Projektmanagement Flashcards
(91 cards)
1
Q
Erklären Sie die wesentlichen Eigenschaften eines Projektes
A
- definierter Anfang und Ende
- meist einmalig
- Einsatz mehrerer Produktionsfaktoren
- Einteilung der Projekte (A,B,C - Projekte)
- Ziel
2
Q
Nennen Sie die vier Phasen des Projektmanagementprozesses.
A
- Vorbereitung
- Planung/Organisation
- Überwachung/Steuerung
- Abschluss
3
Q
Erklären Sie, was unter „Stakeholdern“ verstanden wird und warum eine Stakeholderanalyse von besonderer Wichtigkeit ist.
A
Stakeholder = Beteiligte, also alle diejenigen, die an einem Projekt teilnehmen sowie diejenigen, die betroffen sind von Auswirkung des Projektes
Analyse besonders wichtig, um Einflussnahme der jeweilige Stakeholder auf das Projekt zu erkennen und das Projekt dementsprechend zu gewichten
4
Q
Diskutieren Sie die Wichtigkeit von Normen und Standards im Rahmen des Projektmanagements.
A
Vorteile:
-Damit alle auf dem gleichen Stand sind und jeder weiß wovon gesprochen wird - Unklarheiten beseitigen / Konfliktpotenzial ausräumen
- man kann nachschlagen, was gemeint ist mit einem Begriff
Nachteile:
- Begrenzt Kreativität
- Stoppt Innovationen bzw. ist schwerer diese Umzusetzen
- einseitige Sicht
- Aufwendig - wenn Aktualisierungen nachgepflegt werden müssen
5
Q
Erstellen Sie eine Checkliste, die die wesentlichen Inhalte umfasst, welche vor Beginn eines Projektes geklärt sein müssen.
A
- ist das Projekt überhaupt realistisch/durchführbar ?
- Was ist das Ziel?
- wer sind Stakeholder ? mit anschließender Stakeholderanalyse
- Wie ist der zeitliche Rahmen?
- Budget?
- wer ist der Projektleiter?
- Risiko
- gab es dieses Projekt zuvor in ähnlicher Weise? - Erfahrungen dazu einholen durch damalige Dokumentation
6
Q
Erklären Sie die fünf Managementfunktionen.
A
o Planung - Sollvorgabe erreichen - Ziele
o Organisation - Zeitplan, wer ist für was zuständig, Zeitmanagement
o Personaleinsatz - Mitarbeiteranalyse (wer macht mit, Fachpersonal, externe Mitarbeiter)
o Führung - Risikomanagement
o Kontrolle - Abweichungsanalyse - Ist Vergleich Sollstand - was kann man zukünftig anders machen?
7
Q
Was ist vor Projektstart zu erklären und zu dokumentieren?
A
- Wer ist der Auftraggeber?
- Welche Ziele möchte der Auftraggeber erreichen?
- Welche Anforderungen werden an die Lösung gestellt?
- Welcher Projektumfang leitet sich daraus ab?
- Wie hoch ist der Projektaufwand und die Projektkosten?
- Welche Ressourcen werden benötigt und stehen zur Verfügung?
- Wie gestaltet sich der terminliche Rahmen?
- Wie soll der Projektablauf aussehen?
- Wer trifft welche Entscheidungen im Projektablauf?
Vgl. Folie 33
8
Q
Erklären Sie die Bedeutung von Zielen und welche Eigenschaften Ziele aufweisen sollten
A
Bedeutung von Zielen:
- sie sind das A und O eines Projektes und haben zusätzlich noch eine motivierende Funktion
Eigenschaften:
- klare Definition
-Motivation
-Basis der Entscheidungen -> habe ich genügend Ressorucen um Projekt anzunehmen?
Muss-Ziele:
das muss unbedingt erreicht werden
Kann-Ziele:
Steigerung der Zufriedenheit im Projekt (Aufwand prüfen)
Wunsch-Ziele:
nur wenn kein zusätzlicher Aufwand nötig ist („nice-to-have)
- verschiedene Interessen der Bezugsgruppen
1. identisch = gleich
2. komplementär = gegenseitig unterstützend (z.B. Qualität und Zufriedenheit der Kunden)
3. indifferent = keinen gegenseitigen Einfluss
4. konfliktär = konkurrierend (z.B. Wirtschaftlichkeit und Qualität)
Funktionen von Zielen:
• Entscheidungsgrundlage (Auswahl und Abwägung)
• Steuerung (Orientierung)
• Koordination (Koordination von Zielen)
• Legitimation (Rechtfertigung der Entscheidung)
• Information (Controlling und Übersicht)
Wirkung von Zielen: • Motivation • Anreize (z.B. Lohn-Anreiz) • Akzeptanz durch Transparenz • Kommunikation von Zielen • Meilensteine
9
Q
Was wird unter SMART im Rahmen der Zielbildung verstanden? Entwickeln Sie ein Beispiel aus dem Gesundheitswesen unter Verwendung von SMART.
A
• Spezifisch (Klar und deutlich)
• Messbar (Maßstäbe und Indikatoren)
• Aggressiv (Herausforderung angehen)
• Realistisch (erreichbar unter verfügbaren Ressourcen)
• Timing (klarer Zeitpunkt)
—> Regelung an der man sehen kann, ob ein definiertes Zeil überhaupt umsetzbar ist (Präventionsfunktion)
Beispiel:
10
Q
Auf welche sieben Kernfragen muss die Projektausgestaltung Antworten geben?
A
- Wozu wird das Projekt gemacht?
- Strategische Ausrichtung, übergeordnete Ziele - Für wen werden diese Ergebnisse erarbeitet?
- Stakeholder definieren - Was und Wieviel soll erreicht werden?
- Qualität und Quantität,Art und Umfang der Ergebnisse, Ressourcen, Budget - Wann soll das Ergebnis erreicht sein?
- Termine, Zeitrahmen - Welche Rahmenbedingungen?
- Projektorganisation und -leitung - Welche Erfolgskriterien?
- Messkriterien und Benchmarkinginstrumente (Vergleichsmaßstab) bestimmen - Wer und Wofür?
- Verantwortungen -> RACI-Chart
11
Q
Was wird unter dem sog. Lastenheft verstanden?
A
Das Lastenheft ist ein Basisdokument, welches vom Auftraggeber erfasst wird. In diesem werden die Kernfragen „was“ und „wofür“ beantwortet. Es legt somit die Anforderungen des Auftraggebers fest, die der Auftragnehmer erfüllen muss. Eine spätere Änderung kann nur formal über das Change Management erfolgen.
12
Q
Erklären Sie das „Magische Projektdreieck“
A
Das magische Projektdreieck besteht aus den Puntken Zeit, Ressourcen und Leistungen. Es ist ein gleichschenkliges Dreieck. Dieses spiegelt wieder, dass innerhalb eines Projektes alle diese Aspekte gleich wichtig und miteinander verbunden sind.
13
Q
Erarbeiten Sie eine Checkliste, die die wesentlichen Rahmenbedingungen und die Umfeldfaktoren eines Projektes enthält.
A
- Wer ist der Auftraggeber? (Zuständigkeiten, Ansprechpersonen)
- Welche Ziele möchte der Auftraggeber erreichen? (Qualitativ, Quantitativ)
- Welche Anforderungen werden an die Lösung gestellt? (Ziele, Umsetzung, Maßnahmen)
- Welcher Projektumfang leitet sich daraus ab? (Zeit, Kosten)
- Wie hoch ist der Projektaufwand und die Projektkosten? (Nutzen, Kosten)
- Welche Ressourcen werden benötigt und stehen zur Verfügung? (Mitarbeiter, Materialaufwand)
- Wie gestaltet sich der terminliche Rahmen? (Zeitpläne, Personalbesetzung)
- Wie soll der Projektablauf aussehen? (Abläufe, Fristen, Meilensteine)
- Wer trifft welche Entscheidungen im Projektablauf? (Kompetenzen, Zuständigkeiten)
14
Q
Erklären Sie den Unterschied zwischen qualitativen und quantitativen Zielen. Geben Sie jeweils fünf Beispiele.
A
Der Unterschied liegt zwischen der Messbarkeit der Ziele. Quantitativ: - höhere Verkaufszahlen (Umsatzzahlen) - Kostensenkung - - - Qualitativ (Qualität) -Mitarbeiterzufriedenheit -Unternehmerimage - - -
15
Q
Was wird unter der „ Balanced Scorecard “ verstanden?
A
Dies ist ein Verfahren, mit dem man messen kann, in welchem Bereich Ziele erreicht wurden oder ggf. In welchem Maß. Des Weiteren listet es auch die spezifischen Maßnahmen für eine Zielerreichung auf (muss sich nicht auf Projekte beziehen, sondern auch auf ein Unternehmen).
- hat Allgemeingültigkeit
16
Q
Nennen Sie Gründe für das Scheitern von Projekten. Erklären Sie zwei Gründe unter Verwendung von Beispielen ausführlich
Insgesamt 4 kennen!
A
- Unzureichende Kommunikation
- Mangelhafte Projektplanung und/oder vorbereitung
- Unzureichende Ressourcenverfügbarkeit
(Dringend benötigte Produkte können nicht ausreichend geliefert werden. Z.B. Prozessorchips für neue Handys) - Unrealistische Annahmen
- Unstimmige Rollenverteilung
- Termindruck (Zeitplan kann nicht eingehalten werden, schlechtes Zeitmanagement oder unvorhergesehene Probleme aufgetreten - Lieferprobleme)
- Starre Organisation
- Keine gute Methodik, Umsetzung
- Mangelhaftes Projektcontrolling
- Schlechte ITUmsetzung
- Zu hohe Komplexität
17
Q
Was sind die wesentlichen Bestandteile eines Projektauftrags?
A
- Kurze Auftragsbeschreibung mit Anfangs- und Endterminen des Projektes !!
- Zu erreichende Ziele bzw. Nicht-Ziele im Sinne des Auftragnehmers !!
- Besondere Randbedingungen und Absprachen
- Teillieferungen und Berichte
- Bereitzustellende Ressourcen des Auftraggebenden
- Optionale Angaben zur Projektorganisation
- Unterschrift der Verantwortlichen
- Festlegung der Changemanagement Organisation
18
Q
Warum ist der Projektplan von besonderer Wichtigkeit und welche Inhalte umfasst dieser?
A
Ist das zentrale Planungs- und Steuerungsdokument des Projektmanagements für die konkrete Projektdurchführung.
Besteht aus einer Reihe von Einzeldokumenten, die nur in ihrer Gesamtheit alle Planungsaspekte eines Projektes widerspiegeln:
- Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen
- Verfeinerte Aufwandschätzung
- Terminplan
- Meilensteinplan
- Ressourcenplan
- Projektorganigramm Kostenplan und evtl. weitere Pläne
Projektplan wird während des gesamten Projektverlaufs (meist nach Genehmigung durch den Auftraggeber) fortgeschrieben
19
Q
Gehen Sie auf die wesentlichen Eigenschaften eines Projektstrukturplans ein. Welche drei Arten können unterschieden werden? Skizzieren Sie den Aufbau eines Projektstrukturplans.
Welche graphischen Darstellungsmöglichkeiten gibt es?
A
Eigenschaften:
• Die Entwicklung dieses Plans markiert den Übergang von einer allgemeinen Lösung zu einem detaillierten Plan (also hin zu kleinen Arbeitspaketen, die nicht weiter aufgeteilt werden können! – es werden Zuständigkeiten geschaffen, die nachvollziehbar sind -> Wer ist für das Arbeitspaket zuständig/verantwortlich?)
• Übersichtliche Darstellung des Projektes
• ist Basis für die nachfolgenden Teilplanungen wie Ablauf- und Terminpläne. Ressourcen- und Kostenpläne
• erleichtert die erste Budgetierung
• dient als Grundlage für Risikoanalysen
• ist ein zentrales Dokument zur Projektsteuerung
PSP – Arten • Objektorientierte Gliederung o Gliederung des PSP nach Strukturen o Oftmals bei der Produktentwicklung • Funktionsorientierte Gliederung o Gliederung der PSP nach Tätigkeiten o Projektmanagement-und Qualifizierungsaktivitäten • Phasenorientierte Gliederung o Gliederung des PSP nach Projektphasen / Terminen o Nur wenn Phasen deutlich getrennt sind
Darstellung: Graphisch Halbgraphisch Tabellarisch Excel Sheet
20
Q
Erklären Sie, was unter dem Gantt Chart und der Netzplantechnik verstanden wird unter Verwendung jeweils einer Grafik.
A
Gantt Chart:
- Beziehungen zwischen den verschiedenen Aktivitäten werden nur schwach sichtbar
- Hervorgehoben wird die zeitliche Reihenfolge der Aktivitäten und die Gesamtdauer des Projekts
Diagramm:
Soll und Ist Werte als Balkendiagramme in zeitlicher Reihenfolge einzeichnen sowie Meilensteine eintragen
Netzplantechnik:
- Im Netzplan werden die Vorgänge, unter Berücksichtigung der gegenseitigen Abhängigkeiten, zeitlich (in Kästchen) eingeordnet
- Ausgangsbasis sind gesetzte Fixtermine sowie die Dauer der einzelnen Vorgänge
21
Q
Erläutern Sie die Wichtigkeit von Meilensteinen.
A
- Grobes Bild des Zeitplans und der Kontrolldaten des Projektes
- Wesentliche Projektergebnisse (sog. Meilensteine) und deren Termine werden „messbar“ dargestellt
- Meilensteine markieren den Beginn oder das Ende von Projektabschnitten
- Jeder Meilenstein sollte vom Auftraggeber/Lenkungsausschuss abgenommen und damit eine Freigabe des bisher erzeugten Produktes erteilt werden. Dieser Zustand gilt als „Baseline“.
- Wegen des Übersichtscharakters ist ein Meilensteinplan während der Planungsphase, in der mehr Informationen benötigt werden, nicht sehr hilfreich. Wenn das Projekt aber in die Ausführungsphase gelangt, ist er sehr nützlich, da er eine prägnante Zusammenfassung des Projektfortschritts liefert.
22
Q
Nennen Sie drei Arten der Projektorganisation und erklären Sie diese.
A
- EinflussProjektorganisation
- Projektleitung hat Stabsfunktion
- Organisation Koordination des Projektablaufs (beratende Funktion)
- Projektleitung ist kein/e Linienvorgesetzte/r - Reine Projektorganisation
- parallel zur existierenden Aufbauorganisation des Unternehmens wird eine Projektorganisation gebildet
- alle Mitarbeitenden eines Projektes sind unter einer Projektleitung, die Linienautorität hat, zusammengefasst (sog. autonome Projektorganisation)
- die Projektleitung verfügt über weitreichende Kompetenzen und ein hohes Maß an Verantwortung - Matrix Projektorganisation
- Mischform zwischen reiner Projektorganisation und EinflussProjektorganisation
- Zuständigkeiten zwischen Projektorganisation und Linienorganisation aufgeteilt (in die Linienorganisation wird eine zusätzliche Instanz eingefügt)
- Mitarbeitende sind disziplinär ihrer/m Vorgesetzten in der Linie unterstellt
- während des Projektverlaufs erhalten sie ihre fachliche Anweisung von der Projektleitung
23
Q
Was sind die wesentlichen Aufgaben des Lenkungsausschusses?
A
Lenkugsausschuss = Temporäres und projektbegleitendes Verbindungs- und Schlichtungsgremium
- Definitionen der generellen Rahmenbedingungen für das Projekt (Ziele, Anforderungen, Ergebnisse, Budget, Ressourcen etc.)
- Kontrolle und Genehmigung der Projektplanung
- Prüfung und Genehmigung der vom Projektleiter erstellten Statusberichte
- Unterstützung und Beratung des Projektleiters bei allen auftretenden Problemen größeren Umfangs
- Entscheidungen fällen, die die Kompetenzen des Projektleiters übersteigen
- Schlichtung von auftretenden Problemen zwischen allen am Projekt beteiligten Stellen
24
Q
Nennen Sie acht Aufgaben des Projektleiters.
A
- Planung des Projekts
- Abstimmung der Planung mit dem Auftraggeber - Vorbereitung der KickOff Veranstaltung, gemeinsam mit dem Auftraggeber
- Planung und Beschaffung der Infrastruktur für das Team
- Festlegung der Regeln für die Projektteamarbeit
- Integration und Koordination des Projektteams
- Mitarbeitereinsatzplanung
- Organisation und Moderation der Projektstartsitzung
- Fachliche Führung der Projektmitarbeiter
- Koordination aller am Projekt beteiligten Personen und Stellen - Organisation und Moderation der Projektteamsitzungen
25
Über welche Kompetenzen sollte ein Projektleiter verfügen?
```
Managementkompetenz:
- Planungskompetenz
- Methodenkenntnis
- Zeitmanagement
- Organisationstalent
- Improvisationsgeschick
Fachkompetenz:
- Kenntnis der Bereiche /Unternehmensstrategie
- Softwarekenntnisse
Sozialkompetenz:
- Mitarbeiter führen und motivieren
- Förderung der Teamarbeit
- Kommunikative Kompetenz
- Konfliktlösungskompetenz
Persönliche Kompetenz:
- Sach- und Zielorientierung
- Offenheit
- Durchsetzungsvermögen
- Eigeninitiative
```
26
Erläutern Sie, was im Rahmen der eindimensionalen Führungsstiltheorien unter der „Kooperativen Führung“ verstanden wird, indem Sie auf das Führungs- und Entscheidungsverhalten des Managers eingehen.
- Führungskraft gibt Führungsposition fast vollständig auf
- Mitarbeiter besitzen hohe Entscheidungsfreiheit
- Führungskraft legt Entscheidungsspielraum fest, überlasst Mitarbeitern die Aufgabenverteilung und die Entwicklung von Lösungsansätzen
- Führungskraft fungiert als Moderator
Führungsverhalten:
- Führungsposition wird nahezu aufgegeben
- Mitarbeiter interagieren miteinander
- Manager ist Moderator, setzt Grenzen
Entscheidungsverhalten:
- Manager setzt Grenzen, beauftragt Gruppe mit Entscheidungsfindung.
27
Erklären Sie drei Ansätze zur Personalbeurteilung.
1. Eigenschaftsorientierter Ansatz
• Persönlichkeit des Mitarbeiters
• Das Vorhandensein von bestimmten Eigenschaften (Loyalität) steht im Fokus
2. Tätigkeitsorientierter Ansatz
• Arbeitsanalyse
• Strukturierung der Anforderungen
—>Verschiedene Methoden, um tätigkeitsbezogene Urteile vergleichen zu können
3. Ergebnisorientierter Ansatz
a. Bestimmung der Ziele für die jeweilige Leistungseinheit (Individuum/Gruppe)
b. Schätzung hinsichtlich der Erreichung der Ziele
c. Verbesserungsmöglichkeiten
28
Nennen Sie Möglichkeiten zur Personalweiterentwicklung. Diskutieren Sie mögliche Vor- und Nachteile zwischen der Weiterbildung „am Arbeitsplatz“ bzw. „außerhalb des Arbeitsplatzes“.
Am Arbeitsplatz:
- Beratung durch Vorgesetzte
- Ausführung von Sonderaufgaben („special assignment“)
- Jobrotation
- Trainee Programme
- Imitation als Lernprozess (Jmd über Schulter schauen)
Außerhalb des Arbeitsplatzes:
- Seminare
- Konferenzen
- Planspiele
- Rollenspiele
- Unterricht
Vorteile:
Am Arbeitsplatz:
- keine zusätzliche Wegstrecke = Zeitersparnis
- wird von mehreren wahrgenommen (Kollegen)
- kann sich für den eigenen Arbeitgeber attraktiver machen
Außerhalb:
- kann sich auf Weiterbildung konzentrieren/fokussieren = keine Ablenkung
- Abwechslung
- erhält Zertifikate
Nachteile:
Am Arbeitsplatz:
-Ablenkung durch Kollegen
Außerhalb:
- zusätzliche Kosten
- Fahrtzeit sowie Freizeit wird geopfert = Urlaub opfern
29
Erläutern Sie den Hintergrund der „Work Life Balance“.Stellen Sie die Wichtigkeit einer „Balance“ zwischen Berufs- und Privatleben heraus und gehen Sie hierbei auf mögliche Konflikte ein, die aus einem Ungleichgewicht resultieren.
Work Life Balance:
- Einklang zwischen Berufs- und Privatleben
- Rollenkonflikte
- Spannungsverhältnis zwischen Lebensbereichen soll ausgeglichen sein
Wichtigkeit Balance Berufs- und Privatleben:
- Ausgeglichenheit des Mitarbeiters
- erhöhte Gesundheit
- mehr Motivation für Beruf, wenn genug Privatleben
- weniger Stress
30
Erklären Sie die Vor- und Nachteile der drei Projektorganisationsformen.
```
EinflussProjektorganisation:
Vorteile:
- Flexibel
- Personell schnell umsetzbar
- Wenig Widerstand in der Linie
- Stab als Vermittler
- Hohe Akzeptanz
Nachteile:
- Umständlicher Entscheidungsweg
- Projektleiter wenige Kompetenzen
- Fehlende Identifikation mit Projekt
- Spannungsverhältnis zw. Stab und Linie
Reine Projektorganisation:
Vorteile:
- Projektleiter volle Weisungsbefugnis
- Projektmanagement effizient
- Einheitliche Leitung
- Schnelle Reaktionen
- Hohe Motivation und Identifikation
Nachteile:
- Akzeptanzprobleme in der Linie
- Ausgliederung der Projektmitarbeiter schwierig
Matrix-Organisation:
Vorteile:
- Projektleiter verfügt über Entscheidungsbefugnis und Zielverantwortung
- Gezielte Weitergabe von Spezialwissen
Nachteile:
- Zielkonflikte
- Kommunikationsintensiv
- Übergenaue Dokumentation
```
31
Erläutern Sie, was im Rahmen der eindimensionalen Führungsstiltheorien unter der „Autoritären Führung“ verstanden wird, indem Sie auf das Führungs- und Entscheidungsverhalten des Managers eingehen.
- Führungskraft trifft allein Entscheidungen
- Den Mitarbeitern werden Aufgaben zugewiesen
- Kontrolle des Arbeitsfortschrittes und Vorgaben zur Aufgabenerfüllung
- Mitarbeiter besitzen keinen eigenen Gestaltungsspielraum
```
Führungsverhalten:
- Ausschließlich aufgabenorientiert
- Sieht den Mitarbeiter weniger als Menschen, sonder als Produktionsfaktor
Entscheidungsverhalten:
- Manager entscheidet und ordnet an
```
32
Erläutern Sie, was im Rahmen der eindimensionalen Führungsstiltheorien unter der „Patriarchalischen Führung“ verstanden wird, indem Sie auf das Führungs- und Entscheidungsverhalten des Managers eingehen.
- Vorgesetzter trifft weiterhin Entscheidungen selbst und allein
- Überzeugt Mitarbeiter von seinen Entscheidungen
- Ist seinen Mitarbeitern zu Treue und Fürsorge verpflichtet und erhält im Gegenzug Dankbarkeit und Loyalität
Führungsverhalten:
- primär Aufgabenorientiert
- sieh seine Mitarbeiter als seine Familie an, um die er sich kümmern muss
- Philosophie „Arbeite hart und ich kümmere mich um den Rest“
Entscheidungsverhalten:
- Manager trifft Entscheidungen und „verkauft“ diese
33
Erläutern Sie, was im Rahmen der eindimensionalen Führungsstiltheorien unter der „Patrtizipative Führung“ verstanden wird, indem Sie auf das Führungs- und Entscheidungsverhalten des Managers eingehen.
- Rolle der Führungskraft: Probleme aufzuzeigen
- Mitarbeiter entwickeln selbstständig Lösungsansätze
- Führungskraft trifft Entscheidung hinsichtlich der zu wählenden Lösung
- Akzeptanz von Feedback und Informationen, die Mitarbeiter liefern
Führungsverhalten:
- Gleichermaßen aufgaben- und personenorientiert
- Ermutigt die Mitarbeiter zur Partizipation, behält sich jedoch Entscheidung vor
- Akzeptiert Information und Feedback
Entscheidungsverhalten:
- Manager zeigt Probleme; Gruppe entwickelt Vorschläge; Manager entscheidet
34
Erklären Sie die situative Führungstheorie nach Hersey und Blanchard
-Vier Führungsstile in einer Matrix mit zwei Dimensionen „Aufgabenorientierung“ und „Personenorientierung“
Telling:
-Führungskraft trifft alle Entscheidungen, Geführte erhalten Anweisungen
Selling:
- Verbindung von hoher Aufgaben- und hoher Beziehungsorientierung
- Führungskraft entscheidet allein, jedoch unter Berücksichtigung von zwischenmenschlicher Beziehung
Participation:
- Führungskraft zeigt Probleme auf und Mitarbeiter entwickeln Lösungsalternativen
- Gemeinsame Entscheidungsfindung
Delegating:
- Führungsposition wird fast vollständig aufgegeben, Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter
Führungsstil abhängig von Reifegrad des Mitarbeiters (Funktionsreife und psychologische Reife)
35
Wie führe ich ein Beurteilungsgespräch?
1. Dialog
2. Wertschätzung
3. Dosierte Kritik
4. Arbeitsverhalten
5. Entwicklungsziele
6. Offenheit
36
Nenne Vor- und Nachteile des Assessment-Centers
Mehrere Teilnehmer werden auf Anforderungen hin beurteilt und eingestuft.
Zusammensetzung aus verschiedenen Instrumenten.
Vorteile:
• Beurteilung durch gezielt geschultes Personal
• Subjektivität der Beurteilung weniger stark ausgeprägt
• Hohe prognostische Validität
• Verschiedene Testverfahren
Nachteile:
• Bestimmte Typen von Bewerbern als „Erfolgstyp“
• Reaktivitätseffekte
• Vernachlässigung betriebsspezifischer Übungen
• Verschiedene Teile des Assessment- Centers sind nicht unabhängig voneinander
• Kriterienverschmelzung
• Ethische Sicht (Stress, Persönlichkeitsentblößung)
• Zeitaufwand
37
Was gehört zum Profil des Projektmitarbeiters ?
```
Besonders Teamfähigkeit wichtig:
• Kooperationsfähigkeit
• Diskussionsfähigkeit
• Kompromissfähigkeit
• Verantwortungsgefühl
```
38
Was wird unter einer Rolle im Rahmen eines Projektes verstanden? Nennen Sie die wesentlichen Eigenschaften.
• Beschreibung von Qualifikationsanforderungen zur Erledigung einer Aufgabe im Rahmen eines Projektes
- Alle Rollen haben Verantwortung im Projekt
- In der Planungsphase eines Projektes werden die Rollen einzelner Personen zugeordnet
- Rollen identifizieren Tätigkeiten, die gegebenenfalls nur einen Teil, gegebenenfalls aber auch das Mehrfache der Arbeitszeit eines Mitarbeiters beanspruchen. Deshalb kann ein Mitarbeiter durchaus mehrere Rollen innehaben bzw. eine Rolle von mehreren Mitarbeitern wahrgenommen werden.
- Rollen können innerhalb eines Projektes wegfallen, wenn ihnen durch den Projektzuschnitt keine Aktivitäten mehr zugeordnet werden
39
Erklären Sie die verschiedenen Phasen, die der Teambildungsprozess durchläuft.
Formierungsphase (1)
• Kontakt aufnehmen und Anwärmen
• Unsicherheit über die Art der Zusammenarbeit
• PL muss Mitglieder vorstellen und Spielregeln vereinbaren
Konfliktphase (2)
• Profilierung der Teammitglieder
• Gärung und Kampf (Rangordnung)
• Autorität des PL wird in Frage gestellt
Normierungsphase (3)
• Spielregeln werden akzeptiert
• Individuelle Ziele werden gemeins. Aufgaben untergeordnet
• Entstehung eines WIR – Gefühls
Arbeitsphase (4)
- Rollen sind geklärt
- Energie für eigentliche Aufgaben verfügbar
- PL hat beratende Funktion
40
Was ist ein Team?
Diskutieren Sie Vor- und Nachteile der Teamarbeit.
Ein funktionierendes Team braucht eine klare Aufgabenverteilung. Team und jedes einzelne Teammitglied sollen ihre Aufgabe akzeptieren. Die Aufgabenverteilung kann je nach „Reife“ des Teams oder dem Team selbst vorgenommen werden.
Vorteile:
• Gegenseitige Ergänzung von Fähigkeiten
• Kooperationseffekte
• Akzeptanz von Entscheidungen wird gefördert
• Höheres Maß an Vielfalt und Kreativität
• Höhere Aufgabenspezialisierung
```
Nachteile:
• Koordinations- und Informationsaufwand
• Konformitätsdruck
• Dominanz bestimmter Persönlichkeiten
• Effizienz nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße
• Entscheidungsfindungaufwendiger
```
Die Chemie im Team muss stimmen.
41
Was ist unter einem Organigramm zu verstehen? Skizzieren Sie ein Projektorganigramm.
* Sichtbarmachen für externe und interne Geschäftsabläufe
* Visualisierung von Organisationsstrukturen => Organigramm
* Zeigen Ausschnitte aus organisatorischem Regelwerk
* Schaubildartige Übersicht komplexer Abläufe
Im Projektorganigramm werden die Projektrollen, deren Beziehungen zueinander und Projektkommunikationsstrukturen dargestellt.
Oben steht Projektleiter, darunter die Teammitglieder mit ihren jeweiligen Mitarbeitern
42
Welche Grundsätze können zur Konfliktvermeidung innerhalb eines Teams herangezogen werden?
* Wertschätzung und Vertrauen
* Jeder respektiert jeden
* Termine einhalten
* Entscheidungen akzeptieren
* Jedes Teammitglied soll seine Meinung offen vertreten
* Kooperationsbereitschaft
* Alle hören aktiv bei Besprechungen zu
43
Nenne die Funktionen von Zielen
* Entscheidungsgrundlage (Auswahl und Abwägung)
* Steuerung (Orientierung)
* Koordination (Koordination von Zielen)
* Legitimation (Rechtfertigung der Entscheidung)
* Information (Controlling und Übersicht)
44
Nenne die Wirkung von Zielen
- Motivation
- Anreize (z.B. Lohn-Anreize)
- Akzeptanz durch Transparenz
- Kommunikation von Zielen
- Meilensteine
45
Was ist ein Organigramm?
* Sichtbarmachen für externe und interne Geschäftsabläufe
* Visualisierung von Organisationsstrukturen => Organigramm
* Zeigen Ausschnitte aus organisatorischem Regelwerk
* Schaubildartige Übersicht komplexer Abläufe
46
Definiere den Begriff Projektrisiken
* Unsichere Ereignisse
* Haben negative Auswirkungen (Schaden) auf Projekterfolg
* Chancen -> Ereignisse, die sich positiv auf das Projekt auswirken
47
Was ist das Risikomanagement?
* Risikomanagement umfasst im Rahmen der Risikoanalyse die Identifikation, Klassifizierung und Bewertung von Projektrisiken aller Art sowie die Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zur Risikobewältigung
* Die Risikoanalyse und -bewältigung ist ein systematischer Prozessansatz
* Die Prozesse des Risikomanagements finden in allen Phasen des Projektlebenswegs statt
* Wo sind die sensiblen Stellen in meinem Projekt?
48
Nennen Sie Risiken im Gesundheitswesen
* Fachkräftemangel
* Demographischer Wandel
* Erhöhter Anteil der Kollegen, die in Rente gehen
* Akuter Krankheitsausfall mehrere Mitarbeiter z.B. durch Norovirus
* Zunahme psychischer Erkrankungen (lange Ausfallzeit im Beruf)
* Ballungsgebiete
* Gesetzesänderungen
49
Wie sind Projektziele definiert?
```
• Zeit frühestens
• Kosten minimum
• Leistung/Qualität Maximum
—> Magisches Dreieck
Sind definiert im Pflichten- und Lastenheft.
```
50
Welche Kriterien sollten bei der Budgetierung enthalten sein?
* Ressourcengesamtheit (z.B. Finanzen, Personal, Betriebsmittel)
* Verantwortungsbereich (z. B. Abteilung)
* abgrenzbarer Zeitraum (lang, mittel, kurzfristig)
* Realisierung der Aufgaben
* verbindliche Vereinbarung die zur Verfügung gestellt wird
51
Was ist das Problem bei der Zeitplanung?
Netzplantechnik —> kritischer Pfad —> dieser hat keine Pufferzeiten
Wenn es auf dem kritischen Pfad Zeitverzögerungen gibt, verzögert sich das ganze Projekt
• Budget erhöht sich
• Etwas wird deshalb gestrichen
52
Was ist Troubleshooting?
• Aktive Maßnahmen zur Problemlösung
• Ist nicht Risikomanagement
- TS ergreif Maßnahmen, nachdem etwas schief gelaufen ist
53
Was sind sensible Stellen in einem Projekt, welche Faktoren sollten berücksichtig werden ?
Kenne 3
* Fremde Ressourcen
* „Politik“
* Umwelteinflüsse
* Technische Probleme
* Personelle Engpässe
* Konflikte im Team
* Projektleiter
* Nachträgliche Änderungen
* Mangelhafte Planung
* Schätzfehler
54
Welche Faktoren begünstigen ein hohes Risiko? Grundsatz des Risikomanagements
- Je mehr Komponenten, je unbekannter das Gesamtumfeld und je abhängiger von Außenstehenden, desto mehr Risiken
- Risiken, die in Zusammenhang mit Personen auftreten können, sind sorgfältiger zu betrachten als technische Risiken. Menschliche Probleme, Konflikte, Ängste, Abneigungen, etc. können oft gefährlicher sein für ein Projekt als mangelnde Kompatibilität von Rechnern und Software
55
Wie lauten die Phasen des Risikomanagementprozesses?
1. Risiko identifizieren
2. Risikoanalyse und -Bewertung
3. Maßnahmen zur Risikobewältigung
4. Risiko überwachen
56
Erläutere die ersten beiden Phasen des Risikomanagementprozesses
1. Risiko identifizieren
• Alle denkbaren Gefahren (Brainstorming)
• Frühwarnindikatoren erkennen – Trendanalyse, Prognosetechniken (Regressionsanalyse)
• Steakholder
• Prozess durch neutralen Berater moderieren lassen
2. Risikoanalyse und -Bewertung
• Ursachen für Risiken: „Was könnte das Eintreten dieses Risikos auslösen?“ —> Ursachenanalyse
• Eintrittswahrscheinlichkeit —> exakte Bewertung nicht möglich, deshalb subjektive Schätzungen oder Erfahrungswerte
• Auswirkungen bei Eintritt: Auswirkungen monetär bewerten; qualitative Bewertung, Gewichtung des Risikos
Eine Bewertung der Risiken macht Priorisierung möglich
57
Erläutere die letzten beiden Phasen des Risikomanagementprozesses
3. Maßnahmen zur Risikobewältigung
• entweder die Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren oder die Auswirkungen bei Eintritt eines Risikos mindern
Punkt 1 = Präventiv-Maßnahmen:
• sind darauf ausgerichtet, die Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken zu minimieren
• sie setzen bei den Eintretens-Ursachen an
• die Wirtschaftlichkeit muss analysiert werden > die durch die Maßnahmen verursachten Kosten sollten den Nutzen der Schadensminderung nicht überschreiten
Punkt 2 = Korrektiv-Maßnahmen
• Tragweite des Schadens soll reduziert werden, wenn das Risiko eingetreten ist
• das Eintreten soll nicht gleich das ganze Projekt gefährden
• mit kleinen Maßnahmen kann viel potenzieller Schaden verhindert werden
• Wirtschaftlichkeitsüberlegungen: Kosten der Eventualmaßnahmen müssen in einem vernünftigen Verhältnis zum risikomindernden Effekt stehen
4. Risiko überwachen
• Maßnahmenumsetzung
• Kontrolle der Risikoentwicklung
• Wirksamkeit der Maßnahmen
• Entwicklung von Maßnahmen
58
Was ist das Risikomanagement - Portfolio ?
* Überblick über erkannte Risiken und ihre Gewichtung zu erlangen
* In den wenigsten Fällen lassen sich die Eigenschaften „Eintrittswahrscheinlichkeit“ und „Auswirkungen bei Eintritt“ genau angeben und ihre Wirkung zudem monetär ausdrücken
59
Was ist das Risikomanagementsystem?
• Muss permanent an Projektsituation angepasst werden
• Wird nicht nur einmal durchlaufen, sondern periodisch oder aus besonderem Anlass
• Hat sich an der „Eintrittswahrscheinlichkeit“ und/oder an den „Auswirkungen bei Eintritt“ durch die Durchführung der geplanten Maßnahmen etwas geändert?
• Wurden die Maßnahmen überhaupt ausgeführt?
• Sind neue Risiken im Projektverlauf dazu gekommen?
• Ein effektives Risikomanagement kann ein Erfolgsfaktor des Projektes sein
Skalierung eines potenziellen Schadens im internationalen Kontext:
Grad 1 bis 3 „minor, unwesentlich“
Grad 4 bis 7 „moderate, geringfügig“
Grad 8 bis 10 „major, kritisch“
60
Nenne zwei Normen des Risikomanagementprozesses
* ISO 14971 – Risikomanagement für Medizinprodukte
| * DIN EN 414 – Technische Dokumentation (Gefährdungslisten)
61
Was macht die Projektkontrolle?
* Vergleich von Ist - Werten (Zeit, Kosten, Aufwand, Qualität) mit Soll-Werten der Planung -> Maßstäbe, an denen der Projektfortschritt und somit die Leistung gemessen werden kann
* Termintreue, Aufwands- und Kostenkontrolle, Sachfortschrittskontrolle, Programmdokumentation, Qualitätssicherung—> Ergebnis ist eine Offene – Punkte – Liste, also alle noch zu klärende Fragen
Der Überwachungsvorgang selbst besteht aus:
- Einer Kontrolle des Projektfortschritts „vor Ort“ (Inspektion)
- Der Durchführung von Fortschrittsbesprechungen
62
Der Projektleiter muss von Anfang an sicherstellen, dass
* Eingehalten wird, was am Anfang festgelegt wurde
* Durch Dokumentation aller potentiellen Änderungen und Erweiterungen in Change Requests kann das Team die vereinbarten Meilensteine halten
* Nur so bleibt das Projekt für das Management transparent und objektiv steuerbar
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Was beinhaltet eine Projektfortschrittsbesprechung?
* Informationsaustausch zwischen dem Projektleiter und den für die jeweiligen AP s Verantwortlichen (Einzeln oder im Team)
* Sollten regelmäßig und geplant stattfinden
* Je kürzer oder kritischer das Projekt, umso häufiger
* Bei akuten Problemen auch spontan oder bei wichtigen Eckpunkten auch zusätzlich
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Projektrisiken sind umso größer, ...
Je länger die Projektdauer
Je länger die Zeitspanne zwischen Projektbeginn und -planung
Je unsicherer und anspruchsvoller die Rahmen- und Umfeldbedingungen Je unerfahrener die Projektmitarbeiter oder der Projektleiter
Je neuer die Software, Technologien und Arbeitsmethoden
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Projektrisiken - Bedrohungen und Aufwandsschätzungen
Bedingt durch den technologischen Wandel fehlen häufig Erfahrungswerte und die vorhandenen Schätzmethoden müssen immer wieder auf die spezifischen Erfordernisse und Rahmenbedingungen angepasst werden
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Erläutere den Risikomanagement-Prozess
Risikoidentifikation: Klassifizierung
Risikobewertung: Abschätzung, Beurteilung, Priorisierung
Risikobewältigung: Vermeidung, Verminderung, Akzeptanz
Controlling: Überwachung, Korrekturen, Maßnahmen
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Welche Kostenkategorien können unterschieden werden?
* Arbeitskosten
* Gemeinkosten
* Materialkosten
* Ausrüstungskosten
* Mieten
* Nebenkosten
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Typische Fehler im Rahmen der Projektkontrolle:
* Der Projektleiter kontrolliert nicht, weil er Angst hat, es könne die Mitarbeiter demotivieren
* Durch besonders strenge Kontrolle in Kombination mit Druck sollen die Mitarbeiter zu „Höchstleistungen“ angefeuert werden, um Ziele zu erreichen, die von vornherein unrealistisch waren
* Die Kontrolle dient lediglich der Feststellung von Zahlen und der Ermittlung von Abweichungsursachen
* Die Kontrolle wird nicht regelmäßig oder zu geplanten Ereignissen (z.B. Meilenstein) durchgeführt, sondern sporadisch oder „bei Bedarf“. Die Überwachung ist die Schlüsselaktivität zwischen Planung und dem Berichten des Projektstatus!
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Erklären Sie, was unter einem „Budget“ verstanden wird, indem Sie auf die wesentlichen Eigenschaften eingehen. Welche Bedeutung hat das Budget für die Projektplanung?
Budget meint die Zusammenstellung der während einer Periode erwarteten Mengen- und Wertgrößen und umfasst somit:
- die Ressourcengesamtheit (z.B. Finanzen, Personal, Betriebsmittel)
- die einem Verantwortungsbereich (z. B. Abteilung)
- für einen abgrenzbaren Zeitraum (lang, mittel, kurzfristig)
- zur Realisierung der Aufgaben,
- durch verbindliche Vereinbarung zur Verfügung gestellt wird.
- erste Aufwandschätzungen - Projekt annehmen ja oder nein/reicht Budget aus?
- es darf keine Budgetüberschreitungen geben
- Kosten erst dann schätzen, wenn Zeitdimension bekannt ist, da Arbeitskosten meist am Wichtigsten sind
- Entwicklung des Projektbudgets basiert auf dem Struktur- und Zeitplan
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Was ist Projekt-Controlling?
* vergangenheitsbezogener Teil (Erfahrungssicherung, Plausibilitätsprüfung, Abrechnung)
* zukunftsbezogener Teil (Projektsteuerung)
```
Gliedern sich in:
• Zeit
• Kapazität
• Kosten
• Bemerkung
```
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Erkläre die Nutzen und Grenzen der Trendanalysen:
* Visualisierung der erwarteten Trends
* Gerade Linien -> Termine werden eingehalten
* Steigende Linien -> Verzögerung
* Fallende Linien -> Meilenstein wird vorzeitig erreicht
* Verwendung für Zwischen- und Statusberichte (anschaulich)
* Schärfung des Terminbewusstseins
* Gibt keine Auskunft über die Ursachen der Abweichungen
* Kommentare bei Abweichungen sinnvoll
72
Earned – Value – Analyse ( auch Arbeitswert, Leistungswert oder Fertigstellungswert)
Projektleiter fragt sich:
• Was hätte ich für das bisher Erbrachte, angelehnt an das ursprüngliche Budget, ausgeben dürfen?“
• Liegt zum Beispiel eine Kostenunterschreitung vor, kann es daher rühren, dass das Projekt effizienter als geplant abgewickelt wurde (Kostenabweichung)
oder
• Dass Probleme die Projektdurchführung verzögern und die geplanten Termine deshalb nicht eingehalten werden können (Planleistungsabweichung)
Der EV unterteilt die Gesamtabweichung (Differenz zwischen Ist-Kosten und Plankosten) in:
• Kostenabweichung
• Leistungsabweichung
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Was ist der Änderungsantrag?
* Formeller Antrag mit Begründung nötig
* Änderungen detailliert beschreiben
* Auswirkungen auf Projektergebnis, Qualität, Termine und Kosten mit angeben
* Begründung zwingend erforderlich -> verhindert, dass Änderungen leichtfertig ohne triftigen Grund im Hau-Ruck-Verfahren und ohne Abwägung der Konsequenzen durchgeführt werden > Begründung ist Teil des Änderungsantrages
* Änderungsantrag wird auf einem standardisierten Formular gestellt
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Was sind die Maßnahmen zur Korrektur beim Reporting?
* Neu verhandeln
* Aufholen
* Projektumfang eingrenzen
* Ersatz suchen
* Alternative Quellen
* Ressourcenerhöhung
* Teillieferung
* Zulagen
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Was ist Change Management ?
Änderungswünsche projektzentral registrieren (Projekt Change Request Liste)
• Wird inhaltlich geprüft (Kosten, Termine etc.)
• Wird dann gut dokumentiert
• Und vom PL dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorgelegt
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Erkläre den Veränderungsprozess nach K.Lewin:
• Aktive Teilnahme am Veränderungsgeschehen
• Gruppe als wichtiges Wandelmedium
• Kooperation
• Auftauen alter Gewohnheiten
Alte Struktur -> Auftauen -> Verändern -> Stabilisieren -> Neue Struktur
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Was ist die Projekt Change Request Liste und welche Einträge sollten diese haben?
• In diesem Produkt wird jede Anforderung dokumentiert, die zu einer Änderung der geplanten Projekt-Baselines (Termin, Aufwand, Kosten, Ressourcen etc.) führen.
• Der CR wird durch den Projektleiter erfasst und durch die Genehmigung des Lenkungsausschusses zu einem Änderungsauftrag.
Einträge:
• Umfang und Beschreibung der Änderung
• Grund der Änderung
• Alternativen
• Auswirkungen auf Termine, Aufwand, Kosten, Risiko
• Unterschrift Projektleiter
• Unterschrift des Lenkungsausschusses
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Was ist der Qualitätsbegriff?
* die Gesamtheit von Eigenschaften und Merkmalen, deren Vorliegen hinreichend für die Erreichung der festgelegten Ziele und für die Erfüllung der davon abgeleiteten Forderungen ist.
* Qualität ist, wenn der Kunde wiederkommt und nicht das Produkt.
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Was ist das Qualitätsmanagement?
• Qualitätspolitik
Ziele und Verantwortungen und die Verwirklichung durch:
• Qualitätsplanung
• Qualitätslenkung
• Qualitätssicherung
• Qualitätsverbesserung im Rahmen des Qualitätsmanagements
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Was ist Qualitätssicherung?
* alle geplanten und systematischen Tätigkeiten“, die ein angemessenes Vertrauen schaffen, „dass eine Einheit die Qualitätsanforderung erfüllen wird.“
* Qualitätssicherung kann in der Softwareentwicklung grundsätzlich durch konstruktive und analytische Aktivitäten erreicht werden.
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Welche Qualitätsmaßnahmen gibt es?
• Review, Inspektion, Walkthrough
o Manuelle Überprüfung von Ergebnissen mittels vorgegebener Spezifikationen und detaillierter Checklisten.
• White-Box-Test
o Testmethodik für den Modultest. Es wird die interne Logik getestet, indem Auswahl und Wiederholungsstrukturen mit Testfällen untersucht werden.
o Ist das Programm in sich logisch?
• Black-Box-Test
o In- und Output wird verglichen
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Was wird unter dem Pflichtenheft verstanden?
- die vom „Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben (Grobkonzept)“
- Umsetzung des vom Auftraggebers vorgegebenen Lastenheftes
- „wie“ und „womit“ die Anforderungen realisiert werden
- Verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
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Wie gliedert sich der Projektablauf?
Anstoßphase
Definitionsphase
Planungsphase
Umsetzungsphase
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Wie sind die Schritte der Projektplanung?
Projektsturkturplan -> Ablaufplan (GanttChart oder Netzplan) -> Terminplan ->Einsatzmittelplan -> Kostenplan
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Was ist Aufwand?
Aufwand: Sammelbegriff für Ressourcenverbrauch
Geld, Material(Quantität, Qualität), Arbeitszeit (Qualifikation), Maschinenzeit
Aufwand gehört immer zur Planung! Eines Projektes
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Was sind Ressourcen?
Humankapital
Finanzmittel
Know How
Gebrauchs- (Betriebsstätten, Betriebsmittel, Personal) und Verbrauchsgüter (Material, Energie, Finanzen)
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Was ist der Projektauftrag? Wie läuft der ab?
Projektauftrag -> Arbeitspakete planen (PSP,Terminplan, Ablaufplan, Meilensteine) -> Ressourcen organisieren (Ressourcenplan, Organigramm, Projektfunktionen, Beschaffung) -> Proejktrisiken identifizieren (Risikomanagement) -> Proejktplan vervollständigen -> Projektplan (Kosten und Budget)
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Was ist ein Arbeitspaket?
Arbeitsauftrag an einen Projektmitarbeiter oder eine Organisation (Abteilung)
Wer macht Was bis Wann??
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Was ist der Ablaufplan?
Zeitliche Abfolge der Arbeitspakete — Gantt Chart und Netzplantechnik
Danach erst Kalendrierung in einem Terminplan
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Was beinhaltet der Projektmeilensteinplan?
Vergleich der Soll und Ist Werte in Bezug auf Kosten, Qualität und Zeit!
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Was ist Projektmanagement und was Management im allgemeinen?
PM:
- fokussiert auf klar umrissenen Zeitraum
- Ressourcen nur in bestimmten Zeiträumen
PMprozess - Vorbereitung, Planung/Organisation, Überwachung/Steuerung, Abschluss
Management allgemein:
Funktionen - Planung, Organisation, Personaleinsatz, Führung, Kontrolle
Management als Leitung von Systemen in Hinblick auf Wissenschaft, Kunst oder als Querschnittsfunktion.
