Cours 8 Flashcards
(41 cards)
Financement
Dans le cadre de la production d’un événement, le financement est l’ensemble des activités ayant pour but de chercher, identifier, sollicité, obtenir, exploiter des revenus qui contribuent à l’atteinte des objectifs financiers de l’événement.
Financement interne :
Comprend les activités consistant à exploiter le potentiel commercial directement à la tenue de l’événement et à la participation à celle-ci
Sources de financement
- Internes : Contribution des participants et les revenus provenant de la vente de produits et services dérivés (revenus de gestion, revenus autonomes)
- Externes : Les commandites, les dons et les subventions
Revenus autonomes :
Billetterie
• Location d’espaces
• Service de restauration et de bar
• Produits dérivés et merchandising
Revenus de gestion :
- Placements
- Location d’équipement et de biens immobiliers
- Revenus liés à la gestion des liquidités
Canaux de distribution de la billetterie :
- En ligne et/ou par téléphone
- Points de service ayant pignon sur rue (avant l’événement)
- Points de vente sur le ou les sites de l’événement
- Comptoir de vente ou de distribution chez un commerce partenaire
Outils de la billetterie :
Avec l’aide d’outils maison : • Excel, base de données ou autre Avec l’aide d’un logiciel de gestion de billetterie ou d’une plateforme Web opérée à l’interne ou par un tiers. Par exemple : • White Label Tickets • Boxxo • Lepointdevente.com • Outbox Technologies
Une billetterie c’est un service à la clientèle et une perception de revenus importants, donc…?
- Le service doit être impeccable.
- Le personnel doit être courtois, compétent et capable de répondre aux questions sur l’événement
- Il doit y avoir un protocole de gestion des plaintes.
- Le système doit être fonctionnel et sécuritaire.
- Il doit y avoir un bon contrôle comptable
Coûts rattachés à la billetterie :
Pour le promoteur
- Frais d’implantation (Recherche ou développement d’un système, formation du personnel)
- Frais d’utilisation (Frais d’impression et de programmation des billets)
- Frais d’opération (Ressources humaines et matérielles)
Pour le client
- Frais de service : Le revenu peut être partagé entre le promoteur et le fournisseur de billetterie
- Frais de poste :
- Coût rattaché à l’effort pour acheter son billet
Quelles sont les politiques liées à la billetterie ?
- Politiques d’achat et de livraison : Clients réguliers, groupes, personnes à mobilité réduite, etc.
- Politiques d’utilisation du logiciel : Conditions d’utilisation
- Politiques de confidentialité
- Politiques de remboursement et d’annulation
Toutes les politiques doivent être :
- Accessibles, claires et complètes
* En conformité avec les normes et les lois
Qu’est-ce qui détermine les frais d’inscription?
- Individu ou groupe
- Selon le type ou le nombre d’activités
- Peut être différents pour les personnes âgées et les étudiants
- Dans les réunions où le milieu privé et public se mélange, des escomptes pour les organismes publics à but non lucratif
Droits d’exploitation sur le site de l’événement
Si ils y a vente (kiosques, restaurants mobiles)
- Prix fixe (bail pour la durée de l’événement)
- Ristournes (% des ventes)
Sans vente (concept et développement marketing)
- Possibilité d’interagir avec la clientèle de l’événement, peu importe la formule (échantillonnage, concours, jeux, sollicitation, etc.)
- Le promoteur peut être actif ou passif, c’est-à-dire participer au développement des concepts marketing, voire même les offrir en version clé en main, ou laisser le champ libre à l’exploitant.
Location d’un espace, prix :
Prix forfaitaire selon l’emplacement, la grosseur et les services demandés
Ajout de services supplémentaires
• Droit de service ou de bouchon (service d’alcool)
• Service de traiteur
• Sécurité, accompagnement, etc.
Services corporatif
Salons, zones et/ou loges corporatives, ils peuvent être clés en mains, en collaboration avec le promoteur ou libre
Responsabilités des opérateurs alimentaires :
- Doit respecter les normes en vigueur : Salubrité, sécurité des installations et qualité des aliments
- Doit détenir tous les permis nécessaires à son opération (ex. : MAPAQ).
- Doit fournir des preuves d’assurances.
- Doit prendre en charge les coûts d’opération (RH, achats, installations, etc.)
- Doit fournir tous les documents nécessaires (preuves de ventes) si l’entente prévoit qu’il doit payer des droits d’exploitation selon le % des ventes
Responsabilités du promoteur face au service de restauration :
- S’assurer que l’opérateur respecte les normes en vigueur.
- Fournir un site sécurisé.
- Fournir l’accès aux services de base (électricité, eau, drain, etc.).
- Donner les droits d’accès à l’opérateur et à son personnel.
Avantages et désavantages de gérer le bar à l’interne :
- Avantage principal : plus de contrôle sur les opérations et sur les revenus qui en découlent.
- Désavantage principal : exige plus d’attention et de travail. La responsabilité des inventaires, des revenus et du personnel est totale.
Avantages et désavantages de gérer le bar en sous-traitance :
- Avantage principal : permet de profiter d’une expertise externe lorsque l’organisation ne l’a pas et en allège l’opération (ex. : gestion du personnel).
- Désavantage : plus cher et moins de contrôle sur l’opération (stratégies de vente, personnel, gestion, etc.)
Merchandising
L’ensemble des produits vendus aux couleurs des prestataires Ex. : vêtements et CD des artistes
• Bon potentiel de revenus, sans risque lié à la gestion et la production des stocks
• Crée de l’engouement autour de l’événement
Avantages et désavantages de gérer les produits dérivés à l’interne :
Avantages de gérer à l’interne :
• Meilleur contrôle de la qualité des produits et de gestion
• Perception totale des revenus
• Permets de négocier directement avec les fournisseurs (meilleurs prix, voire même, entente de commandite et de partenariat)
Désavantage de gérer à l’interne :
• Lourdeur des opérations
• ↗ de coûts indirects (Gestion des stocks et temps de gestion et frais de transport)
• Plus de risque de faire des pertes
Exploitation marketing de la commandite :
Exploitation directe : Présence du commanditaire sur le ou les sites de l’événement :
- Activités complémentaires qui visent à faire connaître et/ou essayer leurs produits à la clientèle.
- Prise en charge de certaines activités. (Ex. : agents d’information)
Placement de produits : Exclusivité d’utilisation d’un produit par rapport à un autre.
- Échantillonnage
- Présentation particulière des produits (Sur présentoirs, bouts de tablettes, bars, etc.)
Tâches liées à la gestion des finances, revenus internes
Revenus de participation • Tarification • Suivi du nombre de participants • Perception des revenus • Suivi des revenus Revenus de produits dérivés • Choix des produits • Barèmes de redevances • Choix des concepteurs et producteurs • Suivi des revenus Revenus des services dérivés • Choix des services • Barèmes de redevances • Choix des fournisseurs • Suivi des revenus
Au cours de la phase de production, le responsable des revenus doit :
- Compléter la grille de tarifs
- Suivre et compiler les inscriptions
- Évaluer au fur et à mesure le revenu perçu
- Fournir ces informations pour la mise à jour périodique du budget
