Contrôle Flashcards
Qu’est-ce que le contrôle et son processus ?
Processus consistant à s’assurer que les activités produisent les résultats souhaités.
Performance organisationnelle (résultat)
- Résultat final et global de l’ensemble des activités.
Contrôle (processus)
- Pour déterminer les indicateurs de performance.
- Pour évaluer l’accomplissement des tâches et les résultats.
Indicateur de performance (outil)
- Indice de mesure qualitatif ou quantitatif défini en fonction des objectifs et des normes de qualité de l’organisation.
Décrit l’importance du contrôle.
Garder un œil sur la mise en place de la planification
Permet de déléguer sans faire une surveillance trop accrue
Entreprise doivent respecter des lois et règles, en contrôlant on assure que ça sera fait.
Norme très stricte en agroalimentaire par exemple, permet de respecter ses normes.
Indicateur de performance financière bas : Ajustement au niveau de l’embauche, investir dans des nouvelles technologies.
Permet de mieux communiquer avec partie prenante : Il y a des compte à rendre, il faut démontrer que l’entreprise remplie ses objectifs. Elle doit chercher des fonds et prouver que ça performance est bonne pour avoir les subventions.
Définit les différents niveaux de contrôle.
Contrôle stratégique : Haute direction
Contrôle opérationnel : gestionnaire intermédiaire
Contrôle fonctionnel : gestionnaire de terrain ou chef d’équipe
Identifie les types de contrôle.
Interne
(mis en place par la compagnie)
- En amont
- Simultané
- Rétroactif
Externe
(mis en place par les parties prenantes)
- Vérification légale (impôts et taxes, permis, salubrité, etc.)
- Appréciation des clients (plaintes, recommandations)
Sur quoi on peut avoir du contrôle?
- Intrants (= contrôle en amont)
- Processus (= contrôle simultané)
- Résultats (= contrôle rétroactif)
Pourquoi contrôle t-on les intrants ?
→ Contrôle des ressources humaines, matérielles et financières qui entrent dans l’organisation.
→ Permet l’anticipation des problèmes (veille concurrentielle, qualité de l’information, audit des fournisseurs, etc.)
Pourquoi contrôle t-on les processus ?
→ Contrôle effectué pendant la production du bien ou du service.
Il faut aller placer des mesures de contrôle pour la sécurité des employés, pour la qualité de certaines pièces, au niveau de l’environnement.
Pourquoi contrôle t-on les extrants ?
→ Contrôle servant à déterminer si un bien ou un service accuse un écart par rapport à la norme.
Décrit le processus de contrôle.
- Déterminer les objectifs des indicateurs de performance définis : Pourquoi, comment, qu’est-ce qui est plus pertinent.
- Mesurer les résultats obtenus
- Comparaison des mesures et objectifs, définir l’écart de rendement, est-ce qu’il est bon, mauvais, acceptable, voir le contexte. Est-ce qu’il y avait une situation particulière.
- Correction, ajustement. C’est possible que les objectifs n’ont pas été atteint à cause que l’objectif était irréaliste, alors la correction peut être aussi pour les objectifs. Si l’objectifs était trop bas par rapport à la production, l’entreprise pourrait avoir trop de main d’œuvre. Sur atteindre les objectifs pas nécessairement mieux.
Pourquoi décrit-on l’information comme outil et quelque chose que l’on doit protéger ?
Beaucoup d’information à analyser. C’est un outil. La prise de décision s’intègre dans toutes les responsabilité des gestionnaires puisqu’il faut prendre des décisions sur comment ajuster. L’information est utilisé pour la prise de décision, mais elle doit aussi être protéger.
Qu’est ce que le SIG, SAD et le CSI ?
Système d’information de gestion :
Permet de gérer l’information en temps réel (SAP, Oracle sont des SIG) même s’il n’est pas présent directement. Si le gestionnaire de terrain doit constamment donner l’information, c’est pas super efficace.
Système d’aide à la décision :
Assure une gestion efficace et cohérente de l’information pour la prise de décision. Est un sous- ensemble du SIG.
Les bibliothèques, par exemple, on ne va pas faire le tour de tous les livres.
Contrôle des systèmes d’information :
Protège les informations et les renseignements personnels contre les fraudes.
Veille à la conformité des informations publiées aux critères de l’organisation (traçabilité).
Cybersécurité, protéger les données de l’entreprise, les informations, les cyberattaque, Protection des données du client aussi.
Traçabilité : Toutes les pièces d’avions sont traçable, savent qui la fait à quel moment pour savoir d’où vient la cause du crash.
Quels sont les méthodes de contrôles traditionnelles ?
- Par diagnostics
→ Système de contrôle qui vise à garantir que les objectifs importants sont atteints et que tous les écarts sont justifiés.
Importance des indicateurs
- Par ligne directrice
→ Système qui établit les règles du jeu et précise les actions et les pièges que les employés doivent éviter.
Importance des procédures
- Par interactions directes
→ Échange entre le propriétaire et l’employé (de personne à personne) qui permet de se faire une idée de la situation
Le contrôle par interactions directes à des fins stratégiques
« méthode en temps réel qui permet de mesurer à la fois l’efficacité d’une stratégie et ses hypothèses fondamentales ».
Quelles sont les méthodes de contrôles contemporaines ?
Contrôle axé sur l’engagement
Contrôle par la culture
Contrôle par le marché
Décrit le contrôle axé sur l’engagement.
Confiance, entreprise libéré.
L’engagement des employés est important, sinon ils vont voir ailleurs, vont avoir comportements contreproductifs, vont faire le stricte minimum.
L’engagement pousse à donner leur meilleur et d’avoir des objectifs plus ambitieux, vont vouloir se réaliser dans l’entreprise. Le recrutement à l’interne est important, c’est plus possible s’ils sont engagé. Moins couteux de recruter à l’interne, connaissent déjà l’entreprise et la culture organisationnelle.
Va plus faire attention si est engagé, va être plus performant, va avoir meilleur relation avec les clients, va vouloir donner bonne image à l’entreprise. Aussi important pour l’employé que l’employeur.
Télétravail : Plus difficile à évaluer. S’il travaille plus ou moins mais rempli ses objectifs ne veut pas dire qu’il est plus engagé.
Contrôle au niveau du processus, le climat, les interactions, la réalisations des projets.
Décrit le contrôle par la culture.
Les valeurs communes donnent à tous les employés une sorte de boussole qui leur indique la direction et le but précis dont ils ont besoin pour bien faire le travail, peu importe à quelle distance ils se trouvent du siège social et sans un manuel à suivre à la lettre ou un superviseur qui surveille leurs moindres gestes.
➔ Importance du leadership: vision, communication des valeurs….
On veut avoir un cadre, ça guide les comportements, ce qui est acceptable ou non, Les valeurs intégrés et la culture va faire un contrôle plus social, plus indirecte. Sans avoir à surveiller.
Les employés vont s’y plier. Ce qui est valorisé par l’entreprise.
Comportement que l’entreprise veut que les employés adoptes.
