Pensumboka på 1-2-3 Flashcards Preview

BED-2042 Prosjektstyring > Pensumboka på 1-2-3 > Flashcards

Flashcards in Pensumboka på 1-2-3 Deck (30)
Loading flashcards...
1

De karakteristiske trekkene ved et prosjekt:

- engangsoppgave
- skal lede frem til et bestemt resultat
- krever forskjellige typer av ressurser.
- tidsbegrenset

2

Hvilke fire ledd i prosjektets liv har vi?

- klarlegge fundamentet
- planlegge
- organisere
- følge opp prosjektarbeidet.

3

Fallgruver- Utilstrekkelig forankring av prosjektet:

- Liten sammenheng mellom virksomhetens planer og prosjektet.
- sterke interessenter er negative til prosjektet.
- prinsipper for samspillet mellom basis og prosjekt er ikke fastlagt.
- upresise mål for prosjektet.
- dårlig balansert ambisjonsnivå.

4

Fallgruver - i planleggingsfasen:

- Planleggingsnivået er unyansert og upraktisk valgt.
- Planleggingshorisonten er upraktisk og upsykologisk valgt.
- Planleggingsverktøyet innbyr ikke til kreativ kommunikasjon, bare kjedelig byråkrati.
- Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater.
- Manglende kjennskap til/forståelse for usikkerhet.

5

Fallgruver - i organiseringsfasen:

- Har ikke tenkt på at et prosjekt kan organiseres på forskjellige måter.
- Uklar ansvarsfordeling og uklare samarbeidsprinsipper.
- Nøkkelressurser for prosjektet er ikke tilgjengelige.
- Linjeledelse og nøkkelpersoner er ikke motiverte.
- Feil person som prosjektleder.

6

Fallgruver - i oppfølgingsfasen:

- Manglende forståelse for hensikten med oppfølgingen.
- Prosjektplanene er ikke tilrettelagt for oppfølging.
- Prosjektlederen har ingen formell autoritet.
- Det finnes ingen fastlagt, formalisert kommunikasjon mellom prosjektleder og medarbeidere.

7

Samarbeidsproblemer i et prosjekt:

- Man undervurderer betydningen av og kompleksiteten i å få ukjente mennesker til å jobbe godt sammen.
- De faglige metodene i arbeidet er ikke lagt til rette for brukermedvirkning og brukerengasjement.
- Individuelle metoder i arbeidet.

8

Problemer knyttet til målene for prosjektet:

- Upresise mål.
- Stadige endringer underveis.

9

Problemer knyttet til arbeidet med prosjektets mange aktiviteter:

- Aktiviteter blir ikke sluttført og dokumentert før andre blir påbegynt.
- Man godtar ikke en løsning som ikke er perfekt.
- Dårlig kvalitetskontroll.

10

Forskjellige nivåer i måldrøftingen:

- Formålsrettede funksjoner (kjernevirksomhet)
- Ledelsesfunksjoner
- Støttefunksjoner.

- Prosjektets formål
- Prosjektets mål (hovedmål, delmål, resultatmål)

11

Nevn mulige interessenter i et prosjekt:

Aksjonærer, bedriftsledelsen, linjeledelsen, brukere, samarbeidspartnere, konkurrenter, kredittytere (banken), leverandører, kunder, forbrukerorganisasjoner, religiøse grupperinger, individuelle byråkrater, politiske partier, individuelle politikere, interesseorganisasjoner, engasjerte individer, tillitsvalgte, fagforeninger, media, forskere, offentlige myndigheter.

12

Det vanligste innholdet i et prosjektmandat:

- Prosjektets navn
- Prosjekteier
- Bakgrunnen for prosjektet
- Prosjektets formål
- Prosjektets mål
- Prosjektets omfang og avgrensning
- Rammebetingelser (restriksjoner og sånt)
- Økonomi (budsjett og lønnsomhet).

13

Hva er et prinsippansvarskart?

En tabell som viser fordelingen av ansvar i basisorganisasjonen. Tabellen viser hvem som er involvert i prosjektet, hvem som tar avgjørelser på de ulike områdene, og hvem som utfører arbeidsoppgavene. Fint for å få oversikt over hvem som tar støyten when shit hits the fan!

14

Hva er hensikten med planleggingen av et prosjekt?

- Få forståelse for den oppgaven som skal løses.
- Få oversikt over det arbeidet som skal gjøres.
- Få grunnlag for å avsette og forplikte ressurser.
- Få grunnlag for arbeidsfordeling og øvrig organisering.
- Få grunnlag for oppfølging.

15

Noen ganger er det hensiktsmessig å dele opp et prosjekt. Hvorfor?

- Prosjektet er stort.
- Prosjektet er langvarig.
- Det er hensiktsmessig med flere paralelle delprosjekter, underordnet et hovedprosjekt.
- Vi har ikke kunnskaper til å planlegge hele prosjektet under ett.
- Prosjektet har naturlig flere faser som er helt forskjellige innholdsmessig.

16

Nevn noen viktige krav til en milepælsplan:

- En milepæltekst består ofte av to elementer: selve tilstanden som skal være nådd, og betingelser som er knyttet til å oppnå tilstanden.
- En milepæl må være kontrollerbar.
- Et viktig beslutningspunkt i prosjektet må være en milepæl.
- En viktig leveranse i prosjektet må være en milepæl.

17

Nevn noen synspunkter på organiseringen av et prosjekt:

- Prosjektarbeidet bør integreres i basisorganisasjonen.
- Overordnede organiseringsspørsmål må avklares før detaljorganisering.
- Forholdet mellom prosjektet og alle berørte må avklares.
- Faglige beslutninger må følge ordinær beslutningsgang i virksomheten.
- De riktige personene må rådspørres og informeres.
- Prosjektorganisasjonen bør være en trekkspillorganisasjon (ha mulighet til å trekke inn forskjellige typer ressurser/folk i forskjellige stadier av prosjektet.

18

De forskjellige rollene som kan markeres på ansvarskartet:

U - utfører arbeidet.
B - tar hovedbeslutningen eller beslutning alene.
b - tar delbeslutning eller beslutning sammen med andre.
R - må rådspørres
r - kan rådspørres
I - må informeres
a - har framdriftsansvaret (arbeidsledelsen)
A - overfører kompetanse.

19

Hva er en usikkerhetsanalyse?

Alle milepæler bør underkastes en usikkerhetsvurdering. Den skal si noe om hva som kan gå galt, hvor stor sannsynligheten er for at det skjer, hvilke konsekvenser det vil gi, hvilke tiltak som kan gjøres for å motvirke, og hvem som er ansvarlig.

20

Hva er aktivitetsplanlegging?

Aktivitetsplanlegging er å legge en detaljert plan for å ralisere milepælene. Det er gjennom aktivitetsplanleggingen vi kommer fram til hvordan vi skal nå milepælene innenfor tidsrammen og med de avsatte ressursene.

21

Hva er et aktivitetsansvarskart?

Denne tabellen er underordnet milepælansvarskartet, og beskriver hvilke personer som skal gjøre de forskjellige oppgavene og sånt.

22

Nevn noen synspunkter på oppfølging av et prosjekt?

- Rapportering bør ikke være unødig byråkratisk og ulystbetont
- Oppfølgingskriteriene bør være definert på forhånd.
- Rapporteringen skal samsvare med det dokumentet som viser planen man arbeider etter.
- All rapportering bør skje etter fast mønster.

23

Hvilke sju forhold er det aktuelt å be om rapportering om etter et prosjekt?

Ressursbruken
Tidsplanen
Kvaliteten
Ansvarskartet
Endringer/tillegg
Ventetid
Spesielle problemer

24

Hva er en kostnad/nytte-analyse?

En analyse som viser forholdet mellom kostnader og avkastning i et prosjekt.
Kan utføres på flere typer investeringer:
- direkte kostnadsreduksjon.
- direkte inntektsøkning.
- indirekte nytteeffekter.

25

Definisjon: Kostnad/Nytte:

Kostnad: "verdien av den oppofrelsen som må gjøres for å framskaffe dette objektet".
Nytte: "verdien av de positive effektene som følger med framskaffelsen og bruken av objektet".

26

Hva er et prosjektbudsjett?

Et prosjektbudsjett er en oversikt over planlagte utgifter og inntekter knyttet til prosjektet.

Det kan settes opp prosjektbudsjett både for kostnader til innkjøp og produksjon, og til for eksempel utregning av timeantall for de ulike medarbeiderne i prosjektet.

27

Hva innebærer det å ha "god prosjektkultur"?

- Alle i virksomheten forstår prosjektarbeidsformen og hva den krever av samspill.
- Hvert prosjekt har gode og forpliktende planer på alle nivåer.
- Planene blir fulgt opp, slik at alle vet at avvik blir tatt seriøst.
- Prosjektet får de ressursene fra basis som man er enige om.
- De faglige beslutningsprosessene blir gjennomført med den kvaliteten og innenfor den tidsrammen som er avtalt.

28

Styringsgruppens formelle oppgaver:

- Vedta mandatet (hvis det ikke alt er fastlagt av prosjekteier).
- Vedta prinsippansvarskartet (eller godkjenne et eksisterende).
- Vedta milepælplanen.
- Vedta milepælansvarskartet.
- Ha ansvaret for oppfølging av planer/kart.

29

Prosjektlederens hovedoppgaver:

- Lede utarbeiding av formålsstruktur, interessentanalyse og mandat.
- Lede utarbeiding av milepælplan og usikkerhetsanalyse.
- Lede utarbeiding av detaljplaner (aktivitetsansvarskart).
- Lede utarbeiding av milepælsansvarskart
- Daglig arbeidsledelse.
- Overvåke at planer/kart blir fulgt.
- Utarbeide rapporter.
- Følge opp rapporter.

30

Hva menes med SMARTe mål?

En sjekkliste for formulering av prosjektmål.

S - Spesifisert
M - Målbart
A - Akseptert
R - Realistisk
T - Tidsavgrenset