Arquivologia

Question 1

ARQUIVO

Answer 1

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia o processamento técnico a custódia, o processamento técnico a conservação e o acesso a documentos.

Instalações onde funcionam arquivos.

Móvel destinado à guarda de documentos.

Question 2

ARQUIVO ADMINISTRATIVO

Answer 2

Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.

Question 3

ARQUIVO CENTRAL

Answer 3

Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral.

Question 4

ARQUIVO CORRENTE

Answer 4

Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Arquivo responsável pelo arquivo corrente.

Question 5

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Answer 5

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo.

Depósito de arquivos intermediários.

Question 6

ARRANJO

Answer 6

Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Question 7

ATIVIDADE-FIM

Answer 7

Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.

Question 8

ATIVIDADE-MEIO

Answer 8

Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.

Question 9

AVALIAÇÃO

Answer 9

Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos

Question 10

CATÁLOGO

Answer 10

Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos de forma sumária ou analítica.

Question 11

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Answer 11

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

Question 12

CLASSIFICAÇÃO

Answer 12

Organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.

Análise e identificação do conteúdo de documentos seleção da categoria de assunto sob documentos, a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.

Atribuição a documentos ou às informações neles contidas, de graus de sigilo conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

Question 13

CÓDIGO DE REFERÊNCIA

Answer 13

Código elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística –ISAD(G), destinado a identificar qualquer unidade de descrição.

Question 14

DESCLASSIFICAÇÃO

Answer 14

Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.

Question 15

DESTINAÇÃO

Answer 15

Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

Question 16

DOCUMENTAÇÃO

Answer 16

Conjunto de documentos.

Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.

Question 17

DOCUMENTO ESPECIAL

Answer 17

Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação e cujo acesso depende, na maioria das vezes, intermediação tecnológica.

Question 17

DOCUMENTO

Answer 17

Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte ou formato.

Question 18

DOCUMENTO PESSOAL

Answer 18

Documento cujo teor é de caráter estritamente particular.

Documento que serve à identificação de uma pessoa.

Question 19

DOCUMENTO PÚBLICO

Answer 19

Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público.

Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder público.

Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.

Question 20

DOSSIÊ

Answer 20

Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Question 21

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO

Answer 21

Ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a eliminação.

Question 22

ELIMINAÇÃO

Answer 22

Destruição de documentos que, na avaliação foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.

Question 23

EMPRÉSTIMO

Answer 23

Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de referência, consulta reprodução pesquisa ou exposição.

Question 24

FUNDO

Answer 24

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.

Question 25

GÊNERO DOCUMENTAL

Answer 25

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos sonoros, documentos micrográficos. Há ainda gêneros de documentos iconográficos, documentos musicais, documentos textuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos

Question 26

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Answer 26

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

Question 27

INDEXAÇÃO

Answer 27

Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores propiciando a recuperação da informação.

Question 28

INVENTÁRIO

Answer 28

Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

Question 29

ITEM DOCUMENTAL

Answer 29

Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos. Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada peça.

Question 30

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO

Answer 30

Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação.

Question 31

LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO

Answer 31

Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.

Question 32

MICROFILMAGEM

Answer 32

Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

Question 33

ORGANICIDADE

Answer 33

Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

Question 34

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Answer 34

Esquema de distribuição de documentos em classes de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

Question 35

PRAZO DE ELIMINAÇÃO

Answer 35

Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.

Question 36

PRAZO DE GUARDA

Answer 36

Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.

Question 37

PRESERVAÇÃO

Answer 37

Prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

Question 38

PROCESSAMENTO TÉCNICO

Answer 38

Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação classificação, arranjo, descrição e conservação de arquivos. Também chamado processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou tratamento técnico.

Question 39

PROTOCOLO

Answer 39

Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Question 40

QUADRO DE ARRANJO

Answer 40

Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes.

Question 41

RECOLHIMENTO

Answer 41

Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes com competência formalmente estabelecida. Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Question 42

REPROGRAFIA

Answer 42

Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à impressão tais como fotocópia processo eletrostático termografia e microfilmagem.

Question 43

RESTAURAÇÃO

Answer 43

Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados ou danificados.

Question 44

RESTRIÇÃO DE ACESSO

Answer 44

Limitação do acesso em virtude do estado de conservação do estágio de organização ou da natureza do conteúdo.

Question 45

SEÇÃO

Answer 45

Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competências específicas. Também chamada subfundo.

Question 46

SÉRIE

Answer 46

Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.

Question 47

SISTEMA DE ARQUIVOS

Answer 47

Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.

Question 48

SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Answer 48

Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação uso, avaliação arquivamento e destinação de documentos.

Question 49

TABELA DE TEMPORARIEDADE

Answer 49

Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Question 50

Legislação Aplicável:  Lei Federal 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados  Decreto Federal 4.073/2002, Lei de Arquivos

Question 51

Documento: suporte + informação

Question 52

 → ACERVO: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. Pode-se dizer que é o conjunto de todos os documentos genéricos de um arquivo.  → INFORMAÇÃO: Mensagem contida em um documento/suporte.  → SUPORTE: Material no qual são registradas as informações, exemplos: papel,CD, DVD, pen-drive.

Question 53

 → BIBLIOTECA: Conjunto de materiais, em sua maioria impressos. Materiais dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Desempenham uma função histórica para determinada instituição.  → MUSEU: Documentos de interesse primordialmente público. Objetos tridimensionais.

Question 54

Arquivo e fundo são palavras equivalentes Diferença de biblioteca e arquivo Aquisição do aquivo é um processo orgânico

Answer 54

BIBLIOTECA Os documentos das bibliotecas têm objetivos CULTURAIS, HISTÓRICOS e INFORMATIVOS. ARQUIVO Os documentos de arquivos têm objetivos FUNCIONAIS e ADMINISTRATIVOS.

Question 55

BIBLIOTECA Quanto a Aquisição: BIBLIOTECA Documentos, em sua maioria impressos. Documentos, em sua maioria, textuais. → Os documentos das bibliotecas são adquiridos por meio de doação, permuta ou compra. → A biblioteca tem a característica da “Coleção”. → A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. (Marilena Leite Paes, Pag 18. Teoria e

Question 56

Arquivo Documentos, em sua maioria, textuais. → Os documentos de arquivos são produzidos naturalmente por meio de suas atividades e funções. → Os documentos de arquivos são produzidos em um único exemplar ou em um número LIMITADO DE CÓPIAS. → Há um significado orgânico entre os arquivos. IMPORTANTE: OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO NÃO SÃO, PRESTE ATENÇÃO, NÃO SÃO OBJETOS DE COLEÇÃO. Portanto, se vier na sua prova misturando COLEÇÃO E ARQUIVO estará errado.

Question 57

IMPORTANTE: OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO NÃO SÃO, PRESTE ATENÇÃO, NÃO SÃO OBJETOS DE COLEÇÃO. Portanto, se vier na sua prova misturando COLEÇÃO E ARQUIVO estará errado.

Question 58

IMPORTANTE: Leve para a prova que Arquivo e Fundo são equivalentes para o estudo da arquivologia. Porém, um tem um aspecto mais relacionado ao Valor Primário (Arquivo) e outro ao Valor Secundário (Fundo).

Question 59

O arquivo, além de significar o que foi estudado até agora, pode também ter alguns outros significados dependendo do contexto: 1. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, processamento técnico, a conservação e acesso a documentos. 2. Instalações onde funcionam arquivos. 3. Móvel destinado à guarda de documentos.

Question 60

Proveniência

Answer 60

→ O arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não pode ser misturado ao de outras entidades coletivas, pessoas ou famílias. → De acordo com esse princípio, um dos mais importantes do estudo da Arquivologia, o arquivo deve respeitar os seus FUNDOS, por isso, também conhecido, por meio da expressão francesa, como Respect des Fonds (princípio do respeito aos fundos). Não se esqueça: Fundo se equivale à Arquivo.

Question 61

Organicidade → Trata-se do princípio que diz que os arquivos refletem a ESTRUTURA, FUNÇÕES E ATIVIDADES da entidade produtora em suas relações internas e externas. → Para ficar mais claro, associe a instituição a um ORGANISMO VIVO ou UM CORPO HUMANO, como se todas as suas partes estivessem ligadas formando um todo. Assim acontece com os documentos de arquivos das organizações: todos eles estão interligados entre si. → Pode-se dizer, portanto, que há um Vínculo Arquivístico formando um inter-relacionamento entre os documentos. → Um documento destacado do seu “organismo” significa muito menos do que quando contextualizado no conjunto em que foi criado. → Pode-se dizer que se trata da propriedade da informação.

Question 62

Indivisibilidade ou Integridade → Primeiramente, saiba que esse princípio é derivativo do princípio de Respeito aos Fundos/Proveniência. → Esse princípio traz a ideia de que os arquivos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alteração indevida ou destruição. → Conceito de Integridade: estado ou característica daquilo que está inteiro, que não sofreu qualquer diminuição; plenitude, inteireza.

Question 63

Unicidade → Unicidade traz a ideia de que os arquivos possuem caráter ÚNICO no contexto em que estão inseridos. → O caráter único não significa que não podem existir cópias, mas que cada cópia é única no contexto em que está inserida.

Question 64

Cumulatividade ou Naturalidade → Os arquivos não são comprados, vendidos ou alienados, por outro lado, pode-se dizer que há uma sedimentação progressiva, natural (Não intencional) e orgânica. → Compra, venda e alienação acontecem nas Bibliotecas e Museus.

Question 65

Reversibilidade → Os procedimentos arquivísticos, quando conveniente e necessário, podem ser revertidos. → Esse princípio é aplicado na restauração de documentos.

Question 66

Princípio da Ordem Original → A organização constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso natural com que os documentos foram criados. Desse modo, por exemplo, quando o conjunto de documentos for encaminhado para a guarda por terceiro, deve ser respeitada a ordem dada pela entidade que o produziu. → Também chamado de Ordem Primitiva. → Garante a Organicidade. → O Princípio da Ordem Original é derivativo do Princípio da Proveniência.

Question 67

Pertinência → Em primeiro lugar, quero dizer para ser cauteloso com esse princípio na hora de seu estudo, pois ele não mais é utilizado na arquivologia, mas isso não significa que a banca organizadora do concurso não quer que você saiba o conceito. → Esse principio preconiza que os documentos de arquivos sejam separados pelo ASSUNTO e não pela origem da entidade que o produziu (Contrário da Proveniência). → NÃO CONFUNDA: Pertinência não se confunde com Proveniência. São palavras parecidas, mas conceitos diferentes.

Question 68

Territorialidade → Por este princípio, os arquivos são conservados no território onde foram produzidos, pode-se usar como exemplo até mesmo um país, uma cidade ou um estado. Com exceção dos documentos elaborados por representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

Question 69

Valor Primário: documentos com valor administrativo, fiscal e jurídico. Documentos com maior tramitação. Documentos que precisam estar perto do acumulador. Documentos para o dia-a-dia da organização. Valor Secundário: documentos já não tão necessários ao dia-a-dia da instituição. Documentos com valor histórico e cultural. Valor Secundário não possuí o atributo de valor administrativo e funcional.

Question 70

→ Idade Intermediária → Segunda Idade Documental → Limbo → Semiativos → Purgatório → Pré-Arquivos

Question 71

→ IMPORTANTE: Primeira e segunda idade os arquivos têm valor PRIMÁRIO, terceira idade documental eles adquirem o VALOR SECUNDÁRIO. → Os documentos de Idade Permanente são abertos ao Público em geral, enquanto que, por outro lado, Correntes e Intermediários são restritos somente aos responsáveis, em regra. → A forma de classificação dos Arquivos Permanentes é dada pelo Quadro de Arranjo. → Essa fase também pode ser encontrada na sua prova como fase da custódia, inativo/passivo, estático, definitivo, final, 3a fase, 3a ciclo. → Os documentos, aqui, são INALIENÁVEIS e IMPRESCRITÍVEIS.

Question 72

Centralização:  A centralização é utilizada para Arquivos Intermediários e Arquivos Permanentes.  Como principais vantagens relacionadas à centralização dos arquivos, temos: a economia de espaço, a padronização de tratamento e a economia de dinheiro.  A centralização não é obrigatória para nenhuma organização, ou seja, será feita somente se for conveniente e apropriado. Descentralização:  Utilizada em documentos da fase Corrente.  Baseia-se no fato de que os documentos ficariam próximos ao acumulador.

Question 73

Termo para designar operações da mesma natureza Arquivos Correntes se utiliza a expressão “Classificação”. Por outro lado, no arquivo permanente se utiliza “Arranjo”.

Question 74

Arquivos Correntes → Importante levar para a prova quais atividades principais nós temos na fase corrente:  Protocolo  Expedição  Arquivamento  Empréstimo e Consulta  Destinação

Question 75

Arquivos intermediários

Answer 75

O mais importante, até agora, é lembrar que, na segunda idade documental, nós ainda temos o Valor Primário.

Question 76

 Prazo Prescricional: leva em conta o ordenamento jurídico em vigor, trata-se de um prazo vinculado para a organização respeita-lo.  Prazo de Precaução: discricionariedade da instituição, pois vai ser conforme a política e as necessidades da organização.

Question 77

São exemplos de arquivos de terceira idade documental: planta baixa do prédio do órgão, documentos que originaram a constituição da organização, documentos, enfim, importantes para entender a história de uma empresa, sua criação, seus conceitos, sua missão e objetivos.

Question 78

→ IMPORTANTE: A organização do arquivo permanente é dada pelo QUADRO DE ARRANJO, respeitando-se o princípio da Proveniência. Enquanto que, por outro lado, a organização dos arquivos Correntes e intermediários é dada pela Classificação de Documentos, também se respeitando o princípio da Proveniência. O Quadro de Arranjo pode ser divido em dois: 1. Atividade intelectual: refere-se à concepção lógica do fundo documental, no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. 2. Atividade física: simplesmente como acondicionar e armazenar os documentos contidos nessa fase, levando em conta as atividades de preservação.

Question 79

RECOLHIMENTO IDADE CORRENTE OU INTERMEDIÁRIA para a PERMANENTE

Question 80

TRANSFERÊNCIA IDADE CORRENTE para INTERMEDIÁRIA

Question 81

Gestão de Documentos

Answer 81

“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.”

Question 82

→ A Gestão de Documentos possui fases, são elas: P.U.T.A.A 1. Produção 2. Uso 3. Tramitação 4. Avaliação e Destinação (Tabela de temporalidade) 5. Arquivamento

Question 83

I. Produção Na fase de produção você precisa se lembrar do princípio da organicidade, que diz que os arquivos representam a estrutura e as funções da organização, sendo, assim, partes para a formação de um todo. Portanto, os arquivos não são comprados nem alienados, mas produzidos naturalmente em decorrer de seu ofício. Precisa se atentar, ainda, para o fato de que aqui não se pode criar arquivos desnecessários, a fim de que não ocupe todos os espaços da instituição com o que não se deve. Evita-se, assim, a duplicação sem necessidade. A elaboração de padrões de documentos é uma atividade compreendida na função criação.

Question 84

II. Uso ou Utilização É aqui que se encontra o Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação). Expedição, Distribuição e Tramitação dos documentos. Arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta).

Question 85

III. Avaliação e Destinação Na avaliação se encontra a Tabela de Temporalidade Aqui se faz a destinação do arquivo, seja ela a guarda permanente (recolhimento), seja a eliminação de arquivo que já não tem mais Valor Primário nem tampouco Secundário, elimina-se, dessa forma, arquivo que já perdeu seu valor de prova e de informação para a instituição. Desse modo, saiba que a destinação é feita com base na avaliação.

Question 86

Tabela de Temporariedade

Answer 86

Corrente : Intermediária : Permanente:

Question 87

Ordenação: Reunião de documentos de mesmo assunto. Trata-se de uma Operação INTELECTUAL, tal qual a Classificação. Disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação. Arquivamento: Guarda do documento no local que lhe foi previamente definido. Trata-se de uma Operação FÍSICA. Ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.

Question 88

Você pode, ainda, encontrar, na sua prova, o ciclo completo: 1. Inspeção: Verificação se realmente deve ser arquivado. 2. Estudo: Estudar a documentação e conhece-la. 3. Classificação: Determinação de entrada e referência cruzada. 4. Codificação: Aposição de símbolos referentes aos métodos de arquivamento. 5. Ordenação: Agrupamento de acordo com a classificação. 6. Guarda: Arquivamento.