Cours 9

Question 1

Contrôle

Answer 1

Activité de gestion consistant à observer et à évaluer l’état de l’événement au cours de sa production et à prendre les mesures nécessaires pour corriger les dépassements de temps ou de coûts ainsi que les non-conformités ou carences de qualité observé.

Question 2

Tâches des contrôles

Answer 2

• Contrôle de l’avancement
• Contrôle financier
• Contrôle de la conformité
• Contrôle de la qualité
• Contrôle des risques
• Rapport d’avancement

Question 3

Outils permettant d’évaluer et de contrôler :

Answer 3

• L’état d’avancement
• La situation financière
• La conformité
• La qualité
• L’exposition aux risques

Question 4

Étapes du processus de contrôle :

Answer 4

1. Évaluer la situation de la production à la date où se fait le contrôle
2. Projeter la suite
3. Comparer ses projections avec les objectifs en vigueur
4. Déterminer et proposer les correctifs appropriés
5. Vérifier l’efficacité de ces correctifs

Question 5

Pourquoi le processus de contrôle est difficile?

Answer 5

Parce que les gens ont l’impression que c’est eux qu’on évalue et ont tendances à minimaliser les difficultés pour ne pas être jugées

Question 6

Quelles sont les solutions pour ne pas que les gens se sentent menacé par les moyens de contrôle?

Answer 6

• La communication interne
• Le respect des individus
• L’attitude positive et constructive

Question 7

Les moyens de contrôle choisis doivent être (4 caractéristiques):

Answer 7

• Compris : Objectifs des processus de contrôle (Améliorer, corriger le tir, éviter une catastrophe, protéger les individus et l’organisation, etc.)
• Utilisés : Par les bonnes personnes, pour les bonnes raisons
• Efficaces : Permettent de corriger les carences aux bons moments et de la bonne façon.
• Constructifs : Exécutés dans un esprit positif et une attitude qui visent à améliorer les choses.

Question 8

Quels sont les objectifs poursuivis lors du choix des outils de contrôle?

Answer 8

• Choisir les bons outils pour répondre aux bonnes questions.
• Se doter de la bonne quantité d’outils, en respect avec l’ampleur de ses besoins.

Question 9

Qu’est-ce que le rapport d’avancement?

Answer 9

Rapport périodique qui traite des résultats significatifs du dernier contrôle effectués. Ile st de type administratif et non technique

Question 10

Que contient le rapport d’avancement?

Answer 10

• Un énoncé général de l’avancement de la production à la date du rapport
• Une description des résultats les plus significatifs obtenus
• Des données globales sur l’avancement des travaux
• Des données globales sur les coûts et les revenus
• Une description des priorités à court terme
• Un exposé des difficultés et des risques prévisibles et des mesures envisagées pour les contrôler

Question 11

Qu’est-ce qu’un tableau de bord?

Answer 11

Outil qui permet au gestionnaire, avec l’aide d’indicateurs clés, de suivre l’évolution du projet et de guider ses actions et celles de son équipe.
** Les indicateurs doivent être en nombre restreint, mais suffisant (selon les besoins) pour donner un portrait complet de la situation.

Question 12

Pourquoi se monter un tableau de bord?

Answer 12

• Pour faire une gestion proactive
• Pour faire des liens de cause à effet (Un problème du côté des clients peut avoir des conséquences sur le financement et sur la croissance)
• Pour comprendre la réaction de l’ensemble des intervenants et faciliter la communication des informations importantes

Question 13

Quelles sont les 5 dimensions du tableau de bord (voir diapo 16 cours 9)?

Answer 13

• Client
• Processus interne
• Employés
• Innovation
• Financière

Question 14

Que doit-on contrôler dans le contrôle financier?

Answer 14

Gérer les revenus
Un objectif atteint ne veut pas toujours dire qu’il ne faut pas viser plus loin.
o Pour ne pas laisser passer des opportunités
o Pour compenser le manque à gagner qui peut survenir ailleurs :
Gérer les dépenses
• Vérifier et analyser les dépassements de coûts
o ——–Valider les raisons
o ——–Apporter les correctifs

Gérer la trésorerie (liquidités)
• Vérifier s’il y a les liquidités nécessaires pour régler les dépenses quotidiennes : payer les dettes, factures, salaires, etc.
• Décider s’il faut emprunter, puiser dans des réserves spéciales ou demander un investissement supplémentaire du promoteur ou du patron.
• Faire fructifier les liquidités disponibles (ex. : placements).
• Gérer les factures à payer et les montants à recevoir.

Question 15

Outils de gestion de la trésorerie :

Answer 15

Budget de caisse : Évolution des revenus et des dépenses au mois, à la semaine ou quotidien (selon le type d’événement). Revoir exemple fictif présenté au cours 4.

Question 16

Que dois contenir l’état financier?

Answer 16

• Photo de l’état des finances du projet à un moment précis
o État des résultats (revenus-dépenses = bénéfice)
o État des bénéfices nets répartis (surplus ou déficit accumulé)
o Bilan (actif-passif = capitaux propres)
o État des flux de trésorerie

Question 17

Marketing d’événement :

Answer 17

Processus consistant à déterminer les désirs et les besoins des personnes et à élaborer un plan pour les satisfaire.

Question 18

Communication

Answer 18

Processus bidirectionnel visant la compréhension mutuelle et dans lequel non seulement les participants échangent, mais créent et partagent une compréhension

Question 19

Tâches de la gestion des communications :

Answer 19

Création d’une identité de marque

Contenu du message publicitaire

Diffusion du message et promotion

Écoute et satisfaction des participants

Question 20

Campagne publicitaire

Answer 20

Ensemble cohérent d’actions visant à faire une publicité coordonnée pour promouvoir un événement. Minimum de 4 semaines

Question 21

Point d’exposition brut

Answer 21

Mesure d’efficacité d’un placement publicitaire commune à tous les médias qui mesure la proportion d’une population ciblée qui est rejointe par le placement en question. On recommande 25 P.E.B.

Question 22

Causes des problèmes de communication internes dans un événement :

Answer 22

Les informations sont :
• Mal communiquées (émetteur)
• Mal comprises (récepteur)
• Mal choisies (message lui-même)

Question 23

Quoi faire pour éviter les problèmes de communication ?

Answer 23

• Identifier et confirmer ce qui doit et peut être dit
• Définir une chaîne de communication interne claire
• Maintenir la ligne jusqu’au bout ` : Même quand tout le monde est dans le jus, il faut communiquer.
• Ne jamais négliger l’importance de la transmission des informations

Question 24

Outils de communication :

Answer 24

• Relations publiques : Peut permettre de rejoindre beaucoup de personnes et même approfondir le sujet, mais il faut bien choisir ses activités, car ça deviendrait très lourd.
• Promotion des ventes
• Ventes personnelles : Permet d’approfondir, mais rejoint individu par individu.
• Publicité : Plus générale, rejoint plus de monde, mais ne permet pas toujours d’approfondir.

Question 25

Comment choisir le bon outil?

Answer 25

Il faut, pour chaque segment de marché ciblé, connaître les paramètres d’influence qui sont : Le degré de complexité du message Le degré de connaissance du produit chez le client potentiel

Question 26

Chaque personne n’a pas le même degré de connaissance du produit. propose un cheminement de 6 étapes :

Answer 26

1. Ignorance : point de départ pour tous. 2. Connaissance : l’événement existe, mais on n’en sait pas plus. 3. Compréhension : on en sait un peu plus et on s’y intéresse ou non. 4. Conviction : l’étape où on sait qu’on veut participer à un événement. 5. Décision : OK je vais acheter, participer ou m’inscrire, etc. 6. Action : l’achat, l’inscription, le déplacement lui-même, etc.

Question 27

Campagne publicitaire

Answer 27

Ensemble cohérent d’actions visant à faire une publicité coordonnée pour promouvoir un événement. Minimum de 4 semaines.

Question 28

Comment faire une bonne campagne promotionnelle?

Answer 28

* Segmenter le marché et cibler efficacement la clientèle. * Comprendre les besoins de la clientèle. * Bien positionner son produit dans le marché. * Plus la notoriété de l’événement est grande, plus il est facile de communiquer de l’information, car il est moins nécessaire d’approfondir le message. * Définir des objectifs de communication clairs et quantifiables. * Ne rien tenir pour acquis. * Être proactif : Créer et entretenir les contacts et les liens avec la clientèle.

Question 29

Relations publiques

Answer 29

Ensemble cohérent d’actions visant à inciter les médias à traiter de l’événement dans leur programmation. Peu coûteuse mais exigeante.

Question 30

La promotion est un outil de ...?

Answer 30

* Outil de communication : véhiculer l’image et le message * Outil de changement : changer les perceptions, les attitudes, la connaissance et la conscientisation du consommateur * Outil d’information : pour informer, persuader, éduquer

Question 31

Les médias sociaux sont devenus des incontournables au point de vue des communications pourquoi?

Answer 31

* Communiquer de l’information * Obtenir de l’information diverse : Sur la clientèle, le marché, les concurrents, etc. * Entretenir les relations avec le public * Surtout, connaître le pouls de la clientèle vis-à-vis son événement : S’il y a un problème, soyez assurés que ça apparaîtra sur Facebook ou Twitter!

Question 32

Quels sont les dangers des médias sociaux?

Answer 32

* Emballement négatif * Dérapage et abus * Comportements inopportuns * Devenir esclave des médias sociaux

Question 33

Comment éviter les dangers des médias sociaux?

Answer 33

* Être continuellement en état de veille. * S’assurer que le bon message se rende à la bonne place et au bon moment. * Proposer un code d’éthique et s’assurer de le respecter et de le faire respecter (écrire le code d’éthique et le rendre disponible à tous). * Doser ses interventions, surtout en gestion de crise : Calculer ses interventions afin de les faire au moment opportun. * Faire attention à ce que l’on dit. * Tenir compte de ce qui se passe sur les médias sociaux, tout en gardant son calme.

Question 34

Risque

Answer 34

Situation qui pourrait se produire et qui dans ce cas compromettrait le succès de l’événement

Question 35

Stratégie pouvant être adopté face aux risques :

Answer 35

* Décider d’accepter le risque et ne prendre aucune mesure particulière * Décider de l’éviter * Décider de gérer le risque

Question 36

Gestion de risque

Answer 36

Ensemble des décisions et actions prises par le promoteur et le réalisateur, au cours des différentes phases d’un événement, dans le but de minimiser les conséquences du risques et dans la mesure où c’est possible d’éviter qu’ils ne se concrétisent

Question 37

4 étapes de la gestion de risque :

Answer 37

1. Identification 2. Analyse (quantitative et qualitative) 3. Planification des réponses aux risques 4. Surveillance et maîtrise des risques

Question 38

À quelles moments doivent s’enclencher chaque étape de la gestion du risque :

Answer 38

1. Identification : Phase de déclenchement 2. Analyse : Phase de déclenchement jusqu’à la conception 3. Planification des réponses : Phase de planification 4. Surveillance et maîtrise : Phase de production et tenue

Question 39

Classification des risques :

Answer 39

* Facteur naturel : Origine géologique, météorologique. Affectent pas uniquement le lieu mais tout le milieu * Facteurs technologiques : Liés aux infrastructures et aux équipements * Facteurs humains : Causés par des comportements inférant aux participants ou au artistes et conférencier * Facteurs accidentels : Ils sont toujours présents

Question 40

Niveaux d’ordonnancement des risques :

Answer 40

1. Risques ordinaires : Difficulté potentiels, fréquemment éprouvés dans la plupart des événements pouvant affecter le coût, l’échéancier ou la qualité 2. Risques spécifiques : Difficulté associées à des circonstances particulières à l’événement. Leurs conséquences doivent être évaluées 3. Risques extraordinaire : Difficulté potentiel majeure rare et imprévisible qui peuvent causer l’annulation de l’événement. On ne peut les gérer.

Question 41

En quoi consiste l’analyse des risques?

Answer 41

Déterminer de façon quantitative les conséquences des risques identifiés et leur probabilité

Question 42

Que fait-on puisque l’évaluation de la probabilité des risques en pourcentage est difficile?

Answer 42

On les classes souvent en 3 ou 5 niveaux, du plus probables au moins probables en fonction des circonstances.

Question 43

Mesure de mitigation

Answer 43

Décision ou action à prendre pour réduire les conséquences d’un risque lorsqu’il se concrétise ou, si on peut le faire, réduire la probabilité que le risque se concrétise

Question 44

Exemples de mesures de mitigation à planifier :

Answer 44

* Inspection des lieux pour s’assurer que tous les intervenants réactifs proactifs connaissent l’emplacement des issues d’urgence et des équipements de sécurité * Identification de réponses simples et précises à des risques précis * Préparation de listes de contacts en situation de risque ou d’urgence * Identification des informations à donner aux participants au cours de la phase de tenue * Exercice avec les intervenants avant la phase de la tenue * Achat d’assurance spécifique