BPM Flashcards
1
Q
Wat is BPM?
A
BPM richt zich op het afstemmen van klantbehoeften op beschikbare middelen om producten of diensten te leveren.
Het omvat sturing op: effectiviteit;
efficiëntie;
innovatie;
flexibiliteit;
integratie met technologie binnen een organisatie.
2
Q
Waarom BPM?
A
BPM is een *continu verbeteringsproces * gericht op het optimaliseren van resultaten.
Het gestructureerde karakter ervan maakt het *effectiever *dan ad hoc benaderingen, doordat het verlies van verbeteringen door personeelsverloop of vergetelheid voorkomt.
3
Q
Wat is BPM in volgorde?
A
Benadering/visie;
Continious improvement;
Cultuur;
Architectuur;
Organisatie;
Besturing;
Beheersing;
Doel.
4
Q
Wat is een proces?
A
Een proces is een reeks gebeurtenissen die een input transformeert naar een output, vaak volgens een vast stramien of gestuurd schema.
Meetbaar;
Resultaten;
Klant-gerelateerd;
Volgt een gebeurtenis op.
5
Q
Hoe is procesmatige aanpak opgebouwd?
A
Doel van het proces;
Meten en bewaken;
Input;
Proces (activiteiten, subprocessen);
Output.
6
Q
Proces definitie BPM boek
A
Activiteiten in samenhang;
Beoogd resultaat;
Toegevoegde waarde;
Samenhangend geheel;
Herhaalbaar.
7
Q
Welke verschillende niveaus van processen zijn er (4)
A
Mega;
Major;
Sub;
Sub-sub.
8
Q
Wat is het mega process level?
A
Hoogste niveau in organisatie;
Bedrijfsprocesmodel;
Bevat een paar waardeketens en een paar ondersteunende processen.
9
Q
Hoe is standaard mega process level opgebouwd?
A
Executive;
Support;
Gaining new business;
Prod & services design;
Operations;
After sales support.
10
Q
Wat is het major process level?
A
Een van de bedrijfsprocessen vanuit het bedrijfsprocesmodel. verzameling van werkprocessen die met elkaar samenhangen.
11
Q
Wat is het sub-process level?
A
Een van de werkprocessen verder uitgewerkt in een processtap. Aantal handelingen dat samen leidt tot een gedefinieerd tussenresultaat.
12
Q
Wat is een activity level?
A
Een set van taken die binnen de processtap moet worden uitgevoerd;
Een activiteit wordt door 1 rol (persoon) uitgevoerd binnen 1 tijdseenheid.
13
Q
Welke proces niveaus zie je binnen een organisatie?
A
Keten (ketenmodel);
Organisatie (bedrijfsprocessenmodel);
Organisatie onderdeel (werkprocesbeschrijving);
Uitvoering (procedures).
14
Q
Omschrijf proces decompositie
A
Ketenmodel;
Bedrijfsprocesmodel/value chain/waardeketen;
Bedrijfsproces;
Werkproces;
Processtap;
Procedure;
Activiteit/handeling;
Werkinstructie.
15
Q
Benoem de stappen om te komen tot een bedrijfsprocesmodel (6)
A
- Benoem klanten en stakeholders;
- Benoem toegevoegde waarde per klantgroep;
- Ordenen klanten, TW, producten tot waardestroom;
- Kritische succesfactoren (KSF);
- Bedrijfsprocessen
- Maak plaatje.
16
Q
Wat zijn de 5 belangrijkste elementen van proces referentie modellen?
A
- Best practices (verzameling van beste methoden en procedures binnen een industrie);
- Benchmarking (het proces van vergelijken met industriestandaarden om prestaties te meten en te verbeteren);
- Standaardisatie: het vaststellen van een uniforme procedures en processen binnen een organisatie;
- Efficiëntieverbetering (vaststellen van uniforme procedures en processen binnen een organisatie);
- Innovatie (Heroverwegen en verbeteren van bestaande processen om nieuwe mogelijkheden te creëren).
17
Q
Wat is het doel van proces referentie model?
A
Het doel is om bedrijfsprocessen te standaardiseren, te optimaliseren en te verbeteren door best practices en benchmarks te volgen.
18
Q
Moet elk bedrijf een referentie model gebruiken?
A
Het is niet verplicht maar door het wel te doen kun je profiteren van de gestructureerde aanpak die PRM bieden.
19
Q
Kun je meerdere proces referentie modellen in een bedrijf toepassen?
A
Ja, bedrijfven kunnen meerdere PRM’s toepassen, afhankelijk van hun specifieke behoeften en operationele gebieden.
20
Q
Hoe implementeer je een Proces Referentie Model?
A
Begin met een grondige analyse van huidige processen;
Allign de processen met de aanbevolen stappen van het gekozen model.
21
Q
Wat zijn de uitdagingen bij het implementeren van een Proces Referentie Model?
A
Weerstand tegen verandering;
Complexiteit van het aanpassen van bestaande processen;
Waarborgen van continue verbetering.
22
Q
Welke Proces Referentie Modellen zijn er allemaal?
A
Supply Chain Operations Reference (SCOR)
ITIL;
BiSL;
AsL;
Business Process Framework (eTOM).
23
Q
Wat zijn de 5 belangrijkste elementen van een bedrijfsproces?
A
Doelstellingen: elk proces dient een duidelijk doel of resultaat na te streven;
Activiteiten: de specifieke taken en handelingen die uitgevoerd moeten worden om het doel te bereiken;
Resources: de middelen, zoals personeel, technologie, financieel, die nodig zijn om de activiteiten uit te voeren.
Regels en procedures: richtlijnen en standaarden die bepalen hoe activiteiten moeten worden uitgevoerd;
Feedback en verbetering: proces van monitoren van prestaties en het doorvoeren van verbetering.
24
Q
Wat is het verschil tussen een bedrijfsproces en een workflow?
A
Bedrijfsproces is een breed overzicht van stappen die nodig zijn om een doel te bereiken, terwijl een workflow specifieke taken en de volgorde ervan beschrijft binnen een proces.
25
Waarom is het optimaliseren van een bedrijfsprocessen belangrijk?
Door bedrijfsprocessen te optimaliseren kunnen organisaties efficiënter werken, kosten verlagen en de klanttevredenheid en kwaliteit van de dienstverlening verbeteren.
26
Wat is BPM?
Systematische aanpak om bedrijfsprocessen te analyseren, ontwerpen, implementeren, monitoren en optimaliseren.
27
Wat zijn primaire, ondersteunende en besturende processen?
primaire processen zijn direct gerelateerd aan kernactiviteiten.
ondersteunende processen helpen deze mogelijk te maken.
besturende processen zijn gericht op het managen en verbeteren van de organisatie.
28
Wat zijn valkuilen bij het opstellen van een bedrijfsprocesmodel?
1. Samenwerking disciplines: Werk samen bij het opstellen van het bedrijfsprocesmodel om alle belangrijke aspecten te omvatten.
2. Functies versus processen: Maak onderscheid tussen functies en processen. Focus op toegevoegde waarde in plaats van specialisme.
3. Specifiek model: Zorg dat het model de strategische keuzes van de organisatie weerspiegelt en niet te algemeen is.
29
Wat is het besturingsparadigma van de Leeuw?
Framework voor organisaties die willen sturen op waardecreatie, autonomie en continue verbetering.
Principes van de Leeuw kunnen leiden tot een meer flexibele, innovatieve en klantgerichte organisatie.
30
Wat zijn voordelen van het paradigma van de Leeuw?
Vehoogde flexibiliteit;
Verbeterde motivatie en betrokkenheid van medewerkers;
Verhoogde innovatiekracht;
Betere klanttevredenheid.
31
Wat zijn kritieke punten van het paradigma van de Leeuw?
Kan botsen met hiërarchische structuren en traditionele managementprocessen;
Overstap naar autonome teams kan weerstand meebrengen van medewerkers die gewend zijn aan top-down besturing;
Afhankelijk van leiderschapskwaliteiten van managers en teamcoaches.
32
Wat zijn principes van besturingsparadigma van de Leeuw?
1. Decentralisatie van besluitvorming;
2. Vertrouwen en verantwoordelijkheid;
3. Klantgerichtheid;
4. Transparantie.
33
Welke stappen zorgen voor een systematische benadering voor het ontwikkelen en verbeteren van procesarchitectuur?
1. Vaststellen uitgangspunten voor procesmanagement;
(Formuleren van uitgangspunten gebaseerd op managementvisie).
2. Standaarden voor en eisen aan procesmodellering;
(definieren van standaarden, methodieken en uitgangspunten die gebruikt worden voor de modellering op verschillende niveaus).
3. Uitgangspunten voor het onderwerp van processen (ontwerp principes);
(geven richting en zijn leidend bij het uitwerken van werkprocessen).
4. Beschrijving van bedrijfs- en werkprocessen;
(Gedetailleerde beschrijving en visuele weergave van bedrijfs- en werkprocessen).
5. Inrichtingsprincipes.
(richtlijnen worden gebruikt bij verder inrichten van processen)
34
Hoe kun je zowel je efficiëntie als effectiviteit bevorderen?
1. Stel heldere doelen;
2. Annalyseer processen;
3. Prioriteer taken;
4. Automatiseer waar mogelijk;
5. Meet en evalueer.
35
Wat is het verschil tussen efficiency en effectiviteit?
Efficiency richt zich op het doen van dingen op de juiste manier. Het gaat vooral om de optimalisatie van processen
Kenmerken: snelheid, laag resoursceverbruik, gestroomlijnde processen
En
Effectiviteit richt zich op het doen van de juiste dingen en het halen van gestelde doelen.
Kenmerken: doelgerichtheid, resultaatgerichtheid, stategische alignement;
36
Wat zijn kenmerken van een procesgerichte organisatie?
1. Klantfocus (organisatie van werk is gebaseerd op toegevoegde waarde voor de klant);
2. Beheersing van wendbaarheid
(samenhangende bedrijfsinrichting maakt efficiëntie en effectieve levering aan klanten mogelijk en verhoogt de organisatorische flexibiliteit);
3. Focus op klantresultaten (resultaatsturing met nadruk op procespeformance en klantbeleving)
4. creativiteit en professionaliteit (ruimte voor individuele ontplooiing en professionele inbreng binnen goed beheerste processen);
5. Van dirigeren naar faciliteren
(rol van leidinggevenden verschuift naar het faciliteren en coachen van medewerkers)
6. Voortdurende verbetering
(stimuleren van innovatie en verbetering op individueel, team en organisatie niveau);
7. Veranderen van buiten naar binnen
(verandering wordt gedreven door externe klantgerichtheid en groepsleren)
37
Wat zijn de managementniveaus in procesmanagement?
Strategisch niveau;
Positioneren van organisatie, bepalen van primaire bedrijfsprocessen.
Tactisch niveau
Focus op optimaal ontwerpen en inrichten van processen, inzicht krijgen in prestaties van processen en waar nodig optimaliseren.
Operationeel niveau
Input wordt omgezet in resultaten voor klanten of ketenpartners waarbij continue wordt bijgestuurd om processen te verbeteren.
38
Wat is het belang van processen?
Het zorgt voor klantoriëntatie efficiënter werken, wendbaarheid van de organisatie en het creert bewustzijn bij medewerkers over de waarde van hun activiteiten en bevordert samenwerking.
39
Welke 5 stappen heb je nodig om een traditioneel organisatieontwerp te schetsen?
1. Kies van te hanteren ordeningsprincipes;
2. Vormgeven globale structuur;
3. Bepaal aantal hiërarchische niveaus en span of control;
4. Verdere onderverdeling in organisatie-eenheden (afdelingen)
5. Bepalen functies.
Deze aanpak structureert een organisatie op traditionele wijze, waarbij de focus ligt op de verdeling van werk, het bepalen van hiërarchie en het inrichten van organisatie eenheden.
40
Wat zijn vijf stappen voor het ontwikkelen en verbeteren van de procesarchitectuur in organisaties?
1. Vaststellen uitgangspunten voor procesmanagement;
2. Standaarden voor eisen en procesmodellering;
3. Uitgangspunten voor het ontwerp van processen (ontwerp principes)
4. Beschrijving van bedrijfs- en werkprocessen;
5. Inrichtingsprincipes
41
Benoem de drie belangrijkste aspecten van een keten model
1.Focus op samenwerking;
2.Gedeelde verantwoordelijkheid;
3.Focus op klantwaarde (toegevoegde waarde)
42
Wat zijn de voordelen van een ketenmodel?
1. Verbeterde efficiëntie;
2. Verhoogde klanttevredenheid;
3. Kostenbesparend;
4. Innovatie;
5. Verbeterde risico management.
43
Wanneer is een ketenmodel het overwegen waard?
1. Meerder organisaties zijn betrokken bij het leveren van een product of service;
2. Hoge mate van afhankelijkheid tussen verschillende procesactiviteiten;
3. sterke focus op klantwaarde van belang.
44
Noem voorbeelden van ketenmodel applicaties
1. Supply chain management
samenwerking tussen fabrikanten, leveranciers en retailers.
2. Gezondheidszorg
Samenwerking tussen doktoren, verplegers, therapeuten en andere hulpverleners.
3. Publieke diensten
Verschillende samenwerking tussen overheidsinstanties om effectieve en efficiënte overheidsdiensten te leveren.
45
Hoe wordt een BPMS gedefinieerd?
Een BPMS is software die bedrijfsprocessen modelleert, uitvoert, monitort en regels faciliteert, door integratie van bestaande en nieuwe informatiesystemen via services.
46
Wat zijn de 5 belangrijkste elementen van business strategie?
1. Missie en visie;
2. Unieke waardepropositie;
3. Doelstellingen;
4. Marktanalyse;
5. Flexibiliteit.
47
Wat maakt een business strategie succesvol?
Een die duidelijke doelen heeft;
Zich onderscheid van concurrentie;
Flexibel is om zich aan te passen aan de markt.
48
Hoe vaak moet een business strategie geëvalueerd worden?
Minstens 1x per jaar of vaker als marktomstandigheden drastisch veranderen.
49
Wat is het verschil tussen business strategie en een marketingstrategie?
Business strategie omvat gehele bedrijfsplan
Marketingstrategie richt zich op specifiek bereiken en aantrekken van klanten
50
Kun je een business strategie zonder marktanalyse opstellen?
Theoretisch mogelijk wordt echter wel sterk afgeraden omdat een grondige kennis van de markt cruciaal is voor het succes van je strategie.
51
Is innovatie belangrijk in een business strategie?
Innovatie speelt een sleutelrol in het onderscheiden van je bedrijf en het bieden van een unieke waardepropositie
52
Wat is de essentiele driehoek voor het succesvol verbeteren en optimaliseren van bedrijfsprocessen?
People;
Process;
Technology.
Dit helpt organisaties focussen op de integratie van drie cruciale elementen om hun doelstelling efficiënter te bereiken.
53
Benoem de randvoorwaarden van People, Proces, Technology.
People
succes hangt af van vaardigheden, kennis, motivatie en samenwerking. Training en leiderschap zijn sleutelaspecten om mensen te laten bijdragen aan het proces.
Process
Duidelijk gedefinieerd, gestroomlijnd en zoveel mogelijk geoptimaliseerd om efficiëntie te bevorderen. In kaart brengen en continue verbeteren van processen is een continue taak om te zorgen dat een organisatie zich kan aanpassen.
Technology
Juiste technologie keuzes i.r.t. processen is cruciaal. dit heeft namelijk impact op zowel proces al op mens.
54
Wat zijn de 5 belangrijkste elementen bij BPM?
1. Mensen (betrokkenheid, vaardigheden en tevredenheid van medewerkers);
2. Processen (efficiëntie, duidelijkheid en optimalisatie van bedrijfsprocessen);
3. Technologie (ondersteuning van technologische ondersteuning aan mensen en processen);
4. Integratie (harmonieuze samenwerking en integratie tussen mensen, processen en technologie);
5. Continue verbetering (voortdurend evalueren en verbeteren van mensen, processen en technologische ondersteuning).
55
Hoe kun je succes meten binnen het PPT model?
Door verbetering in efficiëntie, productiviteit, medewerkerstevredenheid en klanttevredenheid te meten.
56
Wat als een PPT element wordt verwaarloosd?
Kan leiden tot disbalans en inefficiënties, wat de prestaties van de organisatie negatief beïnvloed.
57
Waarvoor dient procesarchitectuur?
Waarborgen van samenhang tussen processen onderling en het bieden van eenduidige structuur voor diverse aandachtsgebieden.
1. Administratieve organisatie;
2. Kwaliteitszorg;
3. Regelgeving;
4. Human Resources;
5. Ondersteunende informatiesystemen;
58
Waaraan voldoet een goed ingerichte procesarchitectuur?
richtlijnen voor het ontwerpen van processen op lagere niveaus;
Bepalen van levenscyclus van processen;
59
Waar moet een procesarchitectuur aan voldoen?
Aansluiting op bedrijfsprocesmodel;
in lijn met strategie van organisatie;
Inzicht geven in de beschikbare processen, hun typen en de samenhang er tussen.
De procesarchitectuur vormt een basis voor een integrale bedrijfsinrichting.
60
Welke doeleinden voorziet een BPM-maturity model?
1. inzicht bieden in het volwassenheidsniveau;
2. Bewustwording en overtuiging;
3. Stimuleren van gedachtenwisseling.
4. identificeren van verbetermogelijkheden
61
Waar kijk het Procesgericht Organiseren Maturity Model (POMM-model) naar?
Naar de organisatie als geheel inclusief de besturing, organisatie-intricting, ICT en cultuur.
Strategie;
Besturing;
Organisatie;
Cultuur;
Inzet van IT.
62
Welke volwassenheidsniveaus zijn er binnen het POMM?
1 Gefragmenteerd
procesbeschrijvingen per afdeling en projectmatige verbetering;
2. Structurerend
Processen mede sturend voor inrichtingskeuzes;
3. Borgend
Processen gericht op beheersing en realisatie van resultaten/kwaliteit/toegevoegde waarde voor de klant
4. Sturend
Klant-tot-klantprocessen leidend voor wijze van organiseren
5. Lerend
Processen centraal in vanzelfsprekende cultuur van voortdurend verbeteren
6. Integrerend (keten)
Focus op processen over organisatiegrenzen heen, ketenbreed leren en optimaliseren.
63
Wat zijn de 5 belangrijkste elementen van een visie?
1. Toekomstgericht
een visie geeft aan waar de organisatie in de toekomst wil zijn.
2. Inspirerend
Het moet mensen motiveren en inspireren om een bijdrage te leveren aan de visie.
3. Duidelijkheid
Het moet duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn voor iedereen binnen de organisatie
4. Uitdagend
Ambitieus zijn om groei te stimuleren maar toch realistisch en haalbaar.
5. Waarden en overtuigen
De visie moet de kernwaarden en overtuiging van een organisatie weerspiegelen
64
Waarom is een visie belangrijk?
Geeft richting en een gemeenschappelijk doel binnen de organisatie. Helpt bij beslissingen en zorgt voor cohesie onder de medewerkers.
65
Hoe verschilt een missie van een visie?
Visie is voorstelling van de toekomst en de missie reden van bestaan van de organisatie en hoe het de toekomstvisie plant te bereiken.
66
Kan een visie veranderen?
Ja als externe omgeving ontwikkelt kan het nodig zijn deze aan te passen om relevant en effectief te blijven.
67
Hoe communiceer ik een visie effectief naar mijn team
Zorg ervoor dat deze duidelijk en inspirerend is, gebruik voorbeelden en maak het tastbaar.
68
Wie is er verantwoordelijk voor het creëren van een visie?
Leiderschapsteams zijn verantwoordelijk maar het is nuttig om input en feedback uit alle lagen van de organisatie te verzamelen en te overwegen.
69
Wat zijn kenmerken voor een procesgerichte organisatie?
1. Klantfocus;
2. Beheersing van wendbaarheid;
3. Focus op klantresultaten;
4. Creativiteit en professionaliteit;
5. van dirigeren naar faciliteren;
6. Voortdurende verbetering;
7. Veranderen van buiten naar binnen.
70
Welke drie elementen komen vaak terug in een gewenste cultuur?
Klantgedrevenheid:
sterke focus op de behoeften en verwachtingen van de klant.
Samenwerkingsgerichtheid:
een cultuur die samenwerking en teamwerk stimuleert en faciliteert.
Verbeteringsgerichtheid:
een voortdurende streven naar verbetering in alle aspecten van de organisatie.
71
Wat zijn twee belangrijke stappen voor het ontwikkelen van een onderscheidende en inspirerende cultuur?
Positie, identiteit en missie:
Vormen van een beeld van de gewenste positie van de organisatie binnen de keten, het afleiden of aanscherpen van de eigen identiteit en missie en het identificeren van mogelijke knelpunten.
Kernwaarden formuleren:
Formuleren van kernwaarden die aansluiten bij de identiteit en missie en het zorgen dat deze waarden niet alleen op papier bestaan maar ook daadwerkelijk in het gedrag binnen de organisatie sturen
72
Benoem de stereotype machtsculturen (4)
Machtscultuur;
Rollencultuur;
Persoonsculutuur;
Taakcultuur.
73
Wat is kenmerkend voor een machtscultuur?
Leiding bepaalt wet. Weinig formele regels, procedures en standaarden, of deze bestaat alleen op papier.
De baas beslist wanneer het erop aankomt. Ad-hoc wijze van besturing.
Organisaties met machtscultuur proberen hun wil op te leggen aan de omgeving waarbij concurrenten als tegenstanders worden gezien.
74
Wat is kenmerkend voor een rollencultuur?
Belang aan rollen, functies en afspraken.
Functiebeschrijvingen zijn belangrijker dan personen, en relaties binnen de organisatie worden geregeerd door regels en procedures.
Veel aandacht voor het nauwkeurig formuleren van taken en bevoegdheden.
75
Wat is kenmerkend voor een persooncultuur?
Individu staat centraal. de organisatie is er voor de mens en niet andersom.
Welzijn, belangen en succes en ontplooiingsmogelijkheden van individuele leden zijn zeer belangrijk.
Formele regels, procedures of taakverdeling wordt als minder belangrijk gezien en besluitvorming gebeurde meestal ob van consensus.
76
Wat is kenmerkend voor een taakcultuur?
Realiseren van de taak staat centraal. Regels en procedures worden omzeild of aangepast als dat nodig is.
Kennis en technische vaardigheden worden gewaardeerd maar gaat vooral om resultaten. Hiërarchie speelt een ondergeschikte rol.
77
Wat is de essentie van een organisatiecultuur?
- Gedeeld door mensen;
- Gedragen door mensen;
- Aangeleerd;
- Niet direct zichtbaar of beïnvloedbaar;
- Duurzaam stabiel karakter.
78
Wat is het doel van het POM-model?
mate van procesgerichtheid binnen een organisatie te evalueren. Biedt een raamwerk voor het systematisch verbeteren van procesmatig werken naar een hoger niveau van volwassenheid.
79
Hoe identificeer ik volwassenheidsniveau van mijn organisatie?
Door te evalueren op welke manier de organisatie omgaat met:
Strategie;
Cultuur;
Organisatie;
Inrichting van IT en de verantwoordelijkheid voor proces management.
80
Welke voordelen biedt het bereiken van een hoger volwassenheidsniveau?
- Verbeterde procesefficientie
- Verhoogde klanttevredenheid
- Verminderde operationele kosten
- Sterker adaptief vermogen van de organisatie.
81
Hoe kan een organisatie groeien binnen het POM-model?
Bewuste inzet van afstemming:
- Strategie;
- Cultuur;
- Organisatorische inrichting;
- Inzet van IT.
Gericht op verbeterde procesgerichtheid en realisatie van klantwaarde.
82
Welke niveau van POM:
Op dit niveau zijn processen nauwelijks gestructureerd en coherent aangepakt binnen de organisatie.
Gefragmenteerd niveau 1
83
Op welk niveau van POM:
Begin van structureren van processen en het inzetten van de basis voor een gestructureerde aanpak
Structurerend niveau 2
84
Op welk niveau van POM:
Processen zijn geïdentificeerd en de organisatie werkt actief aan het borgen van deze processen
Borgend niveau 3
85
Op welk niveau van POM:
Organisatie stuurt actief op processen met behulp van KPI's om resultaten te behalen
Sturend niveau 4
86
Op welk niveau van POM:
De organisatie leert van de processen, met continue verbetering en innovatie als kernelementen.
Lerend niveau 5
87
Op welk niveau van POM:
Processen zijn volledig geïntegreerd binnen de organisatie en sturen de gehele bedrijfsvoering aan.
Integrerend niveau 6
