Cours 4

Question 1

Quel est l’objectif de la phase de planification?

Answer 1

Préparer un budget détaillé de l’événement et un plan d’exécution détaillé de sa production

Question 2

Quels sont les principaux travaux à effectuer lors de la phase de planification?

Answer 2

• Vérification et mise à jour des estimations de coûts et revenus faites au cours de la phase de conception (base pour le plan budgétaire)
• Préparation d’un plan d’exécution pour la production : tâches, responsables, dates
• Préparation progressive de listes individuelles de tâches pour la phase de tenue (ne peut être planifier complétement durant la phase de planification toutefois)

Question 3

Qu’est-ce qu’un plan budgétaire?

Answer 3

Document, présenté le plus souvent comme un tableau, qui indique la situation des coûts et des revenus d’un événement.

Question 4

Qu’est-ce que le plan d’exécution de la production?

Answer 4

Document qui énumère toutes les tâches à exécuter, indique les dates auxquelles ces tâches peuvent et doivent être exécutées et détermine les personnes qui en sont responsable

Question 5

Qu’est-ce que la liste des tâches?

Answer 5

Document énumérant toutes les tâches à accomplir (au cours de la phase de tenue) avec l’heure précise où elles doivent être exécutées
Une liste des tâches individualisées doit être réalisée pour chaque intervenant proactif

Question 6

Que doit contenir le plan budgétaire?

Answer 6

• Un tableau des coûts par rapport aux nombres de participants
• Un tableau des revenus par rapport aux nombres de participants
• Un tableau de résultats financiers tiré des tableaux de coûts et de revenus
• Un tableau d’analyse financier présentant un scénario optimiste et pessimiste
Ces tableaux doivent être mis à jour régulièrement

Question 7

Lors du plan budgétaire, que doit avoir le gestionnaire entre les mains?

Answer 7

• Budget général : Ensemble de l’opération
  • Par dimension de gestion : voir livre de référence (page 104 et suivantes)
  • Par département : voir exemple différent de la méthode proposée
• Budget par département : Si l’événement est plus gros

Question 8

Quels sont les outils de suivi budgétaire?

Answer 8

• Budget réel comparé aux prévisions budgétaires : Mis à jour régulièrement en respect avec les orientations stratégiques (à la semaine, aux deux semaines, au mois):
• Budget de caisse : Suivi des liquidités (à la semaine, aux deux semaines, au mois):
• Calendrier de contrôle (section sur les dépenses et des revenus du plan d’exécution) : Pour évaluer le rendement et apporter les correctifs, si nécessaire

Question 9

De quoi devra peut-être tenir compte le gestionnaire?

Answer 9

• Des types de coûts

* De la fréquence des coûts : Unique, récurrente, annuel ou pour l’événement seulement

Question 10

Quels sont les types de coûts?

Answer 10

Coût fixe : Ne varie pas en fonction du volume de production.
Ex. : salaire d’un permanent, loyer, équipements de base
Coût fixe par paliers : Ne varie pas en fonction du volume, et ce, jusqu’à une certaine limite. Une fois la limite atteinte, pour poursuivre la progression, il faut engendrer un nouveau coût fixe.
Ex. : Au Festival d’été, pour vendre X quantité de bières, j’ai besoin de X quantité de ressources matérielles. Pour répondre à la demande des gros spectacles, il est possible que je doive louer d’autres structures, ajouter du personnel, etc.
Coût variable : Varie proportionnellement au volume de production.
Ex. : Unité de bière, un billet (si imprimé au fur et à mesure), employés saisonniers
Coûts mixtes : Portion fixe et l’autre variable.
Ex. : salarié avec commission, selon résultat atteint
Coûts moyens : Comme toutes les unités (ex. : sorte de bière) n’ont pas le même prix, on peut calculer le coût moyen (utile en conception).
• Coût moyen = Coût total / nombre d’unités
Coûts de marchandises vendus : Coûts liés à la vente de produits. Ce coût est inévitablement variable, car il dépend du nombre de produits vendus .
Ex. : Bières, liqueur, vin, eau, nourriture, billet

Question 11

Est-ce que le contenu du plan d’exécution varie avec l’envergure de l’événement?

Answer 11

Non, mais la présentation, oui

Question 12

Que fait-on à chaque mise à jour de la liste du plan d’exécution?

Answer 12

• Les niveaux de dates et priorités peuvent changer
• De nouvelles tâches sont ajoutées
• Les tâches complétées sont retirées

Question 13

Quelles informations doivent contenir un plan d’exécution pour événement de petite envergure?

Answer 13

• Division des tâches selon le secteur (ex : communication, logistique, programmation)
• Date des tâches
• Niveaux de priorité
• Date de mise à jour du plan

Question 14

Quelles informations doivent contenir un plan d’exécution pour événement de moyenne envergure?

Answer 14

• Division des tâches selon le secteur (ex : communication, logistique, programmation)
• Date des tâches
• Niveaux de priorité
• Date de mise à jour du plan
• Identification de la personne affectée à l’exécution de la tâche

Question 15

En quoi l’utilisation d’un logiciel spécialisé peut aider à réaliser le plan d’exécution d’un événement de moyenne à grande envergure qui aura lieu pour une première fois?

Answer 15

• Traiter un nombre élevé de tâches en tenant compte de leurs interdépendances
• Associer chaque tâche à des ressources
• Modifier rapidement le plan d’exécution au moment des mises à jour

Question 16

Quels seront les outils (logiciel) du plan d’exécution?

Answer 16

• Maison (ex. : Excel ou Word)

* Progiciel d’ordonnancement (ex. : Project)

Question 17

Quelles informations doivent contenir un plan d’exécution pour événement de grande envergure?

Answer 17

• Division des tâches selon le secteur (ex : communication, logistique, programmation)
• Date des tâches
• Niveaux de priorité
• Date de mise à jour du plan
• Identification de la personne affectée à l’exécution de la tâche
• Nombre d’heure pour chaque tâches (calculer le prix en ressource humaine)

Question 18

Quels sont les principes de planification de production d’un événement?

Answer 18

• Définir les tâches à exécuter
• Déterminer les ressources à qui confier l’exécution des tâches
• Ordonner chaque tâche dans le temps
• Déterminer le budget d’heure pour chaque tâche

Question 19

En quoi consiste la définition de tâches?

Answer 19

Consiste à décomposer en tâches exécutables le travail à faire pour réaliser les activités de financement, communication, logistique et gestion nécessaire à la production d’événement. Il faut préciser le contenu et le résultat attendu de chaque tâche.

Question 20

La définition de tâche utilise trois concepts de gestion, quels sont-ils?

Answer 20

1. Taches élémentaires : La plus petite unité de travail considéré dans la production d’un événement
2. Lot de travail : Regroupement de tâches élémentaires connexes
3. Organigramme des tâches : Liste structurée présentant tous les lots de travail et toutes les tâches élémentaires requises pour la production d’un événement.

Question 21

Combien de niveaux peuvent avoir un lot de travail?

Answer 21

Peut y avoir plusieurs niveaux, selon l’ampleur de l’événement ou la précision requise. Par exemple : 
•	Niveau 1 : Gestion des communications
•	Niveau 2 : Outils de communications
•	Niveau 3 : Site Web
•	Niveau 4 : Conception
•	Niveau 4 : Animation et mise à jour
•	Niveau 3 : Programme officiel, etc.

Question 22

Que retrouve-t-on dans l’organigramme?

Answer 22

• Cellule de direction (promoteur, C.A., directeur, chargé de projet, etc.) : Présente qui prend les décisions et qui répond de qui.
• Structure opérationnelle (ex. : départements) : Administration, communication, production, programmation, marketing, GRH…
• Personnes responsables de chaque élément de la structure (noms) : Déclinaison de chaque département
Notes
Si tous les rôles ne sont pas comblés? Pas grave! On écrit : poste à combler
Si une personne occupe plusieurs rôles? Il faut l’inscrire

Question 23

En quoi consiste la détermination des ressources?

Answer 23

Aspect de la planification d’un projet qui consiste à identifier et responsabiliser toutes les ressources nécessaires à l’exécution des tâches identifiées pour produire un événement

Question 24

Quelles sont les étapes de la détermination des ressources?

Answer 24

1. Déterminer les compétences nécessaires à l’exécution de la tâche, identifier les ressources qui possèdent ces compétences
2. Affecter ces ressources à l’exécution des tâches
3. Vérifier la disponibilité des ressources en temps et voulu et à obtenir leur engagement

Question 25

Qu’est-ce qu’une ressource?

Answer 25

Personne ou équipement dont l’utilisation doit être rationnalisée et bien gérée pour assurer la qualité et le succès de l’événement

Question 26

Quelles sont les trois sources dont dispose le responsable pour déterminer les compétences requises pour l’exécution d’une tâche?

Answer 26

1. La description des tâches élémentaires
2. Sa propre connaissance du domaine
3. Les connaissances que possèdent ses collaborateurs

Question 27

Qu’est-ce que l’ordonnancement?

Answer 27

Aspect de la planification qui a pour but de préparer un calendrier d’exécution indiquant à quel moment doit être exécuté chaque tâche

Question 28

Quelles sont les étapes à la création d’un ordonnancement?

Answer 28

1. Évaluer la durée des tâches
2. Déterminer les délais et évaluer leur durée
3. Poser certains jalons utiles au suivi de l’exécution des tâches
4. Déterminer les interdépendances chronologiques entre les tâches
5. Déterminer les interdépendances chronologiques entre les tâches, délais et jalons
6. Établir un calendrier d’exécution

Question 29

Astuces pour la gestion de l’information

Answer 29

• Évitez les chemises de classement en forme de « V » Parce que trop pleines…
• Soyez cohérents dans votre structure de classement, qu’il soit
• Travaillez le plus possible avec les mêmes noms de catégories

Question 30

Si vous recueillez des informations personnelles, si vous enregistrez des conversations téléphoniques aux fins de services à la clientèle ou de suivi, assurez-vous :

Answer 30

• D’avoir une politique de confidentialité claire et en respect avec les lois (De votre pays et des pays étrangers où vous faites affaire)
• De connaître la législation qui régit ce type d’intervention (Lois, normes et politiques)
• De respecter vos engagements légaux

Question 31

Étape jalon

Answer 31

Moment charnière dans la vie d’un événement. Elle aura des répercussions sur l’ensemble des activités.
• Ex. : le dévoilement de la programmation

Question 32

Date butoir ou une échéance de réalisation

Answer 32

Moment où une tâche doit être réalisée :

• Doit tenir compte des étapes jalons

Question 33

Marge de manœuvre

Answer 33

Différence de temps entre le début minimum la fin maximum.

Question 34

Marge de manœuvre cachée

Answer 34

Lorsqu’un gestionnaire présente la date de fin minimum en tant que date de fin maximum. La réelle date de fin maximum n’étant connue que de ce dernier, elle devient sa marge de manœuvre cachée en cas d’imprévu

Question 35

Calendrier de travail

Answer 35

Représentation sous forme de calendrier de l’évolution des activités en fonction des étapes jalons et des débuts et des fins de lots de tâches.
• On peut y retrouver les objectifs de financement.
• Diagramme à barre (Diagramme de Gantt)