Gestion des réunions

Question 1

Nombre optimal de participants

Answer 1

5 à 8 membres

Question 2

Durée d’un préjob meeting

Answer 2

5-10 minutes

Question 3

Durée des réunions hebdomadiares

Answer 3

45-90 minutes

Question 4

Durée des réunions stratégiques (1 x par mois)

Answer 4

2-4 heures

Question 5

Durée des réunions de planification (1 x par 3 mois)

Answer 5

1/2 à 2 jours

Question 6

Démarche préliminaire

Answer 6

1. Avec quoi je veux repartir?
2. Choisir le type de réunions
3. Se préparer pour la réunion

Question 7

Types de réunions

Answer 7

1. information
2. consultation
3. de décision
4. opérationnelle

Question 8

Réunion d’information

Answer 8

sert à transmettre des informations à un groupe de personnes, centrées sur les messages, facilite la compréhension

Question 9

Réunion de consultation

Answer 9

pour obtenir l’avis d’un groupe de personnes sur un point donné, centrée sur le point de vue des participants, question claire

Question 10

Réunion de décision

Answer 10

un groupe décide des objectifs et/ou des moyens sur une question donnée, la plupart du temps liée à un problème ; mandat doit être clair, doit pouvoir profiter de la compétence de tous les participants, utilisation des techniques de résolution de problème

Question 11

Réunion opérationnelle

Answer 11

forni une mise à jour des informations importantes à transmettre pour le département, le projet, le bilan de l’avancement du projet, répartition des responsabilité et fixation des échéances

Question 12

Ce que l’animateur doit préparer avant une réunion

Answer 12

• Objectif de la réunion
• Logistique (lieu/heure)
• Développer le contenu et l’ordre du jour
• S’assurer que les participants connaissent leurs rôles et les attentes

Question 13

Ce que l’animateur doit préparer avant une réunion

Answer 13

• S’assurer de connaître son rôle

- se préparer selon sa contribution

Question 14

Ce que l’animateur doit faire pendant la réunion

Answer 14

• Annoncer le thème
• Présenter l’ordre du jour
• Favoriser la participation
• Faire régulièrement des synthèses
• Etre dynamique

Question 15

Ce que les participants doivent faire pendant la réunion

Answer 15

• Participer en respectant le fonctionnement

- Rester actif et participatif

Question 16

Ce que l’animateur doit faire après la réunion

Answer 16

• Effectuer un compte rendu et le transmettre

- Faire un suivi

Question 17

Ce que les participants doivent faire après la réunion

Answer 17

-Assurer les suivis

Question 18

Définition de déléguer

Answer 18

Une action de gestion qui vise la prise en charge par les personnes de la quantité et de la qualité des résultats à atteindre.

Question 19

Utilité de la délégation

Answer 19

Sert à responsabiliser et à mobiliser les personnes de l’équipe

Question 20

Avant de déléguer (Quoi faire)

Answer 20

• Faire une to-do liste
• Penser aux incontournables/essentiels
• adapter son approche à la personne
• Distinguer urgence et priorité
• Distinguer le type de délégation

Question 21

Les types de délégation

Answer 21

Par tâche : ce que je veux/veux pas
Par rôle : attentes liées aux responsabilités
Par mandat : kick-off meeting + vision du projet + livrable

Question 22

Pendant la délégation (Quoi faire)

Answer 22

• Mettre en contexte
• Relation/interaction de qualité
• Donner de la place au collaborateur
• Utiliser le questionnement
• Négocier le délai (échéance)
• être clair dans ses attentes

Question 23

Après la délégation (Quoi faire)

Answer 23

• jalons critiques et suivis
• déléguer le suivi
• garder des traces des suivis/charge de travail
• donner du feedback constructif

Question 24

5 modèles de délégation

Answer 24

1. Je décide
2. Nous discutons, je décide
3. Nous discutons, nous décidons
4. Nous discutons, vous décidez
5. Vous décidez et si vous avez besoin de moi, appelez moi!

Question 25

Meilleures pratiques de délégation

Answer 25

connaitre son staff
bien communiquer ses objectifs
donner une date limite
établir un système de retour
focaliser sur les résultats
garder des traces du projet
faire des suivis
s'assurer que la personne ait toutes les ressources nécessaires pour réussir

Question 26

Les pièges de la délégation

Answer 26

mauvaise communication
déléguer à la mauvaise personne
avoir des attentes trop élevées 
déléguer pour punir
déléguer au hasard
déléguer seulement les tâches déplaisantes