Organização, Sistemas e Métodos Flashcards
OSM
Conceitos
Organização: associação ou instituição com objetivos definidos.
Sistema: disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada.
Método: procedimento, técnica ou meio para se atingir um objetivo
OSM
Conceitos
Para Tadeu Cruz (2002), OSM é o estudo das organizações por
meio da análise de cada uma das atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.
Segundo Maximiano (2008), o termo ORGANIZAÇÃO é um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo.
Para Rocha (1998), define OSM como sendo a função mista de Organização e Planejamento, desenvolvendo-se na construção da estrutura de recursos e de operações de uma instituição, na determinação dos planos, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas e métodos.
Quais são os objetivos da OSM ?
A OSM é mais planejada na estratégia. Procura utilizar os melhores métodos para alcançar os objetivos da organização. Tem como finalidade auxiliar na elaboração e/ou melhoria dos procedimentos. Usa como ferramentas no processo de melhoria das empresas: organogramas, formulários e fluxogramas
Organograma
É a Representação da estrutura funcional da organização.
O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição
dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles.
Fluxograma
Um fluxograma, ou flowchart, é um diagrama que tem como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e operações (diagramação lógica,
ou de fluxo)
Quais são os elementos do fluxograma ?
Círculo alongado para indicar o início e o fim do fluxo;
A seta é usada para indicar o sentido do fluxo;
No retângulo são inseridas as ações;
O losango representa questões / alternativas;
Quais são os modelos de organização ?
Mecanicista: imitam funcionamento das máquinas. É a ideal para ambientes estáveis com centralização, estrutura aguda, rigidez e tarefas rotineiras.
Orgânico: imitam o comportamento dinâmico dos organismos vivos. É adequado a ambientes mais flexíveis com descentralização, pouca formalização, estrutura achatada e tarefas complexas.
Quais são as característica do Modelo Mecanicista ?
- Enfatiza critérios de desempenho;
- Regras bem definida;
- Compartimentalização;
- Tarefas especializadas;
- Departamentalização;
- Liderança autocrática;
- Hierarquia;
- Gestão de pessoas formalizadas;
- Relações formais
Quais são as características do Modelo Orgânico ?
- Enfatizam critérios como eficiência, adaptabilidade, sensibilidade para
mudanças;
*Ampla participação; - Competência;
*Gestão de pessoas informais; - Departamentalização heterogenia;
*Hierarquia é imprecisa.
Organização Informal
Características
É o resultado da interação social entre seus membros com o objetivo de atender a suas necessidades. Estas são encontradas em todos os níveis da sociedade.
Organização Informal
Vantagens
- Rapidez no processo;
*Redução de comunicação entre chefe e empregado;
*Motiva e integra os grupos de trabalho.
Organização Informal
Desvantagens
- Desconhecimento de chefia;
- Dificuldade de controle;
- Atrito entre pessoas
Organização formal
características
A organização formal requer autoridade das pessoas que exercem o controle e
estabelecem a forma de sua utilização, bem como a divisão do trabalho e as
relações formais entre os seus membros.
Organização linear ou militar
É o mais antigo. A disciplina está em primeiro lugar, pois a autoridade vai à
linha reta (vertical), desde o superior até o inferior, incluindo todos os homens, sem qualquer exceção.
Duas vantagens podem ser apresentadas a favor da organização linear ou
militar: a unidade de comando (o executor recebe ordens de um único encarregado ou chefe) e a simplicidade de estruturação (é fácil fazer o esquema da forma pela qual a empresa está organizada).
Melhoria Contínua
O processo de melhoria contínua está associado ao compromisso diário de
otimizar o produto, o ambiente de trabalho e o negócio.
Just in Time
O conceito do JIT é bastante simples: produzir e entregar os produtos mesmo
a tempo (just in time) de serem vendidos. Peças mesmo a tempo de serem
montadas e materiais mesmo a tempo de serem transformados em peças.
Just in Time (JIT) utiliza uma quantidade mínima dos recursos totais - pessoal,
materiais, dinheiro, máquinas, etc. – para produzir um produto e entregá-lo
pontualmente. Este é um dos “pilares” do Sistema Toyota de Produção.
Kaizen
Mas, o que é Kaizen?
É uma palavra de origem japonesa que significa literalmente: mude para
tornar-se melhor.
KAI = MUDE
ZEN = BOM
Todo processo de melhoria deve ser acompanhado de ações corretivas e preventivas.
Estrutura Organizacional Aguda ou Vertical
Apresenta pequena amplitude de controle e vários níveis hierárquicos constituída por pequeno número de subordinados por gestor e elevado número de administradores.
Estrutura Horizontal ou Achatada
Possui grande amplitude de controle e poucos níveis hierárquicos. Caracterizada por elevado número de subordinados por gestor e reduzido número de administradores.
BSC (Balanced Scorecard )
Divide-se em : Financeiro, Processos Internos do Negócio, Aprendizado e Crescimento, Cliente
O Balanced Scorecard é mais que uma mensuração de desempenho. Ela se constitui em valiosa ferramenta estratégica de gestão; permite que a organização avalie; obtenha feedback do cumprimento das ações; sincroniza tanto o negócio quanto o serviço e todos os colaboradores em prol dos objetivos organizacionais;
Formulário
Um documento que permite a formalização do fluxo de informações
dentro de uma organização, baseada em dados.
Vantagem da departamentalização funcional
A departamentalização funcional permite a redução de custos operacionais, pois elimina a duplicação de recursos e de órgãos em uma organização.
A Estrutura Funcional possui vários chefes para cada funcionário (subordinação múltipla), já que cada chefe é especializado na sua área, apenas isso já facilita a descentralização. O que é uma característica dessa estrutura é maior esforço entre departamentos, pra melhorar sua coordenação
A departamentalização, a descentralização e a desconcentração são formas de organizar as atividades de uma organização, sendo que a departamentalização se refere à estrutura interna, a descentralização se refere à distribuição de poder e a desconcentração se refere à distribuição de recursos.
Departamentalização
A departamentalização refere-se à divisão de uma organização em diferentes departamentos ou unidades funcionais, com base em critérios como funções, produtos, clientes, geografia ou processos.
Cada departamento é autônomo em relação às suas operações e responsabilidades, com seus próprios gerentes e funcionários.
A coordenação entre os departamentos é geralmente realizada pela alta administração, que supervisiona e integra as atividades de cada departamento para alcançar os objetivos gerais da organização.
Descentralização
A descentralização é a distribuição do poder de tomada de decisão e autoridade para níveis mais baixos da hierarquia organizacional, como gerentes de nível médio e departamentais.
Nesse modelo, as decisões são tomadas mais próximas das operações diárias, permitindo uma resposta mais rápida a problemas e oportunidades.
A descentralização pode ocorrer de forma parcial ou total, dependendo da organização e de sua estrutura de gestão
Desconcentração
A desconcentração refere-se à criação de unidades ou órgãos subordinados a um órgão central da organização, mas essas unidades têm autonomia limitada para tomar decisões em suas áreas de atuação.
Essas unidades subordinadas operam sob a supervisão e direção do órgão central, que mantém o controle sobre as decisões mais importantes.
A desconcentração é comum em organizações governamentais e é frequentemente usada para garantir que a administração central possa atingir seus objetivos em diferentes regiões geográficas.
