de l’information portant sur la structure, les fonctions et le contenu des documents d’archives.
Objectifs :
• Faciliter l’accessibilité aux documents et à l’information, et ce, de façon rapide et précise, pour les utilisateurs tant internes qu’externes. Pour ce faire, il s’agit de produire des instruments de recherche ;
• Exercer un contrôle administratif sur les fonds d’archives et leurs composantes ;
• Exercer un contrôle intellectuel sur les fonds d’archives, ce qui permet de s’assurer de l’application du principe de respect des fonds, tant pour le volet externe que pour le volet interne (ordre originel des documents).

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Description

est tributaire de la classification
• respecte le fonds d’archives
• procède du général au particulier
• évolue avec le temps
• prend en compte la composition des fonds d’archives

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Instruments de recherche

Un instrument de recherche est un outil énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux utilisateurs.
Il existe plusieurs types d’instruments de recherche. Ce qui les caractérise n’est pas leur forme ni leur support, mais les niveaux de description auxquels ils correspondent.
Exemples :
o État général des fonds pour l’ensemble des fonds d’un service d’archives
o Répertoire numérique détaillé pour la description jusqu’au niveau du fonds d’archives
 Transposition des instruments de recherche en bases de données numériques.
Logiciels pour la description
Archilog d’Infoka
ICA-AtoM

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Préservation des archives définitives

Fonction archivistique par laquelle est planifié l’ensemble des actions et des interventions en matière de conservation, de prévention et de restauration, et ce en vue de protéger le patrimoine documentaire des altérations.
La préservation est un défi constant :
• Définir les priorités
• Faire en sorte que les interventions soient profitables à l’ensemble
• Obtenir des résultats rentables pour l’institution

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Normes de préservation

Conditions adéquates d’entreposage des archives
• Prévention des dommages en cas de fuite d’eau
• Risques dus à la présence de conduites d’eau
• Conditions ambiantes

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Importance du plan de mesures d’urgence

Document de caractère réglementaire contenant les mesures d’intervention à prendre dans le cas d’une urgence ou d’un sinistre (incendie, inondation, etc.) destiné à assurer la sécurité des personnes, et à sauver les documents ayant subi des dégâts et protéger les autres.

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Diffusion des archives définitives

Action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre et de rendre accessibles une ou des informations contenues dans les documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques
Communication
 Valorisation
 Référence
 Promotion

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Exemples d’activités de la fonction diffusion

• Application des lois protégeant les renseignements personnels, les droits d’auteur, l’image des personnes concernées autant que l’application des restrictions exigées par les cédants des archives;
• Référence en salle de consultation;
• Référence « à distance » au moyen du téléphone, de la poste, du courrier électronique;
• Communication des documents en salle de consultation;
• Reproduction et prêt de documents;
• Préparation de conférences relatives aux archives, à leur utilisation ainsi qu’à l’archivistique en général;
• Préparation des guides de sources, des guides du chercheur, des dépliants, des affiches, des sites web, etc.;
• Organisation des ateliers portant sur la méthodologie de recherche;
• Organisation d’expositions de documents d’archives;
• Tenue de visites guidées du service d’archives;
• Assurer une visibilité des archives et du service d’archives sur les réseaux sociaux.