Kap. 4 - Myndighedens behandling og udlevering af oplysninger Flashcards
(28 cards)
Hvad betyder “aktindsigt”? Og hvorfor eksisterer aktindsigt?
Aktindsigt: Partens mulighed for at se hvilke oplysninger der ligger på hans sag.
Hvorfor?: Parten skal have aktindsigt for at kunne forsvare sig selv og få indflydelse på sin sag.
Hvad betyder meroffentlighed?
Jf. FVL §14 betyder meroffentlighedsprincippet, at selvom en sagsbehandler kan afslå aktindsigt, skal han altid overveje, om han ikke bør give borgeren dokumentet alligevel.
Afvejning af 2 interesser:
- ) Hensynet til den borger, der gerne vil se dokumentet eller oplysningen.
- ) Hensynet bag den undtagelse, sagsbehandleren har brugt.
Vigtigt: sagsbehandleren må kun give meroffentlighed, hvis der ikke er andre regler, der forhindrer det (fx. tavshedspligten).
Skal en myndighed give en begrundelse for afslag på aktindsigt?
Ja, der skal altid følge en begrundelse for afslag på aktindsigt.
Hvem kan få aktindsigt efter forvaltningsloven?
Parten/parterne i sagen
Hvad er hovedreglen i forvaltningsloven mht. aktindsigt?
Hovedreglen står i FVL §9: Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter.
Oversat: En part kan forlange at se alle dokumenter i sagen.
Hvad er et internt dokument? Kan man få aktindsigt i interne dokumenter?
Nej
Internt dokument: dokument der ikke er afgive til udenforstående. Dokumentet er ikke givet til nogen uden for myndigheden.
Aktindsigt i interne dokumenter?: Jf. FVL§12: Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående. (Altså: nej)
Kan en myndighed holde en anmelders identitet skjult for en part?
Ja (jf FLV §15b nr. 5) § 15b Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til nr. 5) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.
Oversat: Hvis fx anmelderen er bange for parten kan myndigheden have brug for at beskytte en anmelders identitet.
Hvor hurtigt skal en myndighed svare en part på en ansøgning om aktindsigt?
FVL §16, stk. 2: Myndigheden skal altid skynde sig, når den svarer på ansøgninger om aktindsigt. En ansøgning skal normalt behandles snarest. Hvis en sag er enkel, skal en ansøgning behandles inden for en-to dage, ellers skal en ansøgning behandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen.
Undtagelser (længere behandlingstid):
- Hvis der er mange dokumenter i sagen
- Hvis det er kompliceret at afgøre, om der skal gives aktindsigt
- Hvis der er andre særlige grunde (lige op til jul osv.)
I ovenstående tilfælde: myndigheden har 14-40 dage til at svare. Parten skal have at vide hvorfor det tager længere tid og hvornår han kan regne med at få svar.
Hvornår skal en myndighed ekstrahere oplysninger i dokumenter i forbindelse med aktindsigt?
Sagsbehandleren har i OFL pligt til at ekstrahere relevante, faktiske oplysninger, der findes i eksterne dokumenter (OFL §28)
Hvem har ret til aktindsigt efter offentlighedsloven?
Ikke-parter.
Når fx. journalister eller andre der ikke er parter i en sag, beder om aktindsigt, skal ansøgningen behandles efter reglerne i offentlighedsloven.
Hvad er hovedreglen i offentlighedsloven?
Ligesom i FVL er hovedreglen i OFL, at borgerne har ret til at se alle dokumenter jf. OFL §7, stk.1:
§ 7. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.
Kan en journalist bede om aktindsigt i alle sager i en bestemt periode?
Ja, han kan fx godt bede om aktindsigt i sager af en bestemt art, eller sager journaliseret i en bestemt periode fx. alle byggesager i 2014.
Hvad er “ministerbistandsdokumenter”, og er der aktindsigt i disse?
OFL §23, stk. 1, nr.2, og §24: Dokumenter, som har været sendt mellem ministeren og hans underordnede myndigheder, eller mellem ministeren og et andet ministerium.
Der er ikke aktindsigt i ministerbistandsdokumenter. (ny regel)
Undtagelse: reglen gælder ikke:
- I sager hvor myndigheder træffer konkrete afgørelser
- I sager om kontraktforhold
- Når et ministerium udfører tilsyn, fx. med en styrelse
- I sager om miljøet (fordi den nye OFL regler om aktindsigt ikke gælder i miljøsager)
Er der aktindsigt i generelle retningslinjer og praksisoversigter hos offentlige myndigheder?
Ja, jf. OFL §26 nr. 4: Borgerne har ret til at se såkaldte skuffecirkulærer. Det er interne retningslinjer, der beskriver hvordan myndigheder behandler bestemte typer af sager.
På den måde kan man fx undersøge, om myndighederne laver ulovlige regler for behandling af sager.
Hvis en journalist beder om aktindsigt i forretningshemmeligheder, hvilke overvejelser skal en sagsbehandler gøre sig?
Jf. OFL §30, nr. 2: Der er ikke aktindsigt i oplysninger om drifts- og forretningsforhold, hvis det er af væsentlig, økonomisk betydning for en person eller virksomhed.
Sagsbehandleren skal vurdere,om om oplysningerne har væsentlig økonomisk betydning for personen eller virksomheden.
Kan en journalist få aktindsigt i forskellige tilbudsgiveres udbudsmateriale, der ligger hos en myndighed?
Jf. OFL §30, nr. 2: § 30. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om nr. 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign. , for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes.
Men sagsbehandleren er måske nødsaget til at høre tilbudsgiverne for at finde ud af, om det vil være skadeligt, hvis myndigheden gav journalisten aktindsigt. Hvis ikke skadeligt = aktindsigt.
En myndighed har svært ved at finde dokumenterne i en sag pga. dårlig journalisering. Hvor lang tid må myndigheden være om at give aktindsigt?
OFL § 36, stk. 2: Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.
Det er ikke nogen undskyldning, at myndigheden ikke har journaliseret sagen godt, eller at man har travlt med andre sager (jf. Vejledningen til OFL, pkt. 10.2)
Kan en borger bede om at få dokumenter digitalt?
Jf OFL §40: Som hovedregel kan parten få aktindsigt i den form, som han ønsker (= papir eller elektronisk).
(nr. 1) Dette gælder ikke, hvis det er umuligt eller meget vanskeligt, eller der er tungtvejende modhensyn.
(nr. 2) Eller hvis materialet er offentligt tilgængeligt
Hvornår skal persondataloven bruges? Hvad er persondata?
Når der er tale om sager der omhandler behandling af personoplysninger, som behandles elektronisk.
Loven gælder for alle registre, både elektroniske og manuelle.
Persondata: (jf PDL §3 nr.1) Enhver information, der kan relateres til en identificeret person, eller data der direkte eller indirekte kan identificere en person. Eller med andre ord: Al information, der kan identificere en bestemt person.
Hvem kan man klage til, hvis man er utilfeds med en myndigheds håndtering af sine persondata?
Datatilsynet - de fører tilsyn med, at lovens regler overholdes. (jf PDL §40)
Hvis en myndighed har indsamlet oplysninger til en sag, må myndigheden bruge oplysningerne til en anden sag?
Nej (jf PDL §5, stk.2) indsamlingen af oplysningerne skal ske til “udtrykkeligt angivne og saglige formål”. Sagsbehandleren må derfor kun indsamle oplysninger, han skal bruge til at løse en konkret opgave.
Undtagelse: Han må kun bruge oplysningerne til et andet formål, hvis det er nødvendigt og sagligt i forhold til hans opgaver. Må ikke stride imod det oprindelige formål.
Kan myndigheder frit videregive personoplysninger til andre myndigheder? I hvilke tilfælde kan myndigheder videregive oplysninger?
Generelt har myndigheder gode muligheder for at behandle, herunder videregive, personoplysninger, så længe det er til lovlige og saglige formål.
Men sagsbehandleren skal gøre sig klart hvilken hjemmel han bruger, afhængigt af hvilken type oplysning han behandler.
Typer af oplysninger:
- Følsomme oplysninger: PDL §7
- Andre følsomme oplysninger, §8
- Almindelige personoplysninger (kan både være fortrolige og ikke fortrolige) §6
Kan en myndighed, der ønsker at ansætte en person, frit indhente oplysninger fra personens tidligere arbejdsgiver?
Myndigheden kan frit indhente oplysninger, der er offentligt tilgængelige, hvis det ellers er sagligt og relevant. Arbejdsgiveren må gerne indhente de oplysninger som ansøgeren har lagt ud om sig selv på nettet fx gennem sociale medier.
Skal borgere i alle tilfælde have at vide, at myndigheder registerer oplysninger om dem?
Ja, borgeren skal vide følgende når der indsamles oplysninger om ham: (PDL §§28 29)
- Hvem der indsamler oplysningerne
- Hvad de skal bruges til
Andre nødvendige oplysninger:
- Hvem modtager oplysningerne?
- Er det frivilligt at besvare eventuelle spørgsmål, og hvad er følgerne?
- Oplysning om mulighed for at få indsigt, og kunne rette i oplysningerne
- Hvilke oplysninger der er indhentet
